Terugkomdag voor VGM-antennecoördinatoren september 2010

Agenda 1. Evaluatie “1 jaar VGM-antennes” 2. VGM-dossier –korte toelichting VGM-dossier –K.U.Loket-toepassing: raadplegen van VGM-dossier –Beheer van het VGM-dossier: VGM-onthaal en begeleiding Aangepaste meldingsformulieren 3. Globale VGM-Audit: getuigenis 4. Arbeidsongevallen

1. Evaluatie “1 jaar VGM-antennes” Opleiding –De opleiding was toereikend Positief ervaren –Nood aan bijkomende opleiding Meningen verdeeld Verschil labo en niet-labo –Actie: terugkomdagen en bijkomende opleidingen organiseren met onderscheid labo- en niet-labo-omgeving

1. Evaluatie “1 jaar VGM-antennes” Werking –Samenstelling VGM-antenne in overeenstemming met werking en organisatie van eenheid Op aantal plaatsen niet of onvoldoende –Rol voldoende duidelijk voor leden Verduidelijking soms nodig –Gekend bij personeelsleden Te weinig gekend –Werking verloopt vlot akkoord

1. Evaluatie “1 jaar VGM-antennes” –Acties mbt ‘werking’: samenstelling VGM-antennes evalueren; ook herbekijken in functie van de reorganisatie binnen BMW. Bijkomende nieuwsbrieven voor VGM-antennes, Nieuwe communicatie universiteitsbreed, bv. via nieuwsmail en ‘vraag van de week’ Aandachtspunt bij onthaal en begeleiding van nieuwe medewerkers

1. Evaluatie “1 jaar VGM-antennes” Ondersteuning –Is voldoende door hiërarchische lijn Redelijk positief, enkele problemen –Is voldoende door Dienst VGM Positief ervaren –Acties: Opleiding hiërarchische lijn, toelichting departementsraad Blijvende ondersteuning door Dienst VGM

1. Evaluatie “1 jaar VGM-antennes” Communicatie –Nieuwsbrieven zijn voldoende akkoord –Communicatie goed binnen eenheid akkoord Probleem indien verspreid over meerdere gebouwen –Communicatie goed met Dienst VGM akkoord –Overleg tussen VGM-antennes nodig Meningen verdeeld

1. Evaluatie “1 jaar VGM-antennes” –Acties mbt ‘communicatie’: nieuwsbrieven voor VGM-antennes regelmatiger Aandachtspunt bij onthaal en begeleiding van nieuwe medewerkers Opmerkingen –Werking departementen BMW: herschikken van VGM-antennes na reorganisatie –Duidelijkheid creëren KUL/UZ: afspraken met UZ worden herbekeken en zullen opnieuw gecommuniceerd worden naar de VGM-antennes –Vooral nog niet voldoende gekend bij personeel: zie hoger –Zware bijkomende belasting meldingen CV WPF: opvolging van studenten wordt herbekeken

1. Evaluatie “1 jaar VGM-antennes” –Vragen omtrent organisatie Onthaal: zie verder presentatie VGM-onthaal en begeleiding –Alles digitaal beschikbaar stellen: SAP businesscases, VGM- dossier –Situatie indien meerdere gebouwen: meenemen in evaluatie van de samenstelling van de VGM-antennes –Meer onderscheid maken tussen labo- en niet-labo- omgevingen: rekening mee houden in opleiding, nieuwsbrieven, procedures –Informatie: verspreiding verzorgen; zowel naar coördinatoren als leden

2. VGM-dossier 1.Wat –Per persoon: overzicht van gegevens (cf. wettelijke verpl.) Lijst van de activiteiten met bijhorende risico’s en eventuele risicoanalyses (meldingen) en adviezen Preventiemaatregelen op basis van de risico’s: –Medische opvolging –Werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen –Opleidingen –Instructies –Persoonlijk VGM-dossier raadpleegbaar via K.U.Loket (zie voorbeeld link)link

