ORGANISATIE & STRUCTUUR BBC WUUSTWEZEL 2011-2012 ORGANISATIE & STRUCTUUR

Mijlpalen van de club 1981: oprichting LOEBAC 4de Provinciale 1982 - 1984: Eerste jaren in 4de Provinciale 1985 - 1990: Start van de jeugdwerking 1992 Promotie naar 3de Provinciale en start Dames 1993 - 1996: Verdere uitbouw seniors heren en dames en jeugd 1997: Promotie heren naar 2de Provinciale 2005 - 2006: Start 2de seniorsploeg in 4de Prov 2006 – 2007: Jeudgploeg in Landelijke Competitie 2007 – 2008: Reservenploeg voor 2de seniors ploeg 2009 – 2010: 1ste prov. 3de prov. 4de prov.

Basisprincipes Familieclub en vriendenclub Voor Wuustwezel en buurgemeenten (zonder club) Sportiviteit en hoge kwaliteit opleiding Gezonde ambitie: ‘naar boven mikken’ Alle spelers voldoende aan bod: waar voor lidgeld Voldoende bekwame personen in de juiste functies: spelers/ouders en medewerkers Doelmatige interne organisatie / taakverdeling Voldoende zaalruimte en materiële middelen Gezonde financiële werking

Een democratische organisatie Democratie : 4 basiswaarden: vrijheid, gelijkheid, solidariteit en efficiëntie Toepassing op alle onderdelen van organisatie: Alle leden, organen, middelen en activiteiten (korte en lange termijn) Vrijheid: leden kunnen voldoende zelf kiezen en initiatieven nemen Gelijkheid: voldoende gelijk deelnemen aan activiteiten en voldoende gelijke behandeling Solidariteit: voldoende (financiële) ‘ondersteuning’ om volwaardig te kunnen deelnemen Efficiëntie: gegeven de drie andere waarden is de dagelijkse werking voldoende doelmatig

Toekomst seniors: drie scenario’s Kalm aan Scenario 2 Stabiele groei Scenario 3 Snel pieken 2015 2013 2012 2011 2010 2de land. 1ste prov. 2de prov. 3de prov. 4de prov.

Scenario 2 – Stabiele groei Rustig opbouwen om te groeien op alle niveaus Goede mix van ervaren spelers en eigen jeugd Lager budget dan scenario 3, hoger dan scenario 1 Jeugd en seniors: spelers uit Wuustwezel en omstreken Alle spelers: voldoende aan bod op juiste niveau Spelers en trainers krijgen voldoende tijd om te groeien Geen drama als doel niet wordt gehaald binnen termijn Verdere uitbouw 1ste prov., overgang naar 2de landel. Verdere uitbouw 3de prov., overgang naar 2de prov. Verdere uitbouw 4de prov., ev. overgang naar 3de prov. Vriendenclubs voor puur recreatieve basketbal Keuze van de club, met alle consequenties ! Seniors Jeugd

Jeugdwerking – scenario 2 Algemeen Gecoördineerde jeugdwerking over alle jeugdploegen heen Vanaf miniemen - cadetten gerichter werken naar integratie in seniors ploegen door samenwerking met coaches seniors Brede structuur zodat spelers van verschillende niveaus aan hun trekken komen Geen spitse piramide, waarbij enkel de betere spelers worden behouden Seniors Jeugd

Basisprincipes  uitdagingen Familieclub en vriendenclub Voor Wuustwezel en buurgemeenten (zonder club) Sportiviteit en hoge kwaliteit opleiding Gezonde ambitie: ‘naar boven mikken’ Alle spelers voldoende aan bod: waar voor lidgeld Voldoende bekwame personen in de juiste functies: spelers/ouders en medewerkers Doelmatige interne organisatie / taakverdeling Voldoende zaalruimte en materiële middelen Gezonde financiële werking

ORGANISATIE & STRUCTUUR Inhoud Organigram Verklaringen en taken verschillende niveau’s Onderlinge connectie Functies: uitleg, profiel Algemeen voor alle organen geldt: Werken volgens plan goedgekeurd door AV Werken volgens budget goedgekeurd door AV De meeste beslissingen d.m.v. gewone meerderheid (uitzonderingen zie statuten) Rapporteren aan Raad van Bestuur

