OR Kompas 13 april 2017 Liesbeth van Bakel en Marian Beeren HOE FUNCTIONEERT DE AS? OR Kompas 13 april 2017 Liesbeth van Bakel en Marian Beeren

Functionerings- of beoordelingsgesprek Wat had je: een functionerings- of een beoordelingsgesprek?

Functionerings- of beoordelingsgesprek (1) Wat zijn de verschillen of overeenkomsten tussen een functionerings- of een beoordelingsgesprek? Een functioneringsgesprek gaat uit van een gelijk-waardige positie tussen de gesprekspartners. De AS en zijn leidinggevende bespreken hoe het gaat. Beide zijn kritisch op hun functioneren en kijken wat er anders zou kunnen.

Functionerings- of beoordelingsgesprek (2) Hoe loopt het? Wat gaat goed, wat kan beter? Wie of wat is er nodig voor de AS om zijn functioneren te verbeteren? Is bijvoorbeeld training of meer opleiding gewenst? Wil de AS vaker overleg met de leidinggevende? En welke zaken kan de leidinggevende veranderen, zodat de AS optimaal kan functioneren? Uiteraard kan een AS het functioneringsgesprek het beste voeren met zijn functioneel leidinggevende.

Functionerings- of beoordelingsgesprek (3) Een beoordelingsgesprek is wat het zegt. De AS wordt beoordeeld op zijn functioneren. Aan dit gesprek kunnen arbeidsvoorwaardelijke consequenties verbonden zijn. Bijvoorbeeld: al dan niet verlenging van het contract al dan niet uitbreiding van uren salarisverhoging al dan niet uitbetaling van een bonus of winst-uitkering.

Functioneringscyclus Een functioneringscyclus kent drie fasen: 1. plannen 2. opvolgen 3. evalueren. Een functioneringscyclus kan er als volgt uitzien: ambitiegesprek functioneringsgesprek beoordelingsgesprek.

Fase 1: Ambitiegesprek Een ambitiegesprek vindt plaats aan het begin van het (kalender)jaar. De ambtelijk secretaris en de leidinggevende bespreken samen de plannen voor het komend jaar. Wat gaat de AS doen? Wat zijn de belangrijkste doelen? En kun jij invloed uitoefenen op die doelen? Et cetera.

Fase 2: Functioneringsgesprek Het functioneringsgesprek is halverwege het jaar. Bijvoorbeeld vlak voor de zomer(vakantie). De ambtelijk secretaris en de leidinggevende bespreken de stand van zaken. Zal de AS erin slagen de doelstellingen te bereiken? Zo nee: waarom niet? Wat heeft de ambtelijk secretaris nodig, zelf en/of van anderen, om de gestelde doelen te bereiken? Welke bijdrage kan de leidinggevende leveren? Enzovoort.

Fase 3: Beoordelingsgesprek Aan het eind van het (kalender) jaar kijken de ambtelijk secretaris en de leidinggevende terug. Zijn de doelstellingen bereikt? Kon je invloed uitoefenen op die doelstellingen? Waarom wel of niet? Wat kunnen de ambtelijk secretaris en de leiding-gevende het komende jaar anders doen?

DASMO-advies: een driehoeksgesprek Een ambtelijk secretaris heeft zowel een functioneel als een hiërarchisch leidinggevende. Een driehoeksgesprek – waaraan de ambtelijk secretaris en de hiërarchisch en de functioneel leidinggevenden deelnemen - is de beste optie, vindt DASMO. Zo krijgt de AS vanuit verschillende invalshoeken feedback op haar of zijn functioneren.

Beoordelingsformulier Let op! Zeer waarschijnlijk beschikt de organisatie waar je werkt, over een standaard beoordelingsformulier. Dit formulier geldt ook voor jou.

Tips voor de AS (1) Check je functieomschrijving. Klopt die nog? Is die nog actueel? Bereid je goed voor. Weet wat je wilt zeggen en bedenk welke vragen of opmerkingen je leidinggevenden zullen hebben. Wees kritisch naar jezelf. Wat had je anders kunnen doen? Wat heb je daarvoor nodig, van wie of wat? Stel SMART(I) doelstellingen. Stel doelen die specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn. En die inspireren en waarop je invloed hebt!

Tips voor de AS (2) Wees assertief. Kom voor jezelf op! 6. Gebruik LSD. Gebruik het communicatiemiddel luisteren, samen- vatten en doorvragen. 6. Schiet niet in de verdediging bij kritische opmer- kingen of commentaren. 7. En wees een OEN (open, eerlijk en nieuwsgierig), laat OMA (oordelen, meningen en aannames) en OPA (overal een pasklaar antwoord op hebben) thuis en gebruik NIVEA (niet invullen voor een ander)!