Themabijeenkomst Studielink vragenmodule Désirée Schipper, Floor Veld (Studielink) Martijn Menninga (QDelft)

Agenda

Toelichting historie studielink vragenmodule

Toelichting historie vragenmodule in Studielink De vragenmodule maakt reeds vanaf het begin van Studielink onderdeel van de applicatie uit De gedachte achter de vragenmodule was: De student krijgt via een inschrijvingsverzoek indirect contact met uw instelling. Dit geeft u de mogelijkheid om een dialoog op te starten met de student. De instellingsgebonden vragen die u normaal gewend bent aan te balie te stellen, kunt u nu hier vragen.

Oorspronkelijk was de inzet dus vrij beperkt Alleen bij het doen van een verzoek tot inschrijving Uitsluitend ten behoeve van het aanmeldproces De manier van inrichten was hier ook op gebaseerd

In de loop der tijd is de vragenmodule steeds verder uitgebreid qua functionaliteit

De vragenmodule groeide, en groeide… Er kwamen meer processen bij waar vragen gesteld konden worden (de zgn. categorieën) Bij herinschrijven Bij vooropleiding Bij betaling Bij stoppen: Intrekken Annuleren Uitschrijven Bij Studiekeuzecheck

De vragenmodule groeide, en groeide… De functionaliteit werd ook steeds uitgebreider en daarmee ook ingewikkelder Het werd mogelijk om vervolgvragen te maken en deze te koppelen aan specifieke antwoorden Risico op loops in vragen nam toe Het aantal parameters nam toe

De manier van inrichten bleef echter het zelfde en het inrichten werd steeds lastiger en onoverzichtelijker

Wat is jouw grootste probleem met de huidige vragenmodule

Conclusie De huidige vragenmodule is onoverzichtelijk Is soms tot een soort enquête systeem verworden Voorziet niet in alle wensen voor gebruik Is lastig in te richten Er is meestal maar één of enkele medewerker(s) binnen de instelling die dit kan De ingerichte vragen zijn lastig te testen omdat bij studenten op de testomgeving uitgeprobeerd moet worden hoe het er uit ziet.

Maar als positieve noot staat daar tegenover…

Veel instellingen zijn wel blij met de vragenmodule Deze voorziet in een belangrijke behoefte om op flexibele manier voor specifieke gevallen, per direct vragen in te kunnen inrichten De vragenmodule kan soms ingezet worden als workaround indien een structurele oplossing wat meer tijd kost

De vragenmodule komt dus zeker terug maar er zijn wel wat aanpassingen noodzakelijk / wenselijk

Nadelen oude module: vanuit perspectief Studielink De vragen worden op heel veel plaatsen gesteld Dat maakt het onoverzichtelijk voor studenten Het is ingewikkeld en lastig te onderhouden (in de ontwikkeling van het systeem) Geen inzicht wat studenten zien De instellingsvragen worden als een soort enquête systeem gebruikt Daar was het oorspronkelijk niet voor bedoeld Het leidt tot heel veel wensen die eigenlijk niets met de doelstelling van Studielink te maken hebben. Herbouw van de huidige opzet kost (te) veel tijd

Nadelen die door instellingen zijn aangegeven De huidige opzet is lastig in te richten Het is moeilijk om overzicht te houden op de ingerichte vragen Instellingen houden nu vragen ook in spreadsheets bij om overzicht te houden of aan gebruikers te kunnen geven Afhankelijkheden tussen vragen zijn niet duidelijk Vervolgvragen kunnen niet gekoppeld worden aan meerdere vragen en/of antwoorden Testen van de ingerichte vragen is bijna niet te doen Aanpassen van vragen over verschillende jaren is ingewikkeld Testomgeving omzetten naar productie is veel werk

Analyse huidige werkwijze Meerdere categorieën worden niet of nauwelijks gebruikt: Betaling Studie Keuze Check Intrekken en annuleren: worden altijd dezelfde vragen gesteld

Analyse huidige werkwijze Enkele criteria worden niet gebruikt Individuele Vooropleidingen Vestiging Of zijn onhandig in het gebruik Opleiding: “soms moet een hele lijst geselecteerd worden, terwijl je eigenlijk gewoon alle bachelor opleidingen wilt”

