Werkgroep Kansen Oudercommunicatie 12/11/2012

Planning 9.00 uur : inleiding 9.10 uur : voorstel van het charter en de evaluatie 9.25 uur : voorstel OTM 9.45 uur : pauze + zich begeven naar de eerste workshop 11.00 uur : 2de workshop Alles te vinden op www.lop.be (Gent – Studiedag)

Inleiding Charter = instrument ter reflectie voor schoolteams Nauwe samenwerking met De Zuidpoort

8 aandachtspunten Onze school zorgt ervoor dat de ouders zich van bij de inschrijving welkom woelen Onze school doet blijvende inspanningen om ouders uit te nodigen, ook als gingen zij daar in het verleden niet op in Onze school toont interesse en respect voor elke ouder Onze school zorgt ervoor dat het schoolreglement voor alle ouders begrijpelijk is Onze school geeft begrijpelijke en juiste informatie aan ouders over de schoolkosten, betaling en eventueel sociale diensten

8 aandachtspunten Onze school wil de culturele achtergronden en gezinssituatie van elke leerling leren kennen om daar op school en in de klas passend gebruik van te maken Onze school erkent de ouder als opvoedingspartner Onze school erkent ook de ouder die niet zelf voor zijn of haar kind kan zorgen

Evaluatie : materiaal De brochure werd door de scholen voornamelijk besproken tijdens personeelsvergaderingen en doorgegeven aan de ouderraden De bladwijzer werd het minst gebruikt De affiche en het gevelplaatje zijn terug te vinden op een goed zichtbare plek op de school

Evaluatie Wanneer het gaat over inschrijvingen geven de scholen aan: meer stil te staan bij hun gastvrijheid tijd te maken voor onder andere rondleidingen zich aan te passen aan de ouders : schriftelijke mondelinge

evaluatie Wanneer ouders moeilijk te bereiken zijn : worden ze telefonisch gecontacteerd wordt de brugfiguur ingeschakeld zal men op een of andere manier blijven aandringen

evaluatie Op welke manier scholen interesse en respect tonen voor de ouders, was samen met hoe een school de culturele achtergrond en gezinssituatie van elke leerling leert kennen en gebruik van maakt in elk antwoord anders

evaluatie Op het vlak van communicatie via het schoolreglement maakten de scholen aanpassingen: integreren van pictogrammen het verhogen van de leesbaarheid Verhogen van de duidelijkheid

evaluatie Wanneer het gaat over het communiceren van informatie omtrent schoolkosten, gebeurt dit voornamelijk aan de hand van overzichten die de ouders ontvangen een vermelding in het schoolreglement of via een brugfiguur die een verduidelijking geeft

evaluatie De rol van ouder als opvoedingspartner wordt erkend via het handelingsgericht werken en het betrekken van de ouders bij klasactiviteiten Wanneer de ouder zelf niet kan instaan voor de zorg van zijn kind, maken de scholen veelal gebruik van een dubbele briefwisseling en het betrekken van andere diensten in de communicatie met deze ouder De initiatieven werden opgenomen in het huidige GOK-beleid, voornamelijk onder taal en ouderparticipatie. Hoe dit in de toekomst zal verlopen is momenteel nog niet duidelijk

Ouder- en leerkrachtentevredenheidsmeting (OTM/LTM)

1. Van charter tot OTM/LTM Nadat het Charter voor een goede communicatie werd ontwikkeld, verspreid en ondertekend door vele scholen in Gent, ontstond binnen de LOP Werkgroep Kansen de vraag naar opvolging en evaluatie. Ideeën waren: - Opvolging: Delen van ‘good practises’ door studiedag en/of website - Evaluatie: De OTM/LTM over de samenwerking tussen ouders en school die reeds in het brugfigurenproject werd uitgevoerd aanpassen en digitaliseren.

2. Waarom meten? Meten om te weten: Hoe (on)tevreden zijn ouders en leerkrachten over de samenwerking? Op welke vlakken zijn ze tevreden of ontevreden? Hoe (on)belangrijk vinden ze bepaalde aspecten van de samenwerking? Meten om te evalueren: Wat betekenen deze resultaten voor onze school? Met welke resultaten zijn we tevreden en met welke zijn we niet tevreden? Meten om bij te sturen: Wat zijn onze beste en zwakste punten? Welke acties gaan we voortzetten en welke acties gaan we ondernemen om de samenwerking te verbeteren?

3. WAT valt er nog MEER te weten over METEN? Meten is een benadering Niet iedereen vult in. Niet iedereen vult alles getrouw in. Soms speelt sociale wenselijkheid of angst mee bij het invullen. Meten is onvolledig Het is onmogelijk om het totale spectrum van de samenwerking te bevragen. We bevragen de meest relevante aspecten. Meten is ongenuanceerd Willen we echt weten wat er aan de hand is of wat bedoeld wordt, dan is het nodig om in communicatie te treden met de ouders en de leerkrachten.

