Communicatie als strategisch instrument bij verandertrajecten in de langdurige zorg Saskia ter Kuile, Communicatiemanager In voor zorg! s.terkuile@vilans.nl 06-46212004

Communicatie In voor zorg! Volgens principes van Whole Scale Change Individueel verandertraject Niveau vraagstuk: veranderopgave; - methode; aard organisatie Programmaniveau: 1200 organisaties langdurige zorg

In voor zorg-traject Inhoud: wat gaan we veranderen Vanuit samenhang: structuur cultuur strategie gedrag onderlinge relaties beelden samenwerking Proces: hoe gaan we het veranderen Tijd: snelheid Volgorde: fasering Aanpak: methode en mate van participatie Context: waarom gaan we veranderen Maatschappij en beleid: Framing: welke betekenis en bedoeling Scope: reikwijdte betrekkingen en stakeholders Systemisch: verband tussen inhoud, proces en context Inhoudsopgave Leidraad PvA Inleiding Korte inleiding (half A4) met kenmerken van de organisatie.   Doel Wat wil de organisatie verbeteren/veranderen/realiseren om toekomstbestendig te worden? Welke transitie wordt door de organisatie beoogd en waarom is dit een transitie? Welke specifieke strategische motieven liggen hieraan ten grondslag? Motivatie voor In voor zorg! traject Motivatie In voor zorg-traject: wat maakt dat de organisatie een In voor zorg-traject noodzakelijk vindt? Wat is de huidige stand van zaken in de organisatie; focus op die zaken die relevant zijn voor de transitie. Kansen en risico’s Waar ziet de organisatie de belangrijkste kansen, belemmeringen en risico’s? Resultaten Wat zijn de beoogde doelstellingen/eindresultaten van het verandertraject in de zorgorganisatie? Geef bij alle volgende indicatoren aan welke resultaten worden gemeten en beoordeeld (meetplan): . Financiën . Personele inzetbaarheid . Kwaliteit. Verplicht: cq index, . Interventiespecifieke indicatoren Welke aanvullende indicatoren/uitkomsten worden gemeten Leidraad Plan van aanpak (8 pagina’s, excl. bijlagen) Bijlagen (Operationele uitwerking) Motivatie In voor zorg-traject Kansen & Risico’s Meetplan: ‘meten van resultaten in het In voor zorg-verandertraject (O&M)’: . welke meetinstrumenten meetmomenten . wie is verantwoordelijk . praktische uitvoering Leren / ontwikkelen Wat gaat de organisatie leren/ontwikkelen om de implementatiedoelen te bereiken? Welke nieuwe competenties en werkgedrag moeten worden ontwikkeld om de resultaten te bereiken? Op welke functiegroepen wordt hierbij gefocust? Welke kennis wordt in het In voor zorg-traject door de organisatie ontwikkeld? Hoe wordt deze kennis ter beschikking gesteld van In voor zorg!? Welke concrete / SMART . ontwikkelresultaten . leerresultaten . kennisresultaten gaat de organisatie realiseren (leerplan/leeromgeving)? Op welke indicatoren worden de effecten gemeten en beoordeeld? Leerplan: (In voor zorg-leermodel / K&L) Inrichten van een strategische leeromgeving Rollen / taken Wat is de rol van de In voor zorg-coach? Welke inspanning levert de organisatie? Interventies Wat is volgens de organisatie nodig om de doelen te realiseren? Noem de meest essentiële interventies die de organisatie gaat inzetten en/of uitvoeren om de resultaten te behalen. Wat zijn de belangrijkste motieven voor deze interventies? Wat en hoe wordt geborgd / in stand gehouden wat is bereikt? Stappenplan Welke interventies worden ingezet Communicatie Hoe wordt intern gecommuniceerd door de organisatie gedurende het In voor zorg-traject (communicatieplan)? Hoe vindt externe communicatie plaats over het verloop en de resultaten van het transitietraject? Communicatieplan (Richtlijnen communicatie) Begroting Hoe ziet de projectbegroting eruit? Format begroting

http://www.youtube.com/watch?v=bGVe3wRKmH0

Communicatielessen van Kotter Het gevaar van te weinig communiceren is een serieus risico bij een verandertraject. Organiseer je communicatie: kijk naar alle bestaande kanalen, zet ze in en optimaliseer ze. Activeer ‘change agents’ in de organisatie.

Communicatie in verandertraject Scan = organisatiediagnose met aanbeveling Plan van Aanpak = beschrijving van verandertraject met te verwachten en gewenste resultaten Paragraaf Communicatie – in welke fasen van het verandertraject wordt welke communicatie ingezet voor welke doelgroepen?

Plan van aanpak Communicatie Actieve participatie: hoeveel mensen zijn (direct) bij het traject betrokken, wie zijn het en hoe weten ze wat er gebeurt? Systeemdenken bepaal het geheel - doelstelling verandertraject: Afgerond traject? Bv inrichten centraal servicepunt Goed voorbeeld / overdraagbaar? Pilot / opschaalbaar?

Model voor snellere verspreiding van de verandering Voortgang bewaken, bevestigen resultaten Zenden Cognitief Ontvangen Affectief Implementeren Gedrag Wat ga je veranderen met wie? Informatie Waarom moeten we veranderen? Houding Wat gaan we anders doen? Houding/gedrag S.W.Fraser & P.Stienstra, Vaart in verspreiding, NIZW, 2006

Zelf aan de slag! Vertaal de doelstelling van je In voor zorg-traject naar een communicabele boodschap Maak een planning van het veranderingstraject op hoofdlijnen Identificeer hierin de mijlpalen voor communicatie

Communicatie In voor zorg! Vind alles wat je nodig hebt op: http://www.invoorzorg.nl/ivzweb/Overzichten-In-Voor-Zorg!/Overzichten-In-Voor-Zorg!-Over-In-voor-zorg!/Overzichten-In-Voor-Zorg!-Over-In-voor-zorg!-Communicatie.html?hoofdthema=-1