Zin?Ja! Netwerk 21 april 2016 Leiding geven op afstand / in PTOW Workshop + verslag Joke Pillet, AgODi Gerda Serbruyns, AgO 

Kadering PTOW binnen de Vlaamse overheid -Plaatsonafhankelijk werken: kantoor; andere locaties -Tijdsonafhankelijk werken: tijdsregistratie; flexibele werktijdregeling. Visienota: Omzendbrief PTOW: Toolbox PTOW: werken/stappenplan Ondersteuning vanuit AgO: Zin?Ja!netwerk 29 oktober 20152

Kennismaking deelnemers Leidinggevende: hoeveel medewerkers ? Profielen ? P: kantoor: type ? andere locaties: telewerkers ? Mobiele werkers ? T: tijdsregistratie : prikklok ? Andere vormen ? flexibele werktijdregeling: stamtijden/glijtijden ? Flextijden (bv. 6u – 20u) Overleg: hoe dikwijls ? Formeel en informeel ? Opvolging werkzaamheden: hoe ? Vragen, bekommernissen ? welke ?

Agentschap ****** HUIDIGE SITUATIE Vrij nieuw agentschap Nog geen thuiswerk geïmplementeerd Aanwezige leidinggevende? = Lokaal coördinator voor een team van 12 mensen VRAAG: Hoe de werknemers op de hoogte houden? Hoe onderlinge contacten onderhouden?  ANTWOORD: Klik hier.hier VRAAG: Hoe zit het met bereikbaarheid/beschikbaarheid?  ANTWOORD: Zie Omzendbrief PTOW 2014Omzendbrief PTOW 2014

Vlaams Agentschap ***** 1 vaste dag telewerk per week 1 vaste dag verplicht géén telewerk Soort dienst? Continu dienst BEKOMMERNIS: Hoe evenwicht vinden tussen vasthouden (controle) en loslaten?  ANTWOORD: Maak thuiswerkers zichtbaar + maak heldere afspraken (meer info: zie verder) VRAAG: Hoe zit het met bereikbaarheid tijdens stamtijden?  ANTWOORD: Zie Omzendbrief PTOW 2014.Omzendbrief PTOW 2014

Agentschap voor ****** 1 dag structureel thuiswerk (in toekomst naar 2 dagen). Telewerk is niet verplicht. Er wordt nog gewerkt met de prikklok, stam- en glijtijden. Soort werk? Opvolging dossiers, VRAAG: Van 1 naar 2 dagen structureel thuiswerken: Hoe zit het met de verhoudingen tussen de collega’s? Zullen de contacten niet vervagen?  ANTWOORD: Heb oog voor je medewerkers, bouw aan vertrouwen en leer je medewerkers leiding vragen (meer info  zie verder) BEKOMMERNIS: Gaan er nog wel voldoende werkplekken zijn?  ANTWOORD: Hoe ga je de ruimte invullen? Maak gebruik van de beschikbare ruimte.

Afdeling ****** Aanwezige leidinggevende? = Diensthoofd met 12 werknemers onder zich, waarvan 9 technische werknemers en 3 administratieve werknemers Overstap van occasioneel telewerk naar 2 dagen telewerk (niet verplicht) 2 dagen nog verplicht naar kantoor komen (voor interne communicatie onderling) Nog steeds gebruik van prikklok, stam- en glijtijden. BEKOMMERNIS: Gaan de mensen elkaar niet heel weinig zien? Hoe kan men contact onderhouden tussen de werknemers onderling?  ANTWOORD: Bouw aan de team spirit. (zie verder) VRAAG: Hoe moet de leidinggevende contact onderhouden met zijn werknemers als hij hen weken niet ziet?  ANTWOORD: Heb oog voor je medewerkers, bouw aan vertrouwen en leer je medewerkers leiding vragen (meer info  zie verder)

Agentschap ****** Aanwezige leidinggevende? = 9 technische medewerkers onder zich HUIDIGE SITUATIE Landschapskantoren Geen prikklok meer, wél stam- en glijtijden 1 dag thuiswerken maar: meer dagen kan ook!  RESULTAATGERICHT!! Werkt met projecten en dus niet met aantallen dossiers die afgehandeld moeten zijn VRAAG: Hoe beoordelen wie goed/slecht werkt? Wat is de target om mensen te beoordelen?  Antwoord: Hoe zit het met de werkverdeling? Hoe wordt er gewerkt?