4. OTM/LTM Eigenschappen: - Bevraging van ouders én leerkrachten over de samenwerking tussen ouders en school - Voor lager en secundair onderwijs - Bestaande uit twee delen: a) Vaste basisset in 12 talen b) Mogelijkheid tot bijvoegen van zelf op te stellen schooleigen vragen (met mogelijkheid om vertaling bij te voegen) - Invulmogelijkheden: op papier, online of gemengd

Basisset: - Tevredenheid: Er zijn 33 vragen die kunnen verdeeld worden in 12 thema’s - Belangrijkheid: Voor de 12 thema’s wordt bevraagd hoeveel belang eraan gehecht wordt binnen een basisschool/secundaire school - Indicatoren: Er worden 4 indicatoren bevraagd: taal, bevolkingsgroep, diploma en schooltoelage.

Eigen vragen (voorbeelden): - De brieven die door de school worden meegegeven zijn duidelijk. - Ik vind het belangrijk dat de leerkracht op huisbezoek komt voor de start van het nieuwe schooljaar. - Ik zou het leuk vinden om andere ouders van kinderen uit de klas van mijn kind beter te leren kennen. - Ik vind het belangrijk dat ouders kunnen meehelpen in de klas bij activiteiten in de eigen taal. - Ik betaal het liefst maandelijks/wekelijks/dagelijks.

- Ik heb toegang tot het internet thuis, via vrienden, via familie, geen toegang. - Hoe vaak moet het oudercontact per jaar doorgaan? - Hoe belangrijk vindt u dat u info over de klaswerking via de website van de school krijgt? - Hoe belangrijk vindt u dat uw kind op school enkel water, melk of soep drinkt? - Wat denkt u over de organisatie van de kleuterschool? ( 2 leeftijdsgroepen)

Rapport: - Zowel voor ouders als voor leerkrachten wordt een rapport afgedrukt met cijfers en tabellen. - Het rapport voor ouders geeft algemene cijfers voor alle ouders samen maar ook cijfers per indicator waardoor je groepen ouders met elkaar kunt vergelijken. - Er is ook een mogelijkheid om je eigen school te vergelijken met andere scholen m.a.w. welke cijfers krijgt je school van de ouders en wat is het gemiddelde cijfer van alle scholen die de meting hebben afgenomen.

Voorbeeldtabel: Tevredenheid en verwachting ouders basisset

Terugkoppeling naar ouders en leerkrachten: - Het is belangrijk om de resultaten terug te koppelen naar zowel leerkrachten als ouders (leerkrachten eerst). - Terugkoppeling naar ouders vraagt een andere methodiek dan terugkoppeling naar leerkrachten. - Het doel is te komen tot werkpunten en bijbehorende acties.

5. Voorbeelden van acties vanuit de basisset School 1: Vraag basisset: Heeft u recht op een schooltoelage? Antwoordmogelijkheden: Ja/neen/ik weet het niet Reden van actie: Percentage ouders die het niet wist, lag een stuk hoger dan het gemiddelde van alle scholen samen. Actie: Bevragen van alle ouders in het kleuter waarom ze het niet weten. Op basis van antwoorden actie bepalen vb. meer of andere informatie geven over de schooltoelage.

School 2: Vraag basisset: Ik krijg de kans om op school of in de klas mee te werken. Antwoordmogelijkheden: Helemaal niet akkoord tot helemaal akkoord Reden actie: De tevredenheidsscore op deze vraag was één van de laagste scores. Actie: Inventariseren of, waarbij en wanneer ouders willen ondersteunen. De activiteiten in de Hulpcheque van Klasse werden uitgebreid en bij elke activiteit werd een pictogram geplaatst. Het schema met de oplijsting van activiteiten waar de verschillende ouders wilden aan meewerken, werd met elke leerkracht besproken én in de leraarskamer opgehangen Indien ouders meewerken worden zij tijdens de maandopener in de bloemetjes gezet.

School 3: Vraag basisset: De ouders weten wat de school van hen verwacht. Antwoordmogelijkheden: Helemaal niet akkoord tot helemaal akkoord Reden van actie: Leerkrachten vonden dat ouders een aantal vragen/regels helemaal niet naleefden waardoor ook veel onduidelijkheid ontstond onder de ouders zelf. Actie: De 10 punten die het meest frustratie opleverden werden opgelijst en in een folder geplaatst met de motivatie en bijbehorende pictogrammen. Dit werd uitgelegd op het eerste oudercontact en met de ouders meegegeven.

School 4: Clusters basisset: Een goede communicatie met de school School 4: Clusters basisset: Een goede communicatie met de school. Gelijkwaardige behandeling van ouders. Reden van actie: Voor een belangrijk deel van de ouders is er een kloof tussen hun verwachting en hun tevredenheid bij deze items. Actie: Ouders concreter bevragen op het oudercontact in januari. We bieden ouders stellingen ( uitspraken) aan waarrond concentrische cirkels worden getekend. Iedere ouder kan dan een vlagje planten dichter bij of verder af van de uitspraak.

