Aansluiting DVW op dienstencentrum Personeelsadministratie en Vlimpers 8 december 2017

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken DVW en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken DVW en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4

Beslissingen van de Vlaamse regering – een overzicht Juni 2015: Referentiekader voor drie dienstencentra April 2014: Gemeenschappelijk personeelssysteem Mei 2016: Modernisering van ons personeelssysteem Vlimpers Maart 2015: Gemeenschappelijke dienstencentra

Waarom een gemeenschappelijke dienstverlening en systeem?

AgO – een globale visie en missie Gangmaker van de HR-groep van de Vlaamse overheid Ontwikkelen van het HR-beleid voor de Vlaamse overheid Aanbieden van HR- dienstverlening aan de entiteiten van de Vlaamse overheid zodat de entiteiten zich kunnen toeleggen op hun maatschappelijke opdrachten en kernactiviteiten

AgO – een duidelijke opdracht

AgO – de organisatie vanaf 1/1/2018 Team HR-programma’s Dienst Diversiteits-beleid Team Coördinatie en strategie Team onder-steuning topkader Team Coördinatie HR-klant Team Communicatie & Informatie Dienstencentrum Personeelsadmin. Dienstencentrum Talent Dienstencentrum Welzijn Juridisch Kenniscentrum HR Technologie en Data

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken DVW en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4

Structuur AgO meer uitgewerkt

Organisatie dienstverlening Georganiseerd rond interne processen per thema bv. afwezigheden, instroom, welzijn, .. Volgens processen die aangepast zijn op basis van de afspraken gemaakt op de werksessies rond alle dienstverleningsprocessen met de nieuwe aansluitende entiteiten Dienstverlening op basis van de waterlijn en klantenafspraken

verdubbelt (bijna) in omvang Teamsamenstelling vanaf 1/1/2018 – overzicht Team 3 Team 6 Team 9 DCPA verdubbelt (bijna) in omvang DEWI, VLAIO, PMEIS, ANB, (EV)INBO, OV AM, VREG, SAR Minaraad, VEA Overheid breed team WVG VLM Team 1 Team 4 Team 7 OV, CJM, Syntra, DWSE FB, IV, LV, VLABEL Scancel SV Team 2 Team 5 Team 8 Omgeving, VMM, Onroerend erfgoed, Wonen VL KB MOW DVW

Dossier behandelaar – team 8 Welke DVW medewerker zal voortaan bij AgO werken? Dossier behandelaar – team 8 Danny De Schoenmaeker Team leider – team 3 Coördinerend DB – team 3 Bart Van Steenberghe Ann Vandecasteele Naast de overdracht van Danny heeft DVW ook 8 vacatures overgedragen voor de functies van dossierbehandelaar, jurist, rapportering, toegangsbeheer en security, …

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken DVW en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4

Processen binnen de entiteit Uniforme en gestroomlijnde dienstverlening voor personeelsadministratie Klantengesprekken Processen binnen de entiteit Alles boven de waterlijn: dienstverlening wordt verzekerd door het DC PA. Dit gebeurt zoveel mogelijk volgens een gestandariseerd proces Alles onder de waterlijn: diensten worden verzekerd binnen de entiteit Jullie merken dat de afbeelding nog geen volledig vlakke waterlijn toont, nog wat golven vertoont en opspattend water. We gebruiken dit als een beeld voor het feit dat momenteel nog niet alles volledig duidelijk is voor elke entiteit. Niet alle diensten boven de waterlijn zullen door het DC PA worden aangeboden aan alle entiteiten. Indien de huidige MOD/ personeelsdienst momenteel voor deze dienstverlening zorgt, dan zal de dienstverlening door het DC worden overgenomen vanaf 1/1/2016. Indien de entiteit dit zelf doet (bv prikklok, vorming,…): dan kunnen er naar de toekomst wel afspraken gemaakt worden om dit laten over te nemen door het DC PA maar voorlopig bij de entiteit Hoe gaan we ervoor zorgen dat de “waterlijn” vlakker kan worden? Via klantengesprekken tijdens de volgende weken waarin eventuele afwijkingen door functionele noodzakelijkheden kunnen afgesproken worden. Over deze gesprekken later meer in de presentatie

