Opleiding iRegistratie Opfrissen van uw kennis 7/09/2019 Opleiding iRegistratie Opfrissen van uw kennis Goedemorgen allemaal. Leuk dat jullie zo talrijk aanwezig zijn. Brugge – dinsdag 19 februari 2019 Hasselt – donderdag 21 februari 2019

Op de agenda Werken met A&R Registreren vs. plannen PAUZE 7/09/2019 Op de agenda Werken met A&R Registreren vs. plannen PAUZE Werken met de scanner Werken met prijsklassen Prijzen aanpassen

De module iRegistratie iRegistratie: module voor het secretariaat Gegevens komen binnen: A&R: module voor de leerkracht De scanner: door begeleider opvang, refter, … Gegevens stromen door naar iRekeningen

A&R: Afwezigheden en Registraties 7/09/2019 A&R: Afwezigheden en Registraties

7/09/2019 Werken met A&R Registreren van afwezigheden en andere zaken, vb. drank, … Kort even tonen zodat ze weten over welke module het gaat. Werkt ook op iPad en smartphone

7/09/2019 Werken met A&R Registreren van afwezigheden en andere zaken, vb. drank, … R1B Bij de foto van een leerling kan een sterretje verschijnen: De betekenis is afhankelijk van de kleur van het sterretje en verschijnt in een tooltip. Bv.  Blauw: Meer dan 30 dagen geleden codes “-“ (= Onbekend)  Oranje: Meer dan 10 codes “B” (= problematische afwezigheden)  Rood: Meer dan 30 codes “B” (= problematische afwezigheden)  Groen: leerplichtige kleuter Wil je de leerkracht mee in de lijst? Zie volgende slide.

Werken met A&R Leerkracht ook in klaslijst A&R 7/09/2019 Werken met A&R Leerkracht ook in klaslijst A&R iRegistratie > Basisgegevens > Personalia Von Zonhoven Talia

Werken met A&R 1 x klikken: onbekend 7/09/2019 Werken met A&R 1 x klikken: onbekend 2 x klikken: laattijdig aangekomen Lange klik:

Werken met A&R iBasis > Algemeen > School > Parameters

Werken met A&R Drie soorten registraties: Ja/nee Getal 7/09/2019 Werken met A&R Drie soorten registraties: Ja/nee Getal Tijdsregistratie Overnemen gegevens van andere dagen mogelijk Enkele registraties doen bij dranken op de dag zelf. Korte klik vs lange klik De soorten registraties moeten ingesteld worden in iRegistratie bij het ingeven van de eenheden Voor afwezigheden (lange klik vs korte klik) duid je in iBasis/iLeerlingen aan welke codes de leerkracht kan zien via Algemeen > School > Parameters: tonen/printscreen? Bij de lange klik kan je voor afwezigheden ook een opmerking ingeven Periode zal in het paars staan. Bevestigde registraties in het groen Gesplitste rekeningen uitzetten: Basisgegevens > Personalia > Verdelen volgens facturatieadres Misschien kan je eens tonen hoe de instellingen in iRegistratie overeenkomen met hetgeen weergegeven wordt in A&R? Basisgegevens – eenheden/activiteiten – A&R Prijzen in iReg hebben altijd voorrang op iRek.

Werken met A&R Ingave voor periode Ingave voor de hele klas 7/09/2019 Werken met A&R Ingave voor periode Ingave voor de hele klas Ingave voor periode voor de hele klas Bevestigen met het slotje!!! Enkele registraties doen op 2 oktober Een Z ingeven doe je altijd met een periode

7/09/2019 Werken met A&R Gesplitste rekeningen

Werken met A&R Gesplitste rekeningen 7/09/2019 Werken met A&R Gesplitste rekeningen iRegistratie > Basisgegevens > Personalia Abner Brent

Werken met A&R Activiteiten vastzetten gebeurt in iRegistratie 7/09/2019 Werken met A&R Activiteiten vastzetten gebeurt in iRegistratie Nieuwe activiteiten toevoegen mogelijk Activiteit toevoegen Activiteit koppelen aan klassen

Werken met A&R iRegistratie: activiteiten vastzetten 7/09/2019 Werken met A&R iRegistratie: activiteiten vastzetten Basisgegevens > Registratie activiteiten

Werken met A&R iRegistratie: Eenheden aan elkaar koppelen 7/09/2019 Werken met A&R iRegistratie: Eenheden aan elkaar koppelen Basisgegevens > Registratie eenheden Ze moeten wel tot dezelfde activiteit behoren! Vertrek vanuit middagtoezicht.

