Informatiesessie Oproep ESF /9/2011 Aandachtspunten voor een aangepast auditspoor Jocelyne Julémont, Diensthoofd Activering-ESF Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

1.Opvolging door de Beheersautoriteit 2. Opvolgingstabellen dubbele subsidiëring 3. Overheidsopdrachten 4. Varia Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

1. Opvolging door de Beheersautoriteit Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Preventieve aspecten De BA heeft een reeks acties ontwikkeld om de promotoren te helpen: Informatiesessies Seminaries voor de uitwisseling van goede praktijken Gidsen (beschrijvende, boekhoudkundige en IT-gids) FAQ Preventieve bezoeken Herinneringsmails aan alle promotoren Mogelijkheid om per mail of per telefoon uitleg te vragen. Tools ter beschikking gesteld van de promotoren: Modellen van aanwezigheidslijsten Tabel van dubbele subsidiëring Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Monitoring van de projecten (1) 1.Preventieve bezoeken = preventieve controle van de inhoud van het project en van de kwaliteit van de opvolgingstools (door de cel ESF of de inspectie) Realiteit van het project Realiteit van de in de omschrijving van het project beschreven infrastructuren Goede vooruitgang van het project Zichtbaarheid van het ESF en naleving van het communicatieplan (logo,...) Kwaliteit van de aanwezigheidslijsten Kwaliteit van de opvolging van de risico's op dubbele subsidiëring, ontvangsten, verhuis Naleving van de wetgeving op de overheidsopdrachten Niet-gerechtvaardigde kosten: encodering, afwezigheid van een begeleider,... Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Monitoring van de projecten (2) 2. Controles on desk = financiële en administratieve controle door de cel ESF Automatische controles in de ESF-toepassing (link met de DMFA) Realiteit van de uitgaven (overeenkomsten, facturen, betalingsbewijzen) Link van de uitgaven met de activiteiten en de periode van het project Ontvangsten Directe kosten / indirecte kosten Controle van de dubbele subsidiëringen op basis van de tabel DS en van de matchings met de databank Prima (art. 60 en sociale economie) en het Uniek Jaarverslag (energiefonds,...) Uitvoeringsverslag op het einde van het project Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Monitoring van de projecten (3) 3. Controle ter plaatse = financiële en administratieve controle door de cel ESF van de elementen die niet on desk beschikbaar zijn Systematisch wanneer er gebreken vastgesteld worden op het niveau van de opvolging door de promotor / Op basis van een steekproef in de andere gevallen Overeenstemming tussen de uren ondertekend op de aanwezigheidslijsten en de uren ingevoerd in de ESF-toepassing. Controle van de dubbele subsidiëringen die niet on desk konden worden gecontroleerd (momenteel GESCO, premie WG,...) Opsporen van de niet-betoelaagbare kosten (niet-aangegeven ontvangsten, afwezigheid van een begeleider, invoering, dubbele telling van de uren,...) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

2. Opvolgingstabellen dubbele subsidiëring Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Doelstellingen (1) In te vullen wanneer uw begeleiders en/of deelnemers andere subsidies genieten dan de ESF-subsidies Begeleiders –GESCO / PWA-punt –Sociale Maribel –Energiefonds –Personeelskosten –Subsidie grootstedenbeleid –Andere: Deelnemers –Art. 60 / Verhoogde subs. sociale economie / Premie WG / Andere:

Doelstellingen (2) De promotor helpen met de: -de verdeling van de subsidies volgens hun oorsprong om de risico's op dubbele subsidiëring op te sporen -de berekening van het minimumbedrag te vermelden in publiek gedeelte (interessant voor een begeleider die deeltijds tewerkgesteld is aan een ESF-project) => optimalisering van de ESF-middelen -De dossierbeheerder helpen met: -de zorg voor de kwaliteit van de opvolging van de risico's op dubbele subsidiëring tijdens de preventieve bezoeken -De controle van de dubbele subsidiëringen tijdens de controles ter plaatse en/of controles on desk

Doelstellingen (3) Interface tussen de matchings uitgevoerd door de beheersautoriteit tussen de verschillende databanken (ESF-toepassing, Primaweb, uniek jaarverslag, RSZ-PPO) en de ESF-toepassing. Mogelijkheid voor de promotor om een ander opvolgingssysteem te gebruiken van gelijkwaardige kwaliteit. Deze tabellen en de instructies werden opgesteld in samenwerking met onze dienst inspectie. Risico's op dubbele subsidiëring met de ESF- subsidies die worden toegekend via een regionaal agentschap: een andere tabel gebruiken.

