5. Het inkoopmanagementproces 4 april 2017 Analyse 1 5. Het inkoopmanagementproces Hoofdstuk 5

Programma Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden Beleidsuitgangspunten Inkoopmanagementproces Visies op de inkoopfunctie Hoofdstuk 5

De primaire taken en verantwoordelijkheden van de inkoopfunctie 1. Bijdrage aan de continuïteit van de primaire activiteiten van de onderneming De inkoopfunctie moet ervoor zorgen dat er betrouwbare leveranciers worden ingeschakeld die constante kwaliteit leveren voor een redelijke (totale) prijs. 2. Alle inkoopgebonden kosten beheersen en reduceren. De inkoopfunctie moet bewerkstelligen dat goederen en diensten tegen de laagste TCO (total cost of ownership) worden geleverd. TCO kent drie elementen: Directe kosten voor materialen. Alle indirecte materiaalgebonden kosten (inspectie, bewerking van materialen, administratie, afval enz.). Alle andere kosten die gedurende de levenscyclus van het product worden gemaakt. Hoofdstuk 5

Primaire taken en verantwoordelijkheden 3. Zorgen voor vermindering van de strategische kwetsbaarheid (toeleveringsrisico) van de onderneming op haar inkoopmarkten De onderneming moet proberen te vermijden dat ze te afhankelijk wordt van slechts enkele leveranciers. Type risico’s die zo klein mogelijk moeten worden gehouden: 1 Bedrijfsrisico 2 Inkooprisico 3. Technologisch risico Een bijdrage leveren aan product- en procesinnovatie Technologische ontwikkelingen vinden zo snel plaats dat zelfs grote ondernemingen niet alle benodigde investeringen kunnen opbrengen. Dit leidt tot samenwerking met leveranciers op het gebied van R&D en productontwikkeling. Hoofdstuk 5

Primaire taken en verantwoordelijkheden Het imago van de onderneming wordt niet alleen bepaald door wat ze communiceert naar haar klanten en de financiële gemeenschap, maar wordt ook beïnvloed door wat zij communiceert naar haar leveranciers. Het is daarom van groot belang dat het inkoopproces volgens een vastomlijnde procedure verloopt die omschrijft: hoe orders worden geplaatst; wie er bevoegd is besluiten te nemen over de inkoop; welke vorm het inkoopproces kent welke ethische normen dienen te worden nageleefd. Hoofdstuk 5

Primaire taken en verantwoordelijkheden Enkele aandachtspunten: Om succesvol te zijn is een expliciete (interne) klantoriëntatie een vereiste. De verschillende inkooptaken kunnen tegenstrijdig zijn: single sourcing vindt vaak zijn oorsprong in het streven naar kostenbeheersing (als men alle inkoopbehoeften bij één leverancier plaatst kun je vaak betere inkoopvoorwaarden afspreken). Dit kan echter leiden tot een groter toeleveringsrisico en/of afhankelijkheid van één leverancier. De samenwerking tussen de afdeling inkoop en de R&D-afdeling kan worden gefrustreerd omdat kopers niet de gewenste technische achtergrond hebben. De kennis van het personeel van de inkoopafdeling moet op hetzelfde niveau worden gebracht als van de verwante bedrijfsonderdelen. Hoofdstuk 5

Beleidsuitgangspunten Klantoriëntatie Het ontwikkelen van een inkoopstrategie vereist een grondig begrip van het ondernemingsbeleid. Men moet zichzelf vragen stellen als: Op welke eindgebruikersmarkten is de onderneming gericht en welke belangrijke ontwikkelingen spelen er op die markten? Wat is de toegevoegde waarde van de onderneming en hoe kan zij die vergroten? Wie zijn de belangrijkste concurrenten van de onderneming? In hoeverre kunnen prijsverhogingen aan de eindgebruiker worden doorberekend? Welke veranderingen vinden er plaats in de IT en in het product (het productieproces) van de onderneming? Welke investeringen zullen er worden gedaan in nieuwe producten en technologie en welke producten zullen er verdwijnen? Hoofdstuk 5

Beleidsuitgangspunten Geïntegreerde, cross-fuctionele benadering Inkoopbeslissingen kunnen niet op zichzelf worden gemaakt en moeten niet alleen het optimaliseren van het inkoopresultaat tot doel hebben. Bij inkoopbeslissingen moet men ook rekening houden met het effect dat ze hebben op de andere primaire bedrijfsactiviteiten en men zou dus moeten uitgaan van een uitgebalanceerde TCO. Inkopen is teamwork! Resultaatgerichtheid De ervaring van ondernemingen die de inkoopfunctie zien als een bottom-line activiteit leert dat deze bijdraagt aan een permanente vermindering van de kostprijs van het eindproduct, terwijl ze tegelijkertijd het innovatievermogen van de leverancier weet te mobiliseren. Hoofdstuk 5

Inkoopmanagementproces Overeenkomsten tussen marketing en inkoop: Primaire focus van beide activiteiten is op de waarderuil tussen twee of meer partijen, met als resultaat de verkoop/koop transactie. Beide activiteiten zijn extern georiënteerd, dat wil zeggen op partijen buiten de eigen onderneming. Geen van beide activiteiten kunnen adequaat plaatsvinden zonder kennis van markten, concurrentie, prijzen, technologie en producten. Omdat er zulke grote bedragen mee zijn gemoeid, hebben beide activiteiten grote invloed op het financieel resultaat van de onderneming. Hoofdstuk 5

Inkoopmanagementproces De volgende elementen zijn een onderdeel van de inkoopmanagementcyclus: Inkoop(markt)onderzoek Bepalen van inkoopdoelstellingen Bepalen van de inkoopstrategie Uitwerken van de strategie min concrete inkoopactieplannen Implementatie Controle en evaluatie Hoofdstuk 5

Het inkoopmanagementproces Inkoopdoelstellingen Inkoopstrategie Inkoopplanning Inkoop(markt)onderzoek Beleidsuitvoering Logistiek beleid Kwaliteitsbeleid Prijsbeleid Leveranciersbeleid Communicatie Controle en evaluatie Hoofdstuk 5

Inkoopmanagementproces Inkoopmarktonderzoek Inkoopmarktonderzoek betekent systematisch onderzoek naar alle relevante factoren die te maken kunnen hebben met vraag en aanbod van goederen en diensten, met als doelstelling de huidige en toekomstige behoeften van de onderneming veilig te stellen. Inkoopdoelstellingen, -strategie en -planning De inkoopdoelstellingen hangen nauw samen met de organisatiedoelstellingen en zullen dus gericht zijn op kostenverlaging, kwaliteitsverbetering, doorlooptijdverkorting enz. Met deze doelstellingen stuurt, managed en beheert de onderneming haar inkoopactiviteiten en haar leveranciersstrategieën. Het management kan zich op verschillende actiegebieden richten: Hoofdstuk 5

Voorbeelden van actiegebieden in inkoop: Sourcing beleid – afhankelijkheid van leveranciers vaststellen en plannen maken om deze afhankelijkheid te reduceren. Vaststellen wie de beste leveranciers op wereldschaal zijn. Directe versus indirecte inkoop – de (mogelijke) kostenvoordelen vaststellen die al dan niet zijn verbonden aan het kopen via importeurs en distributeurs, of direct van de fabrikant kopen. Make-or-buy analyse – analyse van besparingsmogelijkheden door bepaalde productieactiviteiten af te bouwen en het gewenste product van derden te kopen; buy or lease kun je zien als een alternatief. Integratie van inkoop en andere functiegebieden – plannen gericht op het wegnemen van problemen tussen inkoop en materials-management, engineering, en tussen inkoop en en de administratie. Opbouw inkoopinformatie- en beheersingssysteem – analyse van inkoopinformatiebehoeften en ontwerpen van automatiseringsplan; mogelijkheden om dit systeem te koppelen aan bestaande informatiesystemen in andere functiegebieden. Centrale of decentrale inkoop – afwegen van kostenvoordelen en strategische overwegingen verbonden aan een centrale of decentrale opstelling van de inkoop. Standaardisatie: mogelijkheden vaststellen om standaardisatie te bereiken met als doel de verscheidenheid aan producten en leveranciers te verminderen; afwegen van besparingen en risico’s. Hoofdstuk 5

Inkoopmanagementproces Inkoopbeleidsuitvoering: Instrumenten Aspecten Inkooplogistiek Bestelbeleid. Planning van goederenstroom en leveringen. Product- en leverancierskwaliteit In vroeg stadium betrokken zijn bij ontwikkeling van nieuwe producten. Verbetering kwaliteitsprestaties van leveranciers. Prijsbeleid Beheersen van inkoopkosten en –prijzen. Reductie van inkoopkosten en –prijzen. Leveranciersbeleid Vaststellen wie de beste leveranciers op wereldschaal zijn plus bepalen welk type relatie zal worden nagestreefd. Verbetering van leveranciersprestaties. Communicatiebeleid Interne contacten. Externe contacten. Hoofdstuk 5

Inkoopmanagementproces Controle/inspectie en evaluatie Periodiek vergelijken van werkelijk behaalde resultaten met de geplande resultaten. Verzorgen van inkoopmanagement rapportages. Beoordelen van leveranciersprestaties aan de hand van beperkt aantal sleutel indicatoren. Het op basis van werkelijke leveranciersprestaties classificeren van leveranciers (in bijvoorbeeld A-, B- en C-leveranciers). Hoofdstuk 5

Visies op de inkoopfunctie Zes ontwikkelingsstadia van de inkoopfunctie: Stadium 1: ‘Transactieoriëntatie; serve the factory’ Stadium 2: ‘Commerciële oriëntatie; laagste prijs’ Stadium 3: ‘Gecoördineerde inkoop’ Stadium 4: ‘Interne integratie: cross-functionele inkoop’ Stadium 5: ‘Externe integratie; supply-chain management’ Stadium 6: ‘Value chain integratie’ Hoofdstuk 5

CROSS-FUNCTIONELE FOCUS 4 april 2017 CENTRE-LED Effectiviteit/ Cumulatieve besparingen GEDECENTRALISEERD CROSS-FUNCTIONELE FOCUS Detailhandel FUNCTIONELE FOCUS Automobiel- industrie Consumenten- elektronica Telecommu- nicatie Levensmiddelen Computer/ PC’s Financiële diensten Nutsbedrijven Farmacie Transactionele oriëntatie Commerciële oriëntatiie Inkoop coördinatie Interne integratie Externe Integratie Value chain integratie time focus ‘serve the factory’ ‘kostenvermindering ‘Besp. door synergy’ ‘Total Cost of ownership’ Optimaliseren ‘Supply chain ’ ‘Totale Klanttevredenheid’ Activiteiten Administratief Orderverloop Commercieel Offerte vragen Onderhandelen Lijst van leveranciers Commercieel Contracting Global sourcing Cross-functionele inkoopteams Integratie v. systemen Vendor rating enz Outsourcing EDI/Internet E-Commerce Kosten modellen Klantgerichte activiteiten Contact manufacturing Ontw. leveranciersmarkt Globaal leveranciersnetwerk Dilemma’s Initiële inkoop Inkoopbeheer uitgaven Man. gebaseerd op leveranciers Contract- management Ethiek Communicatie en informatie infrastructuur Sociale weerstand Internationalisatie HRM Hoofdstuk 5