Algemene vergadering Raad van Bestuur Dagelijks bestuur Sportieve cel Sportraad Financiële cel Activiteiten Jeugdcoördinatie Sponsoring Trainersvergadering Publiciteit Administratieve cel Kan10

Organen Algemene beschrijving Doel Vergadering Taken

Verantwoordelijken per orgaan Organen Leiding Leden Alg. Vergadering Bestuursraad Dagelijks bestuur Sportieve cel Financiële cel Trainersvergadering Sportraad Activiteiten Sponsoring/publiciteit KAN10 Administratieve cel Walter Van Dongen Ron Meeusen Jan Hens Hoofdtrainer ?? 1 pers. per activiteit Denis Bastiaenssens Tom Van Opstal alle leden vzw 15 personen 8 personen 4 personen alle trainers 10 personen 2 à 3 personen 5 personen

Algemene vergadering (AV) Toegankelijk voor alle leden en ouders van leden Verwachte aanwezigheid: Leden Raad van Bestuur Jeugdcoördinator, trainers, ploegverantwoordelijken 3 spelers per seniorploeg 3 ouders per jeugdploeg Doel: toelichting, bespreking en goedkeuring werking club Vergaderingen: leiding voorzitter December en juni Agenda Presentatie, bespreking en beslissing: Sportieve plan voorbije en volgende werkjaar Financiële plan voorbije en volgende werkjaar Plan niet-sportieve activiteiten voorbije en volgende werkjaar Visie op langere termijn: sportief, organisatorisch en financieel Open vragenronde Nieuwe bestuursleden en voorzitter stemmen (juni)

Raad van Bestuur (RvB) Groep max. 15 personen Doel: Algemene lopende, sportieve en niet-sportieve, zaken Algemeen vergadering voorbereiden en opstellen van agenda Toekomstvisie voor de club ontwikkelen en realiseren Vergaderingen: leiding voorzitter / ondervoorzitter Maandelijks Agenda: Financieel: kort overzicht van de lopende begroting door FC Briefwisseling voor B Evaluatie activiteiten: gebracht door verantwoordelijke AC KAN10: verantwoordelijke kan10 Bespreking werking/verslagen van DB, SC, SR, TV, FC, enz. Oplossing formuleren voor diverse problemen Planning, uitvoering, opvolging en evaluatie activiteiten Investeringen opvolgen en nieuwe bekijken Beslissingen: met meerderheid van stemmen Secretaris: ombudsman, verslagen, briefwisseling

Dagelijks bestuur (DB) Groep max. 8 personen Doel: Algemene lopende, sportieve en niet-sportieve, zaken die snel een oplossing vereisen Oplossing formuleren voor problemen Beslissingen nemen over dringende zaken Opvolging andere organen Vergadering: Wekelijks tot tweewekelijks, voor zover nodig Leiding: algemeen directeur

Sportieve cel (SC) Samenstelling: Voorzitter en Secretaris Leden : jeugdcoördinator, trainers en afgevaardigden jeugd en seniors Doel: Sportbeleidsplan ontwikkelen en realiseren Organisatie: 4x per jaar September, december, februari, mei Agenda Ploegindelingen: kalender, uren trainingen en wedstrijden Aantrekken van spelers en coaches volgens budget Opvolging jeugdcoördinator Materiaal: aankoop volgens budget en opvolging (materiaal meester) Opleidingen organiseren: refs, coaches Oplossingen aanbrengen voor jeugdcoördinator en coaches Opvolging van aankoop tenues Geeft voeding en feedback aan andere bestuursorganen

Financiële cel (FC) Groep: max. 4 personen Taken Financieel beheer: oriënteren en controleren Maken en opvolgen van begroting: sportieve en niet-sportieve inkomsten en uitgaven Opvolging uitgaven Opvolging inkomsten Boekhouding Investeringsplan Beheer dossiers subsidies, projecten Beheer reservefonds Aangifte belastingen, rechtbank van Koophandel

