Marktbijeenkomst “Samen slimmer Schoonmaken” Best Value Procurement 10 juni 2013 Ruud Scheerder | Brigitte de Haan | Roy Penders Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Programma 10:00 Welkom en voorstellen 10:15 Het Proces Best Value Procurement Het aanbestedingsproces Gunnen op waarde Tenderned 12:00 Lunch 12:30 De opdracht Code verantwoordelijke marktgedrag 12:45 Schouw 13:30 Plenair afsluiten Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Welkom en voorstellen Instituut Fysieke Veiligheid

Het proces door Ruud Scheerder Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Wat is Best Value Procurement? De filosofie die uitgaat van het inkopen en realiseren van de hoogste waarde voor de laagste prijs. Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid U gaat op vakantie! Wat vertelt u de automonteur die uw auto controleert? Dat hij de bandenspanning controleert? Dat hij de olie ververst? Dat hij olie type 15W40 moet gebruiken enz. enz. Of….. Vertelt u dat hij de auto klaar moet maken voor uw vakantie naar Frankrijk? Instituut Fysieke Veiligheid

Waarom Best Value Procurement? Instituut Fysieke Veiligheid

Waarom Best Value Procurement? (2) Huidige situatie in het aanbesteden: Beroerde kwaliteit, overschrijding van planning en budget eerder regel dan uitzondering; Prijserosie: prijsniveau zo laag dat “normale” uitvoering niet mogelijk is; Onderscheidend vermogen is erg klein. Instituut Fysieke Veiligheid

Het aanbestedingsproces 3 juni 2013 Publicatie Aanbesteding en Beschrijvend Document. 10 juni 2013 Informatiebijeenkomst + schouw 12 juni 2013 2e Informatiebijeenkomst + schouw (afhankelijk van het aantal aanmeldingen) 26 juni 2013, 12.00 uur Uiterste termijn voor het stellen van vragen door Inschrijvers. 28 juni 2013 Verzenden Nota van Inlichtingen 15 juli 2013, 12.00 uur Uiterste termijn voor ontvangst van de Inschrijvingen bij de Aanbesteder. 18 juli 2013 Interviews met geselecteerden 29 juli 2013 Bekendmaking beste inschrijving 30 juli 2013 Ingangsdatum standstillperiode 13 augustus 2013 tot oktober 2013 Concretiseringsfase Medio oktober 2013 Verzending gunningsbeslissing Gunning van de Opdracht Instituut Fysieke Veiligheid

Inschrijven en beoordelen Aanbodscope RAVA plan (Risicodossier & Kansendossier) Planning Prijs Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Aanbodscope Uw oplossingsrichting voor de gewenste situatie, met onderbouwing. Valt binnen de scope van het IFV. Uw aanbodscope bevat een uitwerking van de wijze waarop u de vraag van het IFV invult. Waarom bent u juist degene die wij moeten kiezen. Dit dient u met verifieerbare informatie te onderbouwen. SMART geformuleerd. Maximaal 3 A4 pagina’s !!! Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Informatie uit aanbodscope moet dominant zijn Niet weerlegbaar Geanonimiseerde voorbeelden • Verifieerbaar • Accuraat • Meetbaar (getallen, percentages, of tijd) • Hoge prestatie • Vertaald naar de huidige opdracht Instituut Fysieke Veiligheid

Risicodossier en Kansendossier (RAVA) Identificeren belangrijkste risico’s Beschrijving van gevolg van het risico. Prioritering risico’s. Beschrijving beheersmaatregelen. Toegevoegde waarde opties. Op welke wijze voegt het waarde toe? ( klanttevredenheid, kostenverlaging?) Maximaal 3 A4 pagina’s !!! Instituut Fysieke Veiligheid

Voorbeeld risicobeheersing Plan inschrijver 1 •Uit onze analyse van de vergunningen en de referentiefasering blijkt dat de kapvergunning in de gemeente Wageningen kritiek is. We zullen in onze fasering aan de zuidzijde van het werk starten, waardoor 3 maanden extra tijd is om de kapvergunning te verkrijgen. Plan inschrijver 2 •We gaan direct na gunning met de opdrachtgever en de stakeholders om tafel zitten. We schrijven op basis van dat overleg een notitie die we vervolgens gaan bespreken. Doelstelling is om samen een beeld te hebben van de taak die voorligt. Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Planning Op hoofdlijnen Belangrijkste activiteiten Fasering Kritiek pad Toelichting projectbeheersing (Tijd, Geld, kwaliteit, Informatie en Organisatie) Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Hoe wordt er beoordeeld? Slecht Onvoldoende Voldoende Goed Uitmuntend 2 4 6 8 10 100% bijtelling 50% bijtelling 0% 50% aftrek 100% aftrek Beoordelaars kennen inschrijvers niet (geanonimiseerd). Beoordelaars kennen prijs niet. Er wordt beoordeeld door meerdere teamleden IFV. Scores zijn op dominante manier (2-4-6-8-10). Eindscore is door consensus (geen middeling). Instituut Fysieke Veiligheid

