Interbestuurlijke Werkprocessen 16-05-2019 Programma’s en Gebieden José Donia van Leeuwen Omgevingstafel nr. 15 Interbestuurlijke Werkprocessen

Bedrijfsprocessen Omgevingswet Het processendiagram toont de causale samenhang tussen de bedrijfsprocessen van de omgevingswet. Het model is overgenomen van het interbestuurlijke processenraamwerk omgevingswet. De lichtgrijs gekleurde vormen representeren clusters van samenhangende processen; blauw gekleurde processen worden uitgevoerd door de gemeente; wit gekleurde processen worden uitgevoerd door initiatiefnemers en/of belanghebbenden; grijs gekleurde processen worden uitgevoerd door andere bestuursorganen dan de gemeente.

Programma Bedrijfsprocessen         Cluster "Beleidsontwikkeling en regelgeving"         Cluster "Vergunningverlening en melding"         Cluster "Interbestuurlijke samenwerking Methodiek "De Omgevingstafel" Vragen Naslagwerk Hoe?

Inventariseren van regels mbt fysieke leefomgeving Verordeningen (ter voorbereiding van het omgevingsplan) Beleidsregels (ter voorbereiding van o.a. de omgevingsvisie)

Analyseren geïnventariseerde regels Regels fysieke leefomgeving Overnemen? Verbeteren? Alternatieven? Schrappen? Hoe gaan we deze regels straks regelen in de omgevingsvisie en het omgevingsplan? 

Vergunnigverlening en melding Hoe beginnen wij bij het proces" behandelen vergunningsaanvraag"   Inventariseren hoeveel omgevingsvergunningen jaarlijks worden aangevraagd; Analyseren van de aanvragen op:   Onderwerp;  Indieningsvereisten (kompleet);  Verleend/niet verleend;   Opgeschort; Analyseren van de doorlooptijd per onderwerp; Onderzoeken hoeveel aanvragen er zijn vertraagd en wat de reden daarvan is; Uitzoeken en analyseren van de contracten met ketenpartners. Afhankelijk van de uitkomst van de analyse kan bepaald worden voor welke onderwerpen aanpassing van het proces nodig zijn.

