Werklastmeting in de praktijk Veerle Conings Instituut voor de Overheid

Echo’s Hoe efficiënt werkt u? (vacature.com) ... dans le souci de mieux cerner l'encadrement et le financement de la justice (La Libre Belgique) Acht op tien bedrijven meten werklast (vacature.com) Het gaat niet om de werklast van 1 individuele werknemer, wel om de processen (vacature.com) Meting niet voor individuele controles (instituutvoordeoverheid.be) Hoe efficiënt werkt u? (vacature.com)

Opbouw Waarom werklastmeting ? Hoe ziet werklastmeetsysteem eruit? Wat zijn de procesfases? Wat maakt dat de werklastmeting slaagt?

Waarom werklastmeting ? Opbouw Waarom werklastmeting ? Hoe ziet werklastmeetsysteem eruit ? Wat zijn de procesfases ? Wat maakt dat de werklastmeting slaagt ?

Doelstellingen De actuele personeelsbehoefte inschatten en budgetteren Inzicht krijgen in de manier waarop het werk wordt georganiseerd Collectief nadenken over de werkbelasting of het werkcomfort Evenredige verdeling van het werk NOOIT EXPLICIET: Individuele prestaties in kaart brengen en ondermaatse prestaties opsporen

Hoe ziet werklastmeetsysteem eruit ? Opbouw Waarom werklastmeting ? Hoe ziet werklastmeetsysteem eruit ? Wat zijn de procesfases ? Wat maakt dat de werklastmeting slaagt ?

2 systemen: ‘volumes’ of ‘tijden’ a) Volumes: Gemiddeld aantal dossiers per persoon Veronderstelling: Men werkt op zelfde manier, zelfde werkmethode Geen rekening met complexiteit dossiers Geen zicht op niet-dossiergebonden tijd Geen ruimte voor verbetering

Normen maken: vb MUNAS Arresten Effectief aantal magistraten Aantal per magistraat Antwerpen 8.408 43 196 Brussel 8.287 49 169 Gent 7.545 45 167 Liège 5.856 32 183 Mons 3.797 23 165 Totaal 33.889 195 173

2 systemen: ‘volumes’ of ‘tijden’ b) Tijd besteed aan een dossier Van input naar output: wordt opgedeeld in activiteiten waaraan tijden gekoppeld worden Inzicht in knelpunten in organisatieprocessen Mogelijkheid tot verbetering Zicht op arbeidsorganisatie Zicht op dossier- en niet-dossiergebonden tijd

Kernelementen Werklastmeting Hoeveelheid werk (volume) bepalen Tijdsnorm bepalen Dossiergebonden tijd bepalen Personeelsbehoefte bepalen en procesverbeteringsvoorstellen formuleren

c. Dossiergebonden tijd Totale werktijd (bruto besteedbare tijd / jaar / VTE) 1976 uren (52 weken * 38 uren) Minus onbeschikbare tijd (verlof, feestdagen, ziekte, …) Minus 376 uren Beschikbare tijd 1600 uren Minus tijd voor niet-dossiergebonden activiteiten Minus 400 uren Dossiergebonden tijd (per VTE per jaar) 1200 uren

d. Personeelsbehoefte Werklast van de organisatie (tijd p1* volume p1 + tijd p2 * volume p2 + …) Gemiddelde dossiergebonden tijd per VTE per jaar

Wat zijn de procesfases ? Opbouw Waarom werklastmeting ? Hoe ziet werklastmeetsysteem eruit ? Wat zijn de procesfases ? Wat maakt dat de werklastmeting slaagt ?

Procesfases Fase 1: Sensibiliseren, draagvlak creëren Fase 2: Het instrument ontwikkelen Fase 3: Werklastmeting uitvoeren Fase 4: Perceptie van de werklast Fase 5: Integratie van resultaten uit fase 3 en 4

a) Fase 1: Sensibiliseren De meerwaarde van werklastmeting en de bezorgdheden over het thema op tafel krijgen Ambassadeur worden van het project Bezorgdheden ombuigen in: “het project zal niet evident zijn, maar we zijn ons bewust van de voordelen”

Risico’s vermijden vanuit volgende principes GEEN instrument voor interne evaluatie, GEEN resultaten vrijgegeven per afdeling WEL gemiddelde werklast voor een werknemer De werkgroepen werken een voorstel uit over het ‘hoe’, de stuurgroep bekrachtigt Aandacht voor de perceptie van de werklast

b) Fase 2: Het instrument ontwikkelen Wat gaan we meten? Soorten dossiers oplijsten Werkinhoud in activiteiten opdelen Niet-dossiergebonden werk inventariseren Hoe gaan we meten? Methode voor dossiergebonden werk Methode voor niet-dossiergebonden werk

b) Fase 2: Hoe gaan we meten? Dossiergebonden werk Tijdschrijven op een timesheet Tijdschatten in werkgroepen Combinatie Niet-dossiergebonden werk Benchmarking van soortgelijke organisaties

c) Fase 3: Werklastmeting uitvoeren In functie van de keuzes uit fase 2

d) Fase 4: Perceptie van de werklast In groep nadenken over de kwaliteit van de werkorganisatie en de perceptie van de werklast Stressbeleving Motiverende arbeidsinhoud Teamwerk Vervangingsbeleid bij ziekte …

e) Fase 5: Resultaten Integratie van resultaten uit fase 3 en 4 en intern debat over de resultaten

Wat maakt dat de werklastmeting slaagt ? Opbouw Waarom werklastmeting ? Hoe ziet werklastmeetsysteem eruit ? Wat zijn de procesfases ? Wat maakt dat de werklastmeting slaagt ?

Wat maakt dat de werklastmeting slaagt? Open communicatie en betrokkenheid Tweeledige rol: expert én procesbegeleider Participatieve werkvormen Eenvoudig, hanteerbaar instrument Breng de meerwaarde voor het individu in kaart Anonieme verwerking van gegevens, het gaat over de organisatie, niet het individu

Contact Dank u Voor info: veerle.conings@soc.kuleuven.be vormingscoördinator