Leidinggeven: basisprincipes Pplannen SMART -organisatieniveau: Ondernemingsplan -teamniveau / individueel: fb; planningsdocumenten L situationeel leidinggeven; rol als coach, meer zelfsturing / zelfsturende teams. O opvolging: organisatieniveau: bv. Traject in team; individueel. Focus op resultaat E wat (doelstellingen behaald) ? hoe ? G

Case AgODi: LEIDING GEVEN OP AFSTAND Telewerk : iedereen heeft er de mond vol van Voordelen maar ook aandachtspunten, voor leidinggevenden en voor medewerkers Efficiënter, effectiever (en aangenamer) werken o Hoe weet je als leidinggevende dat alles goed gaat ? o Is de medewerker nog met goede dingen bezig ? o Werkt hij/zij nog goed samen met collega’s ? o Heeft hij/zij het nog naar zijn/haar zin ? VINGER AAN DE POLS

LEIDING GEVEN OP AFSTAND TAKENPAKKET AFDELING Zorgen voor de leerkrachten van het basisonderwijs en de CLB’s Administratieve loopbaan Geldelijke loopbaan Actieve informatieverstrekking Grootte-orde : dossiers

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Rollen binnen de afdeling -Dossier- en relatiebeheerders -Groepschefs -Medewerkers eindeloopbaancel -Medewerkers prescancel -Secretariaatsmedewerker -Coördinatoren niveau A -Afdelingshoofd

LEIDING GEVEN OP AFSTAND

Dossier- en relatiebeheerder : telewerkbare functie Elektronische indiening van opdrachten Scanning van alle resterende documenten Volledig elektronisch documentatiesysteem Elektronisch ondersteunde controles Andere functies : telewerkbare taken

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Voorbereiding op structureel telewerk 2 dagen/week  3 jaar -Intensieve opleiding eerste jaar -Inzetten op zelfredzaamheid -Directe feedback van groepschef en collega’s -Rekening houden met persoonlijke resultaten

LEIDING GEVEN OP AFSTAND

COMMUNICEER MET ELKAAR

VRAAG: Hoe doe je dit dan concreet?  Middelen om virtueel contact te houden of informatie te delen: telefoon, ,…  Hoe goed ken je de mensen persoonlijk? Als je elkaar ziet is dat vanzelfsprekend, bij virtuele samenwerking hou je dus bewust ook sociaal contact via andere kanalen, je belt en mailt ook over alledaags dingen. Heel belangrijk.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK LICHAAMSTAAL EXPLICIET

VRAAG: Wat wordt hiermee bedoeld? Lichaamstaal is een heel belangrijk aspect van communicatie. Ze helpt om een boodschap juist over te dragen en te interpreteren.  Bij communicatie op afstand valt dit weg, want veel contacten lopen via mail en telefoon. Zo kan je bijvoorbeeld niet zien aan de reactie van je medewerker of hij je feedback begrijpt. Denk dus twee keer na over hoe je iets (schriftelijk of telefonisch) verwoordt en sta stil bij het effect van wat je zegt. Verrijk je communicatie door de juiste accenten en nuances te leggen, want door de afstand kunnen onbegrip en problemen sneller aandikken.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK THUISWERKERS ZICHTBAAR

VRAAG: Hoe onderhoud ik als leidinggevende contact met mijn medewerkers? Een terugkerende moeilijkheid bij werken op afstand is het wegvallen van het onderling contact tussen collega’s. Hou de thuiswerkers op de hoogte over het reilen en zeilen binnen het team en de afdeling. Informeer via mail of telefoon naar het standpunt van je medewerker, vergeet het verslag van de vergadering niet door te sturen. Maar opgepast, alles kan niet via of telefoon, een conflict bv los je niet op via mail en iedereen in kopie zetten van elke mail leidt er al snel toe dat geen enkele mail nog gelezen wordt.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND LEER JE MEDEWERKERS LEIDING VRAGEN

OPMERKING: Sommige werknemers zijn ook thuis heel aanwezig, terwijl anderen als ze thuiswerken juist heel afwezig zijn. Hoe ga ik hiermee om? ANTWOORD: Als goede baas geef je situationeel leiding en daarmee ontwikkel je je mensen tot bekwame en gemotiveerde medewerkers. Bij werken op afstand kan dat ook, als je je mensen leert te vrágen om de leiding die ze nodig hebben. Laat hen merken dat ze om instructie mogen vragen indien nodig.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND DELEGEER

