ProjectWise Workshop Rechten, hoe zat het ook alweer ?? Door: Focusgroep ProjectWise, TMC

ProjectWise en rechten Er zijn veel plaatsen waar je rechten kunt uitdelen in ProjectWise. Het gaat te ver om die allemaal door te nemen maar een deel ervan gaan we nu bespreken. In hoofdlijn onderscheid je drie niveaus waarop je rechten verleent in ProjectWise. Die zijn door elkaar te gebruiken. Gebruikersrechten Object Security rechten Workflow Security rechten

Als eerste aandachtspunt ! KISS Keep It Simple, Stupid !! Gemakkelijker voor beheer, minder unieke situaties is minder uitzoekwerk. Sneller, ProjectWise berekent rechten voor objecten door, hoe complexer je e.e.a. instelt hoe langzamer het uiteindelijker wordt.

User Settings Document / Folder Mag de gebruiker het hier niet dan mag hij/zij het nooit.

Eigenaar (ownership) Eigenaar kan een gebruiker of groep gebruikers zijn. Eigenaars kunnen in principe ALTIJD rechten aanpassen van hun objecten.

Gebruikers / groepen en lijsten Gebruikers kun je groeperen in groepen en lijsten (userlists) Groepen bevatten alleen gebruikers Userlists kunnen zowel gebruikers als groepen als andere lijsten bevatten Zo weinig mogelijk rechten verlenen aan individuele gebruikers !!

Object Security / Waar doe je dit Gebruikers (administratormodule) Groepen (administratormodule) Gebruikerslijsten (administratormodule / Explorer) Datasource (administratormodule) Environments (administratormodule) Folders/Documents (Explorer) Final State (Administratormodule)

Objectsecurity en Erfenis Rechten gebruiken over het algemeen erfenismechanismen in ProjectWise. Als je geen afwijkingen creëert zullen de rechten van de bovenliggende objecten gaan gelden in het systeem. Erfenis is een erg krachtig mechanisme wat je en zul je meestal zult willen gebruiken.

Case 1 : Object rechten We gaan in de testomgeving een paar situaties met objectrechten proberen Datasourcerechten bekijken en instellen Aanmaken mappen / folderrechten en documentrechten testen

Workflow security Mogelijkheid om documenten rechten te verlenen gebaseerd op de plaats in de workflow Meer stuurmogelijkheden voor toegang tot het document Alleen groepen/gebruikers die deel van de workflow uitmaken hebben rechten op de documenten Per stadium verschillende rechten mogelijk / wenselijk In principe lineair tenzij WorkFlow Rules Engine gebruikt wordt.

Workflows Aanmaken en Beheer in de ProjectWise administrator. Koppelen van een workflow doe je in ProjectWise Explorer Stadia tussenvoegen en verwijderen kan altijd, indien nodig worden documenten verplaatst naar een ander stadium. Workflow is gekoppeld aan een folder, alle documenten in de folder hebben dezelfde workflow. Workflow erft door bij aanmaak mappen maar niet achteraf bij toekennen workflow Echte (Real) rechten zijn een combinatie van workflowrechten, objectrechten en user settings.

Case 2: Workflows en rechten In deze case gaan we een workflow maken of aanpassen Ga rechten zetten op bepaalde documentstadia Testen van deze rechten

Projectrechten Sinds ProjectWise V8i een andere manier om rechten te verlenen; In principe projectgebaseerd/georienteerd met als uitgangspunten Bepaalde projecten met projectteams Wisselende rechten binnen projecten Combinatie te maken met ‘traditionele’ rechten waarbij projectrechten alleen als filter gebruikt worden voor de rechten.

Project rechten Gebaseerd op een minimaal aantal rollen in het systeem met vaste rechten per rol. Per rol zijn al rechten gekoppeld Project Administrator Project Leader Project Team Member Project Observer No Access

Projectrechten combinaties Door alle gebruikers in te delen in groepen en workflows kun je daarna ze per project toewijzen met een rol Gebruikers zien alleen projecten waar ze aan toegewezen worden Projecten kunnen als sjabloon voor folders, documenten met rechten worden ingezet en op die manier eenvoudig beheer mogelijk maken De rechten in de projectmappen kun je regelen met workflows en document/folder rechten.

Case 3: Projectrechten We gaan een project aanmaken en daarbinnen projectrechten bekijken opzetten op basis van de standaard rollen Project opzetten en daarbinnen gebruik maken van bestaande rechten

Best practices.. Datasource basisrechten, altijd gebruiken en/of instellen. Folder/document permissies op hoofdniveau en doorerven waar mogelijk Gebruik gebruikersgroepen, Userlists waar mogelijk om rechten aan te koppelen. In het algemeen zo weinig mogelijk rechten aan individuele gebruikers geven, maakt beheer moeilijker. Workflows met gekoppelde groepen gebruiken. Combinaties Projecten / Folders / workflows inzetten voor rechtenverlening.

Meer info ProjectWise Greenbook security https://communities.bentley.com/products/projectwise/content_mana gement/m/mediagallery/271167 Beetje verouderd document maar voor de basisrechten prima inzetbaar.

Case 4: troubleshooting Waarom kan een gebruiker geen documenten aanmaken ? Hoe repareer je de rechten op een groep mappen (erfenis herstellen) ? Binnen een bepaalde map werkt de workflow niet zoals het hoort, hoe komt dit, aanpassingen komen niet door ? Vragen …. ???