HR Specialistennetwerk Personeelsadministratie 23 maart 2017

Agenda Website Juridisch Kenniscentrum Varia Verloven Overzicht van de verlofhervorming naar aanleiding van het akkoord met de vakorganisaties Toetsingskader gunstverloven Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Ziektecontrole (i.s.m. Certimed) Terugkoppeling en gedachtewisseling met betrekking tot rapportering rond ziekteverzuim Beleidsmatige ondersteuning Certimed (samen met Jessy Van Dousselaere) SMS-ticket De Lijn (derde-betalerssysteem) Bevragingen Alternatieve telling maaltijdcheques Website Juridisch Kenniscentrum Varia

Verloven Matthias Roman

Hervorming verlofstelsel Matthias Roman

1. Situering – vorige legislatuur Vlaams Regeerakkoord: “Zonder het evenwicht tussen werk en gezin uit het oog te verliezen zullen de diverse verlofstelsels worden geëvalueerd.” Beleidsnota Bestuurszaken: “Een ander element dat de inzetbaarheid ondermijnt, zijn de uitgebreide en stilaan ontransparante verlofstelsels. Zonder het evenwicht tussen werk en gezin uit het oog te verliezen zal ik de verlofstelsels rationaliseren en standaardiseren”

1. Situering – vorige legislatuur Sectoraal Akkoord 2010 – 2012: De evaluatie/rationalisering en standaardisering van de verlofstelsels, die mee deel uitmaakt van het sleutelproject modern HR-beleid, zal minstens rekening houden met: het streven naar een beter evenwicht tussen organisatie- en persoonlijk belang het verhogen van de neutraliteit van de verlofstelsels t.a.v. de verschillende samenlevingsvormen het verhogen van de transparantie inzake de verloven, door waar mogelijk de impact te stroomlijnen die de verloven, naar gelang de toestand dienstactiviteit of non- activiteit, hebben op pensioen, vermindering vakantieverlof, maaltijdche-ques, salaris, aanspraken op bevordering, e.d.m. Dit streven naar meer transpa-rantie gaat samen met de verantwoordelijkheid en responsabilisering van het personeelslid dat om welbepaalde redenen (zorg, elders werken, vrije tijd, …) keuzes maakt in zijn loopbaan voor een bepaald verlof

1. Situering – vorige legislatuur Verdere uitwerking binnen het sleutelproject modern HR- beleid Oprichting van werkgroep onder voorzitterschap van het CAG en bestaande uit vertegenwoordigers van alle beleidsdomeinen SOPO klankbordgroep CAG stuurgroep Resultaat: ontwerp van conceptnota Einde legislatuur waardoor de politieke onderhandelingen niet konden worden afgerond Verderzetting in nieuwe legislatuur

2. Situering – huidige legislatuur Vlaams Regeerakkoord: “We rationaliseren de bestaande verlofregelingen bij de Vlaamse overheid.” Beleidsnota Bestuurszaken: Binnen het concept van de uniforme arbeidsvoorwaardenregeling zet ik in op een gerationaliseerd verlofsysteem. Hierbij ligt de focus, naast de gelijke arbeidsvoorwaarden, op bijkomende responsabilisering van medewerkers en lijnmanagers, budgetneutraliteit en het behoud van een optimaal evenwicht werk-privéleven zonder dat de goede werking van de dienst in het gedrang komt

2. Situering – huidige legislatuur Sectoraal akkoord 2015 – 2016 een regeling voor ambtenaren die niet langer voltijds kunnen werken als gevolg van een chronische aandoening en voor wie de bestaande deeltijdse prestaties wegens ziekte geen oplossing brengen de invoering voor het statutair personeel van een pleegzorgverlof naar analogie met de regeling die voor het contractueel personeel geld ten gevolge van de invoering van het zorgkrediet (verlofregeling en onderbrekingsuitkeringen) zal via de rationalisering van de verlofregeling een flankerend beleid uitgewerkt worden

3. Uitwerking Opdracht kabinet: het rationalisatietraject wordt hervat, daar waar het in de vorige legislatuur is geëindigd; Buiten de scope: Hervorming ziekteverlofregeling Hervorming loopbaanonderbreking algemeen stelsel en deeltijdse loopbaanonderbreking tot aan het pensioen Overkoepelende opdracht voor beleidsdomein Werk Invoering zorgkrediet op 2.9.16 Voorlegging herwerkte conceptnota aan het voorzitterscollege

4. Vlaamse Regering Vlaamse Regering keurt de conceptnota hervorming van de verlofregeling op 28 mei 2016 goed De Vlaamse minister van Bestuurszaken krijgt volgende opdracht: Start de onderhandelingen over de inhoud van de conceptnota op; Deze onderhandelingen moeten plaatsvinden in een werkgroep die bestaat uit vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering, het personeel en het lijnmanagement

5. Onderhandelingen in de werkgroep Op vraag van de vakorganisaties werd eerst onderhandeld over het verlof voor deeltijdse prestaties en het onbetaald verlof: Waarom? Om zicht te krijgen op de compensaties die n.a.v. de invoering van het zorgkrediet en het uitdoven van de loopbaanonderbreking algemeen stelsel waren beloofd Geleid tot een protocol van akkoord met de drie vakorganisaties Volgend op het akkoord werden de onderhandelingen over de rest van de conceptnota opgestart: Onderhandelingen hebben geleid tot een protocol van akkoord met de drie vakorganisaties

