Aansluiting VLM op dienstencentrum Personeelsadministratie en Vlimpers 5 december 2017

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken VLM en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4 Laatste afspraken vóór 1/1/2018 5

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken VLM en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4 Laatste afspraken vóór 1/1/2018 5

Beslissingen van de Vlaamse regering – een overzicht Juni 2015: Referentiekader voor drie dienstencentra April 2014: Gemeenschappelijk personeelssysteem Mei 2016: Modernisering van ons personeelssysteem Vlimpers Maart 2015: Gemeenschappelijke dienstencentra

Waarom een gemeenschappelijke dienstverlening en systeem?

AgO – een globale visie en missie Gangmaker van de HR-groep van de Vlaamse overheid Ontwikkelen van het HR-beleid voor de Vlaamse overheid Aanbieden van HR- dienstverlening aan de entiteiten van de Vlaamse overheid zodat de entiteiten zich kunnen toeleggen op hun maatschappelijke opdrachten en kernactiviteiten

AgO – de organisatie vanaf 1/1/2018 Team HR-programma’s Dienst Diversiteits-beleid Team Coördinatie en strategie Team onder-steuning topkader Team Coördinatie HR-klant Team Communicatie & Informatie Dienstencentrum Personeelsadmin. Dienstencentrum Talent Dienstencentrum Welzijn Juridisch Kenniscentrum HR Technologie en Data

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken VLM en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4 Laatste afspraken vóór 1/1/2018 5

Structuur AgO meer uitgewerkt

verdubbelt (bijna) in omvang Teamsamenstelling vanaf 1/1/2018 – overzicht Team 3 Team 6 Team 9 DCPA verdubbelt (bijna) in omvang DEWI, VLAIO, PMEIS, ANB, (EV)INBO, OV AM, VREG, SAR Minaraad, VEA Overheid breed team WVG VLM Team 1 Team 4 Team 7 OV, CJM, Syntra, DWSE FB, IV, LV, VLABEL Scancel SV Team 2 Team 5 Team 8 Omgeving, VMM, Onroerend erfgoed, Wonen VL KB MOW DVW

Dossier behandelaars – team 3 Welke VLM medewerker zal voortaan bij AgO werken? Dossier behandelaars – team 3 Hans De Witte Oona Grijseels Jacqueline Dekeyser Chantal Pas Team leider – team 3 Coördinerend DB – team 3 Phyline Janssens Jimmy Vanden Eynde Budget Ook de middelen (budget) van deze personeelsleden worden overgedragen + de middelen voor de werving van een adjunct van de directeur. Hans, Oona, Jacqueline en Chantal zullen VLM – dossiers blijven beheren

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken VLM en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4 Laatste afspraken vóór 1/1/2018 5

Processen binnen de entiteit Uniforme en gestroomlijnde dienstverlening voor personeelsadministratie Klantengesprekken Processen binnen de entiteit Alles boven de waterlijn: dienstverlening wordt verzekerd door het DC PA. Dit gebeurt zoveel mogelijk volgens een gestandariseerd proces Alles onder de waterlijn: diensten worden verzekerd binnen de entiteit Jullie merken dat de afbeelding nog geen volledig vlakke waterlijn toont, nog wat golven vertoont en opspattend water. We gebruiken dit als een beeld voor het feit dat momenteel nog niet alles volledig duidelijk is voor elke entiteit. Niet alle diensten boven de waterlijn zullen door het DC PA worden aangeboden aan alle entiteiten. Indien de huidige MOD/ personeelsdienst momenteel voor deze dienstverlening zorgt, dan zal de dienstverlening door het DC worden overgenomen vanaf 1/1/2016. Indien de entiteit dit zelf doet (bv prikklok, vorming,…): dan kunnen er naar de toekomst wel afspraken gemaakt worden om dit laten over te nemen door het DC PA maar voorlopig bij de entiteit Hoe gaan we ervoor zorgen dat de “waterlijn” vlakker kan worden? Via klantengesprekken tijdens de volgende weken waarin eventuele afwijkingen door functionele noodzakelijkheden kunnen afgesproken worden. Over deze gesprekken later meer in de presentatie Kris

AgO Boven de waterlijn – wat wordt overgedragen? Start: 2020 Rapportering Eretekens AgO Arbeids-geneeskunde Looncontrole en -verwerking Start: 2020 Planning en evaluatie Start: 2020 Reis- en maaltijd kosten Start: 2020 Vormings-administratie Loonbeheer met o.a. verloven, afwezigheden, arbeidsongevallen, hospitalisatieverzekering, terugbetaling woon-werkverkeer en alle andere toelagen en vergoedingen (behalve reis – en maaltijdkosten) Waarom worden die taken later overgedragen? Er wordt momenteel een nieuwe module “talent” ontwikkeld die zal toelaten om de vormingsadministratie en planning en evaluatie te automatiseren. Die zal voor de VLM vanaf 2020 beschikbaar zijn.