2. VGM-dossier 2.Aanpak –Via de globale VGM-audit: Oplijsten van meldingsplichtige activiteiten gekend bij Dienst VGM Oplijsten van al de andere activiteiten uitgevoerd binnen afdeling (niet gemeld of niet te melden activiteiten) Activiteiten structureren zo veel mogelijk gelijklopend met de praktische werking van de afdeling / labo Persoonlijke risico’s (bv. functiebeperking) –Per activiteit gegevens nakijken of aanvullen (laagste niveau): Risico’s Gebouw / Lokalen Personen Meldingen (risicoanalyses) Agentia indien niet vermeld in meldingen –Alle gegevens worden ingegeven in SAP

2. VGM-dossier 3.Voordelen –Voldoet aan wettelijke verplichting –Informatie-uitwisseling met IDEWE garanderen: Risico’s Toekomst: aanwervingsonderzoeken sturen –Uniformiseren preventiemaatregelen –Centraal en elektronisch up to date houden van de gegevens –VGM informatiekanaal voor betrokkenen (onthaal)

2. VGM-dossier

4.Stand van zaken personeel –10 eenheden live: Biologie, Computerwetenschappen, Wiskunde, HIW, Vrouw en Kind, Sociale Wetenschappen, Godgeleerdheid, Chemie, Directie Personeel en Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen Ca personen gekoppeld aan activiteiten –Idewe-toepassing in gebruik door dokters: Nakijken activiteiten en risico’s – eventuele aanpassingen Bijhouden consultaties in SAP –Nieuw: K.U.Loket-toepassing voor VGM-antennecoördinatoren Raadplegen VGM-dossier antenne, eenheid, persoon

K.U.Lokettoepassing

Beheer VGM-dossier 1.5-jaarlijke globale VGM-audit (cf. getuigenis) 2.VGM-onthaal en begeleiding 3.Meldingen

VGM-onthaal en begeleiding 1.Wettelijke verplichting –Hiërarchische lijn moet onthaal organiseren –en een begeleider aanduiden 2.Hoe –Via VGM-dossier –Via vereenvoudigd VGM-dossier op basis van standaardfuncties 3.ProcesProces Vanaf 1 oktober 2010

VGM-onthaal en begeleiding 4.Standaardfuncties –7 functies7 functies Basisactiviteit Chemische en/of biologische labo activiteiten Activiteiten met proefdieren Activiteiten met zachte ß-stralen < 200 keV Activiteiten met X-stralen, ß-stralen >200 keV, gesloten bronnen, gamma stralen Technische werkplaatsactiviteiten Kinderverzorging –Dient enkel voor onthaal en begeleiding en al of niet aanwervingsonderzoek

VGM-onthaal en begeleiding 5.Verdere optimalisatie –Zo vroeg mogelijk in aanwervingsproces standaardfunctie of activiteiten opvragen –Voorwaarde om Enkel onderworpenen op aanwervingsonderzoek Gericht en efficiënter aanwervingsonderzoek

Meldingsformulieren - aanpassingen Uniformisering over alle domeinen (indeling formulier, afval, …) (vb. formulier CV)formulier CV Clausule VGM-dossier toegevoegd: Enkel elektronisch in te vullen Versturen verloopt via de VGM-antennecoördinator Keuzelijsten bij PBM’s Vanaf 1 oktober 2010

3. Globale VGM-audit getuigenis

4. Arbeidsongevallen Melden van arbeidsongevallen Interne flow Dienst VGM 1.Zeer Ernstig Arbeidsongeval - Onmiddellijke melding FOD WASO 2.Ernstig Arbeidsongeval - Melding FOD WASO binnen tien dagen 3.Arbeidsongeval - Intern onderzoek door Dienst VGM 4.Arbeidsongeval met onderzoek via de VGM-antennecoördinator 5.Arbeidsongeval met melding aan de VGM-antennecoördinator Taken voor de VGM-antennecoördinator