Labworkflow combinatietest Van aanvraag tot uitslag Landelijk beheer Peridos Star-SHL

Inhoud Procesbeschrijving Digitale labaanvraag Rapportage Notificatie Verslagen Deze presentatie bestaat uit een aantal onderdelen: Allereerst wordt het proces van de combinatietest beschreven, van labaanvraag tot het genereren van het verslag. Vervolgens worden de verschillende relevante onderdelen besproken: de digitale labaanvraag in Peridos, de notificatie vanuit Peridos naar de zorgverleners en het inzien van de uitslag en het genereren van de verslagen.

De zorgverlener maakt een labaanvraag aan in Peridos. Het labaanvraagformulier wordt geprint en aan de zwangere meegegeven. Op elk labaanvraagformulier staat een unieke Peridoscode met bijbehorende barcode. Stap 1: Labaanvraag Een of meerdere zorgverleners maken de labaanvraag aan in Peridos. Verderop wordt in meer detail uitgelegd hoe dit werkt. De aanvraag resulteert in een PDF formulier wat geprint kan worden en wat aan de zwangere meegegeven moet worden, die het dan meeneemt naar de bloedafnamepost.

Op de bloedafnamepost wordt de bloedafnamedatum ingevuld. Labaanvraag Bloedafname De zwangere neemt het labaanvraagformulier mee naar de bloedafnamepost. Op de bloedafnamepost wordt de bloedafnamedatum ingevuld. Het labaanvraagformulier wordt samen met het bloed naar Star-SHL gestuurd. Stap 2: Bloedafname Belangrijk is dat de bloedafnamepost de bloedafnamedatum invult op het formulier. Dit formulier dient, samen met het bloed, opgestuurd te worden naar het lab. Het formulier bevat de Peridoscode die zorgt voor de juiste uitwisseling van gegevens tussen laboratorium en Peridos.

Het lab analyseert het serum. Labaanvraag Bloedafname Serumanalyse Het lab haalt aan de hand van de Peridoscode de gegevens op die door de zorgverlener zijn ingevuld. Het lab analyseert het serum. Stap 3: Serumanalyse Als het bloed, samen met het formulier, op het lab aankomt, dan worden op basis van de Peridoscode de juiste gegevens opgehaald uit Peridos.

Bloedafname Serumanalyse Kans- berekening Labaanvraag Bloedafname Serumanalyse Kans- berekening In het geval van een centrale kansberekening: het lab ontvangt de NT-meting en gebruikt deze voor de kansberekening. In geval van een decentrale kansberekening: het echocentrum ontvangt de uitslag van de serumanalyse (biochemie) en gebruikt deze voor de kansberekening. Stap 4: Kansberekening De NT-meting kan direct met de rest van de labaanvraag worden ingevuld, maar kan ook later worden toegevoegd. In het laatste geval zal er een nieuwe set gegevens uit Peridos naar het lab worden gestuurd. Bij de decentrale kansberekening worden alleen de relevante biochemie gegevens vanuit het lab naar Peridos gestuurd. Deze gegevens worden door het echocentrum gebruikt voor het uitvoeren van de kansberekening.

De uitslag van de kansberekening wordt geüpload in Peridos. Labaanvraag Bloedafname Serumanalyse Kans- berekening Rapportage De uitslag van de kansberekening wordt geüpload in Peridos. De aanvrager (en eventueel het echocentrum) ontvangt een notificatie van Peridos dat er een nieuwe uitslag is. De zorgverlener kan de uitslag opzoeken in Peridos. Er kunnen twee verslagen worden gegeneerd, een beknopte versie voor de zwangere, een uitgebreidere voor de zorgverlener. Stap 5: Rapportage bij centrale kansberekening De uitslag wordt op de gebruikelijke wijze geüpload in Peridos. De relevante zorginstellingen worden genotificeerd middels een e-mail die door Peridos wordt verstuurd. Deze mail bevat verder geen persoonsgegevens en geeft alleen aan dat er nieuwe uitslagen in Peridos klaar staan. De zorgverlener kan in Peridos inloggen, de uitslag opzoeken en een tweetal verslagen kunnen worden gegenereerd en geprint. Het verslag voor de zwangere bevat alleen de kansen, het verslag voor de zorgverlener bevat de voor de berekening gebruikte gegevens en is daarmee veel uitgebreider.