Interactietypen binnen de interbestuurlijke procesketen Waaraan? Met de (bedrijfs)processen geeft elk bevoegd gezag en uitvoeringspartner invulling aan zijn taken inzake de uitvoering van de Omgevingswet en daarmee aan haar rol bij het samenwerken aan bijvoorbeeld het opstellen van een omgevingsplan of het behandelen van een vergunningaanvraag. Daar waar samenwerking noodzakelijk of effectief is, moet de uitvoering van bedrijfsprocessen van ketenpartners met elkaar verbonden worden. Daarin worden vier situaties onderscheiden: I: Ketenpartner A initieert een bedrijfsproces bij ketenpartner B •Er is sprake van een gebeurtenis veroorzaakt door ketenpartner A naar aanleiding waarvan ketenpartner B behoefte heeft (naar eigen keuze) actie te ondernemen.          •Bijvoorbeeld: Ontwerp omgevingsplan initieert indienen zienswijze door provincie          •Beschrijven: gebeurtenissen en proces dat gestart wordt •Kenmerken         •Ketenpartner A is niet afhankelijk van ketenpartner B, en wacht derhalve niet op reactie         •Ketenpartner B is zelf verantwoordelijk voor het monitoren of de "trigger" optreedt, en het besluiten of daarop gehandeld moet worden •Samenwerking         •Bij dit interactietype is niet echt sprake van samenwerking tussen de ketenpartners. De een reageert slechts op informatie (zoals een terinzagelegging of een instructie) van een ander.          •De reactie kan wel aanleiding zijn tot nauwere samenwerking in de vorm van een van de andere interactietypen. II: Ketenpartner A neemt een dienst af van ketenpartner B Er is sprake van een concrete behoefte bij ketenpartner A en een "leveringsplicht" bij ketenpartner B, gebaseerd gemaakte afspraken (onderling of volgend uit bv. wetgeving).       •Bijvoorbeeld: Vergunningaanvraag bij gemeente vereist advies-met-instemming van de provincie.       •Beschrijven: welke dienst is gevraagd, wat levert die dienst als resultaat? Welke SLA?       •Ketenpartner A is afhankelijk van het leveren van een resultaat door ketenpartner B. Het bedrijfsproces van A kan doorgaans in afwachting van het resultaat wel doorlopen maar niet afgerond worden.       •Kenmerken van het gevraagde resultaat (vorm, tijdlijnen, etc.) zijn vooraf bij beide partijen bekend       •Ketenpartner B heeft eigen verantwoordelijkheid en bevoegdheid om te bepalen hoe het resultaat tot stand komt.       •Er zijn uiteenlopende vormen mogelijk, variërend van een informeel telefoontje tot een formele instemming III: Ketenpartner A en ketenpartner B realiseren gezamenlijk een resultaat.  Er is sprake van twee of meer partijen die samen optrekken om één gezamenlijk resultaat te realiseren.       •Bijvoorbeeld: gezamenlijk beantwoorden van zienswijzen n.a.v. gecoördineerde aanpassing omgevingsverordening en omgevingsplan; samen werken aan coherente aanpassing van omgevingsvisies.      •Beschrijven: welke werkvorm is gewenst? Welk aandeel levert elke partij?       •Beide ketenpartners zijn van elkaar afhankelijk. Samenwerken is noodzakelijk om tot een goed resultaat te komen      •De vorm en mate van samenwerking is afhankelijk van het te leveren resultaat, de beschikbare middelen en de voorkeuren van de samenwerkende mensen en organisaties.      •Merk op dat er geen harde grens is met het voorgaande interactietype (dienst afnemen). Naarmate het leveren van een dienst meer afstemming vereist, wordt het resultaat meer een gezamenlijk iets. IV: Ketenpartner A uitbesteedt/delegeert een (deel)proces aan een uitvoeringspartner.  Ketenpartner A uitbesteedt/delegeert een (deel)proces aan een uitvoeringspartner     •Deze vorm van samenwerking is veelal geïnstitutionaliseerd     •Bijvoorbeeld: omgevingsdienst houdt toezicht namens provincie, gemeente of waterschap     •Beschrijven: SLA       •Het bedrijfsproces of deelproces wordt in zijn geheel uitgevoerd door een andere partij dan het bevoegd gezag dat bestuurlijke eindverantwoordelijkheid draagt.       •Samenwerking is veelal geïnstitutionaliseerd en/of zelfs verplicht. De uitvoeringspartner voert taken uit o.b.v. langdurige samenwerking vastgelegd in contract/convenant/gemeenschappelijke regeling, veelal voor meerdere opdrachtgevers.       •Uitbesteding kan ook eenmalig zijn, bijvoorbeeld het laten uitvoeren van een onderzoek door een adviesbureau

Samenwerken bij het behandelen van een vergunningsaanvraag Dit is een voorbeeld van samenwerking in een procesketen. In dit voorbeeld is een bevoegd gezag verantwoordelijk voor het te behandelen onderwerp (initiatief). Dat bevoegd gezag voert een bedrijfsproces uit dat voorziet in een bij de aanleiding (ontvangst initiatief) passend resultaat (bedrijfsproces ‘Behandelen vergunningaanvraag’). Waar nodig schakelt zij andere bevoegde gezagen en uitvoeringspartners in, in dit geval een Waterschap en een Omgevingsdienst. Elke uitvoeringspartner voert haar eigen bedrijfsproces uit (‘Instemmen’ resp. ‘Adviseren’). Die bedrijfsprocessen voorzien in deelresultaten van het eindresultaat. De uitvoeringspartners leveren die op aan het bevoegd gezag. De samenwerking tussen de ketenpartners cq. de afstemming tussen de diverse bedrijfsprocessen en informatiesystemen vindt zaakgericht plaats.

Methodiek "De Omgevingstafel"

De vergunningaanvraag van 26 naar 8 weken

Vragen

Naslagwerk https://www.gemmaonline.nl/index.php/Bedrijfsprocessen_omgevingswet Document:              Processen Ketenpartners Presentatie:             Omgevingstafel nr. 14