Procesarchitectuur financiële administratie

De processen worden momenteel ondersteund door een tweetal systemen Inleiding In deze presentatie wordt ingegaan op de financiële processen zoals die zijn opgesteld door de projectgroep ROCFA+. De processen worden momenteel ondersteund door een tweetal systemen Exact Financials 3.55: dit systeem wordt vervangen en is onderdeel van de aanbesteding. “Atlas”, het inkoopsysteem waarin ook de verwerking van de binnenkomende facturen is opgenomen (gebaseerd op pakketsoftware van de firma Proquro). Dit systeem wordt niet vervangen en is geen onderdeel van de aanbesteding. Processen zijn uitgewerkt en terug te vinden in de bijgesloten verzameling ‘ROCvAF procesplaten’. Gebruikte afkortingen: gbr = grootboekrekening, kpl = kostenplaats, kdr = kostendrager. Procesarchitectuur financiële processen

Doelstellingen van deze architectuur: Informatie over begrotingsuitputting, aangegane verplichtingen is real time te raadplegen. In systemen ingevoerde gegevens zijn na 1 dag verwerkt in alle rapportages. Voldoen aan de procuratieregels die door RvB zijn vastgesteld. Minder dan 1% van de uitstaande factuurwaarde is oninbaar. Afsluitkalender: 3 werkdagen na einde van de maand is de boekhouding afgesloten. Standaard zijn een aantal betalingsregelingen beschikbaar. Personeelsdeclaraties digitaal invullen, accorderen, en verwerken. Ambities De bank wordt dagelijks geboekt Er wordt dagelijks betaald 80% van de facturen worden op tijd betaald Declaraties uitbetalen binnen een week Procesarchitectuur financiële processen

Uitgangspunten bij de procesarchitectuur Eenmalige invoer van gegevens in systeem zodat dubbelwerk wordt voorkomen en kans op fouten kleiner wordt. Mutatie van gegevens vindt plaats in het bronsysteem. Alle processen worden uniform ingericht. Alles wat geautomatiseerd kan, gaan ook geautomatiseerd. Dit geldt ook voor de informatie-uitwisseling tussen systemen: deze informatie gaat geautomatiseerd van het ene systeem naar het andere, zonder handmatige handelingen, zodat relevante informatie snel beschikbaar is. Audittrail ingericht op zoveel mogelijk processen. Controleslagen worden automatisch uitgevoerd zodat deze sneller gaan en minder tijd kosten. Processen ondersteunen ROC brede richtlijnen (accounting manual). Het accounting manual wordt samengesteld gedurende het project ROCFA+. Procesarchitectuur financiële processen

Procesverbeteringen: ambities (1) Informatie over begrotingsuitputting, aangegane verplichtingen is real time te raadplegen. In systemen ingevoerde gegevens zijn na 1 dag verwerkt in alle rapportages. Budgethouders hoeven maar op één moment te besluiten over een inkoop en hebben verder geen omkijken naar bestel- en factuurproces. Studenten die problemen hebben met betalingen, komen eerder in beeld. Managementinformatie periode-afsluitingen is binnen 1 week beschikbaar na afloop van periode. Afsluitproces boekhouding wordt verkort van 14 naar 3 dagen. Jaarrekening wordt binnen 4 maanden opgesteld na einde van boekjaar. Betere controle op juistheid van betalingen voor goederen en diensten. Studenten Betalingsregelingen kunnen flexibel worden aangeboden en gevolgd worden. Systeem houdt standaard rekening met een aantal mogelijke betalingsregelingen. Procesarchitectuur financiële processen

Procesverbeteringen: ambities (2) ROC-Medewerkers Personeelsdeclaraties worden maximaal 1 week na declareren uitbetaald. Personeelsdeclaraties worden digitaal ingevuld, geaccordeerd en verwerkt. Leveranciers Betalingstermijnen worden altijd gehaald. Procesarchitectuur financiële processen

Leidende principes bij procesinrichting Snel, lean, efficiënt Invoer van gevraagde gegevens aan het begin van het proces, daarna geautomatiseerde afhandeling – behalve ingeval van uitval. Minimaal aantal wachtlussen, geen overbodige handelingen. Procesarchitectuur financiële processen