Waarom een digitale labaanvraag Handmatig invullen en overtypen is foutgevoelig en inefficiënt Strengere regels borging privacy patiëntgegevens (informatiebeveiliging NEN7510) Bij handmatig ingevulde formulieren ontbreekt soms essentiële informatie, of is informatie niet goed leesbaar. Daardoor moet het laboratorium proberen uit te zoeken wat de ontbrekende of juiste gegevens zijn. Dit kost bij alle partijen veel tijd. Daarnaast is het overtypen van gegevens in het laboratorium tijdrovende bezigheid en bestaat de kans dat er bij het overnemen van gegevens fouten worden gemaakt die later weer gecorrigeerd moeten worden. In het kader van informatiebeveiliging is het niet meer toegestaan uitgebreide sets aan medische gegevens mee te geven voor de bloedafnamepost die het vervolgens weer doorstuurt naar het lab. Een eenvoudig formulier met alleen de meest noodzakelijke gegevens verdient de voorkeur.

Onderdelen van de labaanvraag Persoonsgegevens en counseling Termijnecho NT-meting Een volgend deel komt pas beschikbaar als het huidige deel op de juiste manier is ingevuld en opgeslagen. Het digitale labaanvraagformulier bestaat uit drie delen. Het deel “Persoonsgegevens en counseling” dient altijd te worden ingevuld. Daarnaast dient altijd één van de delen “Termijnecho” en “NT-meting” te zijn ingevuld voordat de labaanvraag compleet is en het formulier voor de zwangere kan worden geprint. Voor de centrale kansberekening is de labaanvraag niet compleet zonder het deel “NT-meting”, maar met het deel “Termijnecho” zijn er wel voldoende gegevens om het analysetraject te starten en kan het formulier worden geprint.

Persoonsgegevens / Counseling Termijnecho NT-meting

Persoonsgegevens / counseling Indien de counseling gegevens al bekend zijn in Peridos dan zullen een beperkt aantal velden (zoals “Gewicht”) al zijn ingevuld. Deze velden zijn nog te wijzigen mocht dat nodig zijn.

Persoonsgegevens / counseling Aanvinken van sommige opties, opent vervolgvragen Tussentijds als concept op te slaan Bij Definitief opslaan wordt de invoer gevalideerd, foutieve invoer kan worden hersteld De keuze voor bepaalde opties laat vervolgvragen zien, bijvoorbeeld wanneer de vraag “Eerder zwanger van kind met Trisomie 21, 18, 13” met “Ja” wordt beantwoord, verschijnt een lijstje met trisomieën waar de juiste kunnen worden aangevinkt. Het is mogelijk om via de knop “Concept opslaan” het aanvraagformulier te bewaren. Dit kan op een later tijdstip dan verder worden ingevuld. Na klikken op de knop “Definitief opslaan” wordt de invoer gecontroleerd, dat wil zeggen dat gekeken wordt of alle verplichte velden zijn ingevuld en of de ingevulde gegevens (daar waar relevant) binnen de vastgestelde ranges vallen. Zo moet een a terme datum bijvoorbeeld minstens 26 weken in de toekomst liggen en mag een achternaam geen cijfers bevatten. Peridos laat eventuele fouten zien en biedt de mogelijkheid om die te herstellen. Als de invoer goed is dan wordt het formulier definitief opgeslagen en kan het volgende deel worden ingevuld.