Welke tabellen? Begeleiders : CONTROLE DUBBELE SUBSIDIERING Begeleiders _Naam promotor_Jaar project_Periode (versie 2) Deelnemers : CONTROLE DUBBELE SUBSIDIERING_Deelnemers _Naam promotor_Jaar project_Periode

Wanneer deze tabellen invullen? Bij elke ophaalperode (op basis van zo juist mogelijke ramingen) Tijdens de regularisatieperiode (op basis van de werkelijke gegevens) De tabellen uploaden in de toepassing voor de OP ingevoerd na 1/7/2011 en de RP 2010 en 2011

Hoe de tabellen invullen ? Commentaren voor elke kolom (de muis plaatsen op de titel van de kolom OF de instructies lezen) Beschermde cellen om de formules niet ongeldig te maken Er goed op toezien dat alle kolommen worden ingevuld (ook wanneer het 0 is) Cellen in het GEEL = uitrolmenus ( klikken op de cel, daarna op de pijl rechts) Cellen in het ROZE : automatische berekeningen (enkel voor de begeleiders) Cellen in het GROEN = automatische som van het minimumbedrag dat moet ingebracht worden onder het federale en/of regionale overheidsdeel (OD) in de ESF- toepassing

Tabel begeleiders (1) LonenFederale subsidieRegionale subsidie NAAM, Voornaam van de begeleiders met subsidies (naast die van het ESF) Soort contractTOTALE loonkosten Loonkoste n IN het ESF- project Loonkost en BUITEN het ESF- project Naam van de federale subsidie Bedrag van de federale subsidie Bedrag van de federale subsidie besteed aan het niet-ESF loon MINIMUMb edrag over te dragen in federaal PG Naam van de regionale subsidie Bedrag van de regionale subsidie Bedrag van de regionale subsidie besteed aan het niet- ESF loon MINIMUMbe drag over te dragen in regionaal PG 0,00 TOTAAL BEGELEIDERS 0,00 Wijziging versie 2

Tabel begeleiders (2) Bevat de automatische berekeningen van het MINIMUMbedrag dat onder het federaal en/of regionaal OD moet worden ingebracht. Principe: wanneer de werknemer deeltijds tewerkgesteld is aan het ESF-project, wordt de subsidie eerst op het loon buiten ESF-project ingegeven. => Bedrag van de subsidie Min het bedrag van de loon buiten ESF-project Als het bedrag negatief is, wordt het op 0 gezet. Wanneer een begeleider verschillende subsidies geniet van eenzelfde beleidsniveau of van een lokale subsidie: een tabel op maat vragen aan de BA.

Tabel begeleiders (3) Demo 1 : Een begeleider A heeft een totale loonkost van 1200 : 500 voor het ESF-project en 700 voor de taken buiten ESF. Hij heeft recht op een federale subsidie van 800. Bedrag in te brengen onder federaal OD: MINIMUM : = 100

Tabel begeleiders (4) Demo 2 : Een begeleider B heeft een totale loonkost van 1000 voor het ESF-project en 0 voor de taken buiten ESF. Hij heeft recht op een federale subsidie van 500. MINIMUMbedrag in te brengen onder federaal OD: = 500

Tabel begeleiders (5) Demo 3 : Een begeleider C heeft een totale loonkost van 1000 : 500 voor het ESF-project en 500 voor de taken buiten ESF. Hij heeft recht op een federale subsidie van 400 en op een regionale subsidie van 600. MINIMUMbedrag in te brengen onder federaal OD = => 0 MINIMUMbedrag in te brengen onder regionaal OD =500

Tabel begeleiders (6) CONTROLE DUBBELE SUBSIDIËRING BEGELEIDERS Met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst NAAM OCMW OCMW Gent Projectnummer 533 Projecttype Traject Projectjaar 2011 Periode P3 Lonen Federale subsidieRegionale Subsidie NAAM, voornaam van begeleiders met subsidies (boven op ESF) ContracttypeTOTALE loonkost Loonkost IN HET KADER van het ESF- project Loonkost BUITEN HET KADER van het ESF- project Naam van de federale subsidie Bedrag van de federale subsidie Bedrag van de federale subsidie voor niet- ESF loon Als federaal overheidsdee l aan te geven MINIMUMb edrag Naam van de regionale subsidie Bedrag van de regionale subsidie Bedrag van de regionale subsidie voor niet- ESF loon Als regionaal overheidsdeel aan te geven MINIMUM bedrag Begeleider AContractueel1200,00500,00700,00Sociale Maribel - FED 800,00700,00100,00 0,00 Begeleider BContractueel1000,00 0,00Personeelskosten - FED 500,000,00500,00 0,00 Begeleider CContractueel1000,00500,00 Cluster - FED400,00 0,00GESCO - REG600,00100,00500,00 TOTAL ENCADRANTS 3200,002000,001200, ,001100,00600,00 100,00500,00 Min bedrag fed en reg oversheidsdeel

