UCCaaS bij FOD WASO Dana De Groote 14-02-2017

Verouderde telefooncentrale Synergie Communicatie moderniseren Beslissing Verouderde telefooncentrale Synergie Communicatie moderniseren Verouderde telefooncentrale. Geen ondersteuning meer door de leverancier. Tijdens projectfase waren gemiste oproepen plots niet meer te zien, fysiek stuk uit de centrale gevallen… Vervanging was dringend! Communicatiemiddelen moderniseren: naast bellen ook chatten, scherm delen, documenten delen, vergaderen. Dezelfde functionaliteiten aanbieden ongeacht waar je je bevindt, vooral handig in het kader van de uitbreiding van telewerk. De computer vervangt de telefoon. Synergie: FOD WASO was door verouderde telefooncentrale al bezig met zoeken naar een nieuwe oplossing. Toen er een federaal initiatief kwam, hebben we ons daarbij aangesloten en gevraagd of we één van de pilootinstellingen mochten zijn.

Waar staan we? Buitendiensten Hoofdbestuur Migratie op 02-12-2016 650-tal gebruikers Buitendiensten Migratie in voorbereiding 36 locaties 400-tal gebruikers Hebben gewerkt in 2 fases. Om de complexiteit enigszins te beperken hebben we ervoor gekozen om in fasen te werken. We zijn gestart met het hoofdbestuur. Voordeel van de nabijheid. In de tweede fase de buitendiensten. Bij FOD Werkgelegenheid gaat het om 36 locaties, hoewel sommige gegroepeerd zitten in eenzelfde gebouw. Verschillende Algemene Directies die elk een eigen manier werken hebben (bv. qua opleiding).

Partners (1) Workshops functionaliteiten Project status meeting met action list Klantgericht: doorschakelen in test Licenties Waarop letten? Goede samenwerking Workshops om bepaalde functionaliteiten te bespreken. Niet alles even gemakkelijk in te schatten aangezien je een theoretische uitleg krijgt. Ik ben natuurlijk ook pas achteraf ingevallen, maar we betaalden bv. voor één faxlijn en het is ons pas achteraf duidelijk geworden dat we hier veel verschillende nummers op konden steken. Ook Dan hebben we wel een mooi overzichtsdocument gekregen, user requirements reference guide, waar ik tijdens het volledige project nog nut van gehad heb. Toch blijft het allemaal wat theoretisch en leer je in elke fase weer bij. Ook DiDa heeft tijdens het project constant bijgeleerd. Project status meetings 2 wekelijks. Ik vond dat je de werklast bij DiDa goed kon voelen. Tussen de project status meetings soms weinig info of reactie, maar eens project status meeting merk je dan wel dat er een aantal zaken bekeken zijn en wat de resultaten zijn. Hoe dichter bij de eigen migratie, hoe reactiever DiDa. Wij hebben altijd het gevoel gehad dat ze hun best deden om in te gaan op onze vragen en behoeften. Doorschakelen is daar een mooi voorbeeld van. G-Cloud en dan heb ik het over Office 365 tenant, maar daar had ik geen logo’tje van. Het activeren van de licenties is zeer belangrijk, anders zijn de geavanceerde functionaliteiten zoals doorschakelen, documenten delen en dergelijke niet beschikbaar. Er kan dan wel gebeld worden, maar deze functionaliteiten worden toch gemist! Aangezien we zelf geen zicht hebben op wat er precies gebeurd binnen de Office 365 tenant, en alles nieuw is, was het soms moeilijk om te detecteren waar bepaalde problemen vandaan kwamen. Skype zonder licentie was bij ons het gevolg van: ofwel een probleem met de synchronisatie met de O365 tenant, ofwel een probleem met de client. Het is van belang om de click to run versie te installeren op een PC met Windows in 32bit. In Windows 64bit lijkt er een probleem te zijn met de licenties.

Partners (2) Overgang vlot gegaan PRA  PRA  SIP trunk Migratiedatum bepalen is moeilijk Snel stopgezet Uitwisseling tussen instellingen Ambassadeurs + demo-lokaal

Communicatie Intranet Filmpjes Affiches - folders Nieuwsberichten Projectpagina Vaste pagina Mailing middle management en ambassadeurs Filmpjes Projectsponsor: voorstelling project Ambassadeurs: eigen rol Affiches - folders

Opleiding Handleiding Opleiding Uitgebreid Basis Screencast doorschakelen Opleiding Plenair  demo (basisfunctionaliteiten) Demo-lokaal  klassikale opleiding (train-the-trainer, basisfunctionaliteiten, doorschakelen, telefoons) Concentreren rond migratiedatum

Onderhoud telefooncentrale(s) Financieel Telefonie Colt SIP trunk Proximus Onderhoud telefooncentrale(s) Dimension Data Office licenties, vroeger sloegen we altijd aantal versies over nu niet meer mogelijk met O365, voor ons serieuze meerprijs Geheel duurder maar ook meer functionaliteiten voor in de plaats Eens O365 ook andere opportuniteiten Office 2010 Office 365

? ? ? ? ? ? Dana De Groote dana.degroote@werk.belgie.be 02 233 47 40 – 0494 91 19 16 ? ?