Termijnecho gegevens Indien de NT-gegevens niet worden ingevuld dient het blok met Termijnecho gegevens te worden ingevuld. Via de knop “Opslaan” kan de aanvraag tussentijds worden opgeslagen. Door te klikken op de knop “Valideer en print” wordt de invoer gecontroleerd. In geval van fouten, bijvoorbeeld niet verplichte velden zijn niet ingevuld of de CRL valt niet binnen de juiste range, dan maakt Peridos hier een melding van. De zorgverlener krijgt de gelegenheid om dit te herstellen. Indien de invoer correct is dan zal Peridos de aanvraag opslaan en een PDF bestand genereren voor de zwangere. Alleen in te vullen als de NT-gegevens niet worden ingevuld

NT-meting gegevens De NT-gegevens zijn alleen nodig indien het laboratorium de kansberekening doet. Dit deel kan tegelijk worden ingevuld met het deel “Persoonsgegevens / counseling”, maar ook later als de het formulier al is geprint (het blok “Termijnecho” is dan ingevuld). Via de knop “Opslaan” kan de aanvraag tussentijds worden opgeslagen. Door te klikken op de knop “Valideer en print” wordt de invoer gecontroleerd. In geval van fouten, bijvoorbeeld niet verplichte velden zijn niet ingevuld of de CRL valt niet binnen de juiste range, dan maakt Peridos hier een melding van. De zorgverlener krijgt de gelegenheid om dit te herstellen. Indien de invoer correct is dan zal Peridos de aanvraag opslaan en een PDF bestand genereren voor de zwangere. Alleen in te vullen in geval van centrale kansberekening.

Valideer en print Klikken op de knop “Valideer en print” genereert het aanvraagformulier voor de cliënt Dit is een PDF bestand dat geprint kan worden Controleer of de juiste gegevens zijn ingevuld en wijzig deze eventueel in Peridos Het formulier is te wijzigen tot het laboratorium het bloed heeft ontvangen Het blijkt regelmatig dat er bepaalde zaken niet goed zijn ingevuld in Peridos. Het advies is daarom om het geprinte formulier goed te bekijken voordat dit aan de zwangere wordt meegegeven. Mocht blijken dat er correcties nodig zijn dan kunnen die in Peridos worden doorgevoerd. Middels een klik op de knop “Print” kan het formulier opnieuw worden geprint.

Centrale kansberekening Het laboratorium doet de kansberekening Mogelijke scenario’s om tot een afgeronde labaanvraag te komen: Persoonsgegevens/ counseling Termijnecho gegevens NT-meting gegevens Counselor NT-echoscopist - Echoscopist De scenario’s beschrijven welke zorgverlener welk deel van de labaanvraag invult in Peridos. In het eerste en derde scenario zal de NT-echoscopist het deel “NT-meting” later invullen. In het derde scenario wordt het deel “Termijnecho” ingevuld door een echoscopist. Let op: deze echoscopist heeft dan wel een account in Peridos nodig.

Decentrale kansberekening Het echocentrum doet de kansberekening Mogelijke scenario’s om tot een afgeronde labaanvraag te komen: Persoonsgegevens/ counseling Termijnecho gegevens NT-meting gegevens Counselor - Echoscopist Voor de decentrale kansberekening is het niet nodig om de NT-gegevens in Peridos in te vullen. Ook hier geldt dat de echoscopist die het “Termijnecho” deel invult een Peridos account heeft.

In te vullen door bloedafafnamepost Cliënt-gegevens Barcode / Peridoscode Echocentrum waarnaar verwezen is voor de NT-meting Ruimte voor barcode stickers Aanvragende praktijk Informatie voor lab In te vullen door bloedafafnamepost

Uitleg voor bloedafnamepost Informatie voor lab Uitleg voor bloedafnamepost Informatie over nader gebruik bloed

