SRM opleiding SRM door Jan Mertens 1. inleiding 2. aan de slag met SRM 3. een winkelwagen maken pauze 4. het inkoopgebied 5. de ontvangstbevestiging 6. het werkoverzicht Versie 02/09/2013

1.Inleiding voor wie doelstellingen een filmpje algemene info SRM Versie 02/09/2013

VOOR WIE? de decentrale bestelaanvragers 3

doelstellingen na deze opleiding kunnen jullie: een winkelwagen aanmaken met gekende artikels een winkelwagen aanmaken voor niet gekende artikels het werkoverzicht behandelen een winkelwagen aanmaken voor reservatie van goederen in de magazijnen eigen en teamwinkelwagentjes opvolgen een ontvangstbevestiging registreren 4

5

inleiding: SRM is… SAP software voor aankoopproces - op basis van catalogen - eenvoudig/overzichtelijk - automatisch goedkeuringstraject & betere opvolging status - 1 systeem 6 SRM  Beheer RelatieLeverancier SAP SRM  Supplier Relationship Management

functies in SRM aanvragen gekende goederen in de catalogus aanvragen niet gekende goederen: dummy-artikelen reservatie van goederen in de magazijnen opvolging van winkelwagentjes ontvangstbevestiging doen: “leverancier” vervoersdienst “OCMW” 7

2. aan de slag met SRM 8

aanmelden in SRM SRM = SAP web-toepassing klikken op de link : nwbc-node=root&sap-client=200&sap-language=NL nwbc-node=root&sap-client=200&sap-language=NL opgelet: 3x foutief inloggen = account geblokkeerd 9

overzicht taakbalk aanmelding: -> startpagina 10

overzicht taakbalk 11 taakbalk met volgende knoppen inkopen: winkelwagens maken inkoopgebied: overzicht winkelwagens status, ontvangstbevestigingen werkoverzicht: winkelwagens die je moet bewerken overzicht teamwinkelwagens: handig overzicht teamwinkelwagens budgetopvolging: de stand van het budget opvragen personalisering: gebruikersinstellingen aanpassen

3. een winkelwagen maken 12

3.1 gekende goederen aanvragen klik op “Inkopen” en dan op “Bestellingen” 13

toelichting catalogus - zoekmethoden 14 zoekmethodes 1, 2 en 3 werken samen: je kan gecombineerd zoeken 1 3 2

zoeken in de catalogen selectie van producten inperken : Criteria invullen 3 manieren: - trefwoorden - de hiërarchie - de leverancier of een combinatie van deze 15

zoeken via trefwoorden Trefwoord invullen - “zoeken” (vb. kopieerpapier) Bij producten: alleen artikelen met trefwoord 16

zoeken via hiërarchie hiërarchie open pijltjes naar rechts 17

zoeken via de leverancier Selecteer de leverancier(s) Zoekcriteria wissen zoekcriteria wissen: klik op -> volledige catalogus 18

aanvragen van niet-gekende goederen catalogus : artikel “dummy” in omschrijving: invullen wat u juist wenst dienst ondersteuning: Info inwinnen Winkelwagen naar u terugsturen (werkoverzicht) Met nummer van aangevraagd materiaal in de catalogus dan: gewone werkwijze voor aanmaken winkelwagen 19

reservatie van goederen in de magazijnen reservaties van goederen in de magazijnen worden in de toekomst op dezelfde manier aangevraagd als aanvragen van gekende goederen: via een winkelwagen. 20

stap1: artikelen aan je winkelwagen toevoegen gezochte artikelen gevonden -> toevoegen aan winkelwagen aanvinken, hoeveelheid ingeven -> Aan winkelwagen toevoegen hoeveelheid ingeven -> op winkelwagentje klikken 21

winkelwagen weergeven producten toegevoegd: ->“Winkelwagen weergeven” overzicht winkelwagen hoeveelheden aanpassen (opnieuw berekenen) artikelen toevoegen (terug naar zoekresultaat) deze producten toevoegen aan inkooplijst (nieuwe of bestaande) artikelen verwijderen onderaan: totaalbedrag aankopen 22

stap2: vervolledigen details - pop-up scherm verdergaan: klik op invullen voor correcte financiële afwikkeling: inkoopgroep: standaard ingevuld (uw dienst) adresnummer: leveringsadres rubriceringstype: kostenplaats Budgetplaats: waarvoor u bestelt klik dan op 23

we zien nu de inhoud van de winkelwagen aanpassen: hoeveelheden: vb. 16 Leveringsdata: vb. 01/12/2013 magazijnaanvraag 24 stap2: vervolledigen details - pop-up scherm