De inschrijvers die na de beoordeling van de aanbodscope, het RAVA plan en de planning een monetaire waarde hebben kleiner of gelijk aan “0”, gaan door de naar de interviewronde. Inschrijvers met een fictieve bijtelling vallen af! Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Interviewronde Projectleider Objectleider Worden getoetst op doorgronding van de opdracht t.b.v. realiseren van de doelstellingen en het committeren aan de inschrijving. Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid De opstelling tijdens het interview Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Beoordeling op dominante verschillen Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Prijs Niet hoger dan plafondprijs. De prijs omvat de beheersmaatregelen die nodig zijn om de opdrachtdoelstellingen te realiseren, zónder dat risico’s van de opdrachtgever worden overgenomen. Kansen in het kansendossier. Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Gunnen op waarde Totaalbeoordeling Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijver D Inschrijfprijs € 135.000 € 143.000 € 149.500 € 132.900 Beneden plafondprijs? ja Ja inschrijving compleet? Fase 1 Aanbodscope 8 6 RAVA plan 4 Planning Monetaire waarde Aanbodscope -€ 15.000 € 0 Monetaire waarde RAVA plan € 18.750 -€ 18.750 Monetaire waarde Planning -€ 3.750 Bijtelling of aftrek € 15.000 -€ 33.750 Door naar interviewronde? Waarde <=0 nee Fase 2 Interview 1   Interview 2 Monetaire waarde interview 1 -€ 22.500 Monetaire waarde interview 2 Totale waarde interviewronde -€ 45.000 Totale aftrek/bijtelling -€ 37.500 -€ 78.750 Fictieve inschrijfprijs € 97.500 € 70.750 Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Concretiseringsfase De inschrijver verduidelijkt wat het voorstel inhoudt : wat zit er wel in en wat zit er niet in? Stelt een projectmanagementplan. Stelt een planning op voor de concretiseringsfase. Doet een voorstel voor en uitwerking van een SLA in verder detail, incl. KPI’s en de wijze van meten van deze KPI’s. Zorgt dat de verwachtingen overeenstemmen. Stelt een risicoregister van de geïdentificeerde en de te identificeren risico’s op. Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Tenderned Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Digitaal aanbesteden Documenten separaat uploaden. Voorkom te laat indienen door eventuele technische problemen. Behalve prijsenveloppe!!! Voor hulp en ondersteuning kunt u contact opnemen met de servicedesk van tenderned, telefoon: 0800 836 33 76 of per email: servicedesk@tenderned.nl Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Lunch Instituut Fysieke Veiligheid

De opdracht door Brigitte de Haan Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) is hét instituut van en voor de veiligheidsregio’s in het versterken van de brandweerzorg en de aanpak op het terrein van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Als netwerkorganisatie heeft het IFV ook veel relaties met andere organisaties in het veiligheidsdomein en verbindt zo het veld met elkaar. Het IFV biedt beleids- en bestuursondersteuning en levert expertise, kennis en onderzoek, waarmee de veiligheidsregio’s worden ondersteund. Het IFV ondersteunt de veiligheidsregio’s bij het uitvoeren van hun maatschappelijke taken, bundelt de expertise en stelt deze ter beschikking aan alle regio’s. Op deze manier is het IFV een instituut van en voor de veiligheidsregio’s. Het IFV voert ook opdrachten uit voor andere partijen, zoals gemeenten en vitale sectoren, op het terrein van de publieke en fysieke veiligheid. Onderdeel van het IFV zijn de Bureaus Veiligheidsberaad en Brandweer Nederland, Brandweeracademie, Academie voor GHOR en Opgeschaalde Zorg, Academie voor Crisisbeheersing, Academie voor Talent en Leiderschap Veiligheidsregio’s, het Examenbureau, Infopunt Veiligheid, het Expertisecentrum Fysieke Veiligheid en Materieel en Logistiek. Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Kennis instituut, kantooromgeving Onderzoek Leergangen, opleidingen Seminars en congressen Van, voor en door Veiligheidsregio’s Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Het gebouw Eind jaren 70 ontworpen als opleidingsinstituut voor beroeps-brandweerofficieren (oorspronkelijk: school, internaat en kazerne) 1996, scheiding wonen, werken en recreëren. Trappen weggehaald 2005 gemeentelijk monument 2013, IFV - verbindingen verticaal hersteld Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Honingraat Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Kantoortjes Kantoortuinen Foyer Leslokalen en vergaderzalen Congreszaal Restaurant De Inspiratie – voorheen de bar (oplevering juni 2013) Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid

Code Verantwoordelijk Marktgedrag Instituut Fysieke Veiligheid

Schouw door Roy Penders Instituut Fysieke Veiligheid

Instituut Fysieke Veiligheid Afsluiting Instituut Fysieke Veiligheid