SharePoint Alles over metadata In de Private en Public cloud

Even voorstellen Geert de Kooter Presentator Kristine Mojica Moderator

Spelregels Tijdens de presentatie staat uw micro af, ik kan u dus niet horen Tijdens de presentatie kunt u vragen stellen via de Q&A aan de moderator, deze worden live beantwoord U kunt de presentatie downloaden via de optie bijlagen in het scherm menu

Programma Wat is Metadata Bestaande Metadata gebruiken Metadata toevoegen aan een bibliotheek Sitekolommen Beheerde metagegevens

Wat is Metadata

Definitie van Metadata Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde objecten beschrijven Eigenschappen van bestanden Voorbeelden (technische Metadata) Naam, Gewijzigd, gewijzigd door, grootte, Type

Werkgerelateerde Metadata Werkgerelateerde Metadata = Metadata die u helpt het document te kunnen vinden en te classificeren Voorbeelden Dossiernummer Jaar Status Doelgroep Thema Provincie

Metadata Types Eén tekstregel Meerdere tekstregels Keuze (keuzemenu) Getal (1; 1,0; 100) Valuta ($, ¥, €) Datum en tijd Opzoeken (informatie die al op deze site staat) Ja/nee (selectievakje) Persoon of groep Hyperlink of afbeelding Berekend (de berekening is gebaseerd op andere kolommen) Taakresultaat Externe gegevens Beheerde metagegevens

Metadata gebruiken DEMO: Filteren op metadata om documenten te vinden DEMO: Zoeken en Filteren combineren DEMO: Weergaven maken en gebruiken om documenten te vinden

Metadata invoeren DEMO: Een nieuw document maken DEMO: Een document opladen DEMO: Metadata Wijzigen

Metadata toevoegen aan een bibliotheek

Metadata Overzicht BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen

Kolommen maken BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Kolom maken Typ een naam voor de kolom in Kies het soort gegeven dat hier wordt opgeslagen Verplicht: enkel bij hoge uitzondering Standaardwaarde: liever niet

Verplichte waarden Waarom maken we waarden verplicht? Omdat het gegeven niet mag ontbreken Omdat we willen dat het gegeven juist is Probleem Het is mogelijk om verplichte waarden niet in te vullen? Bestanden met ontbrekende verplichte waarden zullen zijn uitgecheckt Oplossing Sensibiliseer Corrigeer Laat de voordelen zien (bijvoorbeeld met weergaven)

Standaard waarden Waarom geven we standaard waarden in? Om het eenvoudiger te maken voor de gebruiker Probleem Metadata met standaard waarden worden vaak niet aangepast Oplossing Sensibiliseer Corrigeer Laat de voordelen zien (bijvoorbeeld met weergaven)

Enkele voorbeelden Eigenaar van het document Doelgroep Status van het document

Sitekolommen

Wat zijn sitekolommen Sitekolommen worden aangemaakt op het niveau van de site of site collectie Sitekolommen kunnen door de hele site (collectie) worden gebruikt Voordelen Homogenere structuur Eenvoudiger om kolommen aan te passen

Sitekolommen gebruiken Bijvoorbeeld de standaard sitekolom “Status” BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen Zoek de toe te voegen kolom Klik op

Sitekolommen maken / Site-instellingen Klik op Sitekolommen in Web Designer-galerieën Klik op Maak de kolom zoals iedere andere kolom Tip Om de organisatie van deze kolommen te vergroten voeg de kolom toe aan een groep

Beheerde metagegevens

Wat zijn beheerde metagegevens Keuzelijsten die door de hele site collectie beschikbaar zijn Deze keuzelijst kunnen 7 niveaus bevatten Worden centraal beheerd Gebruiken Kiezen ofTypen & kiezen

Vraag en antwoord