Digitaal archiveren met of vanuit N@Tschool! Hamsteren! Digitaal archiveren met of vanuit N@Tschool!

Waar hebben we het over? Kaders voor archiveren Welke mogelijkheden biedt N@Tschool! voor archivering? Voorbeeld: archiveren toetsen bij de HR

Kaders voor archiveren Archiefwet Instellingen met publieksrechtelijke rechtsvorm: volledig Instellingen met privaatrechtelijke rechtsvorm: deels Aanscherping regelgeving in HO: Afstudeerwerken moeten 7 jaar bewaard blijven Overige wet- en regelgeving Wbp legt onder meer vast wat je met gegevens mag doen waarvan bewaartermijn is verstreken Burgerlijk wetboek Onderwijs- en belastingwetgeving

Archiefwet Wat valt onder de archiefwet? Publieksrechtelijke: volledig archiefbeheer Privaatrechtelijk: openbaar gezagtaken Diploma’s en examenresultaten Besluiten tot vrijstelling leerplicht Wat moet dan bewaard blijven en hoe lang? Selectielijst! Voorbeelden: Examens in HBO: 50 jaar Examens in MBO: 30 jaar OER: 7 jaar Inschrijven van deelnemers : 7 jaar na uitschrijving Correspondentie MR: 10 jaar Subsidieaanvragen: 5 jaar na afsluiting Geschillen (HBO): 5 jaar na uitspraak Klachten: 10 jaar na afhandeling

…en onderwijsproducten? This page is intentionally left blank

…en onderwijsproducten? Lijkt, behalve voor examens, geen grondslag voor te zijn Wel adviezen / best practices: Examengegevens MBO: 3 jaar Tussentijdse toetsen e.d.: 2 jaar Deze ‘richtlijnen’kunnen per sector of per school verschillen Conclusie: Examenproducten: 7 jaar voor HO, 3 jaar voor MBO 6 maanden voor VO Voor overige onderwijsproducten, bepaal je zelf wat je wilt bewaren en hoe lang

Archiveren - mogelijkheden Three Ships N@Tschool! Bewaar niets: Leg verantwoordelijkheid volledig bij de student Kan met Three Ships BackPack Bewaar alles in de leeromgeving Wanneer student de instelling verlaat: account op ‘no-access’zetten Goedkope storage voor ‘oude’ volumes Relevante producten archiveren Waar: kan varieren van goedkope gegevensdrager tot archiefsysteem Serverside BackPack goede optie om ‘alles’ op te slaan Niet alles archiveren? Maak dan gebruik van de honderden webmethods die beschikbaar zijn om informatie uit de omgeving te halen… … en uiteraard de mogelijkheid tot maatwerk

Voorbeeld: Hogeschool Rotterdam Achtergrond: DocBase is het door de HR gekozen archiefsysteem Alle toetsen moeten gearchiveerd worden Naast de toets moeten ook resultaat en beoordeling gearchiveerd worden Een toetsvorm is: opdracht inleveren Curriculum wordt gedefinieerd in Osiris Studieroutes en toetsmomenten (inleveropdrachten) worden geautomatiseerd vanuit Osiris klaargezet Beoordeling vindt inhoudelijk plaats in N@Tschool!, resultaat wordt ingevoerd in Osiris

Voorbeeld: Hogeschool Rotterdam Uitwerking: Inleveropdrachten worden vervangen door inlevertaken Een scheduled job plaatst alle ingeleverde opdrachten in een queue Een tweede scheduled job bekijkt voor elk van de opdrachten in de queue of er een resultaat is. Zo ja, dan wordt extra informatie opgehaald uit onder meer Osiris Alle voor de opdracht (toets) ingeleverde documenten, de extra informatie en de beoordeling worden middels webservices in DocBase geplaatst.

Voorbeeld: Hogeschool Rotterdam Waarom inlevertaken? Mogelijk om meerdere documenten in 1 opdracht in te leveren Meer uitgebreide beoordeling mogelijk. Denk aan een beoordelingsformulier dat in de taak is uitgewerkt, of aan beoordelingsdocumenten die aan de beoordeling kunnen worden toegevoegd Per opdracht moet een unieke sleutel meegegeven kunnen worden om te kunnen matchen met informatie uit Osiris Extra bonus: Signalering Opname in ‘todo’ lijst

Inlevertaak in studieroute

Inleveren meerdere documenten in 1 opdracht

Inleveren meerdere documenten in 1 opdracht

Beoordelen opdracht

Beoordelen opdracht

Beoordeling voor student zichtbaar

Archiveren: wachtrij

Archiveren: Logboek

Samenvatting Wat u bewaart, waar en hoe lang ligt vast voor examenproducten. Voor overige onderwijsproducten is de keuze aan u! Met Three Ships de juiste oplossing voor uw situatie: BackPack Serverside BackPack Webservices Maatwerk En nu: hamsteren!

Vragen?