AgO Boven de waterlijn – wat wordt overgedragen? Start: 2020 Rapportering Na overdracht GDPB AgO Arbeids-geneeskunde Reis- en maaltijd kosten Start: 2020 Looncontrole en -verwerking Planning en evaluatie Eretekens Start: 2020 Vormings-administratie Contracten en besluiten ivm personeel aanmaken Verloven administratief afhandelen, ziektes opvolgen. Regelgeving bewaken Eedaflegging ondersteunen en algemeen onthaal Beheer prikkloksysteem Afhandelen werkplanning Administratieve ondersteuning eretekens Arbeidsongevallen administratief afhandelen Opvolgen welzijnscontracten Loonbeheer met o.a. verloven, afwezigheden, arbeidsongevallen, hospitalisatieverzekering, terugbetaling woon-werkverkeer en alle andere toelagen en vergoedingen (behalve reis – en maaltijdkosten) Waarom worden die taken later overgedragen? Er wordt momenteel een nieuwe module “talent” ontwikkeld die zal toelaten om de vormingsadministratie en planning en evaluatie te automatiseren. Die zal voor de DVW vanaf 2020 beschikbaar zijn.

DVW Onder de waterlijn Aanleveren basisinfo personeel HR-beleid Aanleveren info organisatie Aanvragen en goedkeuren verloven Entiteit-specifiek onthaal Ondertekenen documenten PLOEG: evaluaties Tucht- en juridische procedures opvolgen Goedkeuren en betalen facturen Hierbij alvast een niet-limitatieve opsomming van processen/ diensten die zich onder de waterlijn bevinden en waar het personeelslid, de leidinggevende, de HR-BP of HR-specialist verantwoordelijk is. Vragen kunnen in de interactieve sessie van later Uittekenen en uitvoeren van een HR- en welzijnsbeleid. (voorzien vertrouwenspersoon, functieprofielen uitwerken Ondertekenen documenten (besluiten, contracten, …) bij zowel in- uit- als doorstroom Basisgegevens personeelslid aanleveren (wie komt in dienst, wie vraagt pensioen aan, bepalen en doorgeven werkervaring… ) Aanleveren info organisatie: Wijziging doorgeven personeelsplan, organisatiestructuur, werkstromen, rollen, … Goedkeuren aanvragen Betalen facturen Aanvragen en goedkeuren verloven: (ziekte)verloven aanvragen/goedkeuren in selfservice, melden arbeidsongeval, ziektecontrole aanvragen Entiteit-specifiek onthaal Registraties en invoer van afwezigheden in de prikklok / Invoer werkplanning (SP-X). Opvolging van personeelsbetwisting en tuchtprocedures (aanstellen advocaat, …) Uitvoeren evaluaties/opmaak planning (PLOEG) Eretekens uitreiken Bij uitstroom: terugvragen van materiaal (ziekte)verloven aanvragen/goedkeuren in planningsmodule, melden arbeidsongeval, ziektecontrole aanvragen Uitvoeren adviezen arbeidsgeneeskunde Uitvoeren van standaardrapporten (Cognos), definiëren rapporteringsvragen of vragen naar prognoses

Klantenafspraken Nu: opmaak klantenfiches tussen AgO en elke klantentiteit Tijdelijke afspraken in kader van continuïteit Entiteitspecifieke afspraken Werkinstrument voor dossierbehandelaars en HR in de entiteit Gevalideerd door de leidend ambtenaren van AgO en de betrokken entiteit Vanaf 1 januari: klantengesprekken tussen teamleider AgO en HR klantentiteit Bespreken van lopende en komende vragen Indien nodig: bijsturen van de klantenfiches

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken DVW en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4

Vlimpers Vlaams Interdepartementaal Modulair Personeelssysteem 2002 Beheer van afwezigheden Beheer van functiegegevens Basis voor de loonberekening Beheer van personeelsgegevens Meer informatie over Vlimpers: https://overheid.vlaanderen.be /vlimpers

Arbeidsplaats-beheer Modules Talent Ploeg Arbeidsplaats-beheer Kern Profielbeheer Talent Leren Vacature markt Planning Tijd Mobiel Groen: basismodule van Vlimpers voor beheer van personeelsadministratie en loonverwerking Oranje; gebruik van een eigen planningsmodule Rood: instap naar aanleiding van de uitrol in Talent SaaS Grijs: tijdsregistratiesysteem – DVW zou de prikklok afschaffen vanaf 1/1/2018 al dan niet met een andere vorm van tijdsregistratie Meer informatie over de verschillende modules: https://overheid.vlaanderen.be/vlim persmodules

