Trainingsdag 1 Naam, functie Datum, plaats G!DS Basismodule Trainingsdag 1 Naam, functie Datum, plaats

Programma Inleiding G!DS G!DS rondleiding Organisaties aanmaken Indelen complexe organisaties Invoeren complexe organisaties Afronding

Deze cursus en de cursist Leerdoelen: Zelfstandig G!DS beheren Training en instructie aan lokale organisaties kunnen geven en verzorgen

Deze cursus en de cursist Kennis en vaardigheden: Rol accountmanager kunnen vervullen: Beheer gegevens lokale organisaties (adresinformatie, productinformatie, gebruikersinformatie) Organisaties/productgegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen. Weten op tijd de helpdesk te vinden.

Deze cursus en de cursist Kennis van profielen Wat zijn profielen Waarom profielen aangemaakt moeten worden Door wie profielen aangemaakt moeten worden en hoe je dit in gang kunt zetten. Informatie m.b.t. beheer G!DS overdragen aan lokale organisaties

Inleiding G!DS

Wat is G!DS? De digitale sociale en culturele kaart van de Nederlandse Openbare bibliotheken Database Informatie op het sociale en culturele vlak Core business van bibliotheken Beschikbaar voor elke bibliotheek in Nederland Invoer en beheer door de bibliotheek

Sociale en Culturele kaart Presentatie op alle mogelijke websites Zo breed als de bibliotheek zelf

Wat kan ik met G!DS? Invoer & Uitvoer van Adresinformatie Producten, diensten en aanbod Internet links Gebruiken voor: digitale en fysieke loketten, websites, gidsen…

G!DS rondleiding

Inloggen in G!DS: www.gids2.nl

Mijn G!DS

Mijn G!DS menu

Organisatiepagina

Menu Het menu geeft alleen de mogelijkheden weer die je kunt gebruiken op de betreffende pagina.

Snel zoeken

Resultatenlijst

Geavanceerd zoeken

Geavanceerd zoeken

Handleidingen en informatie

Rollen en rechten

Verschillende rollen en rechten Accountmanager Beheren organisaties/ contracten en producten Beheerder Gebruikers aanmaken en beheren Uitvoerbeheerder Profielen aanmaken en beheren Redacteur Gegevens van eigen organisatie beheren

Organisatie aanmaken

Vooraf… Om een organisatie in te kunnen voeren, moet er eerst een contract afgesloten worden. Contract: Legt rol van de organisatie binnen de totale beheerstructuur G!DS vast . Maakt redactionele verplichtingen traceerbaar.

Zorg dat je in de pagina “Mijn organisatie” zit.

Selecteer in het menu aan de linkerkant van je scherm “Contracten”.

Je ziet een scherm waarin alle organisaties zichtbaar zijn die onder jouw organisatie vallen. Dit zijn dus alle contracten.

In het menu worden alle mogelijkheden weergegeven. Kies voor “Nieuwe organisatie/contract”, onder “Contracttaken”.

In de tab contract wordt het contract aangemaakt. De accountmanager staat al ingevuld. Er kan gekozen worden voor een andere accountmanager.

Kies de eindverantwoordelijke Kies de eindverantwoordelijke. Je kunt kiezen uit de accountmanager die in het blok “Bovenliggende organisatie” is gekozen of een andere gebruiker van deze organisatie.

Kies een organisatiesoort door op selecteren te klikken.

Zoek via de boomstructuur of gebruik de zoekbox rechts bovenin het scherm. De organisatiesoort bepaalt ook welke velden er ingevuld moeten worden. In dit voorbeeld kiezen we voor “Yogacentrum of docent” (een fictieve organisatie).

Waarom organisatiesoorten? Het indelen van de organisaties in organisatiesoorten, zorgt er voor dat websites gebruik kunnen maken van de velden voor vergelijkingen. Hiervoor moet van één organisatiesoort wel dezelfde soort velden ingevuld worden, anders kan een bezoeker niets vergelijken.

Vergelijken op sites http://www.lokaalloket.nl/s-hertogenbosch/

In het tabblad beheer leg je alle rechten en plichten van de organisatie vast.

Invoeren organisatie-gegevens: Rode stippellijnen geven verplichte velden aan. Roodgekleurde tab geeft aan dat er op die tab nog niet ingevulde verplichte velden zijn.

Vul zo veel mogelijk informatie in. Onderaan is de keuze voor “Zichtbaar voor publiek”. Kies je voor “Nee”, zal de informatie niet zichtbaar zijn op een website.

Vul elke tab in. Tussentijds opslaan is niet nodig. Vul minstens één contactgegeven in. Het adresveld is niet vrij. Klik op Adres selecteren om een adres te kiezen.

Als er openingstijden zijn, vul deze dan in. Dankzij de kopieerknop kun je ingevulde items kopiëren en aanpassen.

Openingstijden toevoegen, met de pop-up.

Het is mogelijk om het bezoekadres als postadres over te nemen, of een nieuw adres te selecteren.

Eventuele extra contactgegevens kunnen ook ingevoerd worden.

Er kunnen allerlei bestanden toegevoegd worden, denk aan: Een afbeelding van het gebouw; Een folder in PDF-formaat; Een introductie-filmpje

Voeg de link van de organisatie in. Meerdere links zijn mogelijk.

Leg een relatie met een andere organisatie. Komt uitgebreider aan bod tijdens het “Complexe organisaties” onderdeel.

Organisatiesoort - tab Afhankelijk van de organisatiesoort die gekozen is, verschijnt er een tab met daarin de informatie die nodig is voor zo’n soort organisatie. Kies de juiste trefwoorden.

Binnen zo’n organisatiesoort afhankelijke tab, kunnen meerdere tabs vallen. Nadat alles is ingevuld, klik je op opslaan.

