Strategische studie geïntegreerd e-government April 3, 2017 Strategische studie geïntegreerd e-government Lieven Raes, adviseur geografische informatie, Coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE) Tel: (02) 553 53 12 – Fax: (02) 553 55 42 – E-mail: lieven.raes@bz.vlaanderen.be Boudewijngebouw 4e verd, Boudewijnlaan 30, B-1000 Brussel, België Web: http://www.vlaanderen.be/e-government/

Inhoud 1. Ontstaan 2. Doel 3. Aanpak 4. Huidige situatie 5. Krachtlijnen 6. Strategische projecten

1. Ontstaan (context) Vraag van het kabinet bestuurszaken om werk te maken van ‘lokaal e-government’ CORVE had geen ervaring met lokale besturen en kende deze sector onvoldoende CORVE heeft geen vastgelegde taak naar de lokale besturen, maar weet dat lokale overheden strategisch zijn als e-government dienstverlener naar de burgers CORVE betrok strategische partners met het oog op de aanbesteding (VVSG, VVP en Hogeschool Gent) Aanbesteding aan een ‘neutrale partij’

1. Ontstaan (problematiek) E-governmentrealisaties bij lokale besturen dienen sterk te worden verbeterd. Tot 80% van de overheidsdienstverlening gebeurt via de lokale besturen! E-government aanpak en ICT aanpak is zeer heterogeen waarbij vooral kleine besturen niet in staat zijn om evoluties op te volgen Gebrek aan stimulansen naar de lokale besturen Mogelijkheden van e-dienstverlening zijn onbekend Eénmalige gegevensopvraging en meervoudig hergebruik kan enkel met de lokale besturen worden gerealiseerd

2. Doel Vraag: Wat kan CORVE voor de lokale besturen betekenen? Peilen naar wensen en noden van de lokale besturen Geen strategische studie maar een actieprogramma om tegemoet te komen aan concrete noden en wensen Beperkt aantal strategische projecten in kaart brengen in hun onderlinge samenhang Prioritiseren van mogelijke projecten Draagvlakverwerving met het oog op het verkrijgen van financiële/personele middelen om deze prioriteiten te kunnen realiseren

3. Aanpak Stuurgroep met kabinetten bestuurszaken en binnenlandse aangelegenheden, CORVE, VVSG, VVP, V-ICT-OR, Hogeschool Gent Rondetafelgesprekken met 30 vertegenwoordigers van lokale besturen (Burgemeesters/schepenen, secretarissen en ontvangers, ICT verantwoordelijken, communicatie-verantwoordelijken,…) Gesprekken met gemeentelijke dienstenleveranciers Inventariseren van vragen en van projecten Integreren van de belangrijkste en meest voorkomende vragen tot strategische projecten

3. Aanpak

4. Huidige situatie (vaststellingen) Vaststellingen op lokaal vlak E-government lokaal: diverse ervaringen en een diversiteit aan inzichten E-government lokaal: sterk afhankelijk van de plaats van ICT in het lokale bestuur Vaststellingen bij de relatie tussen het lokale bestuur en ICT dienstenleveranciers Lokaal bestuur en dienstenleverancier... een (on)afhankelijke relatie Lokaal bestuur versus ICT-dienstenleverancier: gebrek aan integratie maakt dat de ICT ondersteuning te veel onnodig maatwerk is Dienstenleveranciers: spelers op een stabiele maar beperkte markt Vaststellingen bij de relatie tussen het lokale bestuur en de bovenlokale besturen Het gemis aan een e-government aanpak voor, door en met lokale besturen E-government bovenlokaal: een verhaal van vele initiatieven en evenveel (?) realisaties E-government bovenlokaal: een gebrek aan normen en standaarden E-government bovenlokaal: dezelfde gegevens worden op verschillende manieren gevraagd, gebruikt en (niet-) gedeeld

5. Krachtlijnen Krachtlijn 1: meer samenwerking Tussen lokale besturen (intergemeentelijke samenwerking) Binnen de Vlaamse overheid (uniforme gegevensdeling- en ontsluiting) Tussen lokale besturen en de bovenlokale besturen (integratie oefening met 750 verschillende diensten die gemeenten aanbieden en waarvan vele diensten enkel samen met bovenlokale besturen mogelijk worden) Krachtlijn 2: naar maximale gegevensdeling binnen en tussen overheden Geïntegreerde dienstverlening d.m.v. authentieke gegevensbronnen De rol van MAGDA als uitwisselingsplatform VKBO als eerste succesvol product,… Kosteloze toegang tot gegevens

5. Krachtlijnen Krachtlijn 3: gemeenschappelijke normen en standaarden Expliciete vraag van de lokale besturen en dienstenleveranciers naar normen en standaarden Expliciete vraag naar de afdwingbaarheid van deze normen en standaarden (belangrijk met het oog op vb. bestekken) Betrokkenheid van het dienstenleveranciers bij normen en standaarden Krachtlijn 4: interactief communiceren over e-government projecten en initiatieven Rode draad doorheen het hele project: interactieve communicatie! Actieve informatiedeling (workshops, discussies en opleidingen) Grote bereidheid van besturen, maar ook van dienstenleveranciers om informatie te delen en uit te wisselen