Tabel Deelnemers (1) FEDERALE subsidie (andere dan ESF) REGIONALE subsidie (andere dan ESF) NAAM, Voornaam van de deelnemers met subsidies (naast die van het ESF) Naam van de federale subsidie (andere dan ESF) Bedrag van de federale subsidie ontvangen voor de betrokken periode (over te dragen in federale PG) Naam van de regionale subsidie (andere dan ESF) Bedrag van de regionale subsidie ontvangen voor de betrokken periode (over te dragen in federale PG) TOTAAL DEELNEMERS 0 0

Tabel Deelnemers (2) MINIMUMbedrag in te brengen onder federaal en/of regionaal OD: = Bedrag van het totaal van de subsidies voor dit beleidsniveau. Wanneer een deelnemers meerdere subsidies ontvangt van hetzelfde beleidsniveau: meerdere lijnen gebruiken Wanneer de deelnemers regionale subsidies genieten: een tabel op maat vragen aan de BA.

Bedrag in te brengen in ESF applicatie (1) Bedrag in te brengen in elke rubriek van de trimestriële tabel van de ESF applicatie –MINIMUM te vermelden in federaal en/of regionaal OD : De bedragen uit de groene cellen van de tabellen. –MAXIMUM in ESF-deel te vermelden : ESF-lonen (min ontvangsten) min totaal van overheidsdeel Toezien op een correcte verdeling tussen het gedeelte ESF en OD (50/50) voor het volledige project.

Bedrag in te brengen in ESF applicatie (2) Zonder ontvangst FederaalRegionaalLokaalTotaalESFTot in aanmerkingOntvangstTotaal fin MIN Met ontvangst FederaalRegionaalLokaalTotaalESFTot in aanmerkingOntvangstTotaal fin MIN

3. Overheidsopdrachten Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Overheidsopdrachten (1) De kost in verband met de onderaanneming mag niet worden bepaald in percentage van de totale kosten van het project. Enkel het eerste niveau van onderaanneming is betoelaagbaar. De promotoren en hun partners houden alle documenten die de naleving van de concurrentieregels en van de overheidsopdrachten bewijzen, ter beschikking van de beheersautoriteit. Dit vormt het bewijs van het geleverde werk.

Overheidsopdrachten (2) Een contract kan vernieuwd worden, op voorwaarde dat dit vooraf in de offerte voor de overheidsopdracht wordt vermeld en nadien in het contract zelf. Een contract kan maximaal 2 maal vernieuwd worden. Bij een vernieuwbaar contract moet de overheidsopdracht niet meer herhaald worden. Het ideale is een contract op te stellen voor een periode die overeenkomt met die van het project. Voorbeeld: Jaarproject -> jaarcontract Driejarig contract -> contract voor drie jaren

Overheidsopdrachten (3) Bedragen excl. BTW Het is niet verplicht om de markt de raadplegen (contact met 3 firma's) N.B.: wanneer de promotor dit niet gedaan heeft, moet men hem aanraden om dit te doen, vooral wanneer het gaat om nieuwe activiteiten. Bedragen > excl. BTW < excl. BTW Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking: de promotor moet het bewijs leveren dat hij contact heeft opgenomen met minstens 3 firma's. De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking betekent dat de aanbestedende overheid verplicht is om een "aankondiging van opdracht" te publiceren bij de lancering van de procedure. De afwezigheid van bekendmaking ontslaat de aanbestedende overheid niet van de verplichting om, indien mogelijk, meerdere ondernemingen te raadplegen. De aanbestedende overheid zal, indien nodig, deze onmogelijkheid moeten motiveren, dit wil zeggen deze onmogelijkheid uitleggen in haar beslissing (Bron: Vademecum voor overheidsopdrachten van PWC). Bedragen > excl. BTW < excl. BTW De promotor moet een algemeen lastenboek opstellen en het bewijs leveren dat hij de oproep in het bulletin der aanbestedingen heeft gepubliceerd. Bedragen > excl. BTW De promotor moet een algemeen lastenboek opstellen en het bewijs leveren dat hij de oproep in het bulletin der aanbestedingen en in het Publicatieblad van de EU heeft gepubliceerd. De te volgen procedure hangt af van het bedrag van de overheidsopdracht : N.B.: wanneer het gaat om een meerjarencontract moeten de gecumuleerde bedragen in aanmerking worden genomen.

