Wie zorgt voor onze data? Project Het Nieuwe Studielink

‘HET NIEUWE STUDIELINK’ CRASH COURSE ‘HET NIEUWE STUDIELINK’ K - Kort en krachtig (in 5 slides)

Waarom is HNS project belangrijk? Het huidige Studielink is technisch verouderd Het huidige Studielink loopt functioneel op de laatste benen Het huidige Studielink is relatief duur in beheer Na een aanbesteding eind 2016 waar Qdelft is gecontracteerd is het project daadwerkelijk gestart. Sindsdien is er veel gebeurd. Waaronder een uitstel van de go-live datum van voorjaar 2017 naar 4 oktober 2018 nu.

Waar staan we nu? Inmiddels hebben we 3190 storypoints gebouwd en hebben we er naar verwachting nog een kleine 1000 te gaan. In totaal hebben we 30 sprints doorlopen van 3 weken. Via het ontkoppelpunt zijn inmiddels meer dan 1.000.000 berichten gepasseerd. Wat wordt opgeleverd wordt doorgaans goed ontvangen door Studielink en instellingen. Tot zover het beste nieuws. Voor de resterende 1000 storypoints is erg weinig tijd. We moeten vaak keuzes maken wat we voor live en wat we direct na live opleveren. De recente ketentest is niet goed verlopen. Er waren problemen met oa het berichtenverkeer.

Highlevel testplanning 13/3 5/6 28/8 30/10 Release Q1-2018 Release Q2-2018 Release Q3-2018 Release Q4-’18 Go-Live Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Januari 18/5 1ste ketentest Go-no-go 24/4 6/7 2de ketentest Go-no-go 18/6 21/8 Go-no-go Go-nogo test 4/8 30/9 3de Ketentest (DVS-test) 1/9 30/11 S&P-test 1/11

Livegang Dashboard Instellingen HNS Tussenstand 5 juni… Op 22 mei gingen 6 instellingen live met Dashboard Instellingen 4 instellingen zijn reeds van start gegaan 1 instelling (Universiteit Maastricht) nog niet gestart ivm drukte bij instelling Erasmus Universiteit Rotterdam is direct gestart en is grotendeels klaar met inrichten Eerste reacties kort samengevat Start van inrichting kende wat issues, maar waren voor inrichting niet blokkerend Dashboard ziet er goed uit, al kost de nieuwe inrichting wel veel inspanning Ervaring met inrichten is positief, nog niet alles verloopt even soepel, zoals muteren beheerders account, maar dit was reeds bekend Eerdere deelname aan GAT’s heeft geholpen bij inrichten Op 4 juni zijn 12 nieuwe instellingen aan de slag gegaan met het Dashboard Instellingen. Het inlogprobleem van de eerste groep is inmiddels opgelost.

Fallback en workaround momenten Tussenstand 1 juni… 2018 2019 April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Januari Februari Maart April Dashboard instellingen HNS 0.9 ‘studenten inschrijving’ S&P:‘Selectie’ S&P:‘Plaatsing’ Go-nogo Ketentest 2 Go-nogo 4/10 15/1 15/4 18/5 31/8 Go-nogo 13/7 1ste fallback 2de fallback 3de fallback 4de fallback 5de workaround 6de workaround 7de workaround Een recent uitgevoerde projectaudit uitgevoerd door PBLQ geeft een genuanceerd beeld van het project. Vanzelfsprekend is er ruimte voor verbeteringen, maar ook een beeld van een project dat in control is. Een belangrijk moment is de eerstvolgende ketentest die start op 18 juni en loopt tot 6 juli.

Wie zorgt voor onze data? Project Het Nieuwe Studielink

Het migratietraject 1. Qdelft bouwt de conversieprogrammatuur 2. Studielink voert de controle uit op de conversie 3. Instellingen overtuigen zich van het resultaat Studielink is gedelegeerd eigenaar van de data en kan uit dien hoofde de data controleren voor instellingen. Hiertoe is een controleplan opgesteld. Belanghebbenden vanuit de instellingen kunnen meekijken met het resultaat en zelf ook controles uitvoeren. Hetzelfde geldt voor de auditor (accountant)

Het migratietraject in delen: Instellingsdata, opleidingsgegeven en DUO tabellen Gegevens benodigd voor het dashboard instellingen Studentdata Alle studentgegevens gerelateerd aan processen als: Aanmelden, Herinschrijven, Betalen, Uitschrijven 3. Brokerberichten Bericht zoeken, Bericht opnieuw sturen, Bericht downloaden

Hoe voeren we de controle uit? Door deze controles iedere keer bij proefconversies (PC) uit te voeren en hierover te rapporteren, neemt de voorspelbaarheid van de datamigratie iedere keer toe. Er wordt in de controle gekeken naar: de volledigheid van de data; naar de aantallen die verwacht worden gezien vanuit het oude Studielink, de juistheid van de data; naar de data in HNS en deze te vergelijken met de data in het oude Studielink, naar de bruikbaarheid van de data; naar het gebruik van de data na de migratie.

Toelichting D-omgeving Toelichting P-gegevens

Wie heeft welke rol? QDelft Studielink CACI Instellingen “controleert conversie” QDelft Studielink CACI “voert conversie uit en levert controlebestanden” Instellingen “levert controlebestanden” “valideert en kijkt mee”

Controle en verantwoording Migratiestraat CACI Migratiestraat QDelft ETL HNS doel db SL_oud db kopie SL_oud db HNS db Rapportage Rapportage Controle en verantwoording

Instellingsdata op volledigheid en juistheid Instellingen Het aantal unieke en actieve BRIN-codes in HNS is gelijk aan het aantal unieke actieve BRIN-codes in DUO. Er zijn 57 BRIN-codes. Opleidingen Volledigheid controleren door het aantal ISAT-codes te tellen. Een vergelijking doen tussen DUO ISAT codes en HNS. (DUO - HNS). Onbekostigde instellingen en onderwijs en opleidingen zijn niet meegenomen uit de DUO-tabellen. Post-initiële masters vallen onder deze categorie die uitgefilterd wordt, maar worden apart wél overgenomen. Alternatieve opleidingen Volledigheid controleren door het aantal Alternatieve opleidingen te tellen. De juistheid wordt gecontroleerd door de combinatie van BRIN-ISAT-Alternatieve opleiding code uit HNS te vergelijken met die uit SL_oud. Hiernaast wordt ook de naam vergeleken.

Studentdata Persoonsgegevens Inschrijvingen en verzoeken Gebruikersnaam en wachtwoord Betaalgegevens Vooropleiding Emails en mededelingen Historische deelnames NF Digitale verblijfsvergunning studie

Studentdata Controle op volledigheid door oa: Persoonsgegevens Het aantal unieke Studielinknummers in SL_oud is gelijk aan het aantal Studielinknummers in HNS. Er wordt in het huidige SL een filter gebruikt om geen ‘losse accounts’ over te nemen. Het aantal BSN’s en ON’s te vergelijken tussen SL_oud en HNS. Het aantal studenten zonder BSN/ON te vergelijken tussen SL_oud en HNS. Controle op juistheid door oa: BSN – ON – Geboortedatum – Naam – Adres etc. Persoonsgegevens

Tot ziens!