Herbouw vragenmodule nieuw studielink

Toelichting en demo herbouw vragenmodule in nieuw SL In HNS wilden we tegemoet komen aan een aantal wensen van instellingen m.b.t. de vragenmodule Door de wildgroei de afgelopen jaren is de module echter zeer omvangrijk en log geworden Exacte herbouw van de bestaande module zou geen ruimte overlaten voor verbetering De omvang van de vragenmodule is dusdanig dat deze een aanzienlijk risico vormde voor de opleverdatum van HNS Aangeven dat de inspanning voor de vragenmodule te hoog was t.o.v. de daadwerkelijke inschrijf functionaliteit. Gebruik niet altijd relevant voor inschrijving, Studielink is geen enquête systeem en huidige middelenbeslag is disproportioneel

Huidige werking

Een bestand

Inrichten van een excel Uploaden van een excel in Studielink (prototype) Wat ziet de student (prototype)

Belangrijkste veranderingen Invoer via een spreadsheet i.p.v. via een scherm Het blijkt niet mogelijk om binnen het beschikbare budget een gebruiksvriendelijk invoerscherm te maken Minder categorieën Betaling en SKC vervalt, intrekken en annuleren wordt 1 categorie Enkele criteria vervallen maar daar komen andere voor terug

Verandering Vervallen criteria Nieuwe criteria Vestigingsplaats Subcategorie Vooropleiding Studiejaar Nieuwe criteria Datum begin Datum eind Opleidingsniveau SKC

Voordelen van de nieuwe werkwijze

Voordelen van de nieuwe werkwijze De onderwijsinstelling heeft alle vragen overzichtelijk bij elkaar in een spreadsheet Deze kan ook worden gedeeld met anderen De spreadsheet kan eerst ingelezen worden op een testomgeving en indien getest en gereed eenvoudig op productie én andere omgevingen worden ingelezen Problemen worden direct gesignaleerd bij het inlezen van de spreadsheet De spreadsheet kan eenvoudig als uitgangspunt voor de aanpassingen voor het volgende jaar worden gebruikt Inrichting kan per jaar gedaan worden, indien er geen wijzigingen zijn wordt de spreadsheet eenvoudig voor het volgende jaar opnieuw ingelezen “downloaden” van de spreadsheet uit het Studielink archief

Voordelen van de nieuwe werkwijze Nadat de spreadsheet is ingelezen kan de inrichting eenvoudig getest worden door via selectievelden de juiste voorwaarden te simuleren: Niet meer eindeloos teststudenten aanmaken en in de juiste uitgangssituatie zien te krijgen om de vragen te kunnen testen De medewerker ziet de vragen direct zoals de student deze ook te zien krijgt (en in dezelfde volgorde) Eenmalig inrichten van antwoordcode en tekst In het huidige Studielink moet bij elke vraag opnieuw de antwoordcode en tekst worden ingericht In de nieuwe situatie eenvoudig steeds dezelfde codes hergebruiken

Voordelen van de nieuwe werkwijze Extra en/of eenvoudiger filters: Bachelor / Master / AD opleidingen kiezen i.p.v. een waslijst met losse opleidingen Vooropleidingsniveau als criterium in plaats van een lijst met losse vooropleidingen Begin en einddatum van de vraag (je hoeft niet meer handmatig vragen aan of uit te zetten)

Herbouw mogelijk met verbeteringen voor de onderwijsinstellingen Deze opzet kost ca. 1 sprint in plaats van een heel kwartaal

Vervolgtraject De getoonde werkwijze wordt als voorgenomen besluit afgehandeld conform de besluitvormingsprocedure: Voorgelegd aan de dossierhouders (reeds gebeurd) Dossierhouders hebben t.e.m. 5 december om te reageren Gelegenheid om vragen en standpunten te wisselen tijdens HO-Ketenoverleg (plenair) op 5 december Stuurgroep neemt een besluit op 7 december Bouw start in Q1-2018, direct in de eerste sprint Na de GAT test komt de vragenmodule direct voor inrichting beschikbaar in het instellingsdashboard dat in Q2 in gebruik genomen wordt voor de inrichting van het collegejaar 2019-2020 op productie

Is dit een werkbare oplossing

Wat moeten we eventueel nog doen om het werkbaarder te maken?