6. Regelgevend traject Voorbereiding beide protocollen worden omgezet naar een ontwerpbesluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van het VPS; intern overleg met HRTD en DCPA Traject: IF, begrotingsakkoord, eerste principiële goedkeuring, onderhandelingen in het Sectorcomité XVIII, tweede principiële goedkeuring, advies Raad van State en definitieve goedkeuring Doel: definitieve goedkeuring na de zomer 2017 Inwerkingtreding 1.1.18

7. Inhoud Hoe ziet de verlofregeling er vanaf 1 januari 2018 uit?

8. Jaarlijks verlof Wat verandert er niet: het aantal dagen: 35 bij 12 maanden voltijdse prestaties impact onbetaalde verloven op jaarlijks verlof het bijkomend verlof vanaf de leeftijd van 55 jaar de mogelijkheid om jaarlijks 11 dagen over te dragen naar het volgende jaar

8. Jaarlijks verlof Wat verandert er wel (art. 11): het overgedragen verlof kan thans jaar na jaar worden gecumuleerd vanaf 1.1.18 blijft dit mogelijk voor zover de grens van 150 dagen niet is bereikt geen overgangsmaatregelen nodig bij opname van 1 of meerdere dagen onbetaald verlof kan men i.p.v. 11, 5 dagen jaarlijks verlof overdragen

9. Feestdagen Huidige regeling wordt niet gewijzigd: tien wettelijke feestdagen, de decretale feestdag en 2.11, 15.11 en 26.11 compensatieverlof tussen Kerst en Nieuw ter compensatie van de feestdagen die met een zaterdag of zondag samenvallen

10. Moederschapsrust Rechtsgrond: de federale arbeidswet 16 maart 1971 Status quo huidige regeling

11. Omzetting moederschapsrust naar vaderschapsverlof N.a.v. het overlijden of de hospitalisatie van de moeder ten gevolge de geboorte van het kind Qua duur: regeling statutairen en contractuelen dezelfde Qua uitbetaling: regeling statutairen en contractuelen is nu verschillend statutair: doorbetaling van loon contractueel: uitkering Vanaf 1.1.18: alignering van de geldelijke regeling (art. 8): door middel van een toelage die het verschil tussen de uitkering en het nettoloon dekt wordt al bij de moederschapsrust toegepast

12. Opvangverlof Status quo huidige regeling

13. Pleegzorgverlof Bestaat op grond van de arbeidsovereenkomstenwet al voor het contractueel personeel (uitkering) dat als pleegouder werd aangeduid Vanaf 1.1.18: invoering van een vergelijkbare regeling voor het statutair personeel dat pleegzorgtaken opnemen (art. 13): zes dagen per jaar om het hoofd te bieden aan taken en opdrachten die voortvloeien uit de opname van pleegzorg taken dienstactiviteit en 82% van het brutoloon

14. Verlof voor deeltijdse prestaties De vijf bestaande rechthebbende categorieën verdwijnen (art. 14, 15, 16 en 17): vervangen door een recht gedurende 60 maanden voor alle ambtenaren na 60 maanden is een verderzetting als gunst mogelijk geen aanrekening van het in het verleden opgenomen verlof Extra recht vanaf de leeftijd van 55 jaar: ongeacht de opname/uitputting van de 60 maanden.

14. Verlof voor deeltijdse prestaties Uitbreiding van het recht gedurende zestig maanden en vanaf 55 jaar tot het contractueel personeel afwijkende regeling vervangingsovereenkomsten en overeenkomsten voor bepaalde duur gunst voor zover men geen twee jaar ononderbroken bij de diensten van de Vlaamse overheid in dienst is praktische uitvoering: addendum op grond waarvan de afgesproken arbeidsduur wordt verminderd

14. Verlof voor deeltijdse prestaties Specifieke opnamemodaliteiten aanvragen met minimaal 3 en maximaal 12 maanden prestatieregimes: 90, 80, 70, 60 of 50% Minder dan 50% werken via VDP niet langer mogelijk gekozen regime en rooster kan gedurende drie maanden niet worden veranderd vaststelling opname modaliteiten in overleg met de lijnmanager uitstel met drie maanden mogelijk steeds dienstactiviteit Verloven voor deeltijdse prestaties die voor de inwerkingtreding van de nieuwe regeling werden aangevraagd lopen door

14. Verlof voor deeltijdse prestaties VDP  salaris a rato van het prestatieregime: Nu  bepaalde gevallen wordt het salaris verhoogd met een bonus 20% van het niet gepresteerde gedeelte enkel voor ambtenaren Hervorming van de salarisbonus (art. 6): rechthebbende categorieën: Zowel statutairen als, contractuelen die het verlof opnemen als een recht en die aan één van de volgende voorwaarden voldoen: toegekend vanaf de leeftijd van 60 jaar of; gedurende vijf jaar: eenoudergezin kind jonger als 15 jaar ten laste gehandicapt kind ten laste mantelzorg verstrekken aan een inwonend gezins- of familielid in de eerste of tweede graad

14. Verlof voor deeltijdse prestaties Salarisplafond: 37000€ bruto/jaar (incl. toelagen) hoger als 37000€ bruto/jaar (incl. toelagen)  geen salarisbonus tussen 35000€ en 37000€ bruto/jaar (incl. toelagen)  bonus van 15% minder als 35000€ bruto/jaar (incl. toelagen)  bonus van 20% Salarisbonus die werd toegekend op grond van de huidige regeling kan doorlopen tot en met 31.12.18 (art. 9)

