Competentiemanagement en evaluatie Informatiesessie personeel

De weg naar competentiemanagement Vroeger in heel veel brandweerdiensten : Geen concreet evaluatiebeleid Geen geplande gesprekken met medewerkers over hun functioneren In het kader van de hervorming : Invoering van uniform evaluatiebeleid Basispijlers opgenomen in Administratief Statuut: Stagebegeleiding Tweejaarlijkse evaluatiecyclus

Filosofie achter competentiemanagement NIET: Bestraffen en ontslaan ! Vertrekpunt: Kwaliteit van de medewerkers is een cruciale factor voor de kwaliteit van de hulpverlening Doel: Medewerkers ondersteunen en begeleiden Zodat zij zich kunnen ontwikkelen

Soorten competenties Competentiewoordenboek voor de brandweer Criteria : Meetbaar en observeerbaar Belangrijk voor vakbekwaamheid (Tot op zekere hoogte): remedieerbaar en wijzigbaar Vastgelegd per functie Onderscheid tussen: Kerncompetenties Functiespecifieke gedragscompetenties Functiespecifieke vaktechnische competenties

Competentiewoordenboek

Competentieniveaus Per competentie steeds drie competentieniveaus Basisniveau: Binnen de eigen werksituatie Toepassingsniveau: Naast eigen werksituatie, ook verbanden met andere vakgebieden Ertoe bijdragen dat anderen dit ook doen. Expertniveau: Ook in complexe omstandigheden Voorbeeld en klankbord

Gedragsindicatoren Voor elk niveau: beschrijving van het gedrag dat bij dat niveau hoort. Gedragsgericht, enkelvoudig, positief geformuleerd, zonder waardeoordeel Voordelen van gedragsindicatoren: - Competenties beter observeerbaar en meetbaar! Competenties gemakkelijker te begrijpen voor medewerkers.

Gedragsindicatoren : Voorbeeld

Competentieprofielen Wordt vastgelegd voor een bepaalde functie: Inhoud: Kerncompetenties Functiespecifieke competenties Met de daarbij horende niveaus en indicatoren!

Functiebeschrijving als basis Functiebeschrijvingen Algemene beschrijving van een functie Gepubliceerd via MB van 8 oktober 2016 Generieke profielen, kunnen verder aangevuld worden Basis voor de competentieprofielen: Welke competenties zijn nodig om die specifieke functie te vervullen?

Functiebeschrijvingen 17-10-2017

Competentiematrix

Wat is competentiemanagement ? ‘Het beheren van competenties’ = Mensen met juiste competenties aanwerven = Competenties van medewerkers verder ontwikkelen Doel: Als brandweerorganisatie beter gaan functioneren!

CM als basis voor personeelsprocessen Competentiemanagement: Centrale methodiek voor personeelsprocessen In-, door- en uitstroom van personeel Doelen: Verticale verbinding tussen strategie van de organisatie en het individueel werkgedrag; Horizontale ordening over verschillende HRM-activiteiten Koppelen van talenten aan functies en loopbaanpaden

3.3.1: Voordelen voor medewerker Duidelijkheid over de doelstellingen Duidelijkheid over wat verwacht wordt Duidelijkheid over het eigen functioneren Eigen knelpunten of verbetervoorstellen aangeven Leer- en ontwikkelkansen Jobtevredenheid

3.3.2: Voordelen voor leidinggevende Medewerkers beter leren kennen Prestaties van medewerker verbeteren Capaciteiten van medewerker beter benutten Problemen proactief aanpakken

3.3.3: Voordelen voor organisatie Brug tussen personeelsprocessen Basis voor personeelsbeleid Einddoelen: Verhoogde kwaliteit Tevreden medewerkers Realisatie doelstellingen

Wettelijk kader KB 19/4/2014 & KB 23/8/2014 = Administratief statuut 1) Bepaalt het verloop van de stages 2) Bepaalt het verloop van de tweejaarlijkse evaluatiecyclus !! Wijziging van het KB op 8/10/2016 : toevoeging van een model van het evaluatieverslag

Wettelijk kader (2) Art. 152 van het Administratief Statuut: ‘De evaluatie heeft tot doel de communicatie tussen de geëvalueerde en de evaluator te stimuleren, de ontwikkeling van de competenties van het personeelslid te bevorderen en de doelstellingen van de dienst te bereiken’

Wettelijk kader (2) Ministeriële Omzendbrief van 8 oktober 2016 betreffende de evaluatie van de operationele personeelsleden van de hulpverleningszones Bevat richtlijnen rond de evaluatie van het operationeel personeel, evenals de modelverslagen, het competentiewoordenboek en de matrix

Tweejaarlijkse evaluatiecyclus Functiegesprek bij benoeming en bij start van evaluatiecyclus Functioneringsgesprek , minimaal éénmaal in de evaluatiecyclus aangewezen Evaluatiegesprek 2 jaar na benoeming + nieuw functiegesprek De cyclus start opnieuw

Het functiegesprek Bij het begin van elke evaluatieperiode Gesprek tussen medewerker en evaluator (functionele meerdere!) Bespreking concrete taken, normen en doelstellingen Bespreking evaluatiepunten Basis: functiebeschrijving(en) => duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen Opstellen persoonlijk ontwikkelingsplan

Het functiegesprek (2) Belangrijk om rekening te houden met aantal functies dat een personeelslid opneemt! Verslag: Verslag opgemaakt binnen de 14 kalenderdagen na het gesprek Medewerker kan opmerkingen toevoegen Medewerker tekent voor ontvangst of ‘weigert te tekenen’

Het functiegesprek (3) 17-10-2017

Het functioneringsgesprek Wanneer? Op vraag van geëvalueerde of evaluator, tijdens de evaluatieperiode Aangewezen om dit steeds in te bouwen, want meerwaarde voor de medewerker Bij voorkeur halfweg de evaluatieperiode Doel: Coaching en groeimoment over functioneren van de medewerker en eventuele belemmeringen Functioneren van de medewerker verbeteren Meerdere en personeelslid: hier evenwaardige partners!

