Webinar SharePoint Standaard Werkstromen We starten om 10:00 Webinar SharePoint Standaard Werkstromen In de Private en Public cloud

Jan Pintelon Moderator Even voorstellen Geert de Kooter Presentator Jan Pintelon Moderator

Spelregels Tijdens de presentatie staat uw micro af, ik kan u dus niet horen Tijdens de presentatie kunt u vragen stellen via de Q&A aan de moderator, deze worden live beantwoord U kunt de presentatie downloaden via de optie bijlagen in het scherm menu

Programma Wat zijn werkstromen Werkstromen gebruiken Werkstromen activeren Werkstromen aanmaken Werkstromen beheren Achtergrond informatie

Vraag: Huidige situatie In welke mate heb je al werkstromen gebruikt? Niet Werkstroom taken ontvangen Werkstromen gestart Werkstromen aangemaakt

SharePoint Werkstromen

Wat zijn werkstromen Werkstromen zijn vooraf geprogrammeerde minitoepassingen Werkstromen automatiseren bestaande organisatieprocessen Werkstromen starten Handmatig Automatisch (via een trigger) Werkstromen bestaan op bibliotheek- of siteverzamelingsniveau Werkstromen in SharePoint zijn de technische uitwerking van beslissingsdiagrammen (zie volgende dia)

Stroomdiagram Document creatie Start Revisie Eerste Revisie Afgekeurd Document Afgewezen Goedgekeurd Tweede Revisie Afgekeurd Goedgekeurd Document Goedgekeurd

Werkstromen in SharePoint Supergebruikers stellen werkstromen in Op basis van 5 standaard sjablonen Gebruikers starten ingestelde werkstroom Iedere gestarte werkstroom kan individueel worden opgevolgd. Taken worden verstuurd per mail Outlook heeft een aparte knop om taken te openen De historiek blijft 60 dagen beschikbaar De gebruiker die moet reageren hoeft vaak Outlook (& Word) niet te verlaten

De 5 standaard sjablonen Goedkeuring  Feedback verzamelen Handtekeningen verzamelen Drie statuswaarden Publicatie goedkeuren

Werkstromen gebruiken Voorbeeld: Feedback vragen

Cyclus Initiëren Reageren Controleren Corrigeren

Initiëren Doel: Feedback van collega’s verzamelen Selecteer het bestand BESTANDEN/ Werkstromen Details toevoegen Klik op Begin Iedereen krijgt een mail

Reageren Klik op de link naar het bestand Na de revisie, klik je op Deze taak openen Voeg een opmerking toe en klik op Feedback verzenden Of Klik op Wijziging aanvragen Of delegeer de taak via Taak opnieuw toewijzen

Open het bestand Klik op de link in het ontvangen bestand

Afsluiten/Controleren 60 dagen beschikbaar

Standaard werkstromen Activeren

Sjablonen beschikbaar maken Niet alle sjablonen zijn standaard geactiveerd Ga naar Siteverzameling Instellingen/ Site-instellingen Beheer van de siteverzameling/ Onderdelen van de siteverzameling

Sjablonen beschikbaar maken Zoek SharePoint 2007-werkstromen [ Klik ] Ook voor:

Werkstromen aanmaken

Werkstromen ontwerpen Maak een schema Ga naar de bibliotheek BIBLIOTHEEK/ Werkstromen/ Een werkstroom toevoegen Kies het type werkstroom Kies een unieke naam Kies een locatie voor de taken Kies een locatie voor de geschiedenis Kies een “Starter” …

Werkstromen ontwerpen Bepaal wie er een taak moet krijgen Parallel Serieel Creëer verschillende fasen Start bericht Stel een tijdslimiet in Licht andere gebruikers in (zonder taak) … Beëindigen bij documentwijziging … (afhankelijk van het type werkstroom)

Voorbeeld: Feedback vragen Doel: Feedback aan collega’s vragen m.b.t. het verslag Type: Feedback verzamelen – SharePoint 2010 Naam: Feedback vergaderingsverslag Starten: Handmatig

Details Revisoren Verschillende fases met meerdere personen kunnen worden aangemaakt Groepen uitvouwen Voor elke opgegeven groep een taak toewijzen aan elk afzonderlijk lid en elke groep dat het bevat. Dwz: indien de taak aan een SharePoint groep is toegekend, krijgt de groep dan 1 taak, of alle individuele leden

Voorbeeld: Goedkeuring DOEL: Het publiceren van documenten overlaten aan een beperkte groep van Goedkeurders Type: Goedkeuring – SharePoint 2010 Naam: Goedkeuring van handleidingen (bijvoorbeeld) Handmatig starten Verzenden naar Geert en Jan Stoppen bij eerste afwijzing Stoppen bij wijziging document

Taken & werkstromen beheren

Taken beheren Klik op de huidige status van de werkstroom Wijzig individuele taken Of Alle taken in één keer

Werkstromen beheren BIBLIOTHEEK/ Werkstroominstellingen/ Werkstroominstellingen Pas een werkstroom aan of Verwijderen, blokkeren of herstellen van een werkstroom

Extra informatie

Extra achtergrond informatie SharePoint 2010 Werkstromen ≠ SharePoint 2013 werkstromen SharePoint Server 2010 SharePoint Server 2013 Werkstroom manager Werkstromen Werkstromen

Aangepaste werkstromen Waarom Indien de standaard werkstromen niet voldoen Hoe Worden aangemaakt en gepubliceerd met SharePoint Designer 2013 Wie SharePoint Ontwikkelaars

Documentatie Er is heel veel documentatie beschikbaar op de site van Microsoft Start hier: https://support.office.com/nl-nl/article/Werkstromen- van-SharePoint-d74fcceb-3a64-40fb-9904-cc33ca49da56 Maar zoeken op “Werkstromen van SharePoint” geeft ook direct het juiste resultaat.

Vraag en antwoord