Feedbackinstrument voor ontwikkeling van leiderschap FIO Feedbackinstrument voor ontwikkeling van leiderschap Deze presentatie (of onderdelen van deze presentatie) kan je gebruiken om je medewerkers aan wie je leiding geeft, te informeren over de FIO.

Sleutelwoorden die in deze tekening aan bod komen, en die je als intro kan benadrukken: zaadje planten voor je ontwikkeling, feedback van iedereen zodat het beeld van jezelf vervolledigd wordt, je klimt naar boven door aanmoediging van je feedbackgevers, leiderschap; het instrument is ook bedoeld voor mensen die leiderschap opnemen vb. projectleiders. Er is een nieuw instrument, dat geschikt is om aan de ontwikkeling van leiderschap te werken. Dit instrument is ontwikkeld door AgO, en wordt, in 2017 uitgerold in de Vlaamse overheid. Ook onze entiteit neemt deel aan een ‘proeftuin’; je kan het instrument nu al testen en mee verfijnen. FIO, staat voor FeedbackInstrument voor Ontwikkeling van leiderschap. De FIO is geen evaluatie-instrument, maar een instrument dat gericht is op ontwikkeling. ‘FIO’ is ook de eerste persoon enkelvoud van het Latijnse werkwoord ‘fieri’ en staat voor ‘ik word’ (toekomstgericht, hoe kan/wil ik me ontwikkelen?)

Groeien in leiderschap Je wil je als leidinggevende * ontwikkelen, groeien in leiderschap. Ongetwijfeld ken je wel een aantal mogelijke ontwikkelpunten, bij jezelf, maar … medewerkers, klanten, collega’s zijn ‘bevoorrechte getuigen’ van jouw functioneren. Als zij je feedback geven op je huidige functioneren, krijg je een rijker en genuanceerder beeld. Zo steunen en helpen zij jou groeien * We interpreteren ‘leidinggevende’ breed: ook projectleiders, wie tijdelijk een leidinggevende rol opneemt, enz.

Wat is FIO? De FIO is een ontwikkelingsgericht 360° feedbackinstrument met de bedoeling de kwaliteit van leiderschap te verbeteren dat bijdraagt tot een open feedbackcultuur en geïntegreerd is in prestatiemanagement Het is een overheidsbreed instrument, met aandacht voor specifieke vragen (vb. eigen waarde van de organisatie die toegevoegd kan worden).

Waaruit bestaat FIO? De vragenlijst opgebouwd rond: - de 4 leiderschapsrollen & ethisch leiderschap - de 4 waarden van de Vlaamse overheid & competenties - een aantal uitspraken over concrete gedragingen. ! Iedere feedbackontvanger kan kiezen welke vragen hij/zij uitstuurt. Zo kan hij/zij zich focussen op die aspecten waarop hij/zij zich wil ontwikkelen. Er kunnen ook individuele vragen toegevoegd worden. Het FIO-verslag: de resultaten van de feedback monden uit in een samenvattend verslag Het individuele ontwikkelplan: online ondersteuning waarbij de feedbackontvanger ontwikkelacties formuleert  Belangrijke elementen: Je bent aan zet: je bepaalt welke vragen je uitstuurt, aan wie je feedback vraagt De feedbackgever geeft ontwikkelingsgerichte feedback (zie schalen verder in de presentatie als voorbeeld van dergelijke schaal) Het FIO-verslag is jouw eigendom, je bent niet verplicht dit te bespreken met je eigen leidinggevende, met je medewerkers, met anderen. !! Je leidinggevende kan je wel vragen wat je met het FIO-verslag gedaan hebt. Het FIO-verslag is geen doel op zich, het is een startpunt om aan ontwikkeling te werken. Het FIO-verslag bevat al suggesties om de stap naar ontwikkeling te zetten. Daarnaast ontwikkelt AgO andere instrumenten (leidraad, workshop, …). Spreek onze HR-medewerker aan als je meer wil weten.