Personeels- administratie Rollen Personeelsled en Selfservice werknemer Voor alle andere rollen ook zichtbaar Managers Selfservice manager Aanspreekpunt en Registreren van ziektemeldi ngen, … Personeels- administratie Schermen voor DCPA, MOD’s en personeels- diensten DVW heeft op 1/12 het organogram doorgegeven en de specifieke rollen die moeten opgezet worden. Iedereen krijgt de rol van selfservice werknemer Daarnaast een aantal functies met specifieke rollen o.a. voor invoeren van afwezigheden. Cf. planner De rol van managers is eerder beperkt voor DVW aangezien heel veel vragen via de planners/centraal HR DVW gaan. Niettemin hebben ze de mogelijkheid om bepaalde zaken te raadplegen. Indien ze voor heel de afdeling/dienst gegevens willen raadplegen, is het uiteraard beter dit te doen via rapportering. Meer informatie over wie welke toegang heeft in Vlimpers: https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- informatieveiligheid

Vlimpers als portaal Wordt verder uitgelegd bij het deel over Vlimpers

Startpagina

Selfservice werknemer

Selfservice werknemer Printen van ziekteattest Printen van vakbondspremie

Selfservice werknemer Contactgegevens bekijken Postadres toevoegen Telefoonnummer toevoegen E-mailadres toevoegen Contactpersonen in noodgeval toevoegen

Selfservice werknemer Maandrooster bekijken Priktijden bekijken

Selfservice werknemer Persoonsgegevens bekijken Bankrekeningnummer wijzigen Handicap of chronische ziekte registreren (Priktijden bekijken – nvt DVW)

Selfservice werknemer (Fietsvergoeding aanvragen – nvt DVW) Voor DVW zal de aanvraag van de fietsvergoeding op papier gebeuren.

Selfservice werknemer Functiegegevens bekijken Anciënniteiten bekijken

Selfservice werknemer Verlof aanvragen Verloftellers bekijken Overzicht verlofaanvragen bekijken Afgekeurde verlofaanvragen bekijken Maandrooster bekijken Deze component is maar deels te gebruiken. Geen invoer van afwezigheden door personeelsleden Invoer van ziekte en arbeidsongevallen door de planner Invoer van langlopende afwezigheden door DCPA op basis van de papieren aanvraag Maandrooster – zal bekeken worden in functie van de release van december Afgekeurde afwezigheden in principe niet zichtbaar vermits deze toestromen via de interface uit SP-X en enkel goedgekeurde verloven doorstromen.

Selfservice werknemer Loonstrook bekijken en printen Overzicht betalingen bekijken (Overzicht maaltijdcheques bekijken – nvt DVW) Fiscale fiche bekijken en printen

Selfservice werknemer Abonnement (NMBS/De Lijn) aanvragen Mobiliteitsgegevens bekijken en aanpassen

Voorbeeld: ziekteattest printen

Klik achter ziekteattest op Print Klik achter ziekteattest op Print. Er verschijnt een pdf-bestand dat je kan afprinten. Tekst

Selfservice manager

Selfservice manager Afwezigheidsaanvragen bekijken Afwezigheidsaanvragen goed/afkeuren Afwezigheidsaanvragen terugsturen Afwezigheidsaanvragen toewijzen

Selfservice manager Functie- en persoonsgegevens bekijken Overzicht evaluaties Overzicht loopbaan Anciënniteiten bekijken

Selfservice manager Ziekteattest afdrukken

Selfservice manager Maandrooster bekijken Priktijden bekijken Overzicht regularisaties

Selfservice manager Verlofaanvragen bekijken Maandelijkse kalender bekijken Verloftellers bekijken Aanvragen vormingsverlof bekijken Overzicht maaltijdcheques

Selfservice manager Overzicht aangevraagde vergoedingen en toelagen (voor wie werkt met deze module)

Registratie van afwezigheden DVW werkt met een eigen planningstool = master voor afwezigheden Bepaalde afwezigheden stromen rechtstreeks door naar Vlimpers (b.v. jaarlijks verlof, losse dagen onbetaald verlof, omstandigheidsverlof) Sommige afwezigheden worden op papier goedgekeurd en vervolgens door het DCPA in Vlimpers ingevoerd. De planner kan op basis van mailverkeer uit Vlimpers de afwezigheid in SP-X invoeren Ziekte en arbeidsongeval moeten door de planner ingevoerd worden in Vlimpers én SP-X

