AMIF-ISF Praktische Informatie inzake uitvoering van projecten 1/01/2019 AMIF-ISF Praktische Informatie inzake uitvoering van projecten Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Inhoud: Algemeen kader Financieel Rapportage Controle Aandachtspunten Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

1/01/2019 ALGEMEEN KADER Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Algemeen: beheersinstantie AMIF Verantwoordelijke Autoriteit (VA) : FOD Binnenlandse Zaken, Cel Europese fondsen > controle, begeleiding, rapportage, …. Stuurgroep (bevoegde kabinetten) > selectie van projecten, goedkeuring wijzigingen, … Samenwerking met POD MI -> inhoudelijke opvolging projecten Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Het Ministerieel Besluit Voor elk project: Ministerieel Besluit Bindende afspraken inzake projectuitvoering LEES DIT AANDACHTIG!   MB (+bijlagen!) Projectfiche Budgetfiche Subsidiabiliteitsregels Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Het Ministerieel Besluit Subsidie (1) Financiering (2) Budget (3) Uitbetalingsmodaliteiten (6) Financieel Uitvoeringsmodaliteiten (4) Rapportage (5) Registratie uitgaven (7) Rapportage Controles (8) Publiciteit (9) Belangenconflicten (10) Overmacht (11) Beëindiging (12) Privacy (13) Looptijd (14) Controle   Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Wijzigingen Het project moet exact worden uitgevoerd zoals beschreven staat in de projectfiche en de budgetfiche (doelgroep, activiteiten, budgetverdeling,…) Elk aspect (inhoudelijk, financieel) van de projectuitvoering dat afwijkt van hetgeen in de projectfiche of budgetfiche staat = wijziging Elke wijziging betekent een aanpassing van het MB => aanzienlijke administratieve last => zoveel mogelijk te vermijden! Elke wijziging moet voorafgaand aangevraagd worden via wijzigingsfiche (met nieuwe projectfiche en een nieuwe budgetfiche - Word/Excel + getekende pdf). De wijziging mag pas doorgevoerd worden nadat de wijziging werd goedgekeurd Uitzondering: zie financieel   Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

1/01/2019 FINANCIEEL Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Financieel - Wijzigingen Art. 3 §2: budgettaire wijzigingen Wijzigingen waarvoor GEEN goedkeuring van de Verantwoordelijke Autoriteit (VA) vereist is: §2 Binnen het geraamde budget kunnen tijdens de uitvoering van het project overdrachten tussen de categorieën van subsidiabele kosten gedaan worden door de eindbegunstigde zelf zonder voorafgaandelijke toestemming van de Verantwoordelijke Autoriteit, onder de volgende voorwaarden: 1. deze aanpassing staat de uitvoering van het project niet in de weg, en 2. de verhoging overschrijdt het geraamde budget van de categorie die verhoogd wordt met maximaal 10% of is lager dan 5.000 EUR (inclusief BTW). Wel altijd de VA informeren over de wijziging (amif.isf@ibz.eu) Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Financieel : uitbetalingen Art. 6: uitbetalingsmodaliteiten Basisprincipe: Betalingen op basis van lineaire verdeling budget over hele looptijd van het project. Het laatste jaar is afwijkend want dan 50% van de lineaire verdeling VOORBEELD: project 1,5 jaar (01/07/2018-31/12/2019), budget € 150.000 Betaling 1 in 2018: € 50.000 (1/3) Betaling 2 in 2019: € 50.000 (helft van 2/3) Saldo in 2020: € 50.000 – na finale controle Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Financieel : uitbetalingen Bijkomende voorwaarden voor betalingen: Voor alle betalingen: Er is voldoende budget beschikbaar bij de VA Voor tweede voorschot Op aanvraag : via formulier (amif-isf.be) 60% van eerste voorschot moet besteed zijn Elke betaling zal vermoedelijk +- 2 maand in beslag nemen Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

1/01/2019 RAPPORTAGE Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Rapportage : Overzicht WAT INDIENEN BETREFT PERIODE VORM Tussentijdse Rapporten Narratief rapport Telkens op 31 december jaar N 16/10/N-1 -15/10/N Excel en Word Financieel rapport Vanaf START project tot 15/10/N (cumulatief ) Finale Rapportage - Narratief rapport - Financieel rapport Ten laatste 3 maanden na afloop van het project 31/3/2020 hele projectperiode Ondertekende en ingescande PDF’s + Excel en Word versie ervan Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Rapportage : algemeen Formats op de website – steeds nakijken op de site en de laatste versie erbij nemen! Indien deadline niet haalbaar, gemotiveerd uitstel via mail aanvragen vóor deze datum Elektronisch indienen via AMIF.ISF@ibz.eu GEEN bewijsstukken opsturen (wel zelf bijhouden) Publicaties, flyers, … als bijlage toevoegen 1/01/2019

Rapportage : inhoudelijk Het juiste formulier gebruiken (meest recente versie steeds op website www.amif-isf.be), álle vragen beantwoorden. Referentie project vermelden (31-xx : zie MB) Bondige, duidelijke, gestructureerde antwoorden geven. Kwantitatieve (hoeveel ? = cijfer) versus kwalitatieve (wat ? = uitleg) indicatoren De eerste 3 kolommen moeten letterlijk gekopieerd worden uit oorspronkelijke projectfiche. 1/01/2019