Analyse gebruik huidige vragenmodule

Aanleiding Analyse om inzicht te krijgen in werking huidige vragenmodule toonde aan: Er bestaat een ‘wildgroei’ aan vragen die momenteel zijn ingericht via de vragenmodule Hoger onderwijsinstellingen zijn verantwoordelijk voor welke vragen zij via Studielink stellen Dit gebeurt wel via SL, voor studenten is onderscheid tussen SL/instelling niet altijd duidelijk

Analyse inrichting huidige Studielink Uit eerste analyse van ‘dump’ ingerichte instellingsvragen bleek: Dat er vragen worden gesteld die een informerende functie hebben Dat er vragen worden gesteld die niet (direct) te maken hebben met het formele inschrijfproces Dat er vragen worden gesteld die mogelijk (vanuit privacy oogpunt) niet wenselijk zijn

Analyse inrichting huidige Studielink Op basis van de uitkomsten van deze eerste analyse, is verder onderzoek gedaan naar het huidige gebruik van de vragenmodule Dat geeft het volgende beeld (grosso modo):

Conclusie Er zijn verbeteringen mogelijk in de Studielink applicatie: Door meer gebruik te kunnen maken van het bieden van informatie die geïntegreerd is in de applicatie, hoeven er minder vragen ingericht te worden om deze informatie te delen Ook AVG en andere richtlijnen/wetten zijn sinds het begin van Studielink verder aangescherpt

Een greep uit de AVG… De verwerking van persoonsgegevens moet ten dienste van de mens staan Natuurlijke personen dienen controle over hun eigen persoonsgegevens te hebben De informatie over de verwerking van persoonsgegevens betreffende de betrokkene dient hem te worden meegedeeld bij het verzamelen bij de betrokkene van de gegevens Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn wat betreft de grondrechten en fundamentele vrijheden, verdienen specifieke bescherming aangezien de context van de verwerking ervan significante risico's kan meebrengen voor de grondrechten en de fundamentele vrijheden.

Dus… Er zijn verbeteringen mogelijk én De steeds meer aangescherpte wetgeving op dit front, zoals de AVG, dwingt ons om opnieuw het gebruiksdoel van de vragenmodule centraal te stellen en hier gezamenlijk afspraken over te maken In het middagdeel zal ingezoomd worden op de uitkomsten van analyse van de nu ingerichte vragen, in combinatie met AVG en andere privacy gerelateerde wetgeving en reglementen

Doel middagdeel Doel is om gezamenlijk te discussiëren over het doeleinde van de Studielink vragenmodule en welke vragen hier wel en niet in thuishoren en welke verbeteringen mogelijk zijn in informatievoorziening

lunch

Type vragen in detail

Informerende vragen

Informerende vragen: combinatie vorm / locatie Instellingen bieden soms verschillende varianten (VT/DT/DUAAL) van een opleiding aan en hebben verschillende onderwijslocaties. Doordat studenten eerst de opleidingsnaam en -plaats kiezen, geeft de huidige Studielink applicatie soms combinaties van plaatsen en vormen weer, die in praktijk niet aangeboden worden

Informerende vragen: combinatie vorm / locatie Instellingen proberen dit via de alternatieve opleidingsnaam te verhelderen. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de instelling specifieke vragen om aan te geven dat bepaalde combinaties niet mogelijk zijn, en de student dit moet herstellen. Met de inrichtingsmogelijkheden in het nieuwe Studielink is dit verholpen en is dit type vragen/opmerkingen niet meer nodig.

Informerende vragen: instroommomenten Ook voor het instroommoment geldt dat instellingen in sommige gevallen de instellingsvragen gebruiken om studenten te informeren over welk instroommoment zij moeten kiezen. Ook hiervoor geldt dat dit met de inrichtingsmogelijkheden in het nieuwe Studielink wordt verholpen.