VLM Onder de waterlijn – wat wordt niet overgedragen? Terugbetaling preventief onderzoek Werving en selectie HRM beleid Toegangs-beheer (eigen gebouwen) Prikklok-beheer

1 2 3 Praktische gevolgen Aanpassen van processen en reglementering Samenwerken met andere externe partners 3 Gebruik van andere personeelssoftware; Vlimpers

1 2 3 Praktische gevolgen Aanpassen van processen en reglementering Samenwerken met andere externe partners 3 Gebruik van andere personeelssoftware; Vlimpers

1 1 Aanpassen reglementering en processen Ziektebeheer Ziektemelding Telefonisch aan dezelfde collega’s van de dienst AD (regio’s) en dienst personeel als nu Ziekteformulier Eigen formulieren die (ongefrankeerd) naar het ziektecontroleorgaan worden gestuurd Geen formulier voor eendagsziekte Andere formulieren Ook bij eendagsziekte zonder attest gebruiken (zelf in te vullen) Naar ziektecontroleorgaan gefrankeerd opsturen of inscannen/ foto maken en per e-mail versturen naar het ziektecontroleorgaan Ziektemelding voor 10 uur (nu voor 9u30) Procedure bij betwisting vervroegde werkhervatting Nieuw Collega’s waar de ziekte aan gemeld wordt, schakelen u door naar de chef Nieuw

1 1 Aanpassen reglementering en processen Prikklokbeheer Vlaamse overheid: afbouw prikklok tegen 2020 Vroeger: functie Registratie van de aan – en afwezigheden Opvolgen of iedereen de werktijdregeling naleeft Bijhouden uursaldo ’s en tellers Maandelijkse controle gegevens en vanuit de prikkloksoftware ingeladen naar de personeelssoftware voor berekening loon en vooral maaltijdcheques Nieuw Bij AgO - AFBOUW PRIKKLOK Wie nog wenst te prikken mag blijven prikken De informatie is beperkt tot de tijdstippen van in – en uitprikken en de dagsaldo’s Prikklokbeheerders kunnen voor andere taken worden ingezet Context: De Vlaamse regering heeft beslist dat bij de Vlaamse overheid een regeling PTOW wordt ingevoerd met telewerk en ook dat de prikklok tegen 2020 moet worden afgebouwd In uitvoering van deze omzendbrief heeft de VLM dit jaar de regeling PTOW-regeling aangepast en toegelaten om niet meer te prikken (Ongeveer) de helft van het personeel maakt intussen van die mogelijkheid gebruik. Welke zouden de gevolgen geweest zijn van het behoud van de prikklok in al zijn aspecten? Prikklokbeheer gebeurt op het niveau van het GDC Priklokbeheerder volgen de taken: dus overdracht naar het DCPA Aan -en afwezigheden worden vanaf 2018 rechtstreeks in Vlimpers aangevraagd; om de uursaldo ‘s in de prikklok te kunnen beheren zouden de gegevens vanuit Vlimpers moeten opgeladen worden in de prikkloksoftware Interflex (kostprijs 60 euro per jaar per personeelslid) Het beheer van de prikklok vergt een aanzienlijke personeelsinzet

1 1 Aanpassen reglementering en processen Fietsvergoeding Vroeger: Maandelijks geeft het personeelslid het werkelijk aantal verplaatsingen woon-werkverkeer met de fiets via de webapplicatie Arno door. Aandacht: fietsvergoedingen voor december 2017 uiterlijk op 8 januari 2018 via arnoweb aanvragen ! Nieuw Bij AgO In self service Vlimpers aanvragen voor de lopende maand en toekomstige maanden voor de 10de van de maand Wijziging in werkrooster, woonplaats, etc.  Dossierbehandelaar past fietsvergoeding aan of contacteert het personeelslid

1 1 Aanpassen reglementering en processen Maaltijdcheques Vroeger: De maaltijdcheques worden besteld rond de 15e van de maand volgend op de maand waarin de prestaties werden geleverd Nieuw Bij AgO De maaltijdcheques worden besteld op het einde van de maand waarin de prestaties werden geleverd (op basis van de beschikbare gegevens) De rechtzetting gebeurt bij de volgende bestelling. Gevolg In januari zullen 2 keer maaltijdcheques worden toegekend: VLM voor de prestaties in december 2017 DCPA voor maand januari 2018