VRAAG: Kan dit concreter? Delegeren is meer dan een vage opdracht geven en wegwezen. Maak goede afspraken over doel, resultaat, randvoorwaarden, bevoegdheid. Het op de juiste wijze delegeren van opdrachten en verantwoordelijkheden kan meehelpen om op een verantwoorde wijze de doelen te realiseren.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK HELDERE AFSPRAKEN

BEKOMMERNIS: Hoe zorg ik ervoor dat ik enige controle behoud op de werkzaamheden van mijn werknemers? Spreek niet alleen het gewenste resultaat af, maar ook de manier en frequentie van tussentijdse rapportering, opvolging en overleg. Goede afspraken rond bereikbaarheid zijn ook belangrijk. Zo kan je er bijvoorbeeld niet zomaar van uitgaan dat iemand altijd bereikbaar is. Misschien schakelt hij zijn gsm en wel af en toe uit om goed te kunnen doorwerken? Mits goede afspraken kan dat zeker, maar laat zeker geen ruimte voor misinterpretaties.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND BOUW AAN VERTROUWEN

OPMERKING: Toch blijft de afweging tussen loslaten en vertrouwen zeer moeilijk. Van collega’s die je elke dag ontmoet weet je bijna vanzelf hoe je in vertrouwen kunt samenwerken. Bij thuiswerkers moet je als leider bewust aan het vertrouwen bouwen. Vertrouwen betekent niet dat je niets meer moet vastleggen op papier. Integendeel, formele afspraken en uitwisselingen versterken net het gevoel van wederzijds vertrouwen. Transparantie, betrouwbaarheid, deskundigheid, invloed, durf, vertrouwen, dat is wat je medewerkers van je verwachten. Toon het!

LEIDING GEVEN OP AFSTAND STUUR OP RESULTAAT

VRAAG: Wat als je werkt met projecten i.p.v. af te handelen dossiers? Of je nu een projectteam op afstand aanstuurt of thuiswerkers, voortdurend controleren of ze aan het werk zijn, is onmogelijk. Dat hoeft geen probleem te zijn als je stuurt op resultaten in plaats van op activiteiten. Spreek af welke (tussen)resultaten je tegen wanneer verwacht. Zo bouw je aan vertrouwen, motivatie en engagement. Want je werk zelf regelen zolang de resultaten maar behaald worden, werkt stimulerend.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND HEB OOG VOOR JE MEDEWERKERS

BEKOMMERNIS: Wat als je merkt dat een medewerker minder (goed) werkt thuis dan op het werk? Elke medewerker is anders. Daarom moet je thuiswerk medewerker per medewerker evalueren. Vraag je af of een functie of takenpakket zich tot thuiswerk leent en of het profiel van de medewerker aangepast is. Sommigen hebben bijvoorbeeld veel nood aan sociaal contact en zullen minder goed functioneren in het isolement dat thuiswerken met zich meebrengt. Durven ingrijpen indien nodig.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Vinger aan de pols voor veranderingen in : resultaat inzet vlucht- of uitstelgedrag reactietijd

LEIDING GEVEN OP AFSTAND TEAMSPIRIT

BEKOMMERIS: Toch blijft de angst bij vele medewerkers dat de sociale contacten zullen vervagen. Teamspirit gaat over enthousiaste en levenslustige collega's die samenwerken, zich onvermoeibaar op hun werk storten en daarbovenop nog als de beste vrienden door het leven gaan. De werkelijkheid is anders want waar er mensen samen zijn, rijzen er automatisch problemen. Toch is het mogelijk om, mits enkele eenvoudige ingrepen, de teamgeest te bevorderen: Om een team beter te laten samenwerken worden er teambuildings georganiseerd. Een teambuilding geeft de teamleden de gelegenheid om elkaar buiten de werkuren te leren kennen. Na een teambuilding verbetert de sfeer en spelen de teamleden onderling nog sterker op elkaar in.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Evaluatie telewerk: Dagelijkse opvolging Bespreekpunt in jaarlijkse evaluatie Bespreekpunt op agentschapsniveau Onderdeel van klantentevredenheidsenquête Zin?Ja!netwerk 29 oktober

Vragen ? Bedenkingen ?