6. Strategische projecten 7 strategische projecten geven concreet vorm aan de vier krachtlijnen Projecten ter ondersteuning van intergouvernementele samenwerking Project 1. ‘gezamenlijke producten en dienstencatalogus’ Project 2. ‘e-government competentiecentrum’ Projecten ter ondersteuning van de technologische ruggengraat Project 3. ‘authentieke gegevensbronnen’ Project 4. ‘uitbreiden MAGDA platform’ Project 5. ‘identificatie, authenticatie en autorisatie’ Project 6. ‘open standaarden’ Deze projecten zijn nodig voor de groei van het ‘technologische aspect van e-government’ Projecten om de e-government dynamiek en dienstverlening te ondersteunen Project 7. ‘Vlaamse Integratie Projecten (VIP) lokaal – E-IDEE’

6. Strategische projecten 6.1. Interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus Doel: Komen tot een gezamenlijke (tussen lokale en bovenlokale overheden) producten- en dienstencatalogus Burgers en bedrijven in staat stellen om op één punt eenduidige informatie te krijgen over de gezochte dient of product Eén keer correcte info beheren i.p.v. 308 keer min of meer juiste info Kwaliteitsverhoging van de informatie aan burgers Efficiënt aanbieden van informatie Kostenbesparing Belang: Het imago van de overheid is in belangrijke mate afhankelijk van juiste informatie die efficiënt de burgers en ondernemingen bereikt. Overheidsmiddelen worden inefficiënt besteed. Elke gemeente beheert voor een groot deel dezelfde informatie over dezelfde diensten Juistheid van informatie op een gemeentelijke website die van de Vlaamse overheid afkomstig is kan niet gegarandeerd worden. Te dure en te weinig informatieve overheidswebsites

6. Strategische projecten Productenlijst 1. 2. 3. Productenfiche

6. Strategische projecten 6.1. Interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus (vb. Waregem – Digitaal Sociaal Huis)

6. Strategische projecten Producten fiche Naam Voor wie Waar en wanneer Kosten Wat meebrengen? Wet, reglement Formulier Welke stappen?

6. Strategische projecten 6.1. Interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus Middelen: Werkingsmiddelen 3 VTE met competenties inzake projectleiding en coördinatie, juridische/bestuurkundige kennis, technische kennis inzake het beheer van data Basisfinanciering voor ontwikkeling, hosting en ontsluiting van authentieke gegevensbronnen: eenmalig 150.000 euro Jaarlijks beheer: 50.000 euro Doorlooptijd Permanent

6. Strategische projecten 6.2. E-government competentiecentrum Doel Opzetten van een interactief en actief kennis- en competentiecentrum rond e-government vanuit een multidisciplinaire aanpak (niet alleen ICT) Belang: Vandaag is er een groot tekort aan kennis, verspreiding van kennis en promotie van e-government bij de lokale besturen Informatie- en kennisdeling Realiseren van een gezamenlijke strategie ter verhoging van de kwaliteit van e-government Samen opzetten en ondersteunen van projecten Het overstijgen van de focus op de eigen behoefte Draagvlak voor vereenvoudiging van de dienstverlening en e-government Ondersteunen van innovatie Het huidige V-ICT-OR initiatief toont niet enkel het belang aan, maar kan ook deel uitmaken van het competentieplatform

6. Strategische projecten 6.2. E-government competentiecentrum Middelen Werkingsmiddelen 2 VTE met competenties inzake projectorganisatie, communicatie en bestuurszaken,… 100.000 euro jaarlijks voor het opzetten van studies en ondersteuningsopdrachten Doorlooptijd Permanent

6. Strategische projecten 6.3. Authentieke databronnen Doel: Bestaande en beschikbare informatie (gemeenschappelijke gegevens) binnen de Vlaamse overheid opsporen, structureren en beschikbaar stellen als authentieke data. Het toegankelijk maken van gegevens en het optimaliseren van gegevens door samenwerking via het maken van afspraken over het gebruik en beheer van de gegevens Belang: Realiseren van éénmalige gegevensopvraging en maximaal hergebruik Erkenning als authentieke bron kan worden gekoppeld aan ‘onderhoudsvoorwaarden’ en ‘kwaliteitslabel’ Zekerheid over de juistheid van de informatie Vastgelegde structuur die de onderlinge uitwisselbaarheid vergroot

6. Strategische projecten 6.3. Authentieke databronnen E-government Werking Spoor 1: opzetten van een beheersbaarheidsmodel ter ondersteuning van gegevensdeling Spoor 2: uitwerken van processen die leiden tot identificatie en realisatie van authentieke gegevensbronnen aan de hand van een stappenplan Middelen Werkingsmiddelen 2 VTE business specialisten en architecten data-design 1/5 VTE voor ondersteuning van het beheersbaarheidsmodel Doorlooptijd Opzetten van een beheersbaarheidsmodel (spoor 1) – 18 maand Permanente ondersteuning van het beheersbaarheidsmodel (spoor 2)