Processen ondersteund door het nieuwe FA-pakket

Personeelsdeclaraties worden waar mogelijk gefaciliteerd vanuit HR systeem Momenteel worden declaraties voor zakelijke kosten verwerkt via het FA pakket. Dit betekent veel handwerk. Voor de scope van deze aanbesteding geldt het volgende: Declareren en voorschotten worden aangevraagd, gecontroleerd en goedgekeurd in het HR/salarisadministratiesysteem (slide 29ff). De consequenties voor het FA pakket: Aanvraag, controle en goedkeuring vindt plaats in HR/PSA, uitbetaling via FA pakket. Dit betekent dat de koppeling met HR/PSA wordt uitgebreid met de betalingsinformatie. Aanbestedende dienst wenst de optie om declaraties geheel binnen het FA pakket te kunnen implementeren als optie aangeboden te krijgen. Daarom wordt leverancier de vraag gesteld prijsstelling, consequenties voor de implementatie en risico’s voor deze optie in te vullen (zie vraag 24 in het document ‘ROCvAF programma van eisen’). Het gaat daarbij dus om de declaraties die door de FA medewerker gecontroleerd worden, door de budgethouder goedgekeurd, en via FA worden uitbetaald. Procesarchitectuur financiële processen

Afhandelen debiteurenfacturen (algemeen) Varianten van facturatieproces Wettelijke cursusgelden te factureren via EduArte, of via het FA pakket d.m.v. orderregels uit EduArte. Het nieuwe FA-pakket moet beide opties kunnen ondersteunen. Facturatie vanuit FA pakket. Incasseren vanuit een interne of externe webshop, bv via Ideal. Uitgangspunten: In de debiteurenadministratie in het FA pakket zijn relevante EduArte parameters (leerlingnummer, stagebedrijfnummer, etc) terug te vinden. De onderbouwing van een factuur is onderdeel van het factuurdossier. Facturen worden waar mogelijk digitaal verstuurd. Papieren factuur alleen als het echt zo moet. Bij het opmaken van een factuur moet ook ingeregeld kunnen worden in hoeveel termijnen betaald gaat worden; het FA pakket voorziet standaard in een aantal betalingsregelingen. De mogelijkheid een betalingsregeling te voorzien wordt verderop beschreven. Procesarchitectuur financiële processen

Afhandelen wettelijke cursusgelden te facturen via Eduarte / FA pakket Uitgangspunt: er zijn geen aanpassingen aan EduArte voorzien, anders dan aanpassingen aan de uitvoer naar het FA-pakket. Verwerken derdenverklaring / genereren lijst WCG Zoals dit momenteel gebeurt in EduArte. Koppelen bedrijf en factuuradres De systematiek van factuurdebiteuren moet in het nieuwe FA-pakket ook ondersteund worden. Optie 1 Facturatie via EduArte Versturen factuur - Zoals dit momenteel gebeurt in EduArte. Inlezen journaalposten Overdracht van gegevens naar FA-pakket t.b.v. debiteurenbeheer. Uitbreiding met digitale factuur (image) in koppeling gewenst, zodat dit in het factuurdossier kan worden getoond. Optie 2 Facturatie via FA pakket Inlezen orderregel - Zie verder ‘Afhandelen factuur via FA pakket’. Deze optie betekent mogelijk verruiming van de koppeling tussen EduArte en FA-pakket om de twee systemen synchroon te houden. Voorbeeld: creditnota’s. Procesarchitectuur financiële processen

Facturatie vanuit FA pakket Uitgangspunt is de aanlevering van orderregels (inclusief aantal termijnen van een betalingsregeling). Indienen aanvraag Aanvragen worden digitaal ingediend. Grondslag voor de factuur moet meegestuurd worden met de aanvraag, en in het factuurdossier getoond kunnen worden. Aanvraag volledig Controle aan de voorkant; bij onvoldoende informatie/data gaat de aanvraag terug. Inlezen orderregel Ook orderregels vanuit andere applicaties. Versturen factuur Papieren facturen genereren handmatige acties (printen, envelopperen), inclusief betalingsregelingsbrief. Verschillende opmaken (via sjablonen / style sheets / gebruik voorgedrukt papier). Inlezen journaalpost Als facturen zijn opgemaakt in een ander systeem. Procesarchitectuur financiële processen

