Rolverdeling tussen secretaris, ontvanger en andere actoren Vlaamse Lokale Ontvangers Vlaams Federatie van Gemeentesecretarissen Vereniging van Vlaamse OCMW-Secretarissen Gezamenlijke studiedag 12 maart 2008 – ING- Antwerpen Rolverdeling tussen secretaris, ontvanger en andere actoren Patrick Stoop Stoop Consulting bvba

1. Vragenlijst aan lokale besturen 18 lokale besturen hebben meegewerkt (36 aangeschreven) Kleine Gemeenten: 4, waarvan 3 ontvangers en 1 secretaris Middelgrote Gemeenten : 3, waarvan 3 ontvangers en 1 secretaris Grote Gemeenten : 1, waarvan 1 secretaris Klein OCMW: 2, waarvan 2 secretarissen Middelgroot OCMW: 4, waarvan 2 ontvangers en 2 secretarissen Groot OCMW: 4, waarvan 2 ontvangers en 2 secretarissen

Vragenlijst met 6 grote topics Persoonlijke functiescheiding en rolverdeling tussen enerzijds secretaris en ontvanger + impact op organisatiestructuur & personeelsformatie Planning en Budgettering. Bestedingen (bestedingscyclus). Belastingen en gemeentelijke inkomsten / ontvangsten (inkomstencyclus). Kasbeheer en Thesauriebeheer. Boekhouding, Registratie, Monitoring, Beheerscontrole, Rapportering en Jaarrekening

Algemene bevindingen In heel veel lokale besturen – zowel gemeenten als OCMW’s – zijn de afspraken nog vaak informeel Systeem interne controle nog in kinderschoenen Suggestie zeker iets meer hoofdlijnen formaliseren Introductie managementteam (MT) heeft (gemeenten en OCMW’s) een positieve impact op structuring / taakafspraken en betrokkenheid ontvanger Te doorgedreven functiescheiding is vaak problematisch  Voorkeur samenwerking en synergie Functiescheiding is geen “heilig doel” maar (type) controlemaatregel; enkel te gebruiken waar opportuun Indien functiescheiding niet opportuun => overschakelen op andere (types) controlemaatregelen

Algemene bevindingen (2) Visum (a priori) door ontvanger / financieel beheerder is meestal probleemloos ingevoerd en wordt als positief ervaren. De 2e wettigheids- en regelmatigheidscontrole à posteriori van Secretaris (2e handtekening bij betaling) is problematisch. De facto blijf vaak bestaande situatie gehandhaafd. Risico van formalisme en “blind tekenen” Doorgaans vlotte invulling van “functionele leiding secretaris” en “volle onafhankelijkheid” van de ontvanger / financieel beheerder. Echt samenwerkingsmodel; met positieve impact MT Hier en daar wel problematischer

Algemene bevindingen (3) Hier en daar wel impact op organisatiestructuur en overdragen verantwoordelijkheden. Per topic vaak goed tips en suggesties – topic 1: Belang van goede afspraken Focus op goede samenwerking, persoonlijk contact en constructieve plaats in MT Iets meer formalisering van kalender / aanpak van planning en budgettering. Ook voor planning en budgettering heeft MT positieve impact => betrokkenheid diensthoofden

Algemene bevindingen (4) Samenwerkingmodel iets moeilijker met gewestelijk ontvanger. Met de invoering van de NOB hebben de OCMW’s op een aantal topics al meer ervaring / een voorsprong Budgethouderschap in weinig lokale besturen operationeel. Bewustzijn omtrent impact en noodzaak transparantie. Nog niet taakstellend Ook “weerstand” uit “bestuur”. Aandacht nodig voor rol budgethouders / diensthoofden in facturatiecyclus (inkomstencyclus)

Algemene bevindingen (5) Vermijden cashverrichtingen; o.a. door betere automatisering en girale betaalmiddelen. (Terecht) Veel bedenkingen bij verschuiving verantwoordelijkheid “Kas” van ontvanger naar secretaris. Volwaardige kwartaalrapportering en beheerscontrole moeten nog echt op gang komen. Wel reeds (kwartaal)rapportering door ontvanger Behoefte aan voorbeelden / modellen voor relevante rapporteringen Voor alle topics: heel veel concrete praktijkvoorbeelden, praktijkgetuigenissen en een aantal tips.

Model van rolverdeling – in samenwerking en synergie! – Over 5 topics (zie vragen 2 tot 6 van vragenlijst) Planning en Budgettering. Bestedingen (bestedingscyclus). Belastingen en gemeentelijke inkomsten / ontvangsten (inkomstencyclus). Kasbeheer en Thesauriebeheer. Boekhouding, Registratie, Monitoring, Beheerscontrole, Rapportering en Jaarrekening Slechts eerste snelle aanzet voor deze studiedag.

Model Voor elke van de 5 topics – uitsplitsing in de verschillende stappen binnen de hele beleid-, budget en beheerscyclus. Voor elke stap situering rol van: Bestuur Secretaris Lid Managementteam / Budgethouder Ontvanger – Financieel beheerder