Waarom doet de Vlaamse overheid dit? De Vlaamse overheid zet in op kwaliteitsvol leiderschap.  Feedback stimuleert ontwikkeling en daarom is feedback een essentieel onderdeel in het groeipad van leidinggevenden. Het instrument past binnen een open feedbackcultuur en wil een dergelijk organisatieklimaat ook stimuleren. Door te investeren in tools voor leidinggevenden, geeft de Vlaamse overheid een krachtig signaal dat leiderschap belangrijk is en dat het investeren hierin de moeite waard is/blijft. Dit sluit aan bij de eerder gemaakte keuzes van het Modern HR-beleid waarbij leiderschap één van de strategische doelstellingen is. De FIO werd ontwikkeld door het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) in samenwerking met Quintessence en CheckMarket (respectievelijk inhoudelijke en technische partner). Feedback geeft feedbackontvangers de kans om blinde vlekken bij zichzelf te ontdekken en hiermee ontwikkelingsgericht aan de slag te gaan. Onderzoek toont aan dat feedback een positief effect heeft op de zelfinschatting van de feedbackontvanger. Feedback geeft ook ruimte aan medewerkers en andere belanghebbenden (baas van diegene die feedback krijgt, collega’s van diegene de feedback krijgt, externe klanten, …) om hun verwachtingen aan de leidinggevenden kenbaar te maken. Het krijgen van feedback en het op zoek gaan naar feedback door de leidinggevende is een essentieel onderdeel in het groeiproces van leidinggevenden. Een open feedbackcultuur is een organisatieklimaat dat feedbackprocessen in een organisatie ondersteunt, en waar medewerkers en leidinggevenden zich goed voelen bij het dagdagelijks zoeken en krijgen van constructieve feedback. Feedback gebeurt best tussendoor, continu en liefst ook kort-op-de-bal. Zo wordt het als het ware een houding om met mekaar samen te werken. Maar het is ook van belang om op geregelde tijdstippen met enige afstand naar het functioneren te kijken, bovenop de dagelijkse feedback. Een dergelijk instrument past dus binnen een open feedbackcultuur, zal daarin ook het best gedijen en stimuleert de (verdere) ontwikkeling van een open feedbackcultuur. Het dagelijks feedback geven, gecombineerd met een feedbackinstrument, werkt versterkend.  Door te kiezen voor een centraal instrument, dus een instrument uit het HR-instrumentarium van de Vlaamse overheid, geeft dit ook uiting en een stimulans om als Vlaamse holding te fungeren: rollen, waarden, competenties, en andere begrippen en operationaliseringen van het (Modern) HR-beleid krijgen groter draagvlak en zetten de neuzen in dezelfde richting. 

FIO  BUE Ontwikkelingsgericht - blik vooruit Elke leidinggevende, inclusief projectleider, tijdelijk leidinggevende, … Feedbackontvanger bepaalt zelf wie bevraagd wordt inhoud vragenlijst Tijdstip wie inzage krijgt Element van evaluatie - terugblik Leidinggevenden middenkader, lager kader Alle medewerkers bevraagd Zelfde vragenlijst per entiteit zelfde tijdstip voor alle deelnemende entiteiten inhoud vragenlijst Op het eerste zicht kan dit verwarrend lijken: FIO – BUE : waar zit het verschil? Dat verschil is er wel degelijk! De blik vooruit De leidinggevende= feedbackontvanger beslist, én is eigenaar van FIO-verslag Dit is een instrument voor individueel gebruik, er komt geen entiteitsrapport, geen algemeen rapport

FIO  BUE Niet anoniem Anoniem Ook collega’s en externen (klanten, stakeholders, …) kunnen bevraagd worden Focus op individu, naast een aantal algemene gegevens geen overzichten Anoniem Genereert overzichten voor overheid en per entiteit Op het eerste zicht kan dit verwarrend lijken: FIO – BUE : waar zit het verschil? Dat verschil is er wel degelijk! De blik vooruit De leidinggevende= feedbackontvanger beslist, én is eigenaar van FIO-verslag Dit is een instrument voor individueel gebruik, er komt geen entiteitsrapport, geen algemeen rapport