School 5: Vragen basisset: De school doet wat ze zegt School 5: Vragen basisset: De school doet wat ze zegt. Ik weet wat ik van de school kan verwachten. Antwoordmogelijkheden: Helemaal ontevreden tot heel tevreden Reden van actie: Ouders hebben in het algemeen een lage tevredenheid over deze items. Actie: Aanspreekbaarheid verhogen. Een informatiebord maken met een samenvatting van taken en bereikbaarheid omkaderend personeel. Wanneer bij voorbeeld een brief moet worden ingevuld of als er een activiteit is, wordt deze bij de foto van de aanspreekpersoon gehangen zodat ouders weten wie ze daarvoor kunnen aanspreken.

6. Voorbeelden van acties vanuit de eigen vragen School I: Eigen vragen: Informatie over de klaswerking via de website van de school ( ouders) Ik geef voldoende info over de klaswerking via de klasblog ( leerkrachten) Antwoordmogelijkheden: Helemaal niet belangrijk tot heel belangrijk (ouders) en helemaal niet akkoord tot helemaal akkoord ( leerkrachten) Reden van actie: 74% van de ouders vindt dit belangrijk en 33% van de leerkrachten geeft aan onvoldoende info op de klasblog te plaatsen Actie: Bijscholing van leerkrachten om hun technische vaardigheden te verhogen. Maandelijks per klas info plaatsen op de klasblog over het lopende thema.

School 2: Eigen vraag: Ik ken de 3 pijlers van Dalton waarop de werking van de school is gebaseerd. Antwoordmogelijkheden: Ja/neen/gedeeltelijk Reden van actie: In het kleuter kent 49% van de ouders de pijlers, in de lagere school is dit slechts 38%. Actie: Resultaten en conclusie vanuit het schoolteam zal worden voorgelegd aan de ouderwerkgroep én op het praatcafé voor ouders. Een ouderinfo avond wordt voorbereid waar de pijlers visueel worden voorgesteld, ouders die dit wensen komen de dag nadien op het praatcafé waar tolken zullen worden ingeschakeld.

School 3: Eigen vraag: Weet u dat er een ouderraad is op school School 3: Eigen vraag: Weet u dat er een ouderraad is op school? Kent u iemand uit de ouderraad? Antwoordmogelijkheden: Ja/neen Reden van actie: Ongeveer ¼ van de ouders weet niet dat er een ouderraad is. 50% van de ouders kent niemand uit de ouderraad. Actie: De ouderraad wordt voorgesteld met foto’s aan de ingang van de school. Op duidelijk herkenbare infopanelen komt maandelijks een fotoverslag van gedane acties én de nieuwsbrief. Ouders uit de ouderraad vatten aan de ingang van de school post bij de infopanelen en spreken andere ouders persoonlijk aan .

School 4: Eigen vragen: Gebruik je de website van de school School 4: Eigen vragen: Gebruik je de website van de school? Lees je het schoolkrantje? Antwoordmogelijkheden: Ja/neen/geen mening Reden van actie: Ongeveer 60 % van de ouders gebruikte de website van de school niet. Ongeveer 60% las wel het schoolkrantje. Actie: Schoolkrantje behouden. Momenten voorzien om ouders kennis te laten maken met de schoolwebsite en de mogelijkheden ervan. Ouders de mogelijkheid bieden om op bepaalde momenten de computers op school te laten gebruiken.

School 5: Eigen vragen: Ken je de schoolraad School 5: Eigen vragen: Ken je de schoolraad? Wens je op de hoogte gehouden te worden van wat er op de schoolraad besproken wordt? Antwoordmogelijkheden: Ja/neen/geen mening Reden van actie: Slechts 1/3de van de ouders geeft aan de schoolraad te kennen. Meer dan 2/3de van de ouders wil op de hoogte gehouden worden. Actie: Brief meegeven met uitleg schoolraad en foto’s van de leden. Verkorte versie van de inhoud na elke vergadering in het schoolkrantje zetten + op de website zetten. Een logo zoeken (vb. groepsfoto leden) voor elke communicatie vanuit de schoolraad.

School 6: Eigen vraag: Op de speelplaats en in vrije momenten mogen de kinderen hun thuistaal gebruiken. Antwoordmogelijkheden: Ja/neen/geen mening Reden van actie: Bij de ouders bleek dat de helft ervoor en de helft ertegen was. Actie: De school was al van plan om te starten met praatmomenten voor ouders (vb. 6-wekelijks). Het taalbeleid aftoetsen bij de ouders werd meegenomen als een punt voor de ouderpraatgroep.

Veel succes aan iedereen! Met dank voor het luisteren! Brugfigurenproject Stad Gent: Mieke Blancke, coach brugfiguren stedelijk onderwijs e.a. mieke.blancke@gent.be Diane Lefere, coördinator brugfiguren katholiek onderwijs diane.lefere@vsko.be