Seminar Communicatie en PR Jacqueline van den Bergen Rotary Trainingsdag 2016 Seminar Communicatie en PR Jacqueline van den Bergen Rotary bestaat al meer dan een eeuw, we hebben 35.000 clubs en 1,2 miljoen leden. Vrijwel alles is al eens besproken en geprobeerd. Laten we daarom gebruik maken van elkaars ervaringen, de kennis met elkaar delen en daarmee sneller en effectiever aan de slag gaan. 10.00 Opbouw: VdB (hoe ontstaan, had alles te maken met dit onderwerp en met name de kloof tussen die twee/ Frans, PR, Nima, Masters, elevator pitch, naam VdB: bouwen aan reputaties). Wie zit in coms?) = 10.05 10.05 Roll call 10.15. Wat verwachten we vandaag? 10.30 – 10.50 Communicatie uitleg 10.50 Pauze-opdracht 11.00 Keuze items 11.05 Uitleg Werkvorm 11.15- 11.35: uitwerking 11.35 – 11.50 de oplossing

Het Programma Blok 1 Blok 2 Roll call Behoeftepeiling Wat iedere Rotarian moet weten Hoe maak je met communicatie en PR het verschil? Tops en Flops ter inspiratie Blok 2 Werkvorm om gekozen issues met elkaar uit te werken 2

Roll-Call Opstaan met naam Classificatie Club   3

Wat wil je vandaag onder de knie krijgen? Hoe werk je aan het imago van Rotary? Hoe werf je effectief leden? Hoe verhoog je de zichtbaarheid van de club, Rotary, activiteiten 4. Hoe werken we professioneler? 5. Hoe ga je om met drukte van de leden? 6. Hoe verhoog je het commitment? 4

Wat moet je vandaag onder de knie krijgen ;-)! 1. Rotary Organisatie 2. LeAd 3. Districtorganisatie 4. Regio-Awards   5

My Rotary / www.rotary.org

My Rotary: internationale rotary.org website Waarom zelf het wiel uitvinden?

My Rotary: iedere Rotarian kan inloggen Een schat aan informatie: Exchange ideas Take action Learing & Reference Manage Rotary Foundation News & Media Member Center Inloggen via mailadres

My Rotary: inhoud …………….. Informatieve website pagina’s Downloads (manuals, aanvraagform. e.d.) Beeldmateriaal, filmpjes, logo’s Cursussen en Webinars International magazines en nieuwsbrieven Inspiratie: Rotary showcases Persberichten (media center) (Jaar)verslaggeving, rapporten e.d. Club Administration (bestuur)

My Rotary: wat wil je weten?

My Rotary Meer weten over Rotary onderwerpen? Met 35.000 clubs is alles echt al eens uitgezocht Zoek het op www.rotary.org

LeAd: Landelijke Leden Administratie Rotary

LeAd: Hoe te bereiken Snelle toegang via website Email adres: 1e invoer door club Wachtwoord op te vragen + onthouden

LeAd: toegang en hulp / handleidingen Knop LEAD voor toegang Hulp en uitleg / handleidingen via knop Service Center

LeAd: schrijfrechten en de rechter muisknop Schrijfrechten: voorzitter secretaris zelf toegewezen Extra functies: Meetings voor attendance en App Functionarissen clubjaar Functionarissen vermelden op website Ledenboek

LeAd: informatie over bijeenkomsten Rechter muisknop: club – Beheer – Meetings Klikken op gewenste datum Koppeling met Rotary App (ook titel en info)

LeAd : automatische verwerking aanwezigheid Info voor App Mail 15.00 uur naar secretaris en locatie (18.00 – 3 uur) Zelf afmelden via pc en app, directe registratie van attendance (totalen te downloaden)

LeAd: vastleggen functionarissen Vóór 1 juli nieuw bestuur !! Wees volledig met functies Bereikbaarheid voor district (gerichte mails) Koppeling met website

LeAd: extra aandachtspunten Downloaden van: lijst functionarissen statistieken attendance club Interactie met website en app vaste gegevens club- functionarissen meetings Mailings

Rotary International District 1610

RI D.1610 : internationaal gezien club Dis- trict Rotary International 1,2 miljoen Rotarians 35.000 clubs (club is lid RI) 530 districten 50-100 clubs per district Districtsgouverneur (DG) benoemd voor 1 jaar. Taak: ondersteunen en inspireren clubs maandbrief en bezoeken clubs

RI D.1610 in Nederland 7 zelfstandige districten in Nederland 1610 : ZW Nederland < 2.100 Rotarians 59 clubs 5 regio’s

RI D.1610 : districtstaf 2016-2017 DG Steven Quast 2016-2017 DGE Peter Blankenstein 2017-2018 DGN Fred Dijkers 2018-2019 IPDG Frits Stavast 2015-2016 PDG Peter de Waard 2014-2015 DS Christine Barnhard DT Hans Maathuis + 5 AG’s = eerste aanspreekpunt voor clubs