Verwerken van ontvangsten Uitgangspunt is om betalingen die matchen met een openstaande post automatisch met elkaar te verbinden. Registreren pin/kas mutaties (dit heeft niet onze voorkeur) Vastleggen van de kenmerken van de transactie zodat die gematcht kan worden met een openstaande post. Kas: wordt afgebouwd. Pin zoveel mogelijk beperken. Verwerken bankmutaties Bankafschriften verwerken op basis van MT940 bestanden (of actueler formaat). Verwerken betaling Bijwerken van het betreffende dagboek (kas/bank) Matchen van de betaling met de openstaande posten Gestreefd wordt om de matching automatisch te laten verlopen en alleen de uitval handmatig te verwerken Matchen op basis van debiteurnummer en factuurnummer Handmatige verwerking mutatie Uitval wordt handmatig verwerkt. Procesarchitectuur financiële processen

Debiteurenbewaking (algemeen) Uitgangspunten: Bewaking van de ouderdom van openstaande posten gebeurt automatisch. Het blijft mogelijk om een overzicht te genereren van openstaande posten. Op basis van drempelwaarden genereert het FA pakket zelfstandig acties, of brengt acties onder de aandacht van de FA medewerker. Herinneringen en aanmaningen worden automatisch verstuurd met kopie factuur, of acties voor versturen brieven worden klaargezet. Digitaal dossier van debiteurenbewaking wordt bijgehouden in FA Pakket. Acties lopen via email correspondentie waar mogelijk. Nog in te vullen randvoorwaarde: Procedure debiteurenbewaking moet worden opgesteld / aangepast. Procesarchitectuur financiële processen

Debiteurenbewaking Opvragen openstaande debiteurenposten Rapport met openstaande posten vs ouderdom Beoordelen ouderdom Automatische beoordeling van de openstaande posten. Het verlopen van termijnen genereert vervolgacties. Herinnering / aanmaning Een herinnering of aanmaning wordt automatisch gegenereerd en verstuurd per email (waar mogelijk) of papier (handmatig). Bellen met debiteur Actie voor medewerker FA om de debiteur te bellen. Uitvalbak of onderdeel persoonlijke taken. Wijzigen factuur Debiteur kan naar aanleiding van factuur, herinnering, bellen of aanmaning een verzoek tot wijziging indienen. Starten incasso Samenstellen van een lijst met gevallen waarover de budgethouder een beslissing moet nemen. Goedkeuring incasso Budgethouder besluit over starten incassoprocedure, of afschrijven vordering Aanleveren dossier en vragen beantwoorden Medewerker FA draagt het dossier over aan het incassobureau en levert additionele informatie op verzoek van het incassobureau aan. Inschakelen rechter Bij het uitblijven van betalingen kan de medewerker FA het besluit nemen om de rechter in te schakelen. Procesarchitectuur financiële processen

Wijzigen factuur Uitgangspunt is dat ofwel de validiteit (tenaamstelling, hoogte bedrag, enz) wordt betwist, ofwel een betalingsregeling wordt gevraagd. In het eerste geval moet de budgethouder een uitspraak doen, in het tweede geval kan de medewerker FA dit zelfstandig afhandelen. Nog in te vullen randvoorwaarde: beleidsdocument betalingsregelingen, waarin beschreven zijn: condities voor toewijzing, condities voor aantal termijnen, afhandeling van betalingsregeling bij niet betalen. Indienen verzoek creditnota Dit verzoek kan op verschillende manieren gedaan worden: in persoon, via telefoon, email, etc. Verzoek akkoord Indien akkoord wordt aan het verzoek voldaan, indien niet akkoord wordt dit aan de aanvrager gemeld met opgaaf van redenen Creditnota maken Opstellen, en versturen van de creditnota. Optioneel: aanmaken van een nieuwe factuur. Indienen verzoek betalingsregeling Betalingsregeling afhandelen Instellen van de betalingsregeling in het FA-pakket, en versturen van de betalingregelingsbrief (zo mogelijk automatisch!) Procesarchitectuur financiële processen