15. Verlof voor deeltijdse prestaties voor ambtenaren met een handicap of chronische ziekte Nieuw verlofstelsel (art. 18) Voor contractuele bestaat er al een regeling binnen de ZIV – wetgeving Instroom uit verschillende circuits is mogelijk niet noodzakelijk vanuit ziekteverlof Om in te kunnen stromen moet de ambtenaar beschikken over: een externe erkenning als persoon met een handicap of chronische ziekte (bvb. VDAB of VAPH) en een beslissing van de arbeidsgeneesheer die van oordeel is dat het deeltijds werken een meerwaarde is voor de ambtenaar in kwestie neemt contact op met de behandelend arts en de lijnmanager

15. Verlof voor deeltijdse prestaties voor ambtenaren met een handicap of chronische ziekte Eens toegelaten worden de volgende zaken verankerd in het integratieprotocol: arbeidsregime: 50, 60, 70 of 80% de opnamemodaliteiten de looptijd van het verlof beperkt in duur of voor onbepaalde duur evaluatiemomenten De ambtenaar heeft recht op een salaris a rato van zijn arbeidsregime vermeerderd met een salarisbonus: 30% Pro rata vermindering van het jaarlijks verlof Dienstactiviteit

16. Palliatief en medisch bijstandsverlof Beide verloven kunnen thans enkel met een voltijdse onderbreking of een vermindering van de arbeidsprestaties met 50% worden opgenomen Het KB van 7 mei 1999 (rechtsbasis voor de uitkeringen) voorziet ook een vermindering met een vijf De vermindering met een vijfde wordt van toepassing verklaard (art. 19 en 20) Inwerkingtreding na akkoord van de federale ministerraad

17. Vormingsverlof Status quo huidige regeling

18. Omstandigheidsverlof Verdere gelijkschakeling van het huwelijk en de wettelijke samenwoning (art. 22)

19. Geboorteverlof 10 dagen n.a.v. de geboorte van een kind statutairen: op grond van het VPS  doorbetaling loon contractuelen  op grond van de arbeidsovereenkomstenwet: doorbetaling gedurende de eerste drie dagen en nadien een uitkering Doel van de hervorming: alignering statutairen: uitbreiden van de opname mogelijkheid (art. 23) in geval van erkenning is er ook recht op geboorteverlof wanneer een kind buiten een samenwoningsband wordt geboren  voorwaarde afstamming met het kind staat vast contractuelen: financiële gelijkschakeling met de statutairen toelage die gedurende de zeven resterende dagen het verschil tussen de uitkering en het nettoloon dekt (art. 8)

20. Onbetaald verlof Alignering van het recht op onbetaald verlof voor statutairen en contractuelen (art. 24) 20 dagen op te nemen met volle of halve dagen gedurende het jaar personeelsleden op proef niet langer uitgesloten verlenging van de proeftijd pro rata vermindering bij deeltijdse prestaties of indiensttreding tijdens het jaar kunnen niet in uren worden omgezet overdracht van 5 i.p.v. 11 dagen jaarlijks verlof dienstactiviteit

20. Onbetaald verlof één jaar onbetaald verlof op te nemen gedurende volledige loopbaan (art. 24:) op te nemen met volle maanden al dan niet aaneensluitend in het verleden opgenomen onbetaald verlof wordt aangerekend personeelsleden op proef uitgesloten gunst voor contractuele personeelsleden met een vervangingsovereenkomst of overeenkomst voor bepaalde duur die nog geen twee jaar ononderbroken in dienst zijn bij de diensten van de Vlaamse overheid Dienstactiviteit

20. Onbetaald verlof één jaar onbetaald verlof op te nemen vanaf de leeftijd van 55 jaar (art. 24): op te nemen met volle maanden al dan niet aaneensluitend in het verleden opgenomen onbetaald verlof wordt niet aangerekend personeelsleden op proef zijn uitgesloten gunst voor contractuele personeelsleden met een vervangingsovereenkomst of overeenkomst voor bepaalde duur die nog geen twee jaar ononderbroken in dienst zijn bij de diensten van de Vlaamse overheid dienstactiviteit

21. Ambtshalve onbetaald verlof Voor ambtenaren die binnen de DVO een tijdelijke aanstelling, contract, mandaat of statutaire proeftijd opnemen Thans toegekend voor de duur van de aanstelling, contract, mandaat of proeftijd Vanaf 1.1.18 (art. 25) De duurtijd van het verlof wordt beperkt, in geval van: een tijdelijke aanstelling of contract tot 2 jaar Een mandaat tot de eerste mandaatperiode Wijziging van de statutaire dienstaanwijzing over de entiteiten heen

22. Politiek verlof Status quo huidige regeling

23. Dienstvrijstellingen Dienstvrijstelling eerste werkdag na de verkiezingen Voorwaarde: werkzaamheden in het stem of telbureau moeten tot na middernacht hebben voortgeduurd (art. 26)

24. Gestandaardiseerd gunstverlof Nieuwe verlofvorm (art. 29) Gunst, lijnmanager beslist of het verlof wordt toegekend past een generiek toetsingskader toe Voor statutaire en contractuele personeelsleden Kan met losse dagen of voor een langere periode worden aangevraagd Dienstactiviteit en onbetaald