D.1610 : regio’s en AG’s Regio 1 Zeeland en Goeree-Overflakkee AG Corinne den Baars Regio 2 Zuid-Holland zuidwest AG Willemien Stroo Regio 3 Noord-Brabant west AG Mary-Lou Simons Regio 4 Noord-Brabant midden AG Eus de Haas Regio 5 Zuid-Holland zuidoost AG Danny van der Meulen

D.1610 commissies The Rotary Foundation commissie District Media Commissie Webmasters Commissie Ledenbeleid Jeugd Commissie Stichting RYLA (met Rotaracters) Vocational Service commissie Financiële / Audit commissie

D.1610 : bijeenkomsten met clubs / leden President-elect Training Seminar (PETS) District Trainingsdag Nieuwe Leden bijeenkomsten Regionale Bestuurs Contact (RBC’s) District Assembly (ledenvergadering) District Conferentie (DisCon) Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) Plus diverse activiteiten van de commissies

D.1610 : samenwerking in Nederland Gouverneursberaad Stichting RAN (financiën, administratie, ICT, PR) MDJC (internationale jeugduitwisseling) Rotary Magazine Gouverneursopleiding NL Plus (ad-hoc) overleg tussen districtsfuncties

Regio Awards D.1610

Jaarlijks toekenning 5 Regio Awards van ieder € 1.000 Voor de meest aansprekende (inspirerende) Rotary-activiteit van een club in de betreffende regio

DOELSTELLING Stimuleren van activiteiten door Rotaryclubs in de regio. Het bevorderen van service verlening. Waardering geven aan samenwerking tussen Rotaryclubs. Het inspireren van andere clubs in het district. Het zichtbaar maken van Rotary in de samenleving. Het dichter bij elkaar brengen van clubs en district.

Regio Awards : ACTIVITEIT Een in aanmerking komende Rotary activiteit moet verband houden met een Avenue of Service: Club Service Community Service Vocational Service International Service Youth Service

VOORWAARDEN De voor de Regio Award in aanmerking komende activiteit moet: Door Rotary worden georganiseerd. In het clubjaar 2016-2017 vallen met de uitvoering. Plaats vinden binnen het district. Tijdig worden aangevraagd overeenkomstig de aanmeldingsbepalingen (vóór 1 maart 2017) Niet eerder met een Regio Award zijn gehonoreerd

PROCEDURE Tot maart indienen aanvraag In maart jurering in staf district 5 april bekend maken 25 nominaties tijdens District Assembly 13 mei uitreiken aan 5 winnaars tijdens District Conferentie

Criteria beoordeling door jury 40% aansprekende, inspirerende activiteit 25% serviceverlenend project voorziet in reële behoefte gemeenschap inzet vocational service 25% vergroot positieve zichtbaarheid Rotary 10% uitvoering samenwerkende Rotaryclubs 100% Doe mee en vraag aan !!

We communiceren allemaal en 24/7 In de basis is communicatie zenden en ontvangen, niets meer en niets minder en oh ja… er kan ruis op de lijn zijn Het is een zeer breed vakgebied: je kunt overal mee bemoeien Die ruis, daar gaat het juist om: aantrekkelijk of zichtbaar: het is geen keuze, het is en/en Is het managen van verwachting 35

Van…Iedereen heeft verstand van communicatie… En toch is het een vak! Dat uiteindelijk om twee dingen draait: Zichtbaarheid en Aantrekkelijkheid   36

.…naar resultaatgericht communiceren! = meer dan inzet van middelen (efficiënte inzet van middelen) = vooral met een andere blik/frisse blik naar je product/dienst kijken om een beter resultaat te realiseren.

Doelstelling voor vandaag weten wat er op het vlak van communicatie en PR kan hoe je zelf invloed kunt uitoefenen inzicht krijgen in ‘waarom lukt het niet’. 38

Van zender naar ontvanger mét ruis! Is goed Mits: Aantrekkelijk: heldere communicatie om je boodschap goed over te brengen; triggeren Zichtbaar Van zender naar ontvanger mét ruis!   39

Het spel van de communicatiemiddelen: gebied afbakenen Website Flyers/folders Advertising (print, radio, tv, buitenreclame) Free publicity Sponsoring Direct marketing (e-mail, sms, brief) Relatiegeschenken/weggevers Huisstijlgids Testimonials

Externe communicatiemiddelen 2 Point of sale promotion Persoonlijke communicatie (advies op maat) Telefonische communicatie Relatiemagazine Klachtenafhandeling Loyaliteitsprogramma (member-gets-member) Klantonderzoek/marktonderzoek

