COP Documentbeheer en archivering IV: Materieel archiefbeheer - centraal depot 4 juni 2009

26 mei 2009 Agenda 9u.30 – 10u.40 Introductie Vilvoorde Coördinerende archiefdienst 10u.40 – 11u. Pauze Balkon 2 midden 11 – 12u. Best practice: OCMW- archief Gent Tom Haeck

Introductie Vilvoorde Coördinerende archiefdienst

26 mei 2009 Inhoud • Achtergrond • Doelstelling • Bereik • Doelpubliek • Beheersprincipes • Dienstverlening • Inrichting • Wat overdragen, hoe & wanneer? • Planning

26 mei 2009 Achtergrond - 1 • Stijgende vraag naar archiefruimte door overstap naar Anders Werken: minder individuele bergruimte t.o.v. onvoldoende centrale archiefruimte in kantoorgebouwen • Geen geschikt depot voor bewaring semistatisch archief VO (cf. situatie in Machelen)

26 mei Achtergrond - 2 Depot in Machelen is ongeschikt om archief te bewaren: •Slechte materiële omstandigheden (vocht, stof, ongedierte, …) •Geen brandbeveiliging •Historiek van slecht beheer Wordt uitgefaseerd: projectstart zomer 2009

26 mei 2009 Achtergrond - 3 • VR beslist op 14/9/2007 tot het nemen van een aantal maatregelen ter optimalisatie van het archiefbeheer bij de VO, waaronder de oprichting van een centraal depot in Vilvoorde. • Eisen voor de inrichting: •Moet voldoen aan de minimumeisen voor archiefbewaring •Moet voldoende ruimte bieden voor de opslag van het semistatische archief van, in eerste instantie, de Vlaamse ministeries.

26 mei Doelstelling •Centraal hulpdepot voor de bewaring van semistatisch archief (Anders Werken) •Aanbieden van professioneel ingerichte bewaarplaats in combinatie met professionele dienstverlening •Creëren van referentiekader voor semistatisch archiefbeheer binnen de VO

26 mei Bereik - 1 •Semistatisch archief •In eerste instantie gericht op de ministeries (departementen en IVA’s zonder rp) •Is geen totaaloplossing! Uitbreiding in functie van behoeften.

26 mei Bereik - 2 •Statisch archief: –Cultureel-maatschappelijk belang –Permanente bewaring (zie ABP) •Op dit moment door het Algemeen Rijksarchief •Er loopt onderzoek naar mogelijke oprichting eigen bewaarplaats voor statisch archief: ‘Vlaams Archiefhuis’ (gekoppeld met archiefdecreet)

26 mei 2009 Doelpubliek • Ontsluiting in eerste instantie intern, voor de ambtenaren zelf • Ontsluiting voor de burger enkel mogelijk via de betrokken entiteit (i.k.v. openbaarheid van bestuur en onderzoek)

26 mei Beheersprincipes - 1 •Uitgangspunten : –Zo efficiënt mogelijk gebruik van de beschikbare ruimte –Optimale kennisdeling –Nauwkeurige registratie van metadata –Laagdrempelig –Gebaseerd op uniforme en gestandaardiseerde principes –Zo tijdsresistent en institutioneel flexibel mogelijk

26 mei Beheersprincipes – 2 Plaatsing •Elk legbord in het depot krijgt een unieke plaatsingscode, gekoppeld aan een archiefdoos en een locatie •bv staat voor blok 3, rij 12, rek 4, legger 6 •Uniforme en gestandaardiseerde depotplaatsing

26 mei Beheersprincipes - 3 Continue berging •Iedere overdracht wordt aangeschoven bij de vorige –Plaatsefficiënt –Onafhankelijk van institutionele evoluties –Geen hiaten of leegstaande ruimte –Zeer nauwgezette depothuishouding –Archief moet goed verpakt en ontsloten zijn

26 mei Dienstverlening – 1 Personeelsbezetting •2 fulltime depotmedewerkers •Beurtrol binnen de Coördinerende archiefdienst voor permanentie ter plaatse •Mogelijkheid tot verwerking ter plaatse door entiteiten (enkel i.k.v. selectie = vernietiging of overdracht voor permanente bewaring)

26 mei 2009 Dienstverlening - 2 Depotbeheersysteem Centraal depotbeheersysteem: • Koppelt inhoudelijke beschrijvingen aan locaties in het depot • Beheert de bezoekers en bruiklenen • Voorziet ontsluiting en ter beschikking stellen • Ondersteunt depotwerking

26 mei 2009 Dienstverlening - 3 • Leeszaal (raadpleging ter plaatse) • Interne bruikleen (raadpleging via estafette) Voorwaarden: – Voor een vooraf bepaalde termijn – Mits registratie in databank • Op termijn: scanning-on-demand

26 mei 2009 Let op! Hoe beter het archief is ontsloten, hoe beter de dienstverlening is die we kunnen bieden. Het depot te Vilvoorde biedt enkel faciliteiten voor materiële bewaring. De opmaak van archiefbeheersplannen, overdrachtslijsten, … blijft ten laste van de overdragende instantie.

26 mei Wanneer overdragen? •Als je ondanks het voeren van een goed beleid voor de archiefruimte, toch plaatsgebrek krijgt •Als het archief semistatisch wordt én •een middellange of lange bewaartermijn heeft •niet frequent meer wordt geconsulteerd

26 mei Hoe overdragen? •Contact opnemen met depotbeheerders •Schonen •Verpakken in archiefdozen (afm. maximaal 385*260*110 mm) •Opmaken van de overdrachtslijst •Inhoudelijke ontsluiting •Bewaartermijn •Bestemming (Bewaren / Vernietigen) •Etikettering

26 mei 2009 Inrichting - 1 • Loods voor archiefbewaring – Rolklassement met capaciteit van ca. 20 km – Klimaatbeheersingssysteem – Quarantaineruimte

26 mei 2009 Inrichting - 2

26 mei 2009 Inrichting - 3 • Voorbouw voor administratieve werking – Onthaal- en kantoorruimte – Leeszaal – Refter

26 mei 2009 Inrichting - 4

26 mei Planning •De afwerking en ingebruikname van het depot worden voorzien voor het begin van 2010 •De CA neemt contact op met de entiteiten die momenteel archief in Machelen hebben

26 mei 2009 Contact Ilse Baert Tel Dries Vandaele Tel of Website : Intranet: Internet:

26 mei 2009 Vragen ?

26 mei 2009 Dank voor uw aandacht! Tijdens de pauze wordt u een drankje aangeboden op balkon 2 midden Graag stipt terug om 11u.