Project Onderzoek e-depot: een update Koplopersoverleg 29 juni 2016

Agenda 1. Achtergrond project 2. Werkwijze project 3. Stand van zaken 4. Doorkijk volgende fasen

1. Achtergrond De doelstelling van het project is het verkrijgen van duidelijkheid over de stand van zaken bij de gemeenten, de eisen en wensen en uitvoerbare oplossingen die er zijn om digitale informatie duurzaam te kunnen bewaren en beheren 14 oktober 2015 bijeenkomst voor bestuurders Uitleg over project Ondertekenen convenant 18 van de 22 gemeenten doen mee. Leveren bijdrage in de vorm van : Geld Tijd/capaciteit Kennis

2. Werkwijze project Fase 1: Voorbereiding Onderzoek naar  IST situatie  SOLL situatie  Eisen en wensen t.a.v. duurzame bewaring  Scenario’s duurzame bewaring Invulformulier Organisatie Invulformulier Informatie Interview Projectgroep

Organisatie Informatie Is er (actueel) beleid rond digitaal informatiebeheer? Zijn er regelingen, procedures of procesbeschrijvingen vastgesteld? Zijn er beheer- instrumenten en – plannen vastgesteld? Wat is de kwantiteit van de formatie informatievoorziening ? Welke te bewaren informatie is er binnen de organisatie? Hoe wordt deze informatie opgeslagen (digitaal)? Zijn er metadata vastgelegd? Wat is de omvang van de informatie in Gb/Tb? Invulformulieren

Invulformulier Informatie

3. Stand van zaken Bevindingen gemeenten 7 Lastige en tijdrovende klus om informatie te achterhalen Andere mensen nodig:  Applicatiebeheerders, functionele beheerders, proceseigenaren Nuttige exercitie Confronterend! Veel informatie was/is niet in beeld en/of wordt niet beheerd Meeste gemeenten gaan door met de exercitie

3. Stand van zaken Bevindingen project 8 In de meeste gemeenten geen actueel beleid op gebied van digitaal informatiebeheer Meeste gemeenten doen nog aan papieren dossiervorming; lastig de scheidslijn aan te brengen tussen papieren en digitale dossiervorming Te bewaren informatie vaker niet in beeld dan wel in beeld Hetzelfde geldt voor het beheer van deze informatie De personeelsformatie voor de informatievoorziening verschilt sterk per gemeente: qua aantal medewerkers, maar ook qua kennis- en opleidingsniveau Slechts 2 gemeenten hebben inventarisatie voor 100% gedaan en dan nog alleen voor het DMS Alleen DIV weet (ongeveer) hoe het zit….. Goed geweest voor de bewustwording, heeft eea in gang gezet

4. Doorkijk naar volgende fasen e kwartaal 2016 Voorbereiding gemeentes Inventariseren, selecteren en aanleveren Metadata Regelen vervanging Opschonen/kwaliteitsverbetering Maken beleid en afspraken 4 e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2016 Voorbereiding onderzoek Onderzoek en rapportage Presentatie resultaten onderzoek Onderzoek scenario’s edepots Onderzoek mogelijkheden edepots

4. Doorkijk naar volgende fasen Voorbereiding gemeentes Inventariseren, selecteren en aanleveren Metadata Regelen vervanging Opschonen/kwaliteits-verbetering Maken beleid en afspraken Fase 2: Pilots ingest Fase 3: Implementatie Regelen opname en beheer Keuze voor e- depot Fase 4: Implementatie Regelen preservering en toegang Operationeel e-depot

Tot slot 11