Gemeenschappelijk klassement Opmaken en onderhouden

Inhoud introductie en kennismaking case uit de Vlaamse overheid in groepjes enkele vragen over de case beantwoorden algemene checklist optioneel: checklist toepassen algemene checklist: we zoomen uit naar een algemene checklist en passen de output van de groepjes daaraan af optioneel: we vragen iedereen (niet meer in groepjes) om de checklist kort op de eigen werksituatie toe te passen. Vertrekpunt daarvoor kunnen de problemen zijn die de deelnemers tijdens de kennismaking (zie slide 3, ‘rondvraag’) hebben aangereikt. Optioneel want afhankelijk van de resterende tijd en de interesse van de groep. Hoe meer interesse in gemeenschappelijke klassementen, hoe meer tijd dit lespakket mag innemen. 20 september 2018

Anders Werken Het Nieuwe Werken basisprincipes open kantoorlandschap plaatsonafhankelijk werken gevolgen in de praktijk telewerken clean desk digitalisering openheid 20 september 2018

Informatie delen

Gemeenschappelijk klassement? 20 september 2018

Gemeenschappelijk klassement? 20 september 2018

Introductie & kennismaking groepswerk! rondvraag: ‘geef één probleem of obstakel waarmee je worstelt bij opmaken of beheren van een gemeenschappelijk klassement’ kondig aan dat dit een werksessie is. Verdeel de deelnemers in groepjes van 3 à 4 personen door aan elke deelnemers een nummer van 1 tot 3 of 4 mee te geven (1, 2, 3, 1, 2, 3…). Wijs zelf aan waar elke groep gaat zitten om tijd te winnen. rondvraag: de groepjes zijn samengesteld maar laat iedereen individueel antwoorden noteer de antwoorden op een zichtbare plaats (flipchart, whiteboard, extra slide). Je zal ernaar verwijzen tijdens het overlopen van de algemene checklist en tijdens het optionele onderdeel 20 september 2018

Case uit de Vlaamse overheid Agentschap Wegen en Verkeer taken: http://www.wegenenverkeer.be/over-awv/taken-en-bevoegdheden.html structuur: http://www.wegenenverkeer.be/over-awv/agentschap-wegen-en-verkeer.html De case behandelt een echt bestaand agentschap met een fictieve afdeling. De resultaten en bewoordingen van de externe audit zijn realistisch en de vraag van het afdelingshoofd ook. Achtergrond: we kiezen het niveau van een afdeling en niet het hele agentschap omdat dit: voldoende concreet en behapbaar is in het korte tijdsbestek van dit lespakket aangrenzende problemen duidelijk maakt (vb. moeten afdelingsoverschrijdende processen niet meegenomen worden?) 20 september 2018

Case uit de Vlaamse overheid het hoofd van de Afdeling Oost-Vlaanderen vraagt je om een gemeenschappelijk klassement uit te werken voor zijn afdeling het agentschap heeft een externe audit achter de rug: onvolledige dossiers; onvindbare documenten te snelle vernietiging verspreide bewaring binnen het agentschap Huidige situatie is: geen gemeenschappelijk beheer elk personeelslid slaat documenten lokaal op binnen de afdeling: 3 teamhoofden met elk 8-12 teamleden Jij bent vrijgesteld voor 30% hiervoor als projectleider 20 september 2018

Groepswerk 10 tot 15 min. elk groepje krijgt eigen focus mee: hoe structureer je het klassement op herkenbare wijze voor iedereen? hoe zorg je voor draagvlak bij de teamhoofden? hoe overtuig je je collega’s? hoe hou je het klassement na 6 maand op orde? Welke stappen moeten gezet worden om het resultaat te bereiken? Afhankelijk van het aantal groepjes laat de lesgever meerdere focusvragen verschijnen en wijst er één toe aan elke groep. Wijs vraag 1 toe aan groep 1, enzovoort. Dat maakt het eenvoudiger om bij het uitzoomen naar de algemene checklist (slide 6) de feedback van de groepjes te capteren. Projecteer deze slide tijdens het groepswerk. Voorzie hiervoor 10-15 min. Enkele minuten na de start loop je langs elk groepje en geef je feedback waar nodig of lanceer je nieuwe perspectieven. 20 september 2018

Vraag 1 hoe structureer je het klassement op herkenbare wijze voor iedereen? Na het groepswerk lees je de eerste vraag en peil je naar de antwoorden van de eerste groep. Stimuleer aanvullingen vanuit de andere groepjes. Herhaal dit voor de volgende vragen (zie volgende slides). Verberg indien nodig de slides van de laatste vragen die je niet hebt toegewezen. 20 september 2018

Vraag 2 hoe zorg je voor draagvlak bij de teamhoofden? 20 september 2018

Vraag 3 hoe overtuig je je collega’s? 20 september 2018

Vraag 4 hoe hou je het klassement na 6 maand op orde? 20 september 2018

Vraag 5 Welke stappen moeten gezet worden om het resultaat te bereiken? 20 september 2018

Het probleem? Informatiesilo’s Informatie op persoonlijke schijven, mailboxen, het bureaublad, een persoonlijke kast enzovoort is niet toegankelijk, niet transparant en niet beheersbaar. Informatie binnen organisaties is vaak opgesloten in informatiesilo’s: niet toegankelijk voor de collega’s geen overzicht onbeheerd Gemeenschappelijke klassementen kunnen dit oplossen (voor documenten/ongestructureerde informatie). © Arne Groh, http://commons.wikimedia.org/wiki/File%3ASilos_sw.jpg 20 september 2018