Generiek toetsingskader gunstverloven Matthias Roman

1. Conceptnota rationalisering van de verlofregeling Het conflictmodel wordt vervangen door een overlegmodel De bestaande derde kamer van de raad van beroep wordt opgeheven Er wordt een generiek toetsingskader ingevoerd dat bij de toekenning van een gunstverlof moet worden gevolgd; Wordt verankerd in het arbeidsreglement Welke gunstverloven? Verlof voor deeltijdse prestaties na uitputting van het recht op zestig maanden Het gestandaardiseerd gunstverlof

2. Hoe kunnen we komen tot een kader? Praktijkonderzoek: hoe pakken andere organisaties de toekenning van zulke verloven aan? Directe bevraging: NMBS, BPOST, Stad Antwerpen, MIVB, federale overheid, Stad/OCMW Gent, Haven Gent; Resultaten: Stad/OCMW Gent: geen generiek kader; onderscheid tussen recht en gunst; deeltijdse prestaties kunnen wel enkel worden toegekend als de dienst een minimum aantal uren dienstverlening op dagbasis kan leveren; Haven Gent: geen kader Federale overheid: geen kader; meeste verloven zijn een recht NMBS: geen kader; onderscheid tussen recht en gunsten

2. Hoe kunnen we komen tot een kader? Bijkomende online bevraging door VLERICK Meest opvallende resultaten: Hudson: Lange vakantie wordt idealiter genomen tijdens de maanden juli en augustus; een afwijking behoeft het akkoord van de lijnmanager en HR Belang van het op tijd aanvragen van verlof KPMG: Er wordt rekening gehouden met alle aanvragen; personeelsleden moeten eerst overleggen met de naaste collega’s; in geval van discussie worden prioriteiten regels toegepast: Voorrang voor personeelsleden met kinderen First come, first served Voorrang aan personeelsleden met een langere duur van de tewerkstelling; Voorrang aan personeelsleden met partners

2. Hoe kunnen we komen tot een kader? Delhaize Aanvraag voor een bepaalde datum en toepassing van prioriteitsregels: Voorrang aan personeelsleden met kinderen; Voorrang aan personeelsleden met meeste anciënniteit Voorrang voor personeelsleden met een partner die ook voor het bedrijf werkt Engie: Voorrang aan personeelsleden met een partner die collectieve vakantie heeft Voorrang aan gescheiden ouders in uitvoering van een gerechtelijke beslissing

3. Welk soort toetsingskader willen we? Drie mogelijkheden: Procedureel Inhoudelijk combinatie

4. Procedureel kader Er worden vooraf geen inhoudelijke handvaten bepaald; De behandeling van de aanvraag van een gunstverlof volgt steeds een vast traject Mogelijk traject Personeelslid dient aanvraag in  wordt geweigerd; Na verloop van tijd kan een nieuwe aanvraag worden ingediend Aanvraag en motivatie worden aan de lijnmanager, de HRBP (en eventueel een externe HRBP bezorgd) HRBP (en eventueel externe HRBP) gaan het gesprek van de direct leidinggevende en personeelslid aan; HRBP (en eventueel externe HRBP) geven een advies aan de lijnmanager Lijnmanager beslist

5. Inhoudelijk kader Handvaten die bij de toekenning van een gunstverlof worden gebruikt welke? De handvaten die kwamen uit de bevraging Gaat het al dan niet om een continudienst waar op de elk ogenblik de continuïteit van de dienstverlening moet worden gewaarborgd ? Is er in de betrokken dienst een plotse toename van het werk of een bepaalde opdracht waaraan een bepaalde deadline is gekoppeld en die tijdelijk vereist dat alle personeelsleden van de betrokken dienst maximaal beschikbaar moeten zijn?

5. Inhoudelijk kader Is het betrokken personeelslid een specialist in een bepaalde materie,  waarvoor er geen back up is in de betrokken dienst, en waardoor het absoluut aangewezen is dat dit personeelslid maximaal aanwezig is? Werd het verlof voldoende op voorhand aangevraagd zodat de lijnmanager tijdig de nodige schikkingen kon treffen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen (bijvoorbeeld door een vervanger aan te werven of de taken binnen de dienst te herverdelen tussen de andere collega’s) ? Nog?

6. Combinatie Er worden inhoudelijke handvaten vastgelegd en een vaste procedure moet worden gevolgd

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Gwendoline Van Der Stichel

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Momenteel geen uniforme regeling inzake aanvraag- en opzegtermijnen verloven De aanvraagmodaliteiten worden door de lijnmanager vastgesteld (art. X 6 § 1), geen verankering in arbeidsreglement nodig De opzegmodaliteiten worden vastgesteld in het arbeidsreglement van een entiteit (art. X 6, § 2) algemene regels inzake opzeg (dwingende reden/na overleg) in de meeste entiteiten dezelfde de opzegtermijnen kunnen verschillen

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Bij hervorming verlofstelsels opgenomen dat er een uniforme regeling dient te komen Met het BVR dienstreizen (in voege vanaf 01/02/2017) werd art. X 6 § 2 als volgt gewijzigd: “Het arbeidsreglement stelt de nadere regelingen vast met betrekking tot de aanvraag- en opzeggingstermijnen en de mogelijkheid tot opzegging van de verloven.” Uniforme regeling zal verankerd worden in het arbeidsreglement (vette tekst – verplicht op te nemen door de entiteiten)

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Hoe zijn we tot dit voorstel gekomen? Steekproef bij 29 entiteiten (uit elk beleidsdomein 1 departement en 1 agentschap) Waarvan 9 entiteiten geen aanvraagtermijnen van verloven in hun arbeidsreglement hebben opgenomen Waarvan 6 entiteiten geen specifieke opzegtermijnen van verloven in hun arbeidsreglement hebben opgenomen Na vergelijking van de verschillende arbeidsreglementen werd er een consensusvoorstel opgemaakt

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Verlof voor deeltijdse prestaties 1 maand (tenzij in overleg met het lijnmanagement een kortere termijn wordt overeengekomen) Minstens 1 maand voor aanvang Zorgkrediet Bij zorgkrediet voor palliatieve zorgen of medische bijstand gelden geen opzegtermijnen Minstens 2 maand voor aanvang Bij verlenging minstens 1 maand Bij zorgkrediet voor palliatieve zorgen of medische bijstand gelden geen aanvraagtermijnen Tabel nog in te voegen

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Ouderschapsverlof 1 maand (tenzij in overleg met het lijnmanagement een kortere termijn wordt overeengekomen) Minstens 2 maand voor aanvang Afwijkingen zijn mogelijk indien het ouderschapsverlof onmiddellijk aansluit op moederschapsrust, vaderschaps- of meemoederschapsverlof of opvangsverlof Medisch bijstandsverlof Wordt onmiddellijk stopgezet bij overlijden patiënt Geen aanvraagtermijn – verlof gaat onmiddellijk in Palliatief verlof

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Jaarlijks verlof Termijn overeen te komen met het lijnmanagement Verlof 1 werkdag -> minstens 1 werkdag voor aanvang van het verlof Verlof > 2 werkdagen maar < 5 werkdagen -> minstens 3 werkdagen voor aanvang verlof Verlof > 5 werkdagen -> minstens 10 werkdagen voor aanvang De SG, AD of het afdelingshoofd kunnen afwijkingen op deze termijn toestaan

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Onbetaald verlof (20 dagen) Niet opzegbaar/opzegbaar? Verlof 1 werkdag -> minstens 1 werkdag voor aanvang van het verlof Verlof > 2 werkdagen maar < 5 werkdagen -> minstens 3 werkdagen voor aanvang verlof Verlof > 5 werkdagen -> minstens 10 werkdagen voor aanvang De SG, AD of het afdelingshoofd kunnen afwijkingen op deze termijn toestaan

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Onbetaald verlof ambtenaar Termijn overeen te komen met het lijnmanagement Minstens 1 maand voor aanvang Onbetaald verlof contractueel personeelslid

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Verlof voor opdracht (kabinet) Geen opzeggingstermijn bij opzegging door de minister 1 maand op initiatief van het personeelslid, tenzij hij met het lijnmanagement een kortere termijn overeenkomt Minstens 1 maand voor aanvang Verlof voor opdracht (algemeen belang)

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Verlof voor opdracht (terbeschikkingstelling Koning(in)/Prins(es) Geen opzeggingstermijn bij opzegging door Koning(in)/Prins(es) 1 maand op initiatief van het personeelslid, tenzij hij met het lijnmanagement een kortere termijn overeenkomt Minstens 1 maand voor aanvang

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Verlof voor opdracht (erkende politieke groep Geen opzeggingstermijn bij opzegging door de functionele minister op voorwaarde dat er dienstredenen zijn 1 maand op initiatief van het personeelslid, tenzij hij met het lijnmanagement een kortere termijn overeenkomt Minstens 1 maand voor aanvang

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Type verlof Opzegtermijn Aanvraagtermijn Verlof voor pleegzorgen (6 dagen – enkel voor contractuele personeelsleden) Geen opzeggingstermijn Minstens 2 weken voor aanvang

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen verloven Vervolg Voorzitterscollege Minister Sectorcomité

Ziektecontrole

Certimed: stand van zaken Certimed: nieuwe partner ziektecontrole sedert 1 januari 2017: Verwerking van attesten en organiseren van ziektecontroles Afspraken rond procedure gemaakt: bijzondere aandacht voor de deeltijdse prestaties wegens ziekte Sinds 1/2/2017 geen tussenkomst meer bij pensionering wegens medische redenen (enkel Medex) Technisch (Vlimpersentiteiten): Interface gebouwd voor automatische doorstroom van gegevens tussen Certimed en de VO Evaluatiemoment met Certimed op maandag 8/5/2017 (DCPA, MOD’s en personeelsdiensten die nog niet aangesloten zijn bij DCPA) Beleidsmatige ondersteuning (zie verder) Aanleveren van rapportering (zie hierna))

Beleidsmatige ondersteuning ziekteverzuim

Beleidsmatige ondersteuning Certimed zet zelf ook sterk in op (ondersteuning van de klanten bij) het voeren van een verzuimbeleid: Tendens: steeds minder inzetten op ziektecontrole (= reactief), meer inzetten op preventie VO heeft al een sterk welzijnsbeleid waar het verzuimbeleid een onderdeel van is: Actieplan stress en burn-out Raamcontracten Re-integratie Certimed welzijns- en verzuimbeleid van de VO mee verder vorm geven. Gedachtewisseling tijdens HRBP netwerk van 27 april 2017

Integraal aanwezigheidsbeleid Mix tussen: Preventie Controle Re-integratie

Werkfase – verzuimfase - herstelfase

Rol Certimed preventie - werkfase Input beleid Verzuimkompas (9 parameters) Audit aanwezigheidsbeleid Advies uitwerken aanwezigheidsbeleid en communicatie Data/rapporten Verbeterde rapporten als input voor beleid Controleselectie in overleg met Certimed om verzuimdrempel hoog genoeg te houden In de toekomst beter zicht op ziektebeelden Opleidingen Do’s en don’ts aanwezigheidsbeleid (voor HR) Aanwezigheidsgesprekken (voor LG) Juridische ondersteuning verzuimbeleid (voor HR)

Rol Certimed preventie - werkfase Workshops Engagement als aanpak van verzuim: A-B-C (voor teams) Energiek en graag werken tot 67 (voor personeelsleden, LG en HR) De kracht van zelfsturing (voor personeelsleden) Van weerstand naar draagvlak (voor teams) Inzetten op talent met gedragsstijlen (voor LG) 

Rol Certimed medische controle (verzuimfase) Controleselectie in overleg met Certimed om verzuimdrempel hoog genoeg te houden – systematische controle op veelverzuimers Vrije optie: aanpak lang verzuim met uitgebreide amnamnese door controlearts Knipperlichtmails: verwittigt automatisch wanneer verzuimgesprekken nodig zijn in uw organisatie

Rol Certimed re-integratie (tertiair) Rol controle-arts Doorverwijsfunctie naar arbeidsgeneesheer of vertrouwenspersoon Aanbieden lijsten aangepast werk per functiecategorie … Verpleegkundigen Health calls Leidinggevenden Opleiding verzuimgesprekken en return calls: regelmatig telefonisch contact met afwezige door LG

Rapportering ziekteverzuim

Belang van rapportering Beschikbare data in het kader van afwezigheden – ziekteverzuim Correcte verloning garanderen + dossieropvolging (bv. Tellers) Bron van informatie om (verzuim)beleid te voeren Vraag naar rapportering Bestek van de VO (behoeften van de entiteiten, parlementaire vragen, beleid, …) Offerte van Certimed: aanvullend aanbod Uitgangspunten: Rapporten die nuttig zijn om mee aan de slag te gaan Voor welke doelgroep worden ze ter beschikking gesteld? Entiteit: LA, HRBP, … AgO: beleid, bedrijfsinformatie, contractbeheer Met welke frequentie worden de rapporten aangeboden?

Kwaliteit van data Goede rapportering enkel mogelijk als de data die gerapporteerd worden, juist en volledig zijn = gedeelde verantwoordelijkheid Correcte registratie van afwezigheden in Vlimpers Rol voor de entiteit: afwezigheden registreren, aanpassen waar nodig of vragen tot aanpassing aan DCPA/MOD Rol voor DCPA/MOD: Volgen van de invoerinstructies, onduidelijkheden signaleren, handleidingen aanpassen afwezigheden opvolgen via rapportering (LOG MCO, Cognos) Rol voor Certimed bij de registratie van attestgegevens Correcte verwerking van attestgegevens (en waar nodig ook aanpassingen in Vlimpers) Voorbeeld: Personeelslid meldt zich ziek: doet dit tijdig, aan de juiste persoon, geeft volledige informatie moo registratie Leidinggevende of back-up zorgt voor tijdige en correcte registratie DCPA/MOD: controle op data + opvolging attesten Idem voor controles en controleresultaten

Rapportenaanbod Er zijn 3 frequenties te onderscheiden: Maandelijkse rapporten Kwartaalrapporten Jaarrapport Methodologie: De maandelijkse rapporten en de kwartaalrapportering worden aangeboden door Certimed, op basis van de door hen geregistreerde gegevens. De jaarrapportering is een samenwerking tussen VO en Certimed, maar waarbij de methodologie van de VO gebruikt wordt. AgO heeft samen met Certimed overleg gehad bij de opstart van het raamcontract. Hierbij werd bekeken wat langs beide kanten de rapporteringsmogelijkheden waren. Zo kwamen we tot een aanbod van periodieke rapporten. We willen dit aanbod met jullie afstemmen. Voor een aantal zaken die hierna aan bod komen, hebben jullie intussen ook al een rapport ontvangen.

Periodieke rapporteringen (1) Maandelijkse rapportering (a) Lijst van (niet) uitgevoerde controles lijst met de namen van de personeelsleden van de betrokken entiteit die Controle gekregen hebben Controle onmogelijk gemaakt of geweigerd hebben Controles met foutieve adressen, waarvoor geen controle kon gebeuren Afwezige huisbezoeken, opgeroepen ter consultatie maar niet komen opdagen Afwezige huisbezoeken, opgeroepen ter consultatie maar te laat komen opdagen Afwezige huisbezoeken van personeelsleden die de woning niet mogen verlaten Personeelsleden die controle hebben geweigerd Op maandbasis worden er 3 rapporten aangeboden door Certimed. Lijst van (niet) uitgevoerde controles Maandelijkse verzuimindex Lijst van niet-verzuimers

Periodieke rapporteringen (2) Maandelijkse rapportering (b) Maandelijkse verzuimindex nominatieve lijst per entiteit van het verzuim van elke medewerker, rekening houdend met de indicatoren frequentie en duurtijd aanduiding van de doelgroep ‘probleemverzuimers’ Wordt bezorgd aan de HRBP per entiteit Lijst van niet-verzuimers lijst met de namen van de personeelsleden die gedurende het afgelopen jaar niet ziek zijn geweest Wordt bezorgd aan de HRBP per entiteit rond de 20ste van de maand Eerste lijst werd bezorgd op 15/3

Periodieke rapporteringen (3) Kwartaalrapportering (a) Rapport met een overzicht van onder meer: het aantal attesten ziektedagen per geslacht, leeftijd, statuut, resultaten van de controles (met inbegrip van de niet- uitgevoerde controles) Uitgangspunt = afwezigheidsdagen volgens het attest Opsplitsing tussen voltijdse en deeltijdse ziekteperiodes Ziekteperiodes zonder attest worden niet mee opgenomen Moederschapsrusten/zwangerschapsverloven worden niet opnemen Vroegtijdige werkhervattingen worden meegenomen via interface Interval van een aantal dagen tussen 2 attesten wordt het interval niet meegerekend in de ziektedagen Overlappende periodes worden bekeken als meerdere attesten, maar zonder dubbeltellingen Moederschapsrusten/zwangerschapsverloven zou ik inderdaad niet opnemen. Strikt genomen zijn deze personeelsleden arbeidsongeschikt en dus afwezig, maar zwangerschap is geen ziekte. We kunnen altijd afzonderlijk rapportern hierop. Enige kanttekening: zwangere personeelsleden die ziek zijn voorafgaand aan de moederschapsrust zullen mogelijks wel met die ziekteperiodes in de rapportering terecht komen. Vermits dit als ziekte geregistreerd wordt, zullen die attesten wel in de rapporten verwerkt worden, neem ik aan. Strikt genomen gaat het daar nog niet om moederschapsrust.

Periodieke rapporteringen (4) Kwartaalrapportering (b) NIEUW! opgedeeld volgens de afgesproken ziektebeelden aandachtspunten in functie van de jaarrapportering: Certimed werkt met kalenderdagen (= volgens attest) zonder rekening te houden met het tewerkstellingspercentage of de werkroosters Certimed zal geen rekening houden met definitie van personeelsaantallen Toepassingsgebied van de kwartaalrapportering betreft alle entiteiten die onder het raamcontract vallen en is dus ruimer dan DVO Bij overlappende attesten, passen we de volgende regel toe wat de bepaling van diagnosegroep betreft : Attest van 01/01/2017 – 14/01/2017 = diagnosegroep A Attest van 15/01/2017 – 31/01/2017 = diagnosegroep B Voordeel: geeft indicatie van de verzuimredenen Nieuwe methodologie naar voorbeeld van Nederland Voorheen rapportering enkel ziektebeelden per jaar - MCO werkt met kalenderdagen (= volgens attest) zonder rekening te houden met het tewerkstellingspercentage of de werkroosters op dagniveau (b.v. schoonmaaktsters die < 7.36u per dag werken), rekening houdend met afwezigheden (werkroosters), … - MCO zal geen rekening houden met definitie van personeelsaantallen. Dit kan afwijken van wat VO gebruikt (cf. bepaalde categorieën worden door VO niet meegerekend in de verzuimcijfers die MCO wel meeneemt omdat ze een ziekteattest moeten doorsturen naar MCO). Op die manier kan de BP al een eerste tendens bekijken en eventueel tussentijds rapporteren binnen de entiteit. - Toepassingsgebied van de kwartaalrapportering betreft alle entiteiten die onder het raamcontract vallen en is dus ruimer dan DVO (of jaarrapportering) maar het geeft een goed beeld van tendensen zonder in detail te moeten kloppen en exact de kopie te zijn voor de jaarrapportering.

Periodieke rapporteringen (5) Kwartaalrapportering (c) de rapporten worden effectief over het kwartaal worden gemaakt ( Q1 = 01/01/2017 – 31/03/2017, Q2 = 01/04/2017 – 30/06/2017, enz ) NIET voortschrijdend (Q1 = 01/01/2017 – 31/03/2017, Q2 = 01/01/2017 – 30/06/2017,etc ) Rapport wordt aangeboden aan: HR BP per entiteit die aangesloten is bij het raamcontract én Vlimpers AgO: 12 ministeries Agentschappen met rechtspersoonlijkheid (Vlimpersentiteiten) rond de 15e werkdag na de maand van afloop van elk kwartaal Voorheen rapportering enkel ziektebeelden per jaar

Periodieke rapporteringen (6) Jaarrapportering Inhoud = tweeledig VO levert een basisrapport aan met afwezigheidsgegevens Certimed maakt een koppeling met de ziektebeelden Typologie van de ziektebeelden = naar Nederlands voorbeeld Extra categorie: “Zonder diagnose” Eendagsziekten Meerdagsziekten met attest zonder aanduiding Voorheen rapportering enkel ziektebeelden per jaar

Periodieke rapporteringen (7) Jaarrapportering Rapport wordt aangeboden aan: HR BP per entiteit die aangesloten is bij het raamcontract én Vlimpers Entiteiten die aangesloten zijn bij de raamovereenkomst, maar niet met Vlimpers werken, kunnen ook een jaarrapportering ontvangen volgens de voorwaarden af te spreken met Certimed. AgO: 12 ministeries Agentschappen met rechtspersoonlijkheid (Vlimpersentiteiten) Voorheen rapportering enkel ziektebeelden per jaar

Derdebetalerovereenkomst De Lijn

Tussenkomst sms-tickets Een nieuw alternatief voor medewerkers die af en toe met De Lijn reizen. Wat is het? Als organisatie koopt u een saldo aan sms- tickets. Die kunnen uw medewerkers gebruiken voor woon-werk- of dienstverplaatsingen. En u krijgt een overzichtelijke factuur.