Interne communicatiemiddelen: alles communiceert! Themasessies Nieuwsbrief Memo Werkoverleg Presentaties/trainingen Factsheet Coaching Successen vieren Teamuitjes Targetgesprekken

Het spel van de communicatiemiddelen bij Rotary Rotary clubwebsite Communicatie met leden Kennis LeAd en Rotary App Kennis Rotary.org en Brand Center Regio Awards Etc., etc., etc. Realiseer je dat er 1001 mogelijkheden wereldwijd zijn als je bij Rotary-leden te raad gaat!   43

Waar gaat het mis? Filmpje: knippen zonder afspraak ‘Rembo en Rembo Knippen zonder afspraak’ De juiste verwachting scheppen Juiste middel inzetten Bij de juiste doelgroep Waar gaat het mis? 44

Tops voorbeelden Efteling: Betovering Microsoft: Er staat een personal computer op elk bureau met Microsoft-software War Child: Een toekomst in vrede voor alle oorlogskinderen Coca Cola; To refresh the world, To inspire moments of optimism and happiness... To create value and make a difference La Place: hou van natuurlijk! Coolblue doet alles voor een glimlach!   Voorbeelden visie (Cool Blue: Retailer Coolblue is extreem succesvol. Met vijftien jaar na de oprichting een omzet van 400 miljoen, 650 medewerkers en een promotorscore van +66. Het geheim? Coolblue is obsessief klantgericht. Coolblue doet alles voor een glimlach,   1. Inspirerend doel Coolblue heeft een inspirerend doel: “We willen niet het klantvriendelijkste bedrijf zijn van Nederland, we willen een voorbeeldbedrijf zijn voor andere bedrijven in klantgericht ondernemen. Een voorbeeldbedrijf zijn, betekent dat je het op zo’n manier doet dat andere bedrijven denken: zo zouden wij het ook moeten doen. Het is bijna de overtreffende trap van de overtreffende trap.”, aldus Zwart. Wie wil er niet bij een voorbeeldbedrijf werken en winkelen? 2. Kleine stapjes Coolblue houdt niet van grote vergezichten, maar van aanpakken. Simpelweg ‘elke dag een beetje beter’. Zwart zegt daarover: “Het is ook nooit goed genoeg, want het kan elke dag een beetje beter. Mooier kunnen we het niet maken. We zeggen nooit dat dit de mooiste stofzuiger is. We zijn eerlijk en direct en gewoon.”  Kortom, zonder poespas structureel werken een betere dienstverlening. 3. Klanten verwonderen Coolblue doet ‘alles voor een glimlach’. Dat is ook hun slogan. “Doen wat de klant een krullend mondhoekje bezorgt” zo zegt Zwart. Ze hebben daarom ook ‘mondhoekmarketeers’, ‘praatjesmakers’ en heuse ‘wachttherapie’ (om het wachten op je online gekochte product te veraangenamen) en een Directeur Tevreden Klanten. Coolblue heeft klantgericht denken in de genen en probeert klanten voortdurend positief te verrassen. 4. Klanten als ambassadeurs Coolblue bouwt aan zijn merk door te werken aan positieve klantervaringen. Die klanten vertellen daar dan weer over aan anderen. Zwart: “Het belangrijkste marketinginstrument is dus de klant. De grootste en belangrijkste marketingafdeling van Coolblue is daarom de klantenservice, samen met de medewerkers in de winkels.” Zorg voor zeer tevreden klanten, en die doen vervolgens de rest. 5. Klantgerichte medewerkers Coolblue neemt alleen mensen aan die passen bij visie en cultuur van het bedrijf. Die zich aangetrokken voelen door die cultuur en het ambitieniveau van het bedrijf. Er is veel aandacht voor het aannemen van de juiste mensen voor de juiste plek. Coolblue ziet cultuur niet als iets statisch, maar als een dynamisch geheel. Flexibiliteit is dan ook een van de cultuurwaarden. Zwart: “Ik zie het als een van mijn kerntaken als CEO om de cultuur te bewaken. En dat zit ‘m vaak in kleine dingen.”Kernwaarden Voorbeelden Kernwaarden = cultuur, kompas, optelsom van gedrag: voorbeeld: La Place 100% natuurlijk, dagvers en zelfgemaakt: La Place 1987 huzarenslaatjes en ballen gehakt : eerste marktrestaurant met verse sappen etc. In warenhuizen uitgerold, liep storm, 1996 eerste restaurant buiten warenhuis boven A-4 -> van lekker naar gezond (vers), pay-off: hou van natuurlijk. 45

Deze keuze klopt: schorem 46

Communicatiehuis Marketingcommunicatie Interne communicatie Corporate communicatie Pijlers: Kernwaarden Merkwaarden Werkwaarden Reputatie Resultaatgebieden: Naams- en productbekendheid Geïnspireerde medewerkers Gebied afbakenen; op welke verdieping zit jouw echte uitdaging? Eerst vaststellen voordat je verder gaat.