Notificatie e-mails Deze worden verstuurd als: Het laboratorium een biochemie uitslag aanlevert Het laboratorium een kansberekening aanlevert Er nog niet bekeken uitslagen in Peridos staan E-mail adres en frequentie is in te stellen door de zorginstellingbeheerder Een notificatie voor een biochemie uitslag wordt verstuurd naar het echocentrum waarnaar verwezen is in de labaanvraag. Indien de labaanvraag door een counselor is gedaan dan krijgt deze geen notificatie van de biochemie. Bij uitslagen met een kansberekening die door het laboratorium worden aangeleverd, wordt een notificatiemail naar de aanvrager en het echocentrum waarnaar verwezen is in de labaanvraag. Er worden geen notificatiemails verstuurd als een echocentrum de kansberekening aanlevert, de uitslag is dan al op een andere manier gecommuniceerd. Dit omdat de aanlevering door echocentra vaak per maand of per kwartaal gebeurt. Peridos blijft notificatiemails sturen zolang een uitslag in Peridos niet op “bekeken” wordt gezet. Dit om te voorkomen dat een uitslag over het hoofd wordt gezien. Er worden geen notificatiemails verstuurd voor verrichten die ouder zijn dan 3 maanden.

Beheer zorginstellinggegevens Er kan maar één e-mail adres per zorginstelling worden vastgelegd. Het is dan ook belangrijk dat deze mailbox door meerdere personen binnen de zorginstelling kan worden gelezen. Wanneer gekozen wordt voor het versturen van één keer per dag een mail, dan zal Peridos ook een mail versturen als de uitslagen nog niet bekeken zijn, net zo lang tot deze de status “bekeken” krijgen in Peridos. Als gekozen is om direct na importeren een mail te krijgen, dan is dit een eenmalige mail en wordt de zorginstelling er niet op gewezen dat er nog niet bekeken uitslagen in Peridos zijn.

Voorbeeld e-mail In de notificatiemail staat alleen dat er nieuwe uitslagen zijn, er staan geen gegevens van zwangeren of de uitslagen in.

Uitslagen in Peridos Zowel biochemie uitslagen als kansberekeningen worden getoond Het is mogelijk om van de kansberekeningen verslagen te maken voor zorgverlener en cliënt (niet voor biochemie uitslagen) Uitgebreide filtermogelijkheden in het uitslagenoverzicht Standaard worden de niet bekeken uitslagen van de laatste drie maanden getoond. Dit kan worden aangepast door de startdatum in de filteropties aan te passen, of om een andere status te selecteren. Het is ook mogelijk om een uitslag van een specifieke zwangere op te zoeken door het invoeren van een BSN en geboortedatum.

Door de optie “Alle uitslagen binnen het huidige filter” aan te vinken en vervolgens op de knop “Bekeken” te klikken, kunnen alle niet bekeken uitslagen ineens op “bekeken” worden gezet. Als er geen PDF-icoontjes bij een uitslag zichtbaar zijn dan betekent dit dat het een biochemie uitslag betreft. Alle uitslagen kunnen worden geopend door op de regel te klikken. Het zorgonderdeel zoals dat in Peridos is opgeslagen wordt dan getoond.

Dit is het rapport voor de zwangere Dit is het rapport voor de zwangere. Bij kansen die kleiner zijn dan 1:5000 worden niet de daadwerkelijke kansen weergegeven, maar de tekst < 1:5000.

In het uitslagrapport voor de zorgverlener staan ook de gegevens die gebruikt zijn in de kansberekening. Dit rapport is dus veel uitgebreider dan dat voor de zwangere.

Vervolg formulier zorgverlener.

Meer informatie en hulp http://www.peridos.nl/combinatietest Invulinstructie voor het aanvraagformulier Handleiding voor het inregelen notifcatie e-mails Handleiding voor bekijken van de uitslagen Veelgestelde vragen Uw regionaal centrum De helpdesk Peridos: help@peridos.on.spiceworks.com

Bereikbaarheid laboratorium Star-SHL Inhoudelijke vragen over serumscreening: combinatietest@star-shl.nl 010-2890211 / 06-21179414 (op werkdagen tussen 8.30 en 17.00 uur voor dringende vragen) Logistieke / organisatorische vragen: Eliora Klijnsmit-Vonk (e.vonk@star-shl.nl) 06-52361477 (op dinsdag, woensdag en donderdag tussen 8.30 en 17.00 uur)