Leiding geven – Leiding krijgen op afstand 14/12/2017 Zin?Ja! Leiding geven – Leiding krijgen op afstand 14/12/2017

Leidinggeven op afstand Uw rol als leidinggevende: PTOW: Entiteitseigen visie PTOW mee bepalen en implementeren Afsprakenkader PTOW opmaken (management) Voorbeeldfunctie (werken in open kantoor!) Bewaken evenwicht belang organisatie / individueel belang (wederzijdse flexibiliteit) Begeleiden van teams voor, tijdens en na de verhuis Organiseren van het werk Afspraken maken over werkverdeling, bereikbaarheid en beschikbaarheid, opvolging en evaluatie in team en individueel Teamoverleg houden: - niet enkel WAT maar ook HOE - tweerichtingscommunicatie

PTOW binnen de Vlaamse overheid Plaats-onafhankelijk werken: kantoor; andere locaties Tijdsonafhankelijk werken: tijdsregistratie; flexibele werktijdregeling. Visienota: https://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken-hnw Omzendbrief PTOW: https://www.bestuurszaken.be/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken Toolbox PTOW: https://www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken/stappenplan Ondersteuning vanuit AgO: gerda.serbruyns@kb.vlaanderen.be Zin?Ja!netwerk 29 oktober 2015

Leidinggeven: basisprincipes P plannen Op organisatieniveau: Ondernemingsplan Op teamniveau / individueel: fb; planningsdocumenten L leidinggeven: Situationeel, meer zelfsturing / zelfsturende teams. O opvolging: organisatieniveau: bv. Traject in team/ individueel. Focus op (afgesproken) resultaat Rol als coach E wat (doelstellingen behaald) ? hoe ? G waardering uiten individueel/team

LEIDING GEVEN OP AFSTAND

Leidinggeven op afstand Tips: Maak afspraken in team – en bespreek die regelmatig opnieuw Werkverdeling Waarvoor kom je naar kantoor Bereikbaar  beschikbaar Servicetijd Wat kan/kan niet Gebruik Outlook agenda Geef resultaatgerichte opdrachten: gewenst resultaat, timing, hoe ga je opvolgen Denk na over meest geschikte communicatiekanaal Geef het goede voorbeeld Durf differentiëren tussen medewerkers Bewaak (mee) de grens tussen werk en privé Gepland overleg gaat voor vaste telewerkdag ! Is ‘een dossier’ = ‘een dossier’ 47 op werk en 3 thuis ?

LEIDING GEVEN OP AFSTAND COMMUNICEER MET ELKAAR 60113016281

Vraag : hoe doe je dit dan concreet ? Middelen om virtueel contact te houden of informatie te delen, telefoon, skype, e-mail …… Hoe goed ken je de mensen persoonlijk ? Als je elkaar ziet is dat vanzelfsprekend, bij virtuele samenwerking hou je dan ook bewust sociaal contact via andere kanalen, je belt en mailt, ook over alledaagse dingen. Heel belangrijk!

oefening Communicatie-kwis

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK LICHAAMSTAAL EXPLICIET

VRAAG : Wat wordt hiermee bedoeld ? Lichaamstaal is een heel belangrijk aspect van communicatie. Ze helpt om een boodschap juist over te dragen en te interpreteren. Bij communicatie op afstand valt dat weg. Je kan bijvoorbeeld niet zien aan de reactie van je medewerker of hij je feedback begrijpt. Denk dus twee keer na over hoe je iets (schriftelijk of telefonisch) verwoordt en sta stil bij het effect van wat je zegt. Verrijk je communicatie door de juiste accenten en nuances te leggen, want door de afstand kunnen onbegrip en problemen sneller aandikken.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK THUISWERKERS ZICHTBAAR

VRAAG: Hoe onderhoud ik als leidinggevende contact met mijn medewerkers ? Een terugkerende moeilijkheid bij werken op afstand is het wegvallen van onderling contact tussen collega’s. Hou de thuiswerkers op de hoogte van het reilen en zeilen binnen het team en de afdeling. Informeer via mail of telefoon naar het standpunt van je medewerker, vergeet het verslag van de vergadering niet door te sturen. Maar opgepast, alles kan niet via mail of telefoon, een conflict los je niet op via mail en iedereen in kopie zetten van elke mail leidt er al snel toe dat geen enkele mail nog wordt gelezen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND LEER JE MEDEWERKERS LEIDING VRAGEN