6. Strategische projecten 6.4. Uitbreiding MAGDA platform MAGDA is het Vlaamse platform voor data-uitwisseling tussen applicaties. Magda zorgt ervoor dat applicaties gebruik maken van authentieke gegevens zonder kennis te hebben enerzijds van de structuur van de databases en anderzijds van de applicaties. Belang: Effectief realiseren van éénmalige gegevensopvraging en meervoudig gegevensgebruik Interbestuurlijke gegevensuitwisseling in de praktijk realiseren Gestroomlijnde en vereenvoudigde overheidsprocessen en -dienstverlening

6. Strategische projecten Doel: Het uitbreiden van de diensten van MAGDA zodat ook lokale besturen gebruik kunnen maken van het MAGDA platform en zo toegang hebben tot authentieke gegevensbronnen De uitbreiding van de diensten van MAGDA zodat ook andere gegevensbronnen kunnen ingesloten worden in het dienstenpakket Het herschalen van de infrastructuur zodat de diensten van MAGDA kunnen geleverd worden conform de intensiteit van het gebruik Het voorzien in voldoende faciliteiten om de beveiliging van de gegevens en de betrouwbaarheid van de diensten te waarborgen Resolutie betreffende de eenmalige opvraging van persoons- en andere gegevens door de overheid en gegevensdeling met het oog op klantvriendelijk bestuur

6. Strategische projecten 6.4. Uitbreiden van het MAGDA platform Middelen Werkingsmiddelen Ondersteuning van de MAGDA diensten: 1 VTE Upgrade hardware/software en netwerk: 50.000 euro per jaar Aanpassen en uitbreiden van de webdiensten: 125.000 euro per jaar 24/7 ondersteuning: 125.000 euro per jaar Doorlooptijd Permanent

6. Strategische projecten 6.5. Identificatie, authenticatie en authorisatie Doel: het bepalen en handhaven van een uniforme strategie voor de Vlaamse overheid wat betreft het beheer van de gebruikers en de toegang tot gegevens en de applicaties binnen de Vlaamse overheid. Belang: wanneer gegevens gedeeld worden tussen verschillende partijen, is het van belang te weten wie zich aanmeldt. Wie Functie en rol Hoe complexer de omgeving, hoe belangrijker de formele aanpak van ‘access management’.

6. Strategische projecten 6.5. Identificatie, authenticatie en autorisatie Middelen Werkingsmiddelen ½ VTE voor een architect access management Doorlooptijd 1 jaar

6. Strategische projecten 6.6. standaarden Doel: Het structureren en beschikbaar stellen van de beschikbare normen, standaarden, normen en richtlijnen Het verzamelen van de behoeften Het uitwerken van nieuwe standaarden met de nodige ondersteuning voor de gebruikers Het opzetten van een formaat om het gebruik van standaarden te stimuleren (afdwingbaar maken) Belang: Gegevens en applicaties éénvoudig koppelbaar maken Het vlot uitwisselen van gegevens mogelijk maken Verlagen van de integratiekosten Verhogen van kostenefficiëntie Verminderen van de ‘vendor lock-in’ waardoor een betere prijs/kwaliteit verhouding ontstaat

6. Strategische projecten 6.6. Open standaarden Middelen Werkingsmiddelen 2 VTE ICT architecten Doorlooptijd Permanent

6. Strategische projecten lokaal 6.7. VIP projecten lokaal e-government Doel: Het lanceren van ‘Vlaamse Integratie Projecten (VIP) voor lokale besturen. ‘VIP’ is het antwoord op de vraag naar stimulering van e-government binnen lokale besturen. Door: hergebruik van gegevens via MAGDA te stimuleren Door: innovatieve e-government projecten te realiseren Belang: Interbestuurlijke gegevensuitwisseling in de praktijk brengen door het ondersteunen en uitwerken van herbruikbare goede praktijkvoorbeelden Administratieve vereenvoudiging / verhoging efficiëntie / verbetering dienstverlening Duurzame samenwerking met lokale besturen rond concrete projecten Effectieve verbetering van de globale dienstverlening aan burgers en bedrijven Voorwaarden: Hergebruik van gegevens vlg. het MAGDA principe (eenmalige inzameling, maximaal hergebruik) Openheid (ervaringen en ontwikkelingen moeten overdraagbaar zijn) Dienstverlening (de ontwikkelingen moeten uiteindelijk een concrete dienst leveren aan burgers of bedrijven) Engagement en co-financiering door de lokale besturen

6. Strategische projecten 6.7. VIP projecten lokaal e-government Middelen: Voorstel 10 projecten (5 analyse en 5 uitvoering) Totaal 1 miljoen euro nodig (700.000 projectondersteuning, 300.000 bijkomende inspanningen voor exploitatie MAGDA platform) Doorlooptijd: Jaarlijks herhaalbaar