ProjectWise Workshop Workflows en WRE Door: Focusgroep ProjectWise, TMC

ProjectWise en rechten Er zijn veel plaatsen waar je rechten kunt uitdelen in ProjectWise. Het gaat te ver om die allemaal door te nemen maar een deel ervan gaan we nu bespreken. In hoofdlijn onderscheid je drie niveaus waarop je rechten verleent in ProjectWise. Die zijn door elkaar te gebruiken. Gebruikersrechten Object Security rechten Workflow Security rechten

Als eerste aandachtspunt ! KISS Keep It Simple, Stupid !! Gemakkelijker voor beheer, minder unieke situaties is minder uitzoekwerk. Sneller, ProjectWise berekent rechten voor objecten door, hoe complexer je e.e.a. instelt hoe langzamer het uiteindelijk wordt.

User Settings Document / Folder Mag de gebruiker het hier niet dan mag hij/zij het nooit.

Objectsecurity en Erfenis Rechten gebruiken over het algemeen erfenismechanismen in ProjectWise. Als je geen afwijkingen creëert zullen de rechten van de bovenliggende objecten gaan gelden in het systeem. Erfenis is een erg krachtig mechanisme wat je meestal wil gebruiken.

Workflow security Mogelijkheid om documenten rechten te verlenen gebaseerd op de plaats in de workflow Meer stuurmogelijkheden voor toegang tot het document Alleen groepen/gebruikers die deel van de workflow uitmaken hebben rechten op de documenten Per stadium verschillende rechten mogelijk / wenselijk In principe lineair tenzij WorkFlow Rules Engine gebruikt wordt.

Workflows in ProjectWise Twee manieren om met Workflows te werken in ProjectWise Workflow Workflow Rules Engine Rechten aanpassen voor een workflow doe je ALTIJD in de administrator, anders pas je de locale workflow voor die map aan, niet de algemene Workflows kun je ook in een Project gebruiken, alleen projectleden zijn onderhevig aan de workflow. (alle tekenaars in de workflow, alleen de projectleden kunnen daadwerkelijk werken met de documenten)

Workflows Aanmaken en Beheer in de ProjectWise administrator. Koppelen van een workflow doe je in ProjectWise Explorer Stadia tussenvoegen en verwijderen kan altijd, indien nodig worden documenten verplaatst naar een ander stadium. Workflow is gekoppeld aan een folder, alle documenten in de folder hebben dezelfde workflow. Workflow erft door bij aanmaak mappen maar niet achteraf bij toekennen workflow Echte (Real) rechten zijn een combinatie van workflowrechten, objectrechten en user settings.

Case 1: Workflows en rechten In deze case gaan we een workflow maken of aanpassen Ga rechten zetten op bepaalde documentstadia Testen van deze rechten

Workflow Rules Engine (WRE) Toegevoegd in ProjectWise sinds V8i , was voorheen een maatwerk voor een klant Voegt de mogelijkheid toe om conditonele workflows te maken, condities te controleren, versiebeheer toe te voegen. Schakelt standaard ProjectWise Workflows en sommige mogelijkheden uit Toepasbaar tegelijk met gewone ProjectWise omgeving, map kan maar 1 type workflow tegelijk hebben natuurlijk Gebruikt Excel template om regels in te lezen Sinds CE versie ook de mogelijkheid om serverbased gebruikt te worden

wrE Opzet Excel Template bestand om alle instellingen te regelen. Meerdere tabbladen met verschillende doelen Operation Types Actienamen en wat er moet gebeuren Rules De daadwerkelijke acties die per actienaam moeten worden uitgevoerd Settings Algemene instellingen

WRE Operation Types Operation Types zijn de nieuwe items die je gaat zien in ProjectWise in het statusscherm. Je maakt deze zelf aan in je template en ze zijn alleen zichtbaar als je de WRE gebruikt. Naam van de actie, prompt en volgorde kun je zelf bepalen in het Excel bestand. Of de gedefinieerde naam ook wordt getoond/geactiveerd bepaalt de waarde TRUE in de Workflow Kolom, vanaf kolom H moet je steeds een kolom toevoegen per te gebruiken Workflow.

