Visitatie Functioneel Beheer Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016

Indeling aandachtsvelden visitatie 1a) Aansluiting functioneel beheer op business; 1b) Aansluiting functioneel beheer op technisch (applicatie-)beheer. Aandachtsveld 2: rolopvatting en takenpakket functioneel beheer. Aandachtsveld 3: voldoet functioneel beheer aan definitie van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening? Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Algemeen beeld visitatie functioneel beheer Grote betrokkenheid functioneel beheer medewerkers (klantgericht); Op basis van visitatie geen ‘burning platforms’, wel veel workarounds; Weinig kwantitatieve stuurinformatie beschikbaar (referentie- of normenkader om aan te spiegelen). Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 1a: aansluiting functioneel beheer op business (1/2) Constateringen: De universiteitsbrede informatiestrategie biedt geen duidelijkheid t.a.v. functioneel beheer (w.o. afweging maatwerk versus standaard ICT-oplossing, vereenvoudiging applicatie landschap) [1]; Proceseigenaren ontbreken om domeinoverstijgende, universiteitsbrede keuzes te maken en sturing te geven [2]; Afstemming tussen business en functioneel beheer is divers ingericht [3]; Functioneel beheerder is sterk dienstbaar aan de individuele klant [4]; Hoeveelheid maatwerk zorgt voor complexiteit bij functioneel (en technisch) beheer [5]. Aanbevelingen: Expliciteren uitvoerbare universiteitsbrede informatiestrategie [1, 3, 4, 5]; Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 1a: aansluiting functioneel beheer op business (2/2) Aanbevelingen (vervolg): Geef proceseigenaren t.b.v. sturing over de faculteiten / diensten heen een duidelijke rol  universiteitsbrede oplossing vraagt om domeinoverstijgende proceseigenaar [2]. Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 1b: aansluiting functioneel beheer op technisch (applicatie-)beheer Constateringen: Niet formeel belegd wie de agenda voor functioneel beheer bepaalt; LISA heeft geen bevoegdheid om dwingend agenda functioneel beheer te bepalen (releases) [6]; Contractmanagement onvoldoende belegd [7]. Aanbevelingen: LISA rol/bevoegdheid geven in lifecyclemanagement [6]; Behoeftemanagement expliciet (decentraal) beleggen bij functioneel beheer, (eind-)verantwoordelijkheid contractmanagement formeel beleggen (denkrichting LISA i.v.m. koppeling releases) [7]. Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 2: rolopvatting en takenpakket functioneel beheer (1/3) Constateringen: Regievoering functioneel beheer ontbreekt om tot verdere professionalisering van het vak te komen [8]; Onevenwichtige diversiteit [9]: - onevenwichtig  mate professionalisering; - diversiteit  geen uniform proces functioneel beheer/weinig standaardisering (ad-hoc / informeel georganiseerd, voorbeeld inrichting van actieve super-/key-users, testplannen). Functioneel beheer kent een onduidelijke rol- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen houder / LISA / UIM / leverancier [10]; Wens functioneel beheer naar meer sturend niveau (behoeftemanagement) [11]; Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 2: rolopvatting en takenpakket functioneel beheer (2/3) Constateringen (vervolg): Onvoldoende interne aansluiting in de keten van gebruiker, functioneel beheer, technisch beheer en leverancier (voorbeeld communicatie changes) [12]; Kwetsbaarheid / afhankelijkheid klein aantal medewerkers functioneel beheer, versnippering, functioneel beheer als (deel-)taak [13]; Reactief t.a.v. nieuwe functionaliteiten [14]. Aanbevelingen: Functioneel beheer als ‘vak’ onderkennen  leidinggevenden van functioneel beheerders opleiden zodat zij functioneel beheerders kunnen aanspreken op hun vak (UFO-profiel, jaargesprekken) [8]; Werkzaamheden functioneel beheer op een uniforme wijze inrichten (één toolkit) [9]  regie via centrale proceseigenaar (zie aanbeveling