De oplossing Gemeenschappelijke klassementen zorgen voor: efficiënte, correcte en snelle informatiedeling volledige en unieke dossiers betrouwbaar versiebeheer vermijden van meervoudige opslag volledige en unieke dossiers: alle informatie, dus ook presentaties, nota’ s, relevante mails, ...over een bepaalde zaak wordt samen bewaard. Dit dossier herbergt alle informatie die nodig is om het te behandelen meer info, zie http://www.bestuurszaken.be/gemeenschappelijk-klassement 20 september 2018

© Michael Young, The Noun Project Checklist Aan de slag! Verwijs bij het overlopen van de checklist zo veel mogelijk naar: de antwoorden van de groepjes op de focusvragen de antwoorden op de rondvraag tijdens de introductie (slide 3) verantw; proced; middelen na 6 maand op orde houden: beheer nodig; entiteit: min. 50% VTE; subentiteit: min. 20% VTE. Dit is minimum voor basisbeheer. Hoe hoger het percentage, hoe meer ruimte voor projectwerking. draagvlak: teamhoofden sensibiliseren van hun voorbeeldfunctie; zoek ‘champion’, ambassadeur onder de teamhoofden © Michael Young, The Noun Project 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Zo hoog mogelijk organisatieniveau 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Van algemeen naar bijzonder van hoofdmap naar document 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Kies een taakgebaseerde indeling Taakgebaseerde indeling is inerter dan organisatorische indeling. Alternatief: combineer beide: op het hoogste niveau een organisatorische indeling (entiteit – afdeling); op een lager niveau taakgebaseerde indeling 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Maak een onderscheid tussen ondersteunende taken en kerntaken Het is belangrijk dat de gebruiker van een klassement heel snel informatie kan terug vinden. Daarom moet de context waarin de documenten zijn opgemaakt onmiddellijk duidelijk zijn. De basiscontext en dus ook de basis van de indeling is de opdeling tussen: - Interne organisatie: hebben de documenten te maken met de gewone dagelijkse organisatie van de entiteit - Kerntaken: hebben de documenten betrekking op de taken die de entiteit moet uitvoeren? Deze indeling kan dan verder opgedeeld worden. 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Beperk het aantal niveaus digitaal klassement: ideaal is een diepte van 5 niveaus. Een aantal applicaties ondervinden moeilijkheden met het inlezen van lange padnamen. Ook is een diepe mappenstructuur vaak onoverzichtelijk. 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Gebruik duidelijke en betekenisvolle benamingen Gebruikers van het klassement moeten in een oogopslag begrijpen wat er in een deel van het klassement zit. Gebruik dus geen: namen van medewerkers onduidelijke afkortingen onbeduidende namen (algemeen, varia, divers,…) 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Orden de documenten zelf op een gestructureerde manier Chronologisch ordenen op datum bijv. op datum van verzending, ontvangst, opmaak, registratie,… Maak altijd duidelijk op welke datum u precies ordent! Hanteer dezelfde werkwijze bij elk dossier binnen een bepaalde taak Alfabetisch ordenen op: - eigennaam: bijv. naam van geadresseerde, afzender, naam personeelsleden (bijv. personeelsdossiers) - thema: trefwoord, onderwerp, een in de tekst voorkomend woord,…. Kies voor de vlotst werkende ordening, afhankelijk van de soort informatie. Er is geen zaligmakende ordening. Voorbeeld: xxxvernietiging mag niet belemmerd worden, vb. eeuwiglopende dossiers 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Behoud symmetrie tussen fysiek en digitaal klassement Gebruik dezelfde indeling. Dat verhoogt de terugvindbaarheid voor gebruikers. Dossiers zijn immers vaak hybride (deels digitaal, deel papier). 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Leg verantwoordelijkheden over het beheer vast Om het klassement op orde te houden en gebruikers te ondersteunen is een beheerder nodig: entiteit: min. 50% VTE subentiteit: min. 20% VTE Dit is het minimum voor basisbeheer. Hoe hoger het percentage, hoe meer ruimte voor projectwerking. Zoek draagvlak: sensibiliseer afdelings- en teamhoofden (voorbeeldfunctie); zoek een ambassadeur onder hen Een middel (klassement, DMS) kan maar slagen als het hand in hand gaat met duidelijk toegegewezen verantwoordelijkheden en procedures/afspraken 20 september 2018

Opbouwen van een klassement Maak afspraken over toegangsrechten: maximale openheid afschermen wat echt vertrouwelijk is stel een rolgebasseerd toegangsrechtenbeleid op Maak duidelijke afspraken over en leg verantwoordelijkheden vast voor: toegangsrechten: streef naar maximale openheid met afscherming op laagste niveaus obv duidelijke criteria naamgeving van documenten en mappen: 0-9, aA-zZ, _ 20 september 2018

En nu? Waar wil je staan binnen 4-6 maand? Iedereen moet nu met de checklist zelf aan de slag gaan in zijn eigen situatie. Stel hen de vraag wat ze willen realiseren binnenkort (ambitieus of kleinschalig). Zeg hen dat ze die doelstelling in hun agenda plaatsen en ernaar toe werken. © Stephen JB Thomas, The Noun Project 20 september 2018

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? Meer nood aan vitamine i? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Meer nood aan vitamine i? http://www.bestuurszaken.be/opleiding 20 september 2018

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 20 september 2018

Meer weten? Gemeenschappelijk klassement http://www.bestuurszaken.be/gemeenschappelijk-klassement 20 september 2018