Meer rendement uit audits! Manon Diepenmaat 28 maart 2013

Meer rendement uit de interne audits  Hoe tevreden zijn wij met interne audits? a.Ontevreden b.Tevreden c.Zeer tevreden  Hoe tevreden zijn de medewerkers en het management met interne audits? a.Ontevreden b.Tevreden c.Zeer tevreden

Waarom een interne audit? (wiki) 1.Het bepalen in hoeverre het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de gespecificeerde eisen 2.Het bepalen van de effectiviteit van het geïmplementeerde kwaliteitssysteem 3.Het bepalen waar de organisatie zich nog verder kan verbeteren 4.Het voldoen aan wettelijke eisen (het certificeren van het kwaliteitssysteem) Een kwaliteitsaudit kan worden uitgevoerd op een product, proces of organisatie(onderdeel).

Conformiteiten audit Risk based auditWaarderende audit UitgangspuntVerschil tussen praktijk en document/ afspraken Risico’s die niet worden gemanaged. Best practice FocusNon- conformiteiten Risico’sKracht en kwaliteiten InstrumentenInterviews en document-studie Interviews, FMEADialoog ScopeAlle processenGeselecteerde processen Rol onderzoekerConstateert Coacht

Belemmeringen in de praktijk 1.Bepalen in hoeverre het KMS voldoet aan de gespecificeerde eisen  Eisen zijn veelal alleen oppervlakkig bekend en worden door elkaar gehaald met doelen 2.Bepalen van de effectiviteit van het geïmplementeerde kwaliteitssysteem  Onderhoud vindt vaak plaats vlak voor een externe audit. 3.Het bepalen waar de organisatie zich nog verder kan verbeteren  Verbeteringen komen tot stand op basis van constateringen (afwijkingen) en wat medewerkers in de audits aangeven. 4.Het voldoen aan wettelijke eisen  Is noodzakelijk, maar zit weinig passie in.  Er wordt gehandeld naar de letter van de wet i.p.v. de geest.  Het middel is het doel geworden (voor bijv. Certificatie)

Bron: Verdraaide organisatie, Wouter Hart Terug naar de bedoeling LEAN AUDITEN!!

Lean Auditen Lean audit UitgangspuntVerbeter- potentieel FocusVerspillingen Continu verbeteren InstrumentenDivers ScopeGeselecteerde processen met gedetailleerde analyse Rol onderzoeker Begeleider en adviseur

De 5 Lean stappen Vijf principes om slimmer, slanker en sneller te werken 1.Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2.Diepgaand inzicht in hoe processen lopen 3.Processen beter op elkaar aan laten sluiten (aanpakken van verspillingen) 4.Voorspelbaar maken van processen 5.Verspilling blijven signaleren en aanpakken

Lean ‘verspillingen’ audit: Verspillingen TransportationTransport InventoryVoorraden/opslag MotionBewegingen en verplaatsingen WaitingWachttijd Over ProducingOverproductie Over ProcessingGebrekkige procesinrichting DefectFouten en herbewerkingen (Talent)Juiste persoon op de juiste plek, benutten van creativiteit van mensen

Voorbeelden analyse instrumenten Lean ‘verspillingen’ Audit  Value Stream Map (VSM)  Ishikawa-diagram  5x Waarom  Verspillingswandeling

Hoe pak je een Lean Audit aan? 1.Opdrachtformulering  Goede aanleiding 2.Opdracht afbakening  Geselecteerde processen: slimmer, sneller, slanker  Proces continu verbeteren 3.Voorbereiding Lean Audit  Bepalen analyse instrumenten  Gegevens / informatie verzamelen 4.Uitvoeren van Lean Audit  Variabele tijdsinvestering  Analyse / workshop sessies 5.Rapporteren van resultaten  Visualisatie van resultaten: plaatjes, filmpjes, foto’s

Oefening Kijk met de ‘lean’ bril naar het proces ‘verlofpassen maken door de administratie afdeling’. 1.Benoem de verspillingen die je daarin ziet. Schrijf elke verspilling op het sjabloon bij de juiste verspilling. 2.Stel als auditor vragen die je vanuit de ‘lean bril’ wil stellen om de toegevoegde waarde verder te onderzoeken.