Informerende vragen: 21+ toets Instellingen vragen via de instelling specifieke vragen in sommige gevallen op of een student wil deelnemen aan de 21+ toets en/of bieden via deze route aanvullende informatie over deze toelatingsprocedure.

Informerende vragen: 21+ toets 21+ Toets wordt in het nieuwe Studielink op een andere manier opgelost Bij het opvoeren van de vooropleiding krijgt de student de optie om aan te geven dat hij niet over één van de getoonde toelating gevende vooropleiding niveaus beschikt Instelling kan procedure vermelden bij doen verzoek

Informerende vragen: 21+ toets

Informerende vragen: Studiekeuzecheck Instellingen geven via de instelling specifieke vragen in sommige gevallen meer informatie over de Studiekeuzecheck (bijvoorbeeld waar deze voor dient). In het nieuwe Studielink bestaat de mogelijkheid om specifieke informatie te geven over de SKC. Dit wordt direct getoond tijdens het indienen van een verzoek tot inschrijving.

Informerende vragen: Numerus Fixus Opleidingen informeren studenten dat er een Numerus Fixus geldt voor een opleiding, via de opleiding specifieke vragen. Dit is niet meer nodig omdat dit in HNS al opvallend wordt vermeld

Informerende vragen: toesturen documenten Instellingen communiceren soms via Studielink aan studenten over welke documenten benodigd zijn om het VtI verder in behandeling te kunnen nemen. Er wordt bijvoorbeeld gevraagd om een CV of motivatiebrief toe te sturen. Voorstel is om dergelijke informatie direct na bevestiging van het indienen van het verzoek tot inschrijving in Studielink te tonen als verdere aanmeld-/toelatingsprocedure. Tevens wordt instellingen aangeraden dit te vermelden in de e-mail die studenten naar aanleiding van hun verzoek ontvangen.

Voor de toekomst…?

Voor de toekomst: voertaal opleiding Soms instelling specifieke vraag om na te gaan in welke taal student opleiding wil volgen Andere opleidingen maken verschillende alternatieve opleidingsnamen onder een landelijke opleiding aan, waar de voertaal uit blijkt. Voorstel is op termijn de mogelijkheden te onderzoeken dat ook de voertaal door instellingen kan worden ingericht en aangeklikt door studenten, mogelijk heeft het project RIO hier raakvlak mee. Wellicht wordt op termijn de voertaal op dat niveau vastgelegd.

Voor de toekomst: voertaal opleiding

Voor de toekomst: joint degree Instellingen die samenwerkingsverbanden kennen, informeren via de instellingsvragen dat de student zich al dan niet ook bij de andere instelling(en) moet aanmelden voor dezelfde opleiding, of bijvoorbeeld ergens een BBC moeten inleveren. Voorstel er is een werkgroep Joint Degree opgestart. Zodra het JD proces in het nieuwe Studielink ondergebracht kan worden, moet worden onderzocht of dergelijke vragen nog nodig zijn en hoe deze idealiter worden vormgegeven.

Voor de toekomst: uploaden documenten Voor het uitvoeren van de persoons- en vooropleidingsverificatie communiceren instellingen soms via Studielink dat studenten kopieën / originelen moeten aanleveren. Voorstel is om te kijken naar mogelijkheden dergelijke documenten via Studielink te uploaden. Deze worden dan niet in Studielink opgeslagen, maar enkel doorgestuurd naar de instelling(en) waar de student zich aanmeldt. Het SIS is vervolgens het register om deze informatie in op te slaan. Aan Studielink wordt enkel de verificatie terug geleverd.

Conclusie Veel vragen dienen voor het bieden van informatie (bijvoorbeeld in de vorm van een ‘checkbox vraag’) richting studenten. Er zijn mogelijkheden dit (op termijn) meer te integreren in de Studielink applicatie, in plaats van als instellingsvraag Dit heeft als bijkomend voordeel dat de informatie getoond kan worden op plekken waar deze relevant is Bij de inrichting van vragen in het nieuwe Studielink, moeten instellingen rekening houden met de optimalisatie voor inrichting en reeds aanwezige informatieblokken

Andere instellingsvragen

Welk doeleinde? Instellingen vragen soms via de instelling specifieke vragen naar het geboorteland van ouders van een student.