Invoer van een ziekteverlof

Invoer van een ziekteverlof (2) Oorspronkelijke begindatum - Vul hier de begindatum van het ziekteverlof in In geval van een verlenging of herval (ziekte binnen 14 kalenderdagen), vul je de begindatum van het voorgaand ziekteverlof in Selecteer de begin- en einddatum Ééndagsziekte Gegevens volgens attest arts Selecteer bij “soort afwezigheid” – Medische redenen - Bij “naam afwezigheid” vul je “verlof wegens ziekte” in Bij aanvraag van een ziektecontrole kan je extra informatie meegeven aan het controleorgaan. Opgelet! Eens er een controle werd aangevraagd zonder extra informatie en men wil nadien toch nog extra informatie doorgeven, stroomt de extra informatie niet meer door naar het medisch controleorgaan. Men moet de extra informatie meegeven op het ogenblik men een controle aanvraagt. - Vink het veld “Controle” voor 12 uur aan, indien er een controle door het medisch controleorgaan dient door te gaan. - Vul “Datum controle” in als er op een bepaalde dag een controle dient door te gaan. - Geef eventueel extra informatie aan het medisch controleorgaan als het veld <Controle> werd aangevinkt.

Invoer van een ziekteverlof (3) - Verblijft het personeelslid op een ander adres tijdens zijn afwezigheid, klik op Adres bewerken en vul het adres in. - Klik vervolgens op ‘OK’ en vul in de balk Ziektelocaties bij “Begindatum” en “Einddatum” de periode van het verblijf op een ander adres in. Vink het veld “hospitalisatie” aan indien van toepassing

Invoer van een ziekteverlof (4) https://overheid.vlaanderen.be/vlimpershandleiding- ziekteverlof-invoeren#1 Afspraken: Het personeelslid moet volgens de geldende regels verwittigen voor 10 uur ‘s ochtends (uitz. Continudiensten) De planner is verplicht de registratie zo vlug mogelijk uit te voeren via selfservice manager (doublure) In praktijk één dag geregistreerd Na artsbezoek deelt het zieke personeelslid de juiste periode mee aan de hand van het attest (ziekteperiode op attest is bindend – controle door DCPA) PL vertrekt ziek naar huis = gewerkte dag Deeltijdse prestaties wegens ziekte

Invoer van een arbeidsongeval (1) Ook bij een arbeidsongeval is het mogelijk om een ziektecontrole aan te vragen. De controlearts gaat in dat geval na of het personeelslid werkelijk arbeidsongeschikt is en controleert de door de behandelende arts voorgeschreven duur. - Klik op het 'vergrootglas' naast “Nummer inicident” om de koppeling met de aangifte van het arbeidsongeval te maken. - Indien de aangifte door het DCPA nog niet werd ingevoerd, zal het DCPA de koppeling achteraf maken.

Invoer van een arbeidsongeval (2) https://overheid.vlaanderen.be/vlimpershandleiding- arbeidsongeval-invoeren

Hulp nodig? Hulpteksten in Vlimpers Instructiefilmpjes Beschikbaar vanaf januari 2018. Links staat op de startpagina.

Klantencontact vanaf 1 januari – focus op bereikbaarheid Vragen van personeelslid (persoonlijk dossier, gebruik van Vlimpers) Vragen van leidend ambtenaar/HR/ afdelingshoofd (dossier personeelslid, overkoepelende thema’s, organisatievragen bv. Fusie, Rapportering) Eén centraal opvolgingssysteem Telefonisch contact met dossierbehandelaar of teamleider via infolijn: 02 55 36 000 Contactformulier in Vlimpers voor klanten, en één generiek e-mailadres voor externe partijen. Contactdagen Persoonlijk contact na afspraak Selfservice: het Vlimpersportaal als dé plaats om zelf informatie en antwoorden te vinden. Klachten van klant Individuele klacht via Vlimpers contactformulier – procedure via klachtencoördinator van AgO + Geaggregeerd te behandelen in klantengesprekken met HRBP

Vlimpers als portaal Stel je vraag aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie: Telefonisch via het nummer (02 55) 36000 Online via het Vlimpers contactformulier

Vlimpers contactformulier

Vragen? Meer informatie: Overheid.vlaanderen.be/personeel Overheid.vlaanderen.be/vlimpers