Het functioneringsgesprek (2) Mogelijkheid tijdens dit gesprek: Aandacht geven aan bijzondere talenten van personeelslid Ontwikkelingsplan als basis voor voortgezette opleiding Verslag: Hierin de eventueel gewijzigde doelstellingen en gemaakte afspraken Personeelslid tekent voor ontvangst of ‘weigert te tekenen’

Het functioneringsgesprek (3) 17-10-2017

Het punctueel functioneringsgesprek Vaststellingen en beoordelingen die in de loop van de evaluatieperiode aan het dossier worden toegevoegd. Zowel positief als negatief. Opgelet: toevoegen aan dossier enkel indien besproken tussen functionele meerdere en medewerker Verslag: Hierin de eventueel gewijzigde doelstellingen en gemaakte afspraken Personeelslid tekent voor ontvangst of ‘weigert te tekenen’

Het evaluatiegesprek Op basis van individueel evaluatiedossier Functiebeschrijving Verslag functiegesprek Documenten ivm vaststellingen en beoordelingen (!) Aanvullend: verslag van eventueel functioneringsgesprek Aanvullend: verslag van vorig evaluatiegesprek

Het evaluatiegesprek (2) 11 evaluatiepunten : 1 tot 9 : Competentieclusters op basis van woordenboek 10: Vaktechnische competenties Omvat fysieke paraatheid, accreditatie adembescherming, permanente/voortgezette opleiding, .. Zonaal beleid noodzakelijk, zoniet NVT! 11: Beschikbaarheid Ifv regels in huishoudelijk reglement

Het evaluatiegesprek (3) Wanneer negatieve score op vaktechnische competenties of beschikbaarheid => Conclusie ‘te verbeteren’ of ‘onvoldoende’ Uitzonderingen: Beschikbaarheid voor beroepspersoneelslid van basis- en middenkader Specifieke vaktechnische competenties voor administratieve functies of ambulancier niet-brandweerman

Het evaluatiegesprek (4) Eindconclusie: ‘Zeer goed’, ‘Goed’, ‘Voldoende’, ‘te verbeteren’ of ‘onvoldoende’ Motivering noodzakelijk! Ook hier: rekening houden met het aantal functies dat het personeelslid opneemt.

Het evaluatiegesprek (5) Wat bij langdurige afwezigheid? Bepaalde punten niet te evalueren hierdoor => zo motiveren Wanneer afwezigheid meer dan de helft van de minimale evaluatiecyclus bedraagt => geen evaluatie mogelijk => medewerker behoudt zijn vorige evaluatieresultaat en opstart nieuwe evaluatiecyclus bij terugkeer Bv. > 9 maanden afwezig na eerdere “voldoende’ evaluatie Bv. >4,5 maanden afwezig na eerdere “te verbeteren” of “onvoldoende” evaluatie

Het evaluatiegesprek (6) Verslag: Model is vastgelegd in KB (moet nog verschijnen) Bespreking van alle evaluatiepunten Samen met een motivering Binnen de 14 kalenderdagen opgemaakt Personeelslid tekent voor ontvangst of ‘weigert te tekenen’.

Het evaluatiegesprek (7)

Het evaluatiegesprek (8) Beroepsmogelijkheid: Binnen een termijn van 10 werkdagen vanaf betekening eindverslag Cfr. Art. 165 e.v. van KB 19/4/14 Verder verloop na de evaluatie: ‘Voldoende’ Start van nieuwe evaluatiecyclus van 2 jaar ‘Onvoldoende’ of ‘Te verbeteren’: Nieuwe evaluatie na één jaar Actieplan opnemen in verslag!

Wie zijn de evaluatoren ? Voor basiskader : minimaal sergeant Van sergeant tot kapitein: minimaal graad n+1 Voor majoor of kolonel: zonecommandant Voor de zonecommandant: evaluatiecommissie Hulpverlener-ambulancier: Coördinator H-A Coördinator H-A : Zonecommandant of afgevaardigde

Evaluatoren (2) Procesbewaker: Zonale functie Officier (minstens Kpt.) of verantwoordelijke HRM Taken : Ondersteuning bieden Bijhouden evaluatiedossiers Bewaken timing van de gesprekken => uniformiteit en controle

Invoering van het evaluatieproces Eerste evaluatiecyclus: Begint met functiegesprek Uiterlijk 3 jaar na de datum van de overdracht naar de zone Tot aan eerste functiegesprek: Evaluatieregels van vroeger blijven gelden wanneer daar de laatste evaluatie niet voldoende was Zoneraad bepaalt de startdatum

Dank u voor uw aandacht ! 8 december 2010