Werken met A&R Weergave op mobiele toestellen 7/09/2019 iPad tonen, ook registreren.

Werken met A&R Overzicht registraties 7/09/2019 De klaslijsten zijn enkel van toepassing als je ook afwezigheden kan invoeren

Registreren vs. plannen 7/09/2019 Registreren vs. plannen

Plannen in A&R Planning = registraties in de toekomst 7/09/2019 Plannen in A&R Planning = registraties in de toekomst Lichtblauwe bolletjes iRegistratie: Planning > Registreren Een bolletje in de toekomst aanklikken bij drank om te laten zien dat het lichtblauw wordt. Vanaf dat het slotje gesloten is wordt het effectief geregistreerd en kan het op de schoolrekening komen.

Plannen in iRegistratie 7/09/2019 Plannen in iRegistratie Planning > Registreren Planning > Registreren voor periode Beide tonen Planning ingeven voor warme maaltijd van 20-28 februari bij enkele leerlingen van R1B. Registreren: je ziet elke dag staan van de periode die je kiest. Registreren voor periode: je ziet bv. Enkel maandag staan en je geeft 1x in op maandag voor een aantal maanden. Ook wijzen op de pijltjes bij het registreren Deze planning komt ook in A&R te staan. De leerkracht moet nog bevestigen. Als het secretariaat effectief registreert in iReg komt dat precies niet in A&R te staan? komt er wel in te staan, maar duurt gewoon een tijdje, door de gekende troubles met de queue  Kan je een periode nog verwijderen via ‘planning’?

Plannen in iRegistratie Basisgegevens > Personalia > Planning

Registreren in iRegistratie 7/09/2019 Registreren in iRegistratie Registratie > Registreren ‘Op basis van de planning’ Wijzigen en verwijderen kan nog steeds Ze komen ook bij Registratie > Registreren te staan, maar in het oranje als je kiest voor ‘gebaseerd op planning’, anders niet. R1B – periode 20-28 februari van R1B tonen.

Registreren vs. plannen 7/09/2019 Registreren vs. plannen Afdrukken > Planning versus registratie Ook: enkel afwijkende waarden tonen R1B Registratie mag ingevuld zijn als planning niet ingevuld is. Maar als planning ingevuld is en registratie niet, zijn de planningen niet bevestigd geweest. Dit kan de leerkracht niet opvragen Wat betekent het vinkje ‘registreren op…’?

Werken met de scanner 7/09/2019 Normale scanning doen voor R1A Barcodes meebrengen!

Werken met de scanner De eerste keer 7/09/2019 Werken met de scanner De eerste keer Scanner aankopen: zie link supportsite Drivers installeren: zie link supportsite Scanner initialiseren Registreren > Registreren vanuit > Initialiseren scanner Scanner wordt leeggemaakt Tijdstip wordt juist gezet Scanner opladen Supportsite tonen Duidelijk vermelden dat ze steeds hun scanner moeten opladen.  Wanneer ze registreren en de scanner valt uit dan is alles weg (wij kunnen niets terughalen)

Werken met de scanner Afprinten > Barcodekaarten Korte codes: 7/09/2019 Werken met de scanner Afprinten > Barcodekaarten Korte codes: Lange codes: Wat zijn bestellijst en aanwezigheidslijst bij barcodekaarten? - bestellijst: een aangepaste lay-out om gemakkelijker de artikelen per leerling te kunnen scannen vermoed ik. Heb nog geen vragen hierover gehad en weet ook niet precies in welke situatie je dit zou gebruiken – de prijs staat erbij Aanwezigheidslijst: wanneer je aanwezigheden via de scanner wil bijhouden. Nu is daar A&R voor, dus proberen we mensen ook meer naar dat platform te duwen, zou dit voorlopig niet vermelden

Werken met de scanner Eigen lay-out barcodekaarten 7/09/2019 Werken met de scanner Eigen lay-out barcodekaarten Basisgegevens > Afdrukinstellingen > Barcodekaarten Even een juiste scanning laten zien, vb. 1 artikel, 4 leerlingen, inlezen.

