Visitatie Functioneel Beheer Toelichting op het proces door Financial Audit

Achtergrond visitaties ondersteunende dienst(-verlening) Op basis van de aanbevelingen van de Commissie Berger zijn periodieke visitaties van de ondersteunende dienst(-verlening) ingesteld. Tot dusver zijn reeds visitaties uitgevoerd bij:  ICTS (2010)  Bibliotheek & Archief (2011)  Facilitair Bedrijf (2013)  Marketing & Communicatie (2013)  Human Resources (2014) Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit

Doelstelling visitaties algemeen Het visiteren van ondersteunende dienst(-verlening) heeft als doel de kwaliteit van de dienstverlening, in relatie tot de kosten ervan op een structurele basis te toetsen en te verbeteren. Frequentie : n.a.v. evaluatie in visitatie dienst(-verlening) per jaar. Visitatie is geen controle-instrument, maar een hulpmiddel voor de gevisiteerde eenheid om de kwaliteit, effectiviteit en efficiency te verbeteren. Voor dienstverlening die niet alleen vanuit een centrale eenheid wordt verleend maar ook vanuit afdelingen behorende bij de decentrale eenheden, wordt de volledige kolom gevisiteerd. Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit

Visitatiecommissie Functioneel Beheer Opdrachtgever: Secretaris van de universiteit, namens het CvB. Benoeming visitatiecommissie door de Secretaris, bestaat uit: Centraal staan: onafhankelijkheid, kwaliteit en expertise. Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit NaamFunctie commissieFunctie Drs. E. Jungerius (Erik)VoorzitterProvincie Overijssel E. Greven RA MSc (Evelien)Secretaris Intern Accountant afdeling Financial Audit Drs. R.J.G.M. de Boer- Oosterkamp RA (Renata) CommissielidHoofd afdeling Financial Audit De heer ir. S.J. Maathuis (Stephan) CommissielidDirecteur bedrijfsvoering EWI De heer Prof.dr.ir. MR. van Steen (Maarten) CommissielidWetenschappelijk directeur CTIT Mevrouw drs. E. Pot (Liesbeth) CommissielidDirecteur ICT Services TU Eindhoven

Aandachtsgebieden visitatie Functioneel Beheer  In hoeverre is functioneel beheer van kritieke systemen adequaat aangesloten op de business enerzijds en op het applicatie- en technisch beheer anderzijds (in zowel kwalitatieve als in kwantitatieve zin)?  Welke rolopvatting/takenpakket verwacht de UT dat functioneel beheer vervult, bezien vanuit de gebruikers en het applicatie- en technisch beheer van de informatiesystemen?  Hoe zijn de verschillende rollen en taken omtrent functioneel beheer belegd binnen de UT en hoe werken zijn onderling samen (in concreto: functioneel beheer / UIM / applicatie- en technisch beheer)?  In het integrale jaarplan 2016 bedrijfsvoering is een visie op kwalitatief hoogwaardige dienstverlening geformuleerd? Wordt door functioneel beheer voldaan aan deze gemeenschappelijke visie? Toelichting op het visitatieproces door Operational Audit

Proces visitatie algemeen De visitatie Functioneel Beheer door de commissie omvat vier stappen: 1.Opstellen beoordelingskader; 2.Visitatiebezoek / site-visit; 3.Externe benchmark; 4.Visitatie-rapport. Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit

Specifieke aandachtspunten worden door de commissie / opdrachtgever vastgesteld. Hieraan voorafgaand in Q interviewronde met dienstdirecteuren t.b.v. formulering onderzoeksvraag. Er wordt een beoordelingskader opgesteld met criteria/kengetallen waarop de dienstverlening Functioneel Beheer wordt beoordeeld en een vergelijking kan plaatsvinden met vergelijkbare eenheden/dienstverlening van andere organisaties (waaronder BiSL). Op basis van het totale toetsingskader wordt een gerichte vragenlijst opgesteld. Deze wordt ingevuld door de directeuren van de dienst(- verlening). Ad 1. Opstellen beoordelingskader Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit

Ad 2. Visitatiebezoek / site-visit  Gerichte interviewronde op basis van de ingevulde vragenlijst met nader te bepalen medewerkers van de gevisiteerde dienst(-verlening);  Daarnaast aantal interviews met ‘klanten’ Functioneel Beheer. Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit

Ad 3. Externe benchmark Ten einde een oordeel te kunnen vellen over de relatieve prestatie wordt de kwaliteit van de dienstverlening beoordeeld aan de hand van de vergelijkbare dienst(-verlening), op basis van openbare rapportages en aanvullend gerichte interviews met het management van deze vergelijkbare dienst(-verlening). Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit

Ad 4. Visitatierapport Vastlegging van het visitatiebezoek en de externe benchmark in een visitatierapport. In het rapport worden aanbevelingen gedaan om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Het rapport wordt verzonden aan:  Directeuren van de eenheden;  Secretaris van de universiteit. Het rapport wordt besproken in het UCB, waarna het rapport met het UCB- advies wordt besproken in het CvB. Doorlooptijd van de totale visitatie: circa 3 maanden. Start Q Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit

Follow-up visitatie  De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de adviezen van de commissie ligt primair bij de directeuren.  Na bespreking in het CvB dient de directeur(en) een concept- verbeterplan op te stellen met concrete verbeteracties (doorlooptijd circa 1 maand).  Bespreking van conceptplan met Secretaris, deze ziet toe op naleving van de uitvoering van het verbeterplan via reguliere werkoverleggen. Rapportering voortgang door Secretaris aan CvB. Toelichting op het visitatieproces door Financial Audit