Link met evaluatie De feedbackontvanger is niet verplicht zijn FIO te ontsluiten met de leidinggevende of de HRBP. (HR Business Partners) Maar de leidinggevende kan wel peilen naar de ontwikkelacties, en dit bespreken op het evaluatiegesprek. Is er dan helemaal geen link met evaluatie? Het FIO-verslag is jouw eigendom, je bent niet verplicht dit te bespreken met je eigen leidinggevende, met je medewerkers, met anderen. Maar, als je leidinggevende het belangrijk vindt dat de leidinggevenden van de entiteit werken aan hun ontwikkeling, kan hij/zij hierover wel met jou in gesprek gaan. Niet om het FIO-verslag te bespreken, wel om na te gaan of je feedback gevraagd hebt, en of en welke ontwikkelacties je ondernomen hebt op basis van het FIO-verslag.

Ben ik klaar voor een FIO ? Ben ik klaar om feedback te ontvangen? Ja/neen Andere vragen die je kunnen helpen op weg naar een open feedbackcultuur: zien medewerkers, mijn leidinggevende, … mijn functioneren? geven & krijgen we geregeld feedback? Geef ik daarbij het goede voorbeeld? Ben ik bereid een ontwikkelplan te maken op basis het FIO-verslag? werk ik aan een goede relatie met medewerkers, collega’s? doen andere leidinggevenden in onze organisatie mee? De cruciale vraag: ben je klaar om feedback te ontvangen van medewerkers, collega’s, leidinggevende, stakeholders? - Is het antwoord op deze vraag ja: dan kan je FIO organiseren. Misschien is het antwoord slechts gedeeltelijk ja: wel van medewerkers, of van collega’s, maar niet van…. Geen probleem. Jij beslist aan wie je feedback vraagt. Misschien wil je voorzichtig beginnen. Dat kan! Feedback geven en krijgen is best spannend, en soms wat moeilijk. Je begint niet hals over kop een FIO. Geef zelf het goede voorbeeld en geef je medewerkers en collega’s continu feedback op het functioneren. Stimuleer hen ook dat bij jou te doen, en sta open voor de feedback die je krijgt. Verzorg de relatie met je medewerkers, collega’s: zorg voor een open, constructieve relatie, een goed werkklimaat. Je kan er alleen aan beginnen in je organisatie, maar het is eenvoudiger dit samen te doen, elkaar hierin te ondersteunen. Anderzijds, moet je niet wachten tot er een ‘perfecte’ feedbackcultuur is. Door een FIO te organiseren, werk je immers aan die open feedbackcultuur, laat je zien dat je het meent.

Waarom vraag ik dit? Waarom zou je dit als leidinggevende aan je medewerkers/collega’s/stakeholders vragen? Maken we het zo niet onnodig moeilijk? Feedback geven en krijgen kan best spannend en moeilijk zijn! Het is een leerproces, waarin je leert elkaar in vertrouwen feedback te geven, en open te staan voor het ontvangen van feedback. Zo wordt feedback een geschenk: je krijgt een spiegel op je functioneren, je leert jezelf beter kennen. Elke feedback is een aanzet tot groeien, tot ontwikkeling. En dan bedoelen we geen complete metamorfose (of make-over), wel kleine stapjes vooruit.

Nieuwsgierig hoe de vragenlijst er uit ziet? (‘under contruction’)

Ondersteuning Onze HR-collega krijgt een opleiding ‘train-the-trainer FIO’ zodat hij je kan ondersteunen indien nodig. Ondersteund worden hoe je feedback geeft? Je kan hiervoor opleiding bij AgO volgen: - Coachende vaardigheden voor leidinggevenden - Coachende vaardigheden voor medewerkers Contactinfo: - Veerle Depauw, projectleider FIO - https://overheid.vlaanderen.be/fio Je kan deze presentatie gebruiken om je medewerkers te informeren We werken aan een leidraad: van FIO-verslag naar actie: hoe lees je het verslag, hoe zet je verslag om in actiepunten, hoe spreek je hierover met medewerkers. Bestaande opleidingen in open aanbod