Informatiebijeenkomst Pilot Zorgvraagzwaarte Geriatrische Revalidatiezorg Patricia Geerts, beleidsmedewerker ActiZ Emi van Galen, beleidsmedewerker ActiZ Bijeenkomst Zorgvraagzwaarte DBC Onderhoud Utrecht 24 april 2014

Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte Zaal aan het woord Betekenis voor uw organisatie Implementatie 2 Voorbereidingen pilot & waar moet je aan denken?

Voorbereiding Expertbijeenkomsten met specialisten ouderengeneeskunde en zorgaanbieders (2013) Uitgangspunten zorgvraagzwaarte besproken met ICT leveranciers (Q3 2013) Testen zorgvraagzwaarte met testcasussen (Q1 2014) door drie organisaties Oplevering ICT specificaties, tabel zorgvraagzwaarte en registratie-instructie (jan 2014) 3 Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte

Oproep deelnemers Oproep voor deelname: looptijd dec-maart: 55 zorgaanbieders (van de 150) participeren Start registratie per 1 juni 2014 Looptijd in elk geval half jaar (gezien DBC’s 6 mnd) Controle of instelling ook aanlevert Afh. van hoeveelheid data/ definitieve invoering model : verdere verlenging (tot 1 jaar) 4 Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte (2)

Uitgangspunten pilot Registratie zowel hoofdfactoren als onderliggende variabelen Eenmalige vastlegging bij start van de behandeling Vastlegging en aanlevering data dmv databestand Specialist ouderengeneeskunde verantwoordelijk voor vastleggen zorgvraagzwaarte 5 Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte (3)

Werkwijze registratie Vastleggen zorgvraagzwaarte bij start zorg (2 à 4 w). Wijzigingen niet vastleggen, wel melden (open veld) De registratie voor zorg gestart vanaf 1 juni 2014 Gegevens worden bepaald op zorgtrajectniveau (patiënt) en gekoppeld aan het sub traject ICT-leveranciers maken aparte module zorgvraag 6 Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte (4)

Uitgangspunten registratie en rapportage Er vindt aanlevering plaats buiten DIS om. Per instelling wordt cumulatief aangeleverd; een nieuwe aanlevering vervangt de vorige. Gegevens worden via.csv aangeleverd aan DBCO Voor analyse doeleinden moet ook het geleverde (en afgesloten) zorgprofiel worden opgestuurd. 7 Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte (5)

Mijlpalen planning (1) Vanaf 1 juni 2014 registreren van zorgvraagzwaarte bij nieuwe zorgtrajecten. Technische test voor ICT-leveranciers voor aanleveren van testdata in mei/juni Inhoudelijke test voor instellingen voor het aanleveren van productiedata (ingepland eind augustus 2014, wenselijk?) 8 Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte (6)

Mijlpalen planning (2) In september een terugkoppeling vanuit DBC-O. Eind oktober eerste productie aanlevering. DBC-O analyseert de data in november. Volgende aanlevering in januari 2015? 9 Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte (7)

Hoe raakt het de doorontwikkeling van DBC’s ? Analyse mate van voorspellende waarde afzonderlijke factoren / variabelen (2014/2015) Ontwikkeling definitief model zvz (2015) Sector brede invoering zorgvraagzwaarte 2016/2017 voor Geriatrische Revalidatiezorg 10 Informatie over proces pilot zorgvraagzwaarte (8)

Wie is al gestart met voorbereidingen? Wat verwacht u dat het oplevert? Welke uitdagingen verwacht u? 11 De zaal aan het woord

Hoeveel tijd kost het ? Gaat instrument registreren van uren vervangen? Moet de specialist ouderengeneeskunde de gegevens registreren? 12 Eerder ontvangen vragen

13 Wat betekent het voor uw organisatie?

Raad van bestuur OR Cliëntenraad Managementteam Head of controller ICT management Maar vooral: De zorgprofessionals en de administratie-afdeling 14 Betrokkenheid organisatie-onderdelen

In het proces moet er een logisch moment worden gevonden om zorgzwaarte te registreren. Bijvoorbeeld het MDO of de intake. Vast staat: SOG verantwoordelijk voor registratie zorgzwaarte, in hetzelfde systeem waar ook de DBC geopend wordt In eerste twee weken In overleg met de andere behandelaars 15 Wat betekent het voor de zorgprofessional?

Aanlevering van bestanden aan derden Kwaliteitsanalyse van registratie 16 Wat betekent het voor de administratie- afdeling?

17 Implementatie

Opzetten projectstructuur: Doel: SMART, afgebakend, afgestemd Sponsor: projectleider en steun in MT Beheersing: fasering, voortgangsbewaking Risico’s: risico’s en weerstanden in kaart Organisatie: taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden Communicatie: doelgroepen en boodschappen 18 Wat hebt u als het goed is al gedaan?

Duidelijke afspraken gemaakt met ICT-leverancier over functionaliteiten: -> goed functionerend registratie-, en rapportagesysteem; -> up-to-date softwarepakket zorgzwaarte-registratie Kwaliteitsanalyse van de registratie (klopt de hoeveelheid geregistreerde zorg?) 19 Wat hebt u als het goed is al gedaan?

Vaststellen werkwijze AO/IC-proces helder in kaart brengen; Juist en tijdig informeren medewerkers op inhoudelijke regels en registratieproces; Terugkoppeling en bespreking resultaten met behandelaren 20 Wat moet u nog doen?

Managementinformatie: – Cijfers als basis voor intern gesprek – Gesprek met de verzekeraar 21 Hoe kunt u de gegevens zelf gebruiken?

Uitwisselen van ervaringen via de ActiZ werkgroep 22 Lotgenotencontact

23

24 Aanvullingen vanuit de zaal

Patricia Geerts, Emi van Galen, 25