OPMERKING: sommige werknemers zijn ook thuis heel aanwezig, terwijl anderen als ze thuiswerken juist heel afwezig zijn. Hoe ga ik hiermee om ? Als goede leidinggevende geef je situationeel leiding en daarmee ontwikkel je je mensen tot bekwame en gemotiveerde medewerkers. Bij werken op afstand kan dat ook, als je de mensen leert te vragen om de leiding die ze nodig hebben. Laat hen merken dat ze om instructie mogen vragen indien nodig.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK HELDERE AFSPRAKEN

BEKOMMERNIS: Hoe zorg ik ervoor dat ik enige controle behoud op de werkzaamheden van mijn werknemers ? Spreek niet alleen het gewenste resultaat af, maar ook de manier van frequentie van tussentijdse rapportering, opvolging en overleg. Goede afspraken rond bereikbaarheid zijn ook belangrijk. Zo kan je er bijvoorbeeld niet van uitgaan dat iemand altijd bereikbaar is. Misschien schakelt hij zijn gsm wel uit of leest hij zijn e-mails af en toe niet om goed te kunnen doorwerken ? Laat zeker geen ruimte voor misinterpretaties.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND BOUW AAN VERTROUWEN

OPMERKING: Toch blijft de afweging tussen loslaten en vertrouwen zeer moeilijk. Van collega’s die je elke dag ontmoet weet je bijna vanzelf hoe je in vertrouwen kunt samenwerken. Bij thuiswerkers moet je als leider bewust aan het vertrouwen bouwen. Vertrouwen betekent niet dat je niets meer op papier moet vastleggen. Integendeel, formele afspraken en uitwisselingen versterken net het gevoel van wederzijds vertrouwen. Transparantie, betrouwbaarheid, deskundigheid, invloed, durf, vertrouwen, dat is wat je medewerkers van je verwachten. Toon het !

LEIDING GEVEN OP AFSTAND STUUR OP RESULTAAT

VRAAG: Wat als je werkt met projecten i.p.v af te handelen dossiers ? Of je nu een projectteam op afstand aanstuurt of thuiswerkers, voortdurend controleren of ze aan het werk zijn, is onmogelijk. Dat hoeft geen probleem te zijn als je stuurt op resultaten in plaats van op activiteiten. Spreek af welke (tussen) resultaten je tegen wanneer verwacht. Zo bouw je aan vertrouwen, motivatie en engagement. Want je werk zelf regelen, zolang de resultaten maar behaald worden, werkt stimulerend.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND DELEGEER

Vraag: Kan dit concreter? Delegeren is meer dan een vage opdracht van geven en wegwezen. Maak goede afspraken over doel, resultaat, randvoorwaarden, bevoegdheid, opvolging. Het op de juiste wijze delegeren van opdrachten en verantwoordelijkheden kan meehelpen om op een verantwoorde wijze de doelen te realiseren. Denk hierbij aan de vier rollen van leiderschap : de rol als leider de rol als manager de rol als ondernemer de rol als coach

LEIDING GEVEN OP AFSTAND HEB OOG VOOR JE MEDEWERKERS

BEKOMMERNIS: Wat als je merkt dat een medewerker minder(goed) werkt thuis dan op het werk? Elke medewerker is anders. Daarom moet je thuiswerk medewerker per medewerker evalueren. Vraag je af of een functie of takenpakket zich tot thuiswerk leent en of het profiel van de medewerker is aangepast. Sommigen hebben bijvoorbeeld veel nood aan sociaal contact en zullen minder goed functioneren in het isolement dat thuiswerken met zich meebrengt. Durf ingrijpen indien nodig.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Vinger aan de pols voor veranderingen in : resultaat inzet vlucht- of uitstelgedrag reactietijd resultaat: meer dingen vergeten, fouten maken, onnauwkeurig, niet meer afwerken inzet: ziek worden, lastminuteverlof nemen, niet opdagen in teammeetings, te laat komen of te vroeg doorgaan vlucht- of uitstelgedrag: moeilijk bereikbaar zijn, altijd bezet zijn, geen tijd in de agenda voor een one-to-onegesprek , … reactietijd: het duurt langer vooraleer men berichten gaat beantwoorden Als je één of meer van deze veranderingen opmerkt, reageer dan snel. En probeer de oorzaken op te sporen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND TEAMSPIRIT

Bekommernis: Toch blijft de angst bij vele medewerkers dat de sociale contacten zullen vervagen. Teamspirit, het woord alleen al doet denken aan enthousiaste en levenslustige collega's die samenwerken, zich onvermoeibaar op hun werk storten en daarbovenop nog als de beste vrienden door het leven gaan. De werkelijkheid is anders want waar er mensen samen zijn, rijzen er automatisch problemen. Om een team beter te laten samenwerken, moet je aandacht hebben voor het team.