1 1 Aanpassen reglementering en processen Reis- en maaltijd kosten Vroeger: De reis- en maaltijdkosten worden tot eind 2019 aangevraagd via de ARNO webtoepassing Deze vergoedingen zijn niet belastbaar behalve de carpooltoelage De carpooltoelage wordt samen met de andere reis- en maaltijdkosten aangevraagd via arnoweb “onkosten” en ook samen uitbetaald Nieuw Bij AgO De carpooltoelage wordt samen met de andere reis- en maaltijdkosten aangevraagd via arnoweb “onkosten” maar niet meer door de VLM betaald (tot eind 2019) Carpooltoelage = de toelage die men krijgt wanneer men met een eigen wagen dienstopdrachten uitvoert en collega’s vervoert

1 1 Aanpassen reglementering en processen Berekening en uitbetaling salaris 1 Aanpassen reglementering en processen Berekening en uitbetaling salaris Berekening en uitbetaling salaris Vroeger: Salaris wordt voorlopig berekend rond de 20e Herberekening rond 15e van de maand die er opvolgt: 2 betalingen + aparte betaling reis- en maaltijdkosten Nieuw Bij AgO 1 betaling per maand (laatste werkdag van de maand)

1 2 3 Praktische gevolgen Aanpassen van processen en reglementering Samenwerken met andere externe partners 3 Gebruik van andere personeelssoftware; Vlimpers

1 Samenwerken met andere externe partners Nieuwe externe partners Ziektecontrole Raamovereenkomst Vlaamse Overheid (meer mogelijkheden rapportering en ziektebeheer) Nieuw ziektemeldingsformulier Arbeidsgeneeskunde Arbeidsgeneeskundige onderzoeken: andere arbeidsgeneesheren De arbeidsgeneesheren van IDEWE zullen de jaarlijks bedrijfsbezoeken uitvoeren en deelnemen aan het overleg in het EOC en de SEOC’s De personeelsleden zullen bij de arbeidsgeneesheren van IDEWE terecht kunnen voor spontane onderzoeken (bv. Voor beeldschermonderzoek) Deelnemen aan de griepvaccinatiecampagnes van de VO Re- integratie trajecten van langdurig zieke personeelsleden zullen door de arbeidsgeneesheren van IDEWE-gebeuren Opleidingen op het vlak van veiligheid en welzijn kunnen van IDEWE worden afgenomen CERTIMED De VLM werkte al samen met Certimed voor de ziektecontrole op basis van een eigen overeenkomst Nu op basis va neen raamovereenkomst die door de Vlaamse overheid werd afgesloten (met meer mogelijkheden op het vlak van rapporteringen en ziektebeheer) Nieuw ziektemeldingsformulier (zie ziektemelding)

1 2 3 Praktische gevolgen Aanpassen van processen en reglementering Samenwerken met andere externe partners 3 Gebruik van andere personeelssoftware; Vlimpers

1 Gebruik van andere personeelssoftware; Vlimpers Gebruik van huidige webapplicaties in Arno Mijn collega Gegevens blijven nog actueel tot eind 2019 Mijn dossier Self service persoonlijke gegevens Persoon Persoonlijke gegevens niet geactualiseerd Vanaf 01/01 wél geactualiseerd in Vlimpers Evaluatie Blijft in gebruik tot begin 2020 (afronden evaluatie 2019) Mijn documenten Nog tot 31/12/2017 beschikbaar Werk Enkel nog te gebruiken voor reis- en maaltijdkosten (onkosten)

1 Gebruik van andere personeelssoftware; Vlimpers Overgang Arno en prikklok naar Vlimpers Gegevens 2017 Gegevens 2018 Alle gegevens over het salaris, vergoedingen en toelagen worden tot eind 2017 worden vanuit de VLM-software naar Vlimpers overgezet. Sommige gegevens (bv-spaarpotverlof, ziektedagen, ..) zijn pas begin januari (na afsluiten prikklok) beschikbaar en kunnen pas dan naar Vlimpers worden overgezet. Deze tellers zullen in Vlimpers pas in de loop van januari worden rechtgezet. Alle gegevens over afwezigheden die geregistreerd in de prikklok of in Arno worden vanuit de VLM – software naar Vlimpers overgezet

Onze Vlimpers voorhoede Regio West Werknemers: Patrick Jacobs Kathleen Thomas Leidinggevenden: Anouk De Groote  Helene Vandewalle Regio Oost Werknemers: Christel Kerckhofs Kathleen Prouvé Leidinggevenden: Nathalie Kindt Lieve Lenvain Brussel Werknemers: Rebekka Veeckman Leidinggevenden: Paul De Ligne 

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken VLM en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4 Laatste afspraken vóór 1/1/2018 5

Vlimpers Vlaams Interdepartementaal Modulair Personeelssysteem 2002 Beheer van afwezigheden Beheer van functiegegevens Basis voor de loonberekening Beheer van personeelsgegevens Meer informatie over Vlimpers: https://overheid.vlaanderen.be /vlimpers