Organisatiesoorten De verschillende organisatiesoorten, hebben dus ook verschillende informatie-behoeften. Voorbeeld: “Mediatheek, bibliotheek, bibliotheekorganisatie, PSO” Veel tabs voor veel informatie

Zelf aan de slag Zie oefeningenblad Ga naar de trainingsomgeving van G!DS: www.gids2.nl/zandbak Denk aan: Kiezen van de juiste organisatiesoorten. Tabblad “Beheer” correct instellen. Aanvinken van trefwoorden. Zo veel mogelijk informatie invullen.

Lunch

Indelen complexe organisaties

Complexe organisatie is Een organisatie met meerdere vestigingen, moeder-dochterrelaties, verschillende afdelingen of filialen, zusterorganisaties, etc.

Indelen complexe organisatie Elk ander adres = één organisatie Twee mogelijkheden: Organisatie heeft een eigen accountmanager Bibliotheek voert accountmanagement over deze organisatie. Bepaal voor het invoeren hoe de structuur eruit ziet van de organisatie en welke relatie(s) er gelegd moeten worden.

Relaties leggen Er zijn verschillende soorten relaties. Bij een moeder-dochterrelatie is het mogelijk om producten van elkaar over te nemen.

Eigen accountmanager Bibliotheek

Eigen accountmanager Bibliotheek Organisatie X

Eigen accountmanager Bibliotheek “Moeder” organisatie Organisatie X

Eigen accountmanager Bibliotheek “Moeder” organisatie Organisatie X Dochterondernemingen, vestigingen etc. kunnen beheerd worden door de accountmanager van Organisatie X

“Dochter” organisatie Eigen accountmanager Bibliotheek Organisatie X “Dochter” organisatie A B C D

Leg de juiste relatie tussen organisaties Eigen accountmanager Bibliotheek Leg de juiste relatie tussen organisaties Organisatie X A B C D

Eigen accountmanager Bibliotheek Organisatie X A B C D

Bibliotheek voert beheer

Bibliotheek voert beheer Organisatie Y

Bibliotheek voert beheer “Moeder” organisatie Organisatie Y

Bibliotheek voert beheer “Moeder” organisatie Organisatie Y Organisatie Y heeft geen accountmanager, dus wordt beheerd door de bibliotheek.

Bibliotheek voert beheer Organisatie Y A B C D “Dochter” organisatie

Bibliotheek voert beheer Organisatie Y A B C D Leg de juiste relatie tussen organisaties

Bibliotheek voert beheer Organisatie Y A B C D

Invoeren complexe organisaties

Kies de juiste organisatie #1 Als de betreffende organisatie al eerder is ingevoerd, zoek dan de organisatie via de zoekmogelijkheid. Kies in het menu “Organisatietaken” voor “Wijzigen”

Kies de juiste organisatie #2 De organisatie is ook onder contracten in “Mijn organisatie” te vinden.

Selecteer in het menu aan de linkerkant van je scherm “Contracten”.

Je ziet een scherm waarin alle organisaties zichtbaar zijn die onder jouw organisatie vallen. Dit zijn dus alle contracten. Kies de betreffende organisatie.

Kies de betreffende organisatie en klik op “Wijzigen” in het menu “Contracttaken”.

Na het kiezen van “Wijzigen” krijg je het scherm waarin je alle informatie in hebt ingevoerd. Als de organisatie nog niet is ingevoerd in G!DS, volg je eerst de stappen om een nieuwe organisatie in te voeren.

Aangeven moederorganisatie Kies voor “Deze organisatie mag producten van een andere organisatie overnemen”. Het tabblad “Overnemen” wordt beschikbaar.

Kies in het tabblad “overnemen” de juiste moeder-organisatie, door op het pijltje te klikken. Zoek en kies vervolgens de juiste organisatie.

De organisatie kan nu producten overnemen van de gekozen organisatie, mits deze organisatie daar natuurlijk toestemming voor geeft. Andere relatiesoorten kunnen aangegeven worden in het tabblad “Relaties” onder

Andere relaties Ga naar het tabblad “Relaties”. Kies “Toevoegen” om een relatie toe te voegen. Meerdere relaties zijn mogelijk.

Vul het venster dat verschijnt in. Kies eerst of je een relatie wil leggen met een organisatie of een product.

Kies vervolgens welke relatie je wilt leggen. Ruime keuzemogelijkheid. Wil je een relatie leggen die niet aanwezig is, neem dan contact op met het provinciaal servicemanagement.

Klik op de loep achter “Organisatie” en zoek en kies in het scherm wat verschijnt de betreffende organisatie (of product) waarmee je de relatie wil leggen.

De relatie is gelegd. De relatie wordt nog geaccordeerd.

Zelf aan de slag Zie oefeningenblad Ga naar de trainingsomgeving van G!DS: www.gids2.nl/zandbak Denk aan: Hoe zet je de complexe organisatie op? Welke relaties leg je? Maak duidelijke keuzes! Soms eigen inzicht gebruiken om de organisatie in te delen.

Afronding

Oefenen Oefen in de trainingsomgeving van G!DS, te vinden via www.gids2.nl/zandbak. Opdrachten op papier/ via mail. Probeer dit voor de volgende keer af te hebben. Schrijf je vragen en opmerkingen op!

Je staat er niet alleen voor Helpdesk en vragen: Provinciaal servicemanagement Opleidingen: Provinciaal servicemanagement Handleidingen: te vinden in G!DS Én…

Je wordt door G!DS begeleid door vooraf opgestelde formats. G!DS helpt je! Je wordt door G!DS begeleid door vooraf opgestelde formats.

Dank voor uw aandacht! Vragen?