Rapportage : financieel Het juiste formulier gebruiken (meest recente versie steeds op website www.amif-isf.be), álle kolommen invullen. Geen formules wijzigen of wissen! Referenties bij ieder stuk plaatsen (n° salarisfiche, time-sheets, factuurnummers, …). Een kost plaatsen onder een categorie waar er voorheen niets was gebudgetteerd: te vermijden! Uitgaven steeds onder de juiste categorie plaatsen. Datums plaatsen bij iedere uitgave (datum van evenement, reis, verblijf, maand van uitbetaling, datum van factuur indien mogelijk,…) Steeds de link kunnen aantonen tussen de uitgave en het project ! (activiteit moet beschreven staan in projectfiche) De regels van toepassing op de eindbegunstigde-organisatie zijn ook van toepassing op de partnerorganisatie van die organisatie. Indien twijfel over de subsidiabiliteit van een kost, verifieer de regelgeving (MB en website) of contacteer ons! 1/01/2019

Rapportage: Bewijsstukken algemeen Alle schriftelijke documentatie bijhouden: elke factuur, betalingsbewijs, ticket, verslag, aanwezigheidslijst, uitnodiging, salarisfiche, folder, timesheets… Ons advies: scannen van documenten = veiligst! Een aparte map (papier of elektronisch) bijhouden voor het project met ALLE bewijsstukken (aanwezigheidslijsten, tickets, verslagen…) + betalingsbewijzen (factuur + bewijs van betaling) erin. Er moet een duidelijke structuur zijn in de klassering van uw bewijsstukken (helder, onderverdeeld in hoofdstukken, genummerd…) Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Bewijsstukken : staff costs Affectatiebesluit: opgemaakt ten laatste op de dag van de start van de tewerkstelling op het project! Arbeidscontract/benoemingsbesluit Functiebeschrijving : duidelijke link met het project : vermelding AMIF Salarisfiches of gelijkaardig : attesten, uittreksels uit elektronisch beheer. Vakantiegeld en Eindejaarspremies moeten specifiek worden vermeld en berekend Timesheets: verplicht indien niet 100% tewerkgesteld op het project Voorbeeldformats: amif.isf.be 1/01/2019

Bewijsstukken : vormingen Aanwezigheidslijsten: ondertekend door deelnemers en lesgever Programma / lesdocumenten / … 1/01/2019

1/01/2019 CONTROLE Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Controle-organen Standaard projectcontrole: Verantwoordelijke Autoriteit: FOD Binnenlandse Zaken, Cel Europese fondsen Controle op werking VA: Audit Autoriteit: Inspectie van Financiën : controleert of de VA haar controles correct heeft uitgevoerd Sporadisch Europese Commissie (zelf of via externe auditors) European Court of Auditors Belgisch Rekenhof Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

1. Controle van tussentijdse rapporten Altijd feedback per mail De VA kan vragen om het rapport te herwerken VA kan bijkomende vragen stellen VA kan bezoek ter plaatse vragen Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

2. Controle van finaal rapport Administratieve controle on desk 100 % financiële controle van het eindrapport: ter plaatse bij de eindbegunstigde Mogelijkheid om ontbrekende stukken aan te vullen + aanvullende informatie te geven De VA beslist definitief over het aanvaarde eindsaldo Uw eindsaldo wordt uitbetaald of een bedrag wordt teruggevorderd -> Deze procedure kan geruime tijd in beslag nemen Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Controle ter plaatse Elk project zal door de VA minstens 1 maal bezocht worden : Bijwonen van een projectactiviteit Overlopen van de uitvoering van het project Mogelijkheid tot vragen Steekproef boekhouding U mag de VA steeds uitnodigen voor activiteiten van het project, wij hebben interesse in wat u doet! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

1/01/2019 AANDACHTSPUNTEN

Publicatie/Communicatie Europese vlag + zinnetje AMIF op ALLE documenten gelinkt aan het project: zowel naar doelgroep of naar buitenwereld. Er moet aangetoond kunnen worden dat de doelgroep geïnformeerd werd over de AMIF-financiering: affiches op de muur, vermelding op de documenten, emailhandtekening proojectmedewerkers, … Affiches zijn ter beschikking bij de VA. mogelijke verwerping van kosten als deze vermeldingen er niet (of niet correct) op staan! Naar een meer geïntegreerd migratiebeleid, dankzij het AMIF Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Onderaanneming (overheidsopdrachten) Steeds de nationale procedures volgen Van toepassing op eindbesgunstigde en partners) ALLE documenten van de complete procedure moeten aanwezig zijn in het dossier. ! Opgelet met marktprocedure in geval van kleine bedragen -> 3 offertes zoeken / 3 leveranciers contacteren en vergelijken. Een spoor van uw opzoekingen registreren en bijhouden! 1/01/2019

Aandachtspunt: anti-fraude Projectuitvoerders en hun partners dragen een belangrijke verantwoordelijkheid in het voorkomen van fraude. transparantie in de boekhouding (wordt gecontroleerd) 4-ogen principe wordt aanbevolen vermijd belangenconflicten pas de wet op overheidsopdrachten correct toe Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 1/01/2019

Questions? Vragen? --) Nele De Kerf 02/500 20 84 nele.dekerf@ibz.fgov.be --) Cellule Fonds européens/Cel Europese fondsen amif.isf@ibz.eu --) website https://amif-isf.be/fr https://amif-isf.be/nl 1/01/2019