OPTIMALISATIE VAC Brugge Jacob Van Maerlantgebouw, Koning Albert 1-laan 1-2, 8200 Brugge Werkgroep –

Inhoud werkgroep Algemeen UV-fase 1: Leegmaken/verwijderen RA UV-fase 2: Uitvoering van de werken UV-fase 3: Verhuis Kelderarchief ICT en databekabeling Telefonie Planning Samengevat Contact

Algemeen: historiek April – juni 2014: bilateraal overleg met agentschappen : stuurgroep Beslissing om opdracht te faseren in 3 fases: Fase 1: Huisvesting Vlabel Fase 2: Optimalisatie agentschappen met minder archief Fase 3: Optimalisatie agentschappen met veel archief Najaar 2014: uitvoering fase 1 + opstart informatiebeheer September 2015: uitvoering fase 2. Mei – juni 2016: uitvoering fase 3.

Algemeen: wie? Fase 3: Landbouw en Visserij Agentschap Natuur en Bos Agentschap zorg en gezondheid LNE milieuvergunningen LNE milieu-inspectie Agentschap Wegen en Verkeer + MOW Inspectie RWO Onroerend Erfgoed Ruimte Vlaanderen

Algemeen: webpagina Alle info is terug te vinden op de webpagina: Verslagen en presentaties Sjablonen en voorbeelddocumenten Plannen Vlekkenplannen (zonering) Intekeningsplannen (nieuwe inrichting van de ruimte – meubilair) Kelderarchief Stroom- en databekabeling Verhuisplannen (verplaatsingen meubilair) verhuisplanning

Algemeen: 3 uitvoeringsfases Uitvoering fase 3 kan opgesplitst in: 1. Leegmaken en verwijderen bestaande rolarchieven (RA) op de 3 e en 4 e verdieping. 2. Uitvoering van de werken: het uitvoeren van de benodigde werkzaamheden zoals.: lichte wanden, data- en stroombekabeling, werken telefonie,… 3. Verhuis: de fysische verhuis van het meubilair van de bestaande toestand naar de nieuwe toestand, inclusief leveringen van nieuw meubilair.  Aantal kortere uitvoeringstermijnen is makkelijker op te vangen door de entiteiten.

UV-fase 1: Leegmaken/verwijderen RA 3 e verdieping: brandwerend compartiment RA verwijderen L&VZ&GM.I. / M.V.

UV-fase 1: Leegmaken/verwijderen RA 4 e verdieping: brandwerend compartiment RA verwijderen AWVO.E.Ruimte Vl.

UV-fase 1: Leegmaken/verwijderen RA Planning: Rolarchieven leeg eind maart 2016 Verwijderen rolarchieven in april 2016 (september 2016 voor AWV) Exacte datum wordt in onderling overleg afgestemd. Ondersteuning van de verhuisfirma: Voor wie: Onroerend Erfgoed en Ruimte Vlaanderen Overige entiteiten: rolarchief leeg tegen eind maart. Wat doet het agentschap: Inpakken en uitpakken van het archief in verhuisdozen of rolkarren Wat doet de verhuisfirma: Het ter beschikking stellen van de archiefdozen of rolkarren. Deze zullen enkele dagen op voorhand ter beschikking gesteld worden Het verplaatsen van de archiefdozen of rolkarren tussen de archieven.

UV-fase 2: Uitvoering van de werken Dit omvat de omvangrijkste werken, zijnde: Plaatsen van lichte wanden Plaatsen nieuwe vloer (zones waar RA verwijderd zijn) Plaatsen van de nieuwe stroom- en datakabels Aanpassingswerken door de onderhoudsfirma HVAC – elektriciteit Aanpassingswerken telefonie Verhuisverantwoordelijