P2P binnen Rabobank: RaboShop Inzicht in, en controle over al je leveranciersuitgaven Nevi, 24 maart 2014 Peter Millenaar

Agenda Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016 Waar staan we met Purchase-to-Pay? Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it for me?”

Voeg hier het organisatie onderdeel in 3 april 2017 Rabobank Concern Inkoop levert haar bijdrage aan Visie 2016 door haar opdrachtgevers te laten excelleren met het integreren van excellente leveranciers t.b.v. de klanten Leveranciers vervullen een cruciale rol in het behalen van de bedrijfsdoelstellingen van Rabobank en in het bijzonder het concurrentievoordeel. Van de totale uitgaven van Rabobank wordt structureel ongeveer twee derde uitgegeven aan leveranciers en dit aandeel zal naar verwachting in de toekomst minimaal gelijk blijven. Concern Inkoop draagt bij aan Visie Rabobank 2016 door middel van: Vernieuwen en Verbinden Samen waarde toevoegen in de keten met leveranciersoplossingen (Waarde) Kostenverlaging Samen verzilveren van harde besparingen uit nieuwe contracten (prijs) Samen op zoek naar kostenverlagingen (kosten) Samen kosten wegnemen (TCO) Rabobank

In de inkoopketen werkt RCI samen in interactie met betreffende businesspartijen Finance, RCI, Business Business RCI Business “defining the value” “finding the value” “getting what is agreed” “Improving the value” “order & pay the value” Business planning Inkoop planning Inkopen Contract- en leveranciers management Bestellen en betalen (P2P) Intelligence “visualising the value”

P2p proces Rabobank verzilvert de activiteiten in strategisch en tactisch Inkoopproces Maximalisatie gebruik RaboShop Business planning Inkoop planning Inkopen Contract- en leveranciers management Bestellen en betalen (P2P) Intelligence

Rabobank heeft relatieve voorsprong op P2P (en E-invoicing) en achterstand op sourcing suites en procurement networks

Inkoop & Finance zijn in het P2P proces onlosmakelijk met elkaar verbonden. “P2P implemented in Finance alone will have an emphasis on the finance aspects. Implemented in Procurement, it will focus on procurement and purchasing.” Bron: Purchasing Insight

Inhoudsopgave Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016 Waar staan we met Purchase-to-Pay? Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it for me?”

Missie van de RaboShop® “Inzicht in, en controle over al je leveranciersuitgaven1) Een professionele virtuele marktplaats voor bestellers, producteigenaren en leveranciers… … die borgt dat producten en diensten worden ingekocht op basis van afgesloten contracten …die inzicht in- en controle op leveranciersuitgaven biedt ….op een marktconforme kostenniveau, middels focus op operational excellence Een belangrijke peiler onder de professionalisering van de inkoopfunctie binnen de Rabobank 1) Voor visuele uitwerking businessmodel RaboShop zie bijlage 1

Raboshop®, een volwassen webshop met meer dan een half miljard spend per jaar Met 523 miljoen omzet in 2013 (180 mln in 2009) Gemiddeld 4000 unieke gebruikers per maand 600 leveranciers die via RaboShop leveren meer dan 2.500 actieve contracten meer dan 230.000 orderregels per jaar worden volledig elektronisch gefactureerd en betaald financiële verplichtingen van RaboShop inkopen zijn automatisch opgenomen in de financiële rapportages van RN en LB

RaboShop draagt bij aan Cost, Value en Risk doelstellingen 1 bestelportaal Gemakkelijk bestellen en factureren Eenduidige standaard procesgang Inzicht in verplichtingen, kosten en uitgaven Inzicht en controle uitnutting contracten Zakelijk bestelgemak Inzicht & Controle Value user benefits management benefits company benefits company benefits Inkoopvolume in control door maximale contract compliance Contract risico management Borging MVO condities Voldoen aan interne en externe regelgeving (w.o. Procuratie etc.) Lagere proceskosten bestellen t/m betalen door efficiënt proces en juiste boekingsgang. Lagere tarieven door volumebundeling Reductie bestellingen zonder contract Cost Risk

RaboShop® heeft sterke ROI door gegarandeerde compliance Gartner, 2013 Contractcompliance: inperking imagoschade MVO borging beste prijs/prestatie verhouding Procescompliance interne- en externe regelgeving Actueel inzicht in verplichtingen en gemaakte kosten Jaarlijks 3-4% besparing op de spend Verzilvering contractbesparing Lage proceskosten (STP) Minder eigen subadministraties The Average additional cost for every dollar spent that is not compliant to a supplier contract of agreement is 22% Aberdeen, 2009, The CFO’s view on procurement The average enterprise books 38% of the identified or negotiated savings that procurement identifies. Aberdeen, 2009, The CFO’s view on procurement Best in class enterprises display a requisition to order cycle time which is less than one-fourth the cycle time displayed by all other firms Aberdeen, 2008, eprocurement benchmark Besparing (*1000 euro) Totaal Besparing bestel & factuurproces 4460 Opheffen subadmin 500 Besparing inkoopkosten 18680 Exploitatie- en programmakosten -4800 Totale besparing per jaar (*1000) 18.340