Overheidsopdrachten (4) Opgelet: aangezien de regels inzake overheids- opdrachten complex zijn, wordt de promotor aangeraden om deze informatie te controleren bij de bevoegde overheid (FOD Kanselarij Eerste Minister) Portaal Belgium.be: De administratieve vereenvoudiging Télémarc niet vergeten: n/telemarc/

Overheidsopdrachten (5) Vanaf de oproep 2012 –wordt de promotor verzocht de door de onderaannemer gevraagde prijs in zijn kandidatuur te rechtvaardigen in verhouding tot de markt. –De BA zal, tijdens de controles ter plaatse, de selectiemethode van de opdracht controleren. Wanneer de promotor, bijvoorbeeld, de onderaannemer heeft gekozen die niet de offerte heeft voorgelegd met de laagste prijs, zal de BA controleren waarom de promotor het contract aan die onderaannemer heeft toegekend.

Partnerschapsovereenkomst (1) Wanneer de promotor een partnerschapsovereenkomst heeft gesloten, moet de partner niet beschouwd worden als een dienstverlener - onderaannemer van de promotor als: het partnerschap gerechtvaardigd wordt door de nood om synergieën aan te moedigen binnen een geografische zone; de uitgaven van dit partnerschap duidelijk geïdentificeerd worden in de door het ministerieel besluit erkende kandidatuur; de uitgaven die in de overeenkomst voorzien worden, de aankoop van goederen uitsluiten.

Partnerschapsovereenkomst (2) In dat geval moet de promotor, in zijn kandidatuur bij de projectselectie: –de keuze van de partner rechtvaardigen –gevraagde prijs tegenover de opdracht rechtvaardigen –indien overeenkomst betrekking heeft op een bedrag dat hoger is dan excl. BTW, aantonen dat de transparantie- en gelijkheidsregels werden nageleefd. Bij twijfel, altijd de procedure ivm overheidsopdrachten naleven.

4. Aandachtspunten Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Kosten van een project Vaststelling: De prijzen van de projecten variëren zeer sterk. Vraag van onze auditeur om de kosten te uniformiseren. Berekening van een gemiddelde kost per deelnemer en per uur opleiding en begeleiding: - volgens soort project - volgens er al dan niet een beroep wordt gedaan op onderaannemers. Een van de selectiecriteria door het Selectiecomité. Indien de kost voor een project te veel afwijkt: rechtvaardigen (voorbeeld: innoverende projecten).

Herinnering vaststellingen van de audit (1) Beschikken over documenten die de correctheid van de ingebrachte uren en kosten aantonen - De aanwezigheidslijsten laten tekenen door deelnemers en de begeleiders. -Administratieve taken: mogelijkheid een prestatiestaat bij te houden met vermelding van het aantal uren per dag en de aard van de activiteit, minstens 1 maal per week ondertekend. -Document met een berekening van de ontvangsten -Tabel Dubbele Subsidiëring -Een verhuisovereenkomst opstellen indien nodig. Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Herhaling vaststellingen van de audit (2) Geen uren begeleiding dubbel tellen De uren encodage niet meetellen in de uren administratieve taken (= indirecte kosten) Indien de deelnemer aan een traject ziek is, kunnen zijn uren niet getekend worden op de aanwezigheidslijsten en kunnen ze niet worden meegeteld in de uren opleiding, begeleiding en/of sociale activering in de ESF- toepassing. Zij kunnen daarentegen wel meegeteld worden in de gepresteerde uren wanneer zij gedekt worden door een gewaarborgd loon. Wanneer een begeleider ziek is, mogen zijn/haar uren NIET worden meegeteld in de gepresteerde uren. Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

FAQ uren overleg Wanneer 2 begeleiders overleggen over een deelnemer terwijl deze niet aanwezig is, gelden deze uren als uren individuele begeleiding of als uren administratie? Antwoord Beslissing van de auditeur: de uren overleg tussen meerdere begeleiders over een deelnemer kunnen in de directe kosten opgenomen worden. Deze uren moeten echter wel meegeteld worden in de uren administratie en niet in de uren begeleiding, zelfs als de begeleiders werken aan de individuele begeleiding van een deelnemer. Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst