Kennisdeling en het valoriseren van leerpunten: conclusies Steve Bormans Portfolio & PMO manager – Waterwegen en Zeekanaal

DO’s and DONT’s 4 werkgroepen die 3 do’s en 1 don’t verzamelen

1. Fysiek kennisnetwerk Heldere doelstelling formuleren Thema’s, doelgroepen afbakenen Experten per thema (intern/extern) Koppeling aan virtueel kennisnetwerk (platform, databank), bv. elkaar contacteren in fysiek netwerk en in een virtueel netwerk verder corresponderen ofwel omgekeerd virtuele vragen die aanleiding geven tot fysieke ontmoetingen (In)formele momenten buiten de werkcontext organiseren Vaste overlegmomenten voorzien Tijd voor voorzien

1. Fysiek kennisnetwerk Bijkomende werklast creëren Kennis niet willen delen Er een verplichting van maken Te groot

2. Virtueel kennisnetwerk Concrete omkadering Duidelijke afbakening Zoekvriendelijk, bv. mogelijkheid om favorieten aan te duiden Goede structuur Actief beheer: tijd en middelen voor voorzien Goede en snelle feedback (gevoed door experten) Link leggen met kennisplatform Bekend bij alle personeelsleden Voldoende actieve gebruikers Goede gebruiksafspraken maken (waarvoor wel/niet)

2. Virtueel kennisnetwerk Geen actief beheer Te vrijblijvend, antwoorden MOETEN komen Duplicatie van data

3. Valoriseren van leerpunten Open communicatie, geen taboes Slechte punten naar buiten durven brengen Vrijheid van hiërarchie Ook goede ervaringen delen Ruimte laten voor fouten Integreren in projectwerking, bv. basisbestek aanpassen, checklists gebruiken Verschillende vormen van captatie (individueel gesprek, rapport opstellen, bij project toelichting) Laagdrempelig houden Baten moeten groter zijn dan de inspanning om leerpunten te verzamelen Input verzamelen van alle partijen Gecentraliseerde verantwoordelijkheid voor analyse en kennisdeling nadien

3. Valoriseren van leerpunten Bijkomende rapportering produceren Evaluatie van de persoon Geen gevolg geven Te formalistisch

4. Kennisplatform Breed bekendmaken Juiste, volledige en betrouwbare info Up to date Goede archivering van historische informatie, historiek van de documentatie Beheer: duidelijke rolomschrijving en contactpunten Informatie-eigenaars Niets opnieuw uitvinden, werken met links naar bestaande info 1 centraal vertrekpunt Draagvlak creëren bij het management Gebruiksvriendelijk Opleidingen voorzien Registratie Tijdstip waarop de informatie werd gepubliceerd Bronvermelding

4. Kennisplatform Zware, ingewikkelde tool, niet gebruiksvriendelijk Slechte zoekfuncties Dubbele, onnodige registraties