Welk doeleinde? Instellingen vragen soms via de instelling specifieke vragen wat de burgerlijke staat is van een student. Ook wordt soms gevraagd wat de naam van de echtgenoot / echtgenote is.

Welk doeleinde? Instellingen vragen soms via de instelling specifieke vragen of de gegevens van studenten voor andere doeleinden gebruikt mogen worden. Voorbeelden hiervan zijn dat deze in een adresboek van de instelling worden opgenomen, om studenten te informeren over andere producten / diensten en het vermelden van privégegevens op de deelnemerslijst die met medecursisten wordt gedeeld.

Conclusie Veel vragen houden geen direct verband met het formele inschrijfproces en zijn in verschillende gevallen privacygevoelig. Vragen waarbij studenten akkoord moeten gaan met een bepaalde situatie waarbij de juistheid van de strekking van de vraag betwist kan worden door de student.

Uitgangspunten Instellingen moeten over een bepaalde mate van vrijheid (blijven) beschikken voor de inrichting en het stellen van enkele aanvullende vragen die specifiek betrekking hebben op de gekozen opleiding of de specifieke situatie van de student. Instelling- en opleiding specifieke vragen moeten betrekking hebben op het formele inschrijftraject. De vragenmodule is bedoeld voor het opvragen van aanvullende gegevens van studenten, niet om informatie aan studenten te bieden.

Behandelen vragen n.a.v. analyse

Reglement instelling Sommige informatie mag enkel worden bevraagd als dit is vastgelegd in het reglement van de instelling / opleiding. Instellingen vragen soms via de instelling specifieke vragen of een student onderneemt of dat deze uit een ondernemersgezin komt. Instellingen vragen soms via de instelling specifieke vragen wat voor geloofsovertuiging studenten hebben en hoe ze hier in praktijk invulling aan geven.

Studeren met een functiebeperking Instellingen geven via de instellings-/opleidingsspecifieke vragen meer informatie over de mogelijkheden van studeren met een functiebeperking op de bewuste instelling. Daarnaast wordt studenten in sommige gevallen gevraagd of zij een functiebeperking hebben, en in sommige gevallen ook of zij daarover in contact zouden willen komen met een studentdecaan.

Studeren met een functiebeperking Voorstel is om in de richtlijnen voor het gebruik van instellings-/opleidingsvragen op te nemen dat instellingen geen informatie over of een student een functiebeperking heeft mogen bevragen.

Calamiteiten Instellingen vragen in sommige gevallen contactgegevens van een contactpersoon op, die in het geval van een calamiteit benaderd kan worden.

Persoonlijke informatie Instellingen vragen in sommige gevallen persoonlijke informatie aan studenten op. In veel gevallen kunnen vraagtekens worden gezet bij of het vanuit ethisch / moreel oogpunt wenselijk is dat studenten om deze informatie wordt gevraagd. Zeker als het beantwoorden van deze vragen verplicht wordt gesteld, kan dat voor een vervelende positie voor de student zorgen.

Voorbeelden hiervan zijn: Opvragen van geboorteland ouders De gesproken taal thuis Burgerlijke staat Woonsituatie

Gebruik gegevens andere doeleinden Instellingen vragen soms via de instelling specifieke vragen of de gegevens van studenten voor andere doeleinden gebruikt mogen worden. Voorbeelden hiervan zijn Dat deze in een adresboek van de instelling worden opgenomen, om studenten te informeren over andere producten / diensten Het vermelden van privégegevens op de deelnemerslijst die met medecursisten wordt gedeeld. Terugmelden resultaten Topsport en oriëntatie Betaling

Beleid gebruik instellingsvragen Op basis van deze bespreking wordt een voorstel/notitie uitgewerkt, wat met WAR/HO-Ketenoverleg/SL-CO overleg verder wordt afgestemd. Idee is om dit beleid op te nemen bij het scherm voor de inrichting van de vragenmodule, en in documentatie. Dit beleid zou dan ingaan per de inrichting in het nieuwe SL (voorjaar ‘18)