Personeels- administratie Rollen Personeelsled en Selfservice werknemer Voor alle andere rollen ook zichtbaar Managers Selfservice manager Aanspreekpunt en Registreren van ziektemeldi ngen, spoedverlof ,… Personeels- administratie Schermen voor DCPA, MOD’s en personeels- diensten Meer informatie over wie welke toegang heeft in Vlimpers: https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- informatieveiligheid

Startpagina

Selfservice werknemer

Selfservice werknemer Printen van ziekteattest Printen van vakbondspremie

Selfservice werknemer Contactgegevens bekijken Postadres toevoegen Telefoonnummer toevoegen E-mailadres toevoegen Contactpersonen in noodgeval toevoegen

Selfservice werknemer Maandrooster bekijken Priktijden bekijken

Selfservice werknemer Persoonsgegevens bekijken Bankrekeningnummer wijzigen Handicap of chronische ziekte registreren (bv. Erkenning VDAB)

Selfservice werknemer Fietsvergoeding aanvragen

Selfservice werknemer Functiegegevens bekijken Anciënniteiten bekijken

Selfservice werknemer Verlof aanvragen Verloftellers bekijken Overzicht verlofaanvragen bekijken Afgekeurde verlofaanvragen bekijken Maandrooster bekijken

Selfservice werknemer Loonstrook bekijken en printen Overzicht betalingen bekijken Overzicht maaltijdcheques bekijken Fiscale fiche bekijken en printen

Selfservice werknemer Abonnement (NMBS/MIVB/De Lijn) aanvragen Mobiliteitsgegevens bekijken en aanpassen

Voorbeeld: verlof aanvragen

Vul je verlofaanvraag in en klik op indienen Tekst

Voorbeeld: ziekteattest printen

Klik achter ziekteattest op Print Klik achter ziekteattest op Print. Er verschijnt een pdf-bestand dat je kan afprinten. Tekst

Selfservice manager

Selfservice manager Afwezigheidsaanvragen bekijken Afwezigheidsaanvragen goed/afkeuren Afwezigheidsaanvragen terugsturen Afwezigheidsaanvragen toewijzen

Selfservice manager Functie- en persoonsgegevens bekijken Overzicht evaluaties Overzicht loopbaan Anciënniteiten bekijken

Selfservice manager Ziekteattest afdrukken

Selfservice manager Maandrooster bekijken Priktijden bekijken Overzicht regularisaties

Selfservice manager Verlofaanvragen bekijken Maandelijkse kalender bekijken Verloftellers bekijken Aanvragen vormingsverlof bekijken Overzicht maaltijdcheques

Selfservice manager Overzicht aangevraagde vergoedingen en toelagen (voor wie werkt met deze module)

Hulp nodig? Hulpteksten in Vlimpers Instructiefilmpjes Beschikbaar vanaf januari 2018. Links staat op de startpagina.

Klantencontact vanaf 1 januari – focus op bereikbaarheid Vragen van personeelslid (persoonlijk dossier, gebruik van Vlimpers) Vragen van leidend ambtenaar/HR/ afdelingshoofd (dossier personeelslid, overkoepelende thema’s, organisatievragen bv. Fusie, Rapportering) Eén centraal opvolgingssysteem Telefonisch contact met dossierbehandelaar of teamleider via infolijn: 02 55 36 000 Contactformulier in Vlimpers voor klanten, en één generiek e-mailadres voor externe partijen. Selfservice: het Vlimpersportaal als dé plaats om zelf informatie en antwoorden te vinden. Contactdagen Persoonlijk contact na afspraak

Vragen? Stel je vraag aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie: Telefonisch via het nummer (02 55) 36000 Online via het Vlimpers contactformulier

Vlimpers contactformulier

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Afspraken VLM en AgO: In de praktijk 3 Vlimpers: een demo 4 Laatste afspraken vóór 1/1/2018 5

1 In rechte lijn naar 1/1/2018 Afwezigheden Ziekte Vlimpers Vraag nu nog je jaarlijkse vakantie of onbetaald verlof aan in Arno voor de eerste week van januari Vanaf 1/1/2018 moét alles via Vlimpers aangevraagd worden Ziekte Attest via Vlimpers Blanco attest beschikbaar op intranet VLM voor eerste periode Vlimpers Mail met instructies “hoe kan ik inloggen” volgt voor jullie eerste werkdag op 2 januari. Per werkzetel zal een Vlimpers-contactpersoon van VLM ingezet worden de eerste ondersteuning zal bieden

1 In rechte lijn naar 1/1/2018 Hoe kan jij helpen? Alle administratie met betrekking tot 2017 zo vlug mogelijk afhandelen (prikklok, vergoedingen, toelagen,) De gegevens die in Vlimpers voor jou geregistreerd zijn, nakijken

Vragen? Meer informatie: Overheid.vlaanderen.be/personeel Overheid.vlaanderen.be/vlimpers