Sportraad (SR) Samenstelling: Ploegverantwoordelijken Voorzitter + Secretaris 2 leden van bestuursraad Doel: praktische zaken ploegen (sportief en niet-sportief) Organisatie: min. 5x per jaar September, november, januari, maart en mei Agenda: Bespreking ploegen sportief Praktische zaken rond de ploegen Tafelfuncties: opleiding Begeleiding nieuwe ploegverantwoordelijken Bespreking noden spelers en opmerkingen ouders Vriendenwedstrijden: kijken naar mogelijkheden ploeg Medewerkers zoeken voor activiteiten,tap onder ouders en spelers

Trainersvergadering (TV) Voor alle trainers Doel: opvolging jeugdwerking volgens plan Organisatie: Jeugdcoördinator organiseert en leid Min. 5x per seizoen: sept., nov., jan., maart en mei Agenda: Bespreking ploegen: trainingen, wedstrijden, stages, initiatielessen Opvolging en evaluatie spelers Opvolging nieuwe spelers Bespreking ploegindeling volgend seizoen Volgen clinics

Sponsoring en publiciteit (S&P) Sponsoring/advertenties: 4 à 6 personen Verantwoordelijk voor: Sponsors aantrekken Sponsors opvolgen Gemaakte afspraken doorgeven aan publiciteit Leden publiciteit/communicatie: 4 à 6 personen Clubblad : artikels en foto’s opvragen Rubriek De Spiegel : artikels en foto’s opvragen Folders, affiches activiteiten drukken en verdelen Website onderhoud en creatie Nieuwsbrieven

KAN10 Leden: 4 à 5 personen Taken: Dagelijkse organisatie Tapkalender opstellen en opvolgen Opleiding tapverantwoordelijken Lokaal en materiaal onderhouden/herstellen Opvolgen en organiseren feestjes Contact met gemeente, andere clubs

Activiteiten Leden: vooral leden Raad van Bestuur Taken: Uitwerking en realisatie activiteiten Opstellen jaaragenda Doorgeven van info naar publiciteit Regelen personeel Aankoop producten Financieel: raming, prijsbepaling, afrekening Folders/affiches maken en laten drukken Stand van zaken uitbrengen bij bestuursraad Draaiboek activiteiten: opvolgen, evalueren, aanpassen

Activiteiten: verantwoordelijken Augustus : Kruisweg Kermis: Walter + Tom + Toon September : Zandbergrun: Ron + Jan September : Supportersweekend (nieuw) Oktober : Speculaasverkoop: Bart en Nancy November : Wedstrijddiner + Sinterklaasfeest: Nancy + Gerda + Annemie December : Kerststage : jeugdcoördinator + trainer Januari : Nieuwjaarsdrink: Tom + ?? Februari: Wedstrijddiner 2: Nancy + Gerda + Annemie Februari/maart : Quiz: Jan Jacobs + Toon April : Wedstrijddiner 3: Nancy + Annemie + Ron Mei : Jeugddag: Ron + Annemie + Peggy

Administratieve cel (AC) Leden: 3 à 4 personen Taken: Contacten/communicatie met VBL: inschrijvingen, licenties,… Verslagen vergaderingen: noteren, uitschrijven en rondsturen Versturen/verdelen clubblad, folders, affiches, brieven, … Ledenlijsten bijhouden en uitvoeren: etiketten enz… Draaiboek activiteiten opvolgen Diversen

ORGANISATIE TAP KAN10 Leden: 10 à 15 tapverantwoordelijken en ruim 60 tappers Doel: kwaliteit en stiptheid Tapverantwoordelijken: minstens 8 x per jaar, met kleine vergoeding Eén of twee tapbeurten voor alle spelers/ouders Reserve: kandidaten voor extra tapbeurten, met kleine vergoeding In nood: externe tappers, met weekvergoeding

Functies Algemene beschrijving Profiel

Leden Raad van Bestuur Taakomschrijving Profiel Bijwonen van de bestuursvergaderingen Meedenken om de club verder uit te bouwen Voorstellen voor verbetering uitwerken Organiseren en uitvoeren activiteiten Toekomstvisie mee uitdenken Profiel Moet zich willen engageren binnen de club Ervaring in organiseren, samenwerken Vlot omgaan met andere medewerkers

