Kennis delen

Stap in de worstelring

(Belt een teammanager op:) ‘Wil je voor het team Motorvoertuigen bij 3 opleidingen het keuzedeel Engels in de beroepscontext B2 vervangen door het keuzedeel Generiek Engels B1-B2? Graag vanaf schooljaar 2016-2017.’

Cultuur! Ambitie! Urgentie!

‘Geduld graag. Het SBB heeft Generiek Engels B1-B2 nog niet geleverd ‘Geduld graag. Het SBB heeft Generiek Engels B1-B2 nog niet geleverd.’ ‘Hoezo niet geleverd? Moet dat dan? En hoelang gaat dat duren dan?’ ‘Geen idee.’

Onbekendheid met processen en systemen!

(Twee maand later. ) ‘Ja, het kan. Ik heb het net binnen gekregen (Twee maand later.) ‘Ja, het kan. Ik heb het net binnen gekregen.’ ‘Mooi, doen dan!’

Cultuur! Ambitie! Urgentie!

‘Maar wacht even, zijn de studentkeuzen van het oude keuzedeel al geregistreerd?’ ‘Ja, hoezo?’ ‘Die registratie moet ongedaan gemaakt worden. Door jouw administratie.’ ‘Hoe kan ik dat nou weten?’

Onbekendheid met afspraken!

‘En heb je al resultaten ingevoerd bij het oude keuzedeel ‘En heb je al resultaten ingevoerd bij het oude keuzedeel? Die resultaten worden niet meegenomen.’ ‘Hoe moet ik dat nou weten?’

Onbekendheid met processen en systemen!

‘En zet me nog even het volgende op de mail. K-code van het nieuwe keuzedeel, de crebocodes van de opleidingen, de teamcode en de locaties.’ ‘Wat? Ben je helemaal gek geworden?’

Extra werkzaamheden! Werkdruk!

‘O, en wil je het ook even doorgeven aan de resultaatbeheerder ‘O, en wil je het ook even doorgeven aan de resultaatbeheerder?’ ‘Je kunt de boom in. Laat maar zitten!

Cultuur!

Stilstaan in de worstelring

Stelling 1 In het primaire proces regeert de waan van de dag. Hier staan we onvoldoende stil. Voor veranderingsprocessen is stilstaan een belangrijke voorwaarde.

Stelling 2 De geringe kennis bij de onderwijsteams betreffende de achterliggende processen en systemen levert uiteenlopende en irreële verwachtingen bij betrokkenen. Daarbij worden processen verward met techniek.

Stelling 3 De hoge HKS-ambities en de hieruit voortvloeiende extra werkdruk leiden tot creativiteit en nieuwe oplossingen.

Worsteltip 1 Het werken met keuzedelen omvat alles – onderwijs, studentbegeleiding, administratie, logistieke processen, informatiesystemen, beleid en bestuur. Zorg voor een integrale aanpak.

Worsteltip 2 Techniek aanpassen aan keuzedelen kost moeite, maar komt uiteindelijk wel goed. Logistieke processen en ieders rol hierin vormen de ware uitdaging.

Worsteltip 3 Maak de processen, rollen, taken en verantwoordelijkheden in de gehele keten expliciet zichtbaar. De praktijk leert: wat niet op het netvlies staat, bestaat niet.

Worsteltip 4 Zorg bij elk veranderproces – zowel groot als klein – voor een eigenaar. De eigenaar zorgt voor de integrale aanpak. Voorbeeld: een school gaat schoolbreed keuzedelen aanbieden. De eigenaar doorloopt het volledige voorbereidingsproces met alle betrokkenen: vakdocenten, mentoren, onderwijskundige, budgethouder, roostermaker(s), administratieve krachten, functioneel beheerders e.a.

Worsteltip 5 Niet zelden werken uitgangspunten en gemaakte keuzen door in de hele keten. Houd hier rekening mee. Voorbeeld 1: In de praktijk van planning en roostering blijkt dat schoolbreed aangeboden keuzedelen doorgaans alleen op incourante uren aangeboden kunnen worden. Voorbeeld 2: Studenten-zelfservice om de eigen keuzedeel- keuzen vast te leggen vergt notificaties en controle om het keuzeproces tijdig en correct af te ronden.

Worsteltip 6 Vanaf januari 2020 hebben we het werken met keuzedelen onder de knie. Tot dan hebben we de tijd voor: vallen en opstaan; fouten maken en herstellen; zaken goed op het netvlies krijgen.

Worsteltip 7 OCW doet er goed aan om in haar HKS-missives de standaardtoevoeging betreffende ‘administratieve lastenverlichting’ achterwege te laten.