Hoe werkt het? U kiest: welke werknemers gebruik kunnen maken van sms-tickets hoeveel sms-tickets u ter beschikking stelt of medewerkers zelf mogen bestellen of u zelf de controle houdt hoe uw online platform eruit ziet

Uw voordelen: Goedkoper dan abonnement als uw werknemers slechts af en toe met De Lijn reizen Prijs per sms-ticket: 2 euro + communicatiekost 0,15 euro. Minder administratie: geen distributie of terugbetalingen van fysieke tickets Instelbaar op uw maat Tevreden werknemers

Bevragingen

Alternatieve telling maaltijdcheques Artikel VII 109bis, derde lid bepaalt de Vlaamse minister, bevoegd voor de bestuurszaken, de diensten en personeelscategorieën waarvoor het aantal maaltijdcheques worden berekend op basis van de “alternatieve telling” MB van 19 juni 2012: eerste lijst van diensten en personeelscategorieën werd vastgesteld MB van 29 februari 2016 geactualiseerde lijst als gevolg van: De herstructureringen binnen de Vlaamse overheid in uitvoering van het Vlaams Regeerakkoord 2014 – 2019; De overheveling van personeelsleden van de federale overheid in uitvoering van de 6de staatshervorming Ter voorbereiding van die aanpassing werd een bevraging gedaan via het (toenmalige) Netwerk Personeel en Organisatie bij de verschillende beleidsdomeinen

Alternatieve telling maaltijdcheques (2) Vraag van Agentschap Natuur en Bos om de personeelsleden met de functie van “flexibele groenarbeiders” in de lijst van de alternatieve telling op te nemen. aanpassing vereist van de bijlage van het MB van 29 februari 2016. Nog wijzigingen bij andere entiteiten opportuun? Deze wijzigingen kunnen zich in beide richtingen voordoen: Opnemen in de lijst van diensten/personeelscategorieën die er nu niet in voorkomen; Schrappen uit de lijst van diensten/personeelscategorieën die er niet meer in moeten voorkomen.

Alternatieve telling maaltijdcheques (3) Indien wijziging aangewezen: Ago maakt een dossier aan de minister Vragen tot wijziging (opname of schrapping) worden door de betrokken entiteit gemotiveerd Indien een specifieke datum van inwerkingtreding noodzakelijk is, moet dit ook worden meegedeeld. Zoniet treedt de wijziging in werking de eerste dag van de maand volgende op de ondertekening. Voorstel: antwoorden tegen 28 april 2017 – zodat dossier begin mei 2017 kan worden opgestart.

Verfijning website ‘Personeel – Regelgeving’ Verfijning kadert binnen het traject ‘Navigatiestructuur overheid.vlaanderen.be’ Gestart halfweg 2016 Getrokken door Agentschap Informatie Vlaanderen O.a. AgO werkt hieraan mee

Verfijning website ‘Personeel – Regelgeving’ Traject ‘Navigatiestructuur overheid.vlaanderen.be’ Aanleiding van dit traject Verouderde themastructuur die organisch (soms onlogisch) aangegroeid is Verouderde navigatiestructuur wegens de diepe boomstructuur Groei aantal parallelle websites voor dezelfde doelgroep Intranet DCPA Koepelsite Vlimpers Digitale werkplek Enz. Voor redacteurs: moeilijk om nieuwe onderwerpen bij het juiste thema te plaatsen (bijv. Recent nog moeten zoeken waar we de nieuwe informatie over ‘muziek op de werkvloer’ konden zetten) Voor bezoekers: moeilijk om informatie terug te vinden

Verfijning website ‘Personeel – Regelgeving’ Doel van dit traject = Inhoud op overheid.vlaanderen.be herordenen a.h.v. een nieuwe uitgewerkte themastructuur Webpagina’s opbouwen conform de nieuwe navigatieprincipes Gebruikersgericht Themagericht Uniform Conform de nieuwe navigatieprincipes Heldere, actuele thema’s Heldere webpagina’s Gebruikersgericht = Vertrekken vanuit perspectief van de gebruiker (daarom willen we vandaag eens naar jullie luisteren) Themagericht = Informatie opnieuw vindbaar maken door inhoud primair themagericht (logisch, actueel) in te delen (bijv. R&S, verloning, verloven, loopbaan, planning/evaluatie, enz.) + van daaruit eventueel nog linken naar centrale pagina personeelsregelgeving Uniform = 1 website, geen eilandjes per entiteit/afdeling meer Nieuwe navigatieprincipes = geen boomstructuur meer met eindeloos doorklikken, maar grote landingspagina’s

Verfijning website ‘Personeel – Regelgeving’ Gevolgen website Personeel – Regelgeving We grijpen dit traject aan om pagina ‘Regelgeving’ te optimaliseren Gebruiksvriendelijk vertrekkend vanuit de behoeften van de doelgroep(en) Themagericht Regelgeving wordt als topic verwerkt in de themapagina’s van https://overheid.vlaanderen.be/personeel Pagina ‘Personeel – Regelgeving’ blijft bestaan maar wordt verfijnd

Verfijning website ‘Personeel – Regelgeving’ Enkele vragen: Pagina ‘Info (federale) wetgeving’: Kent u deze pagina, en vindt u deze nuttig? Moeten we deze infofiches blijven aanbieden? Is er info die nuttig of noodzakelijk is voor HR BP / HR-specialisten en die vandaag nog niet op de website terug te vinden is? Antwoorden en verdere suggesties welkom tegen 14 april: Sophie.aerts@kb.vlaanderen.be

Varia

Tot volgende keer! 22 juni 2017 9.30u tot 12.30u