Aandacht voor team Plan expliciet tijd om naar team, en team functioneren te kijken tijdens overleg: hoe zit je erbij? Hoe functioneren wij als team? Verjaardagen, speciale dagen vieren Samen lachen Samen eten ‘Successen’ vieren Teambuilding : geeft de teamleden de gelegenheid om elkaar buiten de werkuren te leren kennen. Na een teambuilding verbetert de sfeer en spelen de Oefen in geven en ontvangen van feedback – geef als leidinggevende ‘het goede voorbeeld’

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Evaluatie telewerk: Dagelijkse opvolging Tweewekelijks/maandelijkse opvolging Bespreekpunt op teamoverleg Bespreekpunt in jaarlijkse evaluatie Bespreekpunt op agentschapsniveau Onderdeel van klantentevredenheidsenquête Zin?Ja!netwerk 29 oktober 2015

3. En de praktijk (1) Het is mooi weer, dus uw medewerker besluit thuis klusjes in de tuin te doen. Mag dat? Geen probleem. Als het maar in de Outlook-agenda staat, zodat de collega’s ook op de hoogte zijn dat hij/zij niet bereikbaar en beschikbaar is. Ik verwacht wel dat hij/zij telefonisch bereikbaar blijft, ook tijdens de klusjes. Dat moet hij/zij van tevoren aanvragen en aftoetsen bij mij. Anders, namelijk … .

3. Uw mening A. B C D .

3. En de praktijk (2) U belt uw medewerker en die neemt de telefoon niet op. Wat doet u ? U blijft de hele tijd door bellen, en spreekt iets in op voicemail. U stuurt een mailtje . U geeft de medewerker de volgende keer dat hij telewerk aanvraagt geen toestemming. Anders namelijk …. Stuurt mailtje, Dringend : andere collega of zelf Bespreken in team hoe hiermee omgaan noteren in outlook

3. En de praktijk (3) Het is negen uur ’s avonds. U hebt een dringende vraag voor uw medewerker. Wat doet u? Ik verstuur de mail, maar verwacht geen antwoord meer vandaag. Vandaag hebben we genoeg gewerkt, ik verstuur de mail morgen wel. Flexibiliteit komt van 2 kanten: ik verstuur de mail samen met een sms, waarin ik om antwoord vraag nog vandaag. Anders, namelijk ... Dank na of je mail wel wil versturen Uitgesteld versturen Of herhaaldelijk communiceren dat je geen antwoord verwacht

3. En de praktijk (4) Hoe volgt u het werk van uw medewerkers op een telewerkdag op ? Op telewerkdagen dienen ze vooraf op te geven wat ze gaan doen en een verslagje te maken van wat ze gedaan hebben. Ik volg dat niet op per dag Dat varieert volgens het type van medewerker. Iets anders: nl.

3. En de praktijk (5) In uw team presteren niet alle medewerkers even veel. Het aantal dossiers dat ze per week behandelen varieert. U herverdeelt het werk: iedereen evenveel dossiers Wie sneller werkt, krijgt meer dossiers af te handelen Wie sneller werkt, hoeft minder lang te werken op een telewerkdag. Iets anders: nl.

4. Meer info en ondersteuning (1) Algemeen: Toolbox PTOW: https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/toolbox-plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken Afsprakenkader PTOW en Open Kantoor: model AgO: https://overheid.vlaanderen.be/waarden-en-integriteit Opleidingsaanbod: voor leidinggevenden: Coachende vaardigheden voor leidinggevenden, Leidinggeven op afstand, Workshop Prestatiemanagement voor medewerkers: Kwaliteitsvolle mondelinge communicatie, sociale media, Impact op complexe situaties (alleen in-house) ; Efficiënt werken leidinggevenden én medewerkers: Feedback geven en krijgen (vanaf november) - Werkplekspel: https://overheid.vlaanderen.be/kantooromgeving Opleidingsaanbod IT: http://werkplek.vlaanderen.be/