Periodieke afsluiting Accruals Atlas worden niet meer geboekt want verplichtingenregistratie wordt nu gedurende de maand direct uitgevoerd. Doorbelastingen: nieuwe afspraak wordt opgevoerd en geboekt voor gehele betreffende periode. Indien periode over boekjaar heengaat wordt het betreffende deel in het volgende boekjaar opgevoerd of op de balans gezet. Jaarplanning Data van sluiting, consolidatie, etc. Op basis van de jaarplanning wordt Atlas elke 2e werkdag van de maand en FA pakket elke 3e werkdag van de maand gesloten. Afsluitkalender Hoe gaan we ervoor zorgen dat we binnen drie dagen kunnen afsluiten? Verkorten afsluitkalender FA pakket in één keer afsluiten Verplichtingenadministratie bijhouden gedurende de maand Eén administratie voor de colleges (per stichting) Procesarchitectuur financiële processen

Ook onderdeel van de implementatie van het nieuwe FA-pakket De volgende processen zijn onderdeel van de opdracht maar nog niet beschreven : Treasury Projectadministraties, incl. inkomende geldstromen (geoormerkte gelden, projectgelden, enz.) Vaste Activa Grootboekbeheer Beheer FA pakket / Atlas, incl. autorisaties Begrotingscyclus BTW afdracht Kasboek / bankboek proces Interne doorbelasting Procesarchitectuur financiële processen

Uitgangspunt is dat elke dag een betaalbatch kan worden gemaakt. Betaalproces Proces is in hoofdlijnen hetzelfde in Atlas (m.n. facturen) als in het FA pakket (m.n. personeelsdeclaraties). De onderliggende specifieke handelingen zullen verschillen. Uitgangspunt is dat elke dag een betaalbatch kan worden gemaakt. Betaalbatch maken Betaalbatch kan en mag niet handmatig worden gemuteerd (hashtotal moet altijd kloppen). Betaalbatch goedgekeurd Goedkeuring is ‘alles of niets’. Procesarchitectuur financiële processen

Processen ondersteund door Atlas

Factuurafhandeling (algemeen) De volgende varianten van de factuurafhandeling onderkennen we: Bestelling binnen Atlas. Factuurafhandeling van een vaste wederkerende verplichting (bv schoonmaak). Factuurafhandeling van een wisselende wederkerende verplichting (bv vaste uurtarief, al dan niet met een plafond). Factuurafhandeling van bestellingen buiten Atlas (bv bloemist op de hoek), of zonder bestelling (bv UWV, Belastingdienst). Algemeen principes: Matching vindt plaats doordat een factuur een van de volgende parameters vermeld het PROQnummer, of een Contractnummer, of financiële parameters (grb/kpl/kdr/project/BTW) Factuur bevat naast wettelijk verplichte gegevens ook de voor matching noodzakelijke gegevens. Factuur wordt liefst digitaal ontvangen zodat zoveel mogelijk automatische verwerking kan plaatsvinden. Inkoopvoorwaarden ROCvA / ROCvF horen dit te ondersteunen. PDF/papier wordt afgehandeld via de scanstraat (Readsoft) en verschijnt daarna in Atlas. Uitval wordt doorgezet naar Atlas en daar verder afgehandeld (bv onvoldoende informatie op factuur). Plaatje van de factuur wordt naar het FA-pakket doorgezet. Functiescheiding Besteller en Fiatteur nooit dezelfde persoon (4 ogen principe). Budget in Atlas inlezen zodat men per grb weet of en wat er nog besteld mag worden. Facturen die voor 12:00 uur op de FA binnen komen, dezelfde dag in Atlas verwerken tot aan stap 1e fiatteur. Centraal contractenregister via Atlas. Standaard (digitale)documentatie (CMS) bij terugsturen naar leverancier en informeren besteller. Procesarchitectuur financiële processen