Leden Sportieve cel Profiel Taakomschrijving Sportieve visie van de club uitwerken en realiseren Zoeken en opvolgen van trainers Opvolgen van ploegen/spelers (jeugd en seniors) Organiseren en uitvoeren sportieve activiteiten Profiel Zin voor planning hebben Beslissingen durven en kunnen nemen Kunnen onderhandelen met trainers en spelers Kennis en ervaring m.b.t. basketbalsport (in BBC) Bij voorkeur geen kinderen als speler in club

Jeugdcoördinator (JC) Taakomschrijving Stippelt opleidingsplan uit voor jeugd Opvolging en actief begeleiden coaches en spelers Leid en organiseert de trainersvergadering Richt clinics in Specialisatie trainingen inrichten Jeugdstages organiseren (contact Tom - KAN10) Geeft feedback aan sportieve cel Profiel Gediplomeerd trainer met ambitie om een club van af de premicroben naar een hoger niveau te brengen

Trainer jeugd / seniors Taakomschrijving Ploeg trainen/coachen volgens plan JC en code club Mee helpen aan stages, clinics, initiaties Feedback aan jeugdcoördinator, andere trainers Aanwezigheden spelers en evaluatie (speler v/d maand) Bijwonen trainersvergaderingen / AV Vriendenwedstrijden zoeken en vastleggen Opvolgen tapkalender (seniors) Tekst Clubblad/Spiegel, Profiel Diploma C of B Ervaring met basketbalsport Vlot omgaan met spelers, trainers, medewerkers, refs

Ploegverantwoordelijke Taakomschrijving Zorgt voor algemene organisatie van een ploeg zoals Opvolging wedstrijden en vervoerlijst (Extranet !) Waslijst voor de tenues Verzamelen/bijhouden licenties, medische fiche spelers, trainer, medewerkers en bundelen in kaft Taplijst voor eigen ploeg opvolgen Bijwonen vergaderingen van de sportraad Communicatie naar ouders: wedstrijden, stages, activiteiten… Zoeken van helpers voor de activiteiten: indien gevraagd Profiel Overweg kunnen met computer: mail, excell Communicatieve vaardigheden: spelers, ouders, trainers… Spelers groep vertegenwoordigen binnen club Punctueel zijn en zin hebben voor planning

Tafelfunctie: boek, 24sec en klok Taakomschrijving Tijdens de wedstrijd de tafelfunctie op zich nemen Boek invullen op verplaatsing 24sec bij thuiswedstrijden vanaf de pupillen Scorebord bij thuiswedstrijden Profiel Opleiding volgen tijdens de wedstrijd of op aanvraag Sportieve instelling hebben De regels van basket willen leren

Terreinafgevaardigde (delegué) Taakomschrijving In de zaal aanwezig zijn tijdens de wedstrijd zodat de scheidrechter, indien problemen, beroep kan doen op deze mensen Profiel Minimum 18 jaar zijn In het bezit zijn van licentie van de club Goed organisatorisch inzicht

Scheidsrechter Taakomschrijving Profiel Clubscheidsrechter Leiden wedstrijden premicroben, microben, benjamins Officiële opleiding volgen: betaald door de club Leiden van vriendenwedstrijden en tornooien Officieel Scheidsrechter Leiden van wedstrijden toegekend door VBL Leiden van thuiswedstrijden bij noodsituaties Profiel Min 14 jaar en vertrouwd zijn met de sport Opleiding gevolgd en geslaagd zijn van de VBL

Verantwoordelijken activiteit Taakomschrijving Datum opstellen: aanvang seizoen Uitwerking van praktische zaken Aankoop materiaal en/of producten Overzicht maken en zoeken naar helpers Publiciteit uitwerken en doorgeven aan de juiste personen (website, spiegel, clubblad Profiel Organisatie talent Ervaring met computer: mail, Excel, Word, Powerpoint Goede feeling voor planning

Tapverantwoordelijke Taakomschrijving Alle taken achter den toog van de kan10 kennen: Kassa, koffiemachine, afwasmachine, snacks bereiden Openen en sluiten van de kan10 Schoonmaken toog, toestellen en Kan10 uitkeren Bijstaan van een groep helpers in woord en daad Profiel Vlot in omgang Zin voor organisatie 1x per maand tappen Correct omgaan met geld

Bedankt nog vragen, voorstellen? BBC Wuustwezel