Deel 3 Relevantie

Onderwerpen in deze presentatie Tolmodel Bovenkant van de tol Het midden van de tol De onderkant van de tol Relevantietypologie

Even herhalen: belangrijkste kwaliteitseisen voor informatie Betrouwbaarheid (zie deel 2) door maatregelen van interne controle en de daarop gebaseerd betrouwbaarheidstypologie Relevantie (deel 3) door het tolmodel en de daarop gebaseerde relevantietypologie

1. Tolmodel

Alle elementen uit de tol hebben effect op de informatiebehoeften van het management. Achtereenvolgens komen aan bod: Bovenkant van de tol: de richting! Midden van de tol: processen & structuren. Onderkant van de tol: managementstijl & cultuur. Elementen kunnen onderling in balans zijn (positief) of niet (negatief) waardoor de balans van de tol verstoord wordt!

2. Bovenkant van de tol

Bovenkant van de tol

Missie: bestaansreden organisatie

Strategie: de weg waarlangs doelen en doelstellingen kunnen worden bereikt Porter (1980): Kostenleiderschapstrategie Differentiatiestrategie Focusstrategie

Toepassingsvraag 1 Wat zou het verschil zijn in strategie tussen een autofabrikant als Dacia en een fabrikant als BMW? Tot welke verschillen in de informatiebehoefte voor het management zou dit kunnen leiden?

3. Het midden van de tol

Midden van de tol: processen en structuren Invloed bepalende factoren: 3.1 betrouwbaarheidstype & procestype aansluitend op waardekringloop; 3.2 Procesbeheersing; 3.3 de manier waarop de organisatie gestructureerd is.

3.1.Betrouwbaarheidstype & procestype Het feit dat de organisatie bijvoorbeeld een handels- of productiebedrijf is dan wel een ander type is beïnvloedt de informatiebehoeften. De processen die samen de waardekringloop vormen van de organisatie hebben hun eigen informatiebehoeften.

Management informatie betrouwbaarheidstype handelsbedrijf Bijvoorbeeld: brutomarges per artikelgroep omloopsnelheden van de voorraden kasverschillen voorraadverschillen

Toepassingsvraag 2 Welke informatiebehoeften vloeien er voort uit de processen voor een fabrikant als Sparta? Welke informatiebehoeften vloeien er voort uit de processen voor een accountantskantoor als KPMG?

3.2. Procesbeheersing 2.1. De functie van managementinformatie in de regelkring 2.2. De functie van managementinformatie bij onzekerheid over transformatie en doelstelling 2.3 De inhoud van de managementinformatie mede afhankelijk van de inrichting van de regelkringen aan de hand van het KAD model.

De functie van managementinformatie in de regelkring

Toepassingsvraag 3 Welke gevolgen kan het ontbreken van de relevante en betrouwbare managementinformatie over het productieproces van een fietsenfabriek hebben voor de beheersing van dat proces?

Invloed beheersing op gebruik management informatie

Toepassingsvraag 4 Waarom komt rationele besluitvorming in de praktijk minder vaak voor dan je denkt?

Wijze van procesbeheersing conform het KAD model

Gevolgen voor informatiebehoeften

Toepassingsvraag 5 Hoe zou je het productieproces typeren in termen van het KAD model voor jachtbouwer die zich heeft gespecialiseerd in exclusieve jachten? Welke gevolgen heeft je typering voor de managementinformatie over dit productieproces?

3.3 Het midden van de tol: structuren

Structuur van de organisatie Invloed van basisstructuren Invloed wijze van coördinatie en beheersing aan de hand van Mintzberg Invloed van het type verantwoordelijkheid

Invloed van basisstructuur

Invloed wijze van coördineren

Toepassingsvraag 6 Heeft de directeur van een organisatie met een eenvoudige structuur (simple structure) een minder omvangrijke informatiebehoefte of voorziet hij op een andere manier in zijn informatiebehoefte? Waarom zou het voor een adhocratie lastig zijn om het systeem van bestuurlijke informatieverzorging te ontwerpen?

Invloed soort verantwoordelijkheid

Toepassingsvraag 7 Welke relatie bestaat er tussen de manier waarop prestaties gemeten worden en de invloed die dit heeft op de handelswijze van de manager? Geef een voorbeeld van het negatieve effect dat het beschouwen van een R&D-afdeling als standaardkostencentrum kan hebben voor de motivatie van de medewerkers.

4. Onderkant van de tol: managementstijl & cultuur

Onderkant van de tol: managementstijl & cultuur Individuele managementstijl collectieve managementstijl 4.2. Cultuur

4.1 Invloed individuele managementstijl

Toepassingsvraag 8 Welke van de behandelde managementprofielen leiden tot minder doelcongruentie van de medewerkers?

4.1 Invloed collectieve managementstijl

Toepassingsvraag 9 Waar zal de keuze tussen strakke of losse delegatie van afhangen?

4.1 Invloed van cultuur

4.2. Invloed cultuurtypen

Dit levert een “longlist” op van mogelijke informatie behoeften We hebben nu alle informatiebehoeften bepalende factoren van het tolmodel doorlopen. Bepaal de informatiebehoeften op basis van de factoren van het tolmodel Dit levert een “longlist” op van mogelijke informatie behoeften We noemen deze wijze van werken: de contingentiebenadering.

Nu pas gaan we aan het management vragen wat ze van deze lijst vinden. 1. Bespreek de longlist met het management en 2. Vraag op basis daarvan welke informatie zij echt willen hebben (en in welke vorm). Hieruit resulteert een eerste versie van de rapportageset.

Het tolmodel is primair een ontwerpstrategie. Omschrijving Oberstrategie Vraag de manager wat zijn informatiebehoefte is Referentiestrategie Kijk naar analoge situaties en neem over wat van toepassing is Ontwerpen Analyseer zorgvuldig de factoren die management informatie bepalen. Evolutionair ontwikkelen Probeer stukje bij beetje de puzzel in te vullen. Schotel de manager iets voor en perfectioneer het product Na het toepassen van de ontwerpstrategie (waarbij gebruik wordt gemaakt van referenties) wordt aan het management gevraagd wat ze ervan vinden (de oberstrategie). Vervolgens kan de resulterende rapportageset zich evolutionair ontwikkelen.

5. Relevantietypologie Bepaalde combinaties van factoren in het tolmodel komen meer voor dan andere. Dit levert referentiemodellen op. Dit zijn voorbeelden die aangeven hoe op hoofdlijnen de inhoud van de managementinformatie bepaald moet worden. Positieve varianten waar de tolelementen in evenwicht zijn. Negatieve varianten waar door een negatieve cultuur de tol niet langer in evenwicht is en dreigt om te vallen.

Samenhang typologieën

Toepassen van de relevantietypologietypologie