Bestelling in Atlas Geautomatiseerd proces vindt plaats op basis van bestelnummer (PROQ) uit inkoopsysteem Atlas. Factuur bevat naast wettelijk verplichte gegevens ook de voor matching noodzakelijke gegevens. Plaatsen bestelling: Momenteel worden bestellingen gedaan door een besteller van het betreffende college/afdeling/team. Als leverancier niet bestaat moet besteller verzoek indienen voor opvoeren nieuwe leverancier. Na bericht van opvoeren kan de bestelling geplaatst worden. Bestellingen onder een bepaald bedrag vrijgeven aan bestellers; geen goedkeuring nodig van fiatteur) Financiële parameters: Voor invulling of controle van de financiële parameters (te weten: grb/kpl/kdr/projectnummer/BTW) wordt de bestelling doorgestuurd naar een medewerker FA. Bestelling goedgekeurd: Budgethouder mag afkeuren met opgaaf van redenen; de aanvraag gaat terug naar FA medewerker. Bestelling = Verplichting: Verplichting wordt vastgelegd in Atlas en tevens in het FA systeem; elke regel in de bestelling wordt vastgelegd. Bestelling wordt geplaatst bij de leverancier. Levering goedgekeurd Registratie van ontvangst (deel)levering. Matching factuur Dit vindt bij voorkeur automatisch plaats, waarna eventuele uitval taakgericht kan worden opgelost. Verwerking uitval Bijvoorbeeld verwerking deelfacturen (=correcte factuur die niet matcht) Factuur afhandeling Als factuur matcht met (deel)verplichting, en levering is goedgekeurd dan wordt de factuur betaalbaar gesteld. Matchen betekent dat het factuurbedrag in de bandbreedte van de matching valt (Vraag: hoe groot is bandbreedte?) Totaalbedrag van verplichting mag niet overschreden worden (binnen bandbreedte matchen) Als factuur niet matcht, dan wordt de factuur teruggestuurd naar de leverancier, met redenen van weigering (onvoldoende informatie; niet voldaan aan inkoopvoorwaarden(deze nog beoordelen) en de besteller wordt geïnformeerd (via mail automatisch?). Liefst via het bekende factuur e-mail adres van leverancier(moet geregistreerd worden). Procesarchitectuur financiële processen

Afhandeling facturen met een vaste wederkerende verplichting Geautomatiseerd proces vindt plaats op basis van contractnummer uit inkoopsysteem Atlas. Een PDF van het getekende contract moet aanwezig zijn in Atlas! Factuur bevat naast wettelijk verplichte gegevens ook de voor matching noodzakelijke gegevens. Uitgangspunt is dat het contract ingevoerd is, goedgekeurd door tekeningsbevoegde, en beheerd wordt, in Atlas, en dat de vrijval van verplichtingen is ingesteld. Procesbeschrijving van invoer contract is onderdeel inkoop. Matching factuur Dit vindt bij voorkeur automatisch plaats, waarna eventuele uitval taakgericht kan worden opgelost. Verwerking factuur uitval Bij uitval volgt handmatige controle en eventueel correctie. Dit kan ook aanpassingen aan het contract (bv jaarlijkse indexering) omvatten. Factuur uitval matching Als factuur matcht met verplichting, dan wordt de factuur betaalbaar gesteld. Als factuur niet matcht, dan wordt de factuur teruggestuurd naar de leverancier, met redenen van weigering (onvoldoende informatie; niet voldaan aan inkoopvoorwaarden), liefst via het bekende facturatie e-mail adres van leverancier. Procesarchitectuur financiële processen

Afhandeling facturen met een variabele wederkerende verplichting Via de Staffing module van Atlas. De verplichting bestaat uit fixed fee per uur. Via de staffing module kan een opgaaf worden ingediend van het bestede aantal uur in de maand. Controle vindt plaats op dit aantal bestede uren door budgethouder. Dit proces moet nog nader worden uitgewerkt (pilot loopt bij MBO Zuidoost). Procesarchitectuur financiële processen