Uitrol RaboShop in organisatie: De Enable fase met accent op orde brengen randvoorwaarden gebruik is in 2013 afgerond ENABLE (Randvoorwaarden op orde) ENCOURAGE (Stimuleren gebruik) Gebruiksgemak | Verhogen gebruikers tevredenheid naar 7,0 Betrouwbaarheid| Verhogen gebruikerstevredenheid naar 7,0 ENFORCE (Verankering in inkoopbeleid)

Inhoudsopgave Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016 Waar staan we met Purchase-to-Pay? Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it for me?”

Efficiency | Verlagen Proceskosten Encourage fase | Optimalisatie gebruik bij gelijk-blijvende gebruikerstevredenheid en continue verlaging proceskosten Gebruik | Verlagen (inkoop)kosten door verhoging gebruik ENABLE Efficiency | Verlagen Proceskosten door continu verbeteren ENCOURAGE Usability | Gelijkhouden tevreden-heid door continu verbeteren ENFORCE

Encourage fase | De executie verloopt via twee parallelle cycli Optimalisatie Uitvoering Rapporteren Strategie Risico en controle behoefte Strategie Spend analyse Commodity groepering Efficiency | Verlagen Proceskosten door continu verbeteren Gebruik | Verlagen (inkoop)kosten door verhoging gebruik Usability | Gelijkhouden tevreden-heid door continu verbeteren

risico en controle & procesefficiency Gebruik | Keuze voor een P2P kanaal1) is afhankelijk van de gewenste balans van contracteigenaar tussen risico-beheersing & procesefficiency Analyse behoefte risico en controle & procesefficiency Commodity groepering Spend analyse Commodity bepaling Strategie bepaling Betaling Contract Factuur Declaraties en financiële verplichting Veronderstelde ontvangst (2-way-match) Leverbevestiging (3-way-match) Bestelling Bevestiging Maverick Terugkerende facturen Compliance Inzicht Controle Efficiency * 1) Hackettgroup, 2013, Insights in P2P Channelstrategy, aangepast naar Rabobank 2) Bij maverick buying is er geen relatie tussen contract en facturen. De spend informatie wordt verrijkt om de supplier compliance inzichtelijk te maken

Risico en controle behoefte Gebruik| Deskresearch wordt d.m.v. ophalen en analyse risico controle en behoefte business partner omgezet naar strategie en uitrol gebruik RaboShop proces Implementatie Uitvoering Rapporteren Strategie Stap 3: opgestelde strategie implementeren en uitvoeren Stap 2: Check deskresearch bij business partijen en bepalen strategie Risico en controle behoefte Strategie Spend analyse Commodity groepering Stap 4: Continu verbeteren Stap 1: Deskresearch (“bollenpaat”)

Efficiency | Goede werking van P2P kanalen vraagt om optimalisatie processen met juiste mix Procurement & Finance belangen Uitgangspunt P2P kanaalstrategie: Bij alle kanalen (met uitzondering van Maverick) hoeft CRG FS de factuur niet meer ter accordering aan de budgethouder aan te bieden

Uitgangspunten gebruikerswensen, geadresseerd in programma Procurius: Usability | Vasthouden gebruikerstevredenheid door meebewegen met aangepaste gebruikerswensen Uitgangspunten gebruikerswensen, geadresseerd in programma Procurius: Usability Proces Efficiency Rapportage Gebruik P2P proces

Sturing op procesbrede key performance indicatoren randvoorwaarde voor succes KPI Omschrijving Doelwaarde 2014 STP % bestellingen dat in één keer goed door het hele P2P proces loopt Factuuruitval % facturen dat niet in één keer door FS verwerkt kan worden % tijdige betaling % van de leveranciersuitgaven dat binnen 30 dagen is betaald % Tijdige goederenontvangst % van de goederenontvangsten dat binnen 5 werkdagen is uitgevoerd Gebruik RaboShop RN % leveranciersuitgaven RN dat door RaboShop loopt Gebruik RaboShop LB % leveranciersuitgaven LB dat door RaboShop loopt Tevredenheid gebruiksgemak Oordeel gebruikers over gebruiksgemak RaboShop (via Mitch monitor)