Identiteit en Imago Wie je bent Wie je wilt zijn De Kloof onderscheid imago en reputatie: organisatie kan verschillende imago’s hebben: bijvoorbeeld: prijsimago (duur of goedkoop), kwaliteitsimago (hoog of laag), service-imago (snelle of geen service) 48

Identiteit versus Reputatie Reputatie is geen eigen keuze, maar een beoordeling Het is hoe anderen jou zien Identiteit is een eigen keuze en biedt dus mogelijkheden! 49

Hoe doet de Rotary het? Hoe groot is onze kloof Wat kunnen we eraan doen? 50

Uw vraag, ons antwoord Identiteit Positionering Middelen Een geïntegreerde communicatie aanpak Een boodschap die verleidt Profilering Middelen + missie + visie positie + communicatie- + aantrekkeijke + middelenmatrix + visie t.o.v. strategie met woorden + kernwaarden concurrenten + doelstellingen + merkwaarden - organisatie + werkwaarden - marketing - communicatie > Hoe kom je van een sterke identiteit naar de best passende middelen? > missie-visie-kernwaarden-doelstellingen-strategie-tactiek-middelen > Identiteit > strategie > concept > middelen 51

De 5 stappen op een rij TO BE OR NOT TO BE Bedrijfsidentiteit Positionering Doelgroepen en doelstellingen Profileren Communicatiemiddelenmix TO BE OR NOT TO BE Identiteit bepaalt aantrekkingskracht 52

Communicatie-effecten zijn doelen Kennis Houding Gedrag

First things first 54

Is dit je doel? 55

Of juist dit? 56

WERKVORMEN voor VERANDERING Aan de slag! WERKVORMEN voor VERANDERING

Alleen ga je sneller, samen kom je verder Samenwerking tussen clubs bevorderen: speeddate op zoek naar een concreet haakje voor learnings 58

Aan de slag WERKVORM: creativiteit, triggeren, leren Alles is te verkopen Omgekeerd denken en terugdenken Whatever you think, think the opposite! Aan de slag 59

Opdracht Met een Alice-in-Wonderland blik kijken naar je vertrouwde product Stel twee verschillende vragen: hoe verkoop ik dit product? Wat is het probleem waar ik tegenaan loop? Bedenk drie verschillende oplossingen Vertaal terug Neem bijvoorbeeld: chocoladepasta, tandem, skippybal, nietmachine, schoffel, luier

Best Practices Aanreiken ideeën: best practices van andere clubs onder de aandacht brengen en hoe dat zo gekomen is Zomaar kopiëren is niet altijd een succes omdat omstandigheden anders zijn 61

Door ons imago, wat levert het op? Uitkomsten zijn verkoopargumenten: …….. 62

Dankzij onze identiteit; wat levert het op? …….. 63

Tips uit de interactie voortgekomen (antwoorden op slide 4) Wat voor soort club ben je? Gezellig, maatschappelijk relevant? Dat bepaalt hoe en in welke mate je over de club communiceert en tot wie je je richt Wat is jullie onderscheidende locale accent? Welk verhaal vertel je en wie trek je daarmee aan of stoot je af? Een actieve club die haar ware aard uitstraalt heeft van nature aantrekkingskracht Gebruik de oneindige wereldwijde Rotary-kennis en -middelen om leden te werven en zichtbaar te zijn Als je na herhaalde verzoeken leden niet kunt bewegen tot actie, bedenk dan andere oplossingen; de moderne technieken bieden vaak veel mogelijkheden die niet zoveel tijd kosten en tot hetzelfde resultaat leiden (voorbeeld inzet regioredacteuren); zo blijf je bewegen zonder dat je heel veel meer tijd moet investeren Kijk op een andere manier naar ledenwerving; wees creatief Als je de club wilt verjongen, vertel een potentieel nieuw lid dan dat dat de wens is en hoe dat potentiële lid daarbij kan helpen; zo voorkom je dat een potentieel nieuw lid na de eerste introductie-avond afhaakt Bedenk dat als je je jezelf als jonge club positioneert, dat je dan niet alleen maar foto’s plaatst met oudere leden 64

Conclusies Actie is reactie! Ken uw eigen aardigheden Doe ook eens het tegenovergestelde Communiceer wat je doet en doe wat je communiceert Communicatie zonder doelstelling heeft effect maar is dat ook het gewenste effect? Imago en identiteit in lijn brengen levert altijd iets op Actie is reactie!

Hartelijk dank voor jullie aandacht! 66

Altijd van harte welkom op Jacqueline@vrouwendiebouwen.nl Specifieke vragen? Altijd van harte welkom op Jacqueline@vrouwendiebouwen.nl of 06-22448435 www.vrouwendiebouwen.nl 67