aandachtsgebied 1a); Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 2: rolopvatting en takenpakket functioneel beheer (3/3) Aanbevelingen (vervolg): Professionalisering door lerend vermogen uitbouwen (stimuleren samenwerking functioneel beheerders over grenzen diensten heen), vermindert tevens kwetsbaarheid [8, 13]; Vindbaarheid functioneel beheer verbeteren (loket) [10]; Standaardiseren overlegvormen / samenwerkingsvormen (tussen functioneel beheer / LISA / leverancier en functioneel beheer / klant [12]; Actief aan de man brengen van mogelijkheden van systemen als onderdeel van takenpakket functioneel beheer [14]; Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 3: voldoet functioneel beheer aan definitie kwalitatief hoogwaardige dienstverlening? (1/3) Kwalitatieve hoogwaardige dienstverlening volgens de gemeenschappelijke visie word als volgt gedefinieerd: 1. stelt de vraag van de klanten/afnemers centraal; 2. is oplossingsgericht, deskundig (sluit aan bij de wensen van klanten / afnemers / primair proces) en wordt geleverd door betrokken professionals; 3. is innovatief, verbetert en professionaliseert voortdurend; 4. wordt efficiënt geleverd, waar nodig in samenwerking met andere diensten/ondersteuners en het primaire proces; 5. is toegankelijk en transparant ten aanzien van mogelijkheden en beperkingen. Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 3: voldoet functioneel beheer aan definitie kwalitatief hoogwaardige dienstverlening? (2/3) Constateringen: Constateringen aandachtsveld 3 volgen uit observaties aandachtsveld 1 en 2. Geen grote issues [15]; Ad 1) (Te) klantgericht / dienstbaar  ontbreken kaders om werkgebied af te bakenen; Ad 2) Uitvoerend (operationeel) niveau goed. Sturend winst te behalen, zie onderstaand; Ad 3) Wens om meer innovatief te zijn; Ad 4) Verbeterslag mogelijk door uniformering  voorbeeld één centraal registratiesysteem incidenten / wensen gebruikers; Ad 5) Niet toegankelijk en transparant ten aanzien van mogelijkheden en beperkingen  ontbreken kaders. Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 3: voldoet functioneel beheer aan definitie kwalitatief hoogwaardige dienstverlening? (3/3) Aanbevelingen [15]; Meer standaardiseren / uniformeren om formatie vrij te maken voor innovatie (tactisch / strategisch niveau); Professioneel tegenwicht bieden aan gebruikers (communicatie boven techniek); Bieden duidelijkheid inzake loket; Instellen één centraal systeem voor registratie / beheer incidenten/wensen gebruikers. Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Ad 3.4 Efficiency De insteek van de visitatie kent een overwegend kwalitatieve benadering (weinig kwantitatieve stuurinformatie beschikbaar). Marginaal getoetst middels benchmark. Benchmark UIM gericht op omvang FTE werkgebied functioneel beheer/business informatiemanagement; Hoger onderwijsinstellingen betrokken in benchmark qua omvang vergelijkbaar met UT (aantallen medewerkers / studenten); Aantal FTE functioneel beheer vooral benut voor uitvoerend niveau  voldoende aanwezig; Binnen huidige medewerkers functioneel beheer weinig aandacht voor sturende, innoverende en richtinggevende aspecten. Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018

Resumé Grote betrokkenheid medewerkers functioneel beheer (klantgericht); Geen ‘burning platforms’, wel veel workarounds; Functioneel beheer heeft recht op meer kaders en afspraken om het werk goed uit te kunnen voeren: formeel kader  uitvoerbare universiteitsbrede informatiestrategie ontbreekt waarin keuzes worden gemaakt om sturing te geven aan functioneel beheer (geen proceseigenaar functioneel beheer); inhoudelijk kader  proceseigenaren per domein geven onvoldoende sturing aan functioneel beheer; professioneel kader  formeel is BISL de leidraad, maar invulling is vrij selectief (variatie tussen diensten onderling). Presentatie t.b.v. site visit d.d. 6 september 2016 3-1-2018