meldingen op het scherm meldingen bovenaan op scherm 3 soorten: groen: informatief geel: waarschuwing rood: foutmelding: eerst oplossen 25

knoppen op het scherm bovenaan en onderaan: vorige stap: catalogen->nog artikelen toevoegen verder: doorgaan met de aanvraag sluiten: sluiten zonder opslaan voorlopig opslaan: voorlopig opslaan (->inkoopgebied) controleren: controleren op fouten 26

knoppen op het scherm in het midden zie je: Details: lijnen uit winkelwagentje in detail bekijken. Pos. Toevoegen: lijnen toevoegen aan uw winkelwagentje. Kopiëren en Invoegen: kopiëren en plakken van lijnen uit uw winkelwagen Dupliceren: = kopiëren en invoegen in 1 beweging Verwijderen: om lijnen te verwijderen 27

stap3: winkelwagen completeren en bestellen velden in te vullen: Naam winkelwagen: kan je zelf nog aanpassen/aanvullen Teamwinkelwagen: steeds aangevinkt laten Notitie aan goedkeurende bewerker: bijkomende info voor inkoper klik dan op 28

stap 4: voltooien winkelwagen na klikken op : positiestatus: winkelwagen is “Onder goedkeuring” onderaan “Wat wilt u hierna doen?”-> 2 mogelijkheden: afdrukvoorbeeld: winkelwagen zien en ev. afdrukken weer inkopen: nieuwe winkelwagen aanmaken klik op : opnieuw naar stap 1 29

PAUZE 30

oefening 1: log aan in SRM en bestel volgende artikelen op uw eigen inkoopgroep en budgetplaats: 10 balpennen (naar keuze) 2 pakken papier van leverancier Océ 31

4. het inkoopgebied 32

het inkoopgebied: opvolgen van winkelwagens al uw winkelwagens zien kolom “Positiestatus” opvolgen 33

5. de ontvangstbevestiging 34

een ontvangstbevestiging registreren voor alle goederen, die u kwaliteitsvol heeft ontvangen, moet u een ontvangstbevestiging registreren in SRM enkel mogelijk vanuit 35

ontvangstbevestiging registreren klik op grijze vierkantje vóór de winkelwagen 36

ontvangstbevestiging registreren klik dan op kolom hoeveelheid bevestigen uitzonderlijk: kolom laatste levering klik dan op 37

ontvangstbevestiging valideren pop-up scherm: ontvangstbevestiging valideren klik op “Ja” 38

gedeeltelijke ontvangstbevestiging wanneer een gedeeltelijke ontvangstbevestiging? 2 mogelijkheden: 1. een gedeelte van uw goederen zijn geleverd en de rest kan niet meer worden geleverd: de effectief geleverde hoeveelheden bevestigen en ook laatste levering aanvinken de ontvangstbevestiging valideren 2. een gedeelte van uw goederen zijn geleverd en de rest zal later worden geleverd. de effectief geleverde hoeveelheden bevestigen de ontvangstbevestiging valideren er zijn meerdere ontvangstbevestigingen mogelijk per winkelwagen 39

Ontvangstbevestiging BELANG !! 40 3 way match IN SRM Manuele verwerking Geen betaling binnen 50 dagen  Mogelijke nalatigheidsintresten

Ontvangstbevestiging BELANG !! 41 3 way match IN SRM Automatische facturatie Betaling binnen 50 dagen  geen risico op nalatigheidsintrest

6. het werkoverzicht 42

het werkoverzicht bij een aanvrager klik op gewijzigde winkelwagens afgekeurde winkelwagens werkoverzicht = een soort inbox streefdoel: werkoverzicht leeg 43

het werkoverzicht bij een aanvrager winkelwagen in werkoverzicht behandelen: klik op de lijn om winkelwagen te openen -> verschillende mogelijkheden Bewerken: winkelwagen aanpassen - opnieuw verzenden, klik op Sluiten: winkelwagen terug sluiten - komt zonder aanpassingen in werkoverzicht Beslissing accepteren: verdwijnt uit werkoverzicht - gaat naar inkoopgebied met positiestatus vrijgave afgewezen - winkelwagen kan niet meer aangepast worden Afdrukvoorbeeld: afdrukvoorbeeld van de winkelwagen Opslaan: winkelwagen in werkoverzicht opgeslagen - status verandert ook naar in bewerking in plaats van nieuw Verwijderen: winkelwagen wordt verwijderd 44

7. support 45

Support opleidingsmateriaal en handleiding: paswoord vergeten of account geblokkeerd: Digipolis (tel ) : paswoord “resetten” Uw login + server (GP1 of GQ1) 46

47