WRE Operation Types Operation Types ID Uniek nummer per OT, acties kunnen worden hergebruikt in meerdere workflows NAME Labelnaam PROMPT Prompt die getoond wordt aan de gebruiker MODULE Altijd Workflowengine.DLL CALLBACK Altijd Exec_DefaultCmd STATE_CALLBACK Altijd State_DefaultCmd MENU ORDER Volgorde in het menu WORKFLOW Naam van de Workflow in de kolom en TRUE als deze OT voor moet komen in de workflow

WRE RULES Op dit tabblad worden de acties gedefinieerd per Operation Type (OT). Je kunt hier per OT aangeven welke criteria moet worden voldaan, wat er moet gebeuren en wat er bijgewerkt wordt. Dit werkblad is eigenlijk een matrix van gegevens. Hoe lees je deze matrix :

WRE RULES Op dit tabblad worden de acties gedefinieerd per Operation Type (OT). Je kunt hier per OT aangeven welke criteria moet worden voldaan, wat er moet gebeuren en wat er bijgewerkt wordt. Dit werkblad is eigenlijk een matrix van gegevens. Hoe lees je deze matrix : WORKFLOW Naam van de workflow STATE Status waarop Acties plaatsvinden OPERATION TYPE Naam van de Actie / OT van het eerste tabblad PROMPT Getoonde tekst in dialoog box ID Uniek nummer Groene kolommen Acties die uitgevoerd moeten worden Blauwe kolommen Condities die gecontroleerd worden 1,2,3,4 etc. Volgorde van de stappen

WRE RULES Conditions / Actions ID Uniek nummer TYPE Type actie/controle (set_attr,Not_empty etc.) PARAM1 Naam attribuut of actie PARAM2 Waarde attribuut Super User Actie moet worden uitgevoerd onder SU account

WRE CHECKS EMPTY – Attribuut in Param1 moet leeg zijn NOT_EMPTY - Attribuut in Param1 mag niet leeg zijn REFS_VALID – Attribuut gedefinieerd in Param1 wordt gecontroleerd in alle referentiebestanden. Heeft een van de attributen het attribuut zoals aangegeven in Param2 dan is de check fout en kan het document niet van status veranderen. (bv. Een van de referenties niet definitief dan kan de master niet van status veranderen.)

WRE mogelijke condities CHANGE_STATE Verander de status naar .. (stappen kunnen worden overgeslagen) SET_ATTR Zet de waarde voor een bepaald attribuut CLEAR_ATTRIBUTE Maak het attribuut leeg CREATE_VER Maak een versie aan van het document Standaard versie commando van ProjectWise werkt niet op een WRE Enabled Workflow SET_FINAL_STATUS Zet het document in Final State UPDATE_TB Te gebruiken voor CAD bestanden om de status in de documenten bij te werken, kan worden gebruikt met een SU login om onderwater de stempel bij te werken.

WRE Mogelijke condities CHANGE_REV_NO Mogelijkheid om het versienummer van het document aan te passen. Formaat ondersteund is XYY.ZZ waar x de prefix is (p,v,t etc.), yy de hoofdversie aangeeft en zz de subversie. Param1 Doelattribuut waarin versie nummer wordt geschreven Param2 Actie INC_MAJ Hoofdversie aanpassing P01.2  P02.1 INC_MIN Subversie aanpassing P01.0  P01.1 REMOVE_MIN Verwijder subversie van kenmerk P02.4  P 02

WRE SETTINGS BNT_REV_NO_ATTR_NAME Revisieattribuut dat synct met General Version BNT_REVISIONS_ATTRIBUTES Attributen die deel nemen aan revisies (att_1,att_2,att_3 etc) BNT_REVISION_HISTORY_COUNT Aantal Revisies bijgehouden ROLLBACK_USER_ENC_PASSWORD Gebruikerswachtwoord om zaken terug te rollen ROLLBACK_USER_NAME Gebruikersnaam rollback account SUPER_USER_NAME Gebruikersnaam Superuser SUPER_USER_PASSWORD Wachtwoord Superuser SERVER_MODULE ENABLED * * Optioneel en maar gedeeltelijk ondersteund, helaas nog geen UPDATE_TB,REMOVE_DH etc.

Meer info ProjectWise Green book security https://communities.bentley.com/products/projectwise/content_management/m/ mediagallery/271167 Beetje verouderd document maar voor de basisrechten prima inzetbaar.