Afhandeling facturen met bestelling buiten Atlas of zonder bestelling Proces vindt plaats op basis van financiële parameters (want geen PROQnummer en geen contractnummer). KPI om inzichtelijk te maken wat hier onder valt (max. 20%). Juiste financiële parameters op factuur Voor bepaalde leveranciers (bv Belastingdienst/UWV)(kader creeren welke leveranciers dit zijn) gaat de factuur direct door naar Factuurafhandeling Atlas (onder toevoeging van de juiste financiële parameters…) Voor alle andere leveranciers: indien geen of onvoldoende financiële parameters aanwezig op de factuur, dan wordt de factuur teruggestuurd naar de leverancier, met redenen van weigering. Factuurafhandeling in Atlas Boeken van de factuur a.d.h.v. financiële parameters; facturen met meerdere orderregels worden handmatig uitgesplitst. Goedkeuren factuur Indien niet akkoord gaat de factuur terug naar de leverancier met opgaaf van redenen. Inrichting pakket bepaalt hoe/door wie dit gebeurt (budgethouder/medewerker FA). Indien wel akkoord gaat de factuur rechtstreeks door naar betaalproces. Expertise stap inbouwen voor beoordeling van factuur door een specialist. Procesarchitectuur financiële processen

Betaalproces Atlas Proces is in hoofdlijnen hetzelfde in Atlas (m.n. facturen) als in het FA pakket (m.n. personeelsdeclaraties). De onderliggende specifieke handelingen zullen verschillen. Als factuur gematcht is, automatisch naar betaalmodule in Atlas zetten. Uitgangspunt is dat elke dag een betaalbatch vanuit Atlas kan worden gemaakt. Betaalbatch maken Voor Atlas: Op basis van facturen die vrijgevallen zijn voor betaling (=vaste termijn vanaf factuurdatum, bv 28 kalenderdagen). Doel is binnen betaaltermijn factuur betaald te hebben. Betaalbatch kan en mag niet handmatig worden gemuteerd (hashtotal moet altijd kloppen). Betaalbatch goedgekeurd Goedkeuring is ‘alles of niets’. Journaalpost wordt ingelezen in het FA pakket Deze stap vindt niet plaats bij betaling vanuit het FA pakket Procesarchitectuur financiële processen

Processen ondersteund door HR/salaris-administratie

Declareren en voorschieten (algemeen) Uitgangspunten: De processen declareren en voorschieten zouden het beste onderdeel van de personeelsadministratie kunnen uitmaken; met name de uitbetalingstermijn verhinderen dat momenteel. Bring Your Own Cash (BYOC) principe Declaratieproces en voorschotproces zijn twee separate processen. Declaraties worden zo snel mogelijk uitbetaald na goedkeuring door budgethouder (max. 2 werkdagen). BYOC: een voorschot wordt altijd na een maand verrekend met het salaris (met een minimale termijn tussen voorschot en verrekening, zodat de declaratie kan worden ingediend en uitbetaald voordat de salarisverrekening wordt gedaan. Nog in te vullen randvoorwaarden Updaten van het Declaratiebeleid / Voorschotbeleid. Procesarchitectuur financiële processen

Proces: Declaratie via HR/FA Uitgangspunten: Personeelsdeclaraties worden waar mogelijk gefaciliteerd vanuit HR systeem Via de keuze van de soort declaratie wordt het vervolg gekozen; via HR of via FA. Keuze voor controle leggen we in het proces. Consequentie is dat de bulk van declaraties dus door een medewerker gecontroleerd moet worden. Indienen declaratie Bij declaratie moeten de financiële parameters worden aangegeven (zoveel mogelijk door verstekwaarden in te vullen door het betreffende systeem). Tevens worden de bewijsstukken digitaal aangeleverd. Declaratie volledig en juist Controle op correctheid declaratie o.b.v. bijgesloten bonnen. Controle op correctheid conform declaratiebeleid. Indien niet akkoord op bovengenoemde punten gaat een bericht naar de declarant. Declaratie akkoord? Indien niet akkoord gaat een bericht naar de declarant. Procesarchitectuur financiële processen

Controle vindt plaats door medewerker FA. Proces: Voorschot Uitgangspunten: Voorschotten worden direct na akkoord betaalbaar gesteld in FA pakket. Het voorschot wordt geregistreerd in het HR-pakket voor de verrekening in de volgende salarisrun. Controle vindt plaats door medewerker FA. Procesarchitectuur financiële processen