Werken met de scanner Scanner inlezen: Registratie > Registreren vanuit… > Inlezen uit scanner

Werken met de scanner Mogelijke fouten: 7/09/2019 Werken met de scanner Mogelijke fouten: Leerling dubbel gescand: lijn verwijderen Geen eenheid gescand Leerlingen selecteren en toewijzen Situatie 1: scan (dubbele) leerlingen – eenheid – nog leerlingen – eenheid – nog leerlingen

Werken met de scanner Mogelijke fouten: Eenheid dubbel gescand 7/09/2019 Werken met de scanner Mogelijke fouten: Eenheid dubbel gescand Dubbele eenheid verwijderen Eenheid en leerlingen koppelen Situatie 2: dubbele eenheid – leerlingen – dubbele eenheid – leerlingen – eenheid – leerlingen

Werken met de scanner Mogelijke fouten: Foute barcode gescand 7/09/2019 Werken met de scanner Mogelijke fouten: Foute barcode gescand Barcode wijzigen Situatie 3: foute eenheid – leerlingen Eenheid wijzigen en leerlingen toewijzen. Dezelfde methode toepassen als de barcode niet leesbaar bleek. Als de computer uitviel tijdens het inlezen van de scanner -> Contacteer helpdesk.

Werken met de scanner Wat werd geregistreerd? 7/09/2019 Werken met de scanner Wat werd geregistreerd? Registratie > Registreren vanuit … > Overzicht scanner Kruisje voor de naam wilt zeggen dat het verwerkt is. Bij leerlingen met gesplitste rekeningen staat het kruisje er nooit, maar normaal zal het wel verwerkt zijn. Best even controleren via Registratie > Registreren. Het verschijnen van de vinkjes kan even duren. Zijn ze er na een dag nog niet -> Helpdesk

Werken met de scanner Wat werd geregistreerd? 7/09/2019 Werken met de scanner Wat werd geregistreerd? Registratie > Registreren Afdrukken controlelijst

Werken met de scanner Afdrukken > Controlelijst 7/09/2019 R1A Maar deze lijst is altijd handig, vooral om uw prijzen te checken. Zeker altijd eens afprinten als je iets gewijzigd hebt in je prijzen e.d.

Werken met prijsklassen 7/09/2019 Werken met prijsklassen De variabele filters uit iRekeningen worden ook overgenomen in iRegistratie.

Werken met prijsklassen 7/09/2019 Werken met prijsklassen Korting voor het tweede kind in rij iBasis/iLeerlingen > PersonaliaExtra Eerst instellen in iBasis/iRekeningen. Dit moet volledig manueel gebeuren!

Werken met prijsklassen 7/09/2019 Werken met prijsklassen Korting voor het tweede kind in rij Aanmaken prijsklassen: 1ste kind, 2e kind, ... Basisgegevens > Prijsklassen Altijd het instellingsnummer toevoegen omdat je anders naar heel de database kijkt. Eerst: kind in rij gelijk aan 1 Dan: kind in rij niet gelijk aan 1

Werken met prijsklassen 7/09/2019 Werken met prijsklassen Verschillende prijs voor kleuter en lager iBasis/iLeerlingen: Organisatie > Afdeling of Klas

Werken met prijsklassen 7/09/2019 Werken met prijsklassen Verschillende prijs voor kleuter en lager Basisgegevens > Prijsklassen

Werken met prijsklassen 7/09/2019 Werken met prijsklassen Vrije velden Je kan ook met subgroepen Vb. speciale kortingspas

Werken met prijsklassen 7/09/2019 Werken met prijsklassen Basisgegevens > Registratie eenheden Ter extra controle laat je het algemene prijsveld boven de formule leeg (het aantallen-veld moet wel nog ingevuld staan ). Wanneer voor een leerling 0 euro aangerekend wordt, dan betekent dit ofwel dat de instellingen in de leerlingenadministratie niet correct zijn, waardoor de leerling niet opgenomen wordt in een prijsklasse. Ofwel zijn de voorwaarden in een prijsklasse niet correct en dienen deze aangepast te worden.

7/09/2019 Prijzen aanpassen

7/09/2019 Prijzen aanpassen Indien prijzen al opgehaald waren in iRekeningen eerste registraties terugzetten. Registraties > Overzicht registraties Eerst even ingaan op het ophalen van registraties. Zie slide 37 in ppt iRekeningen

Prijzen aanpassen Basisgegevens > Registratie eenheden 7/09/2019 Prijzen aanpassen Basisgegevens > Registratie eenheden Facturatie > Registraties herberekenen Prijs van een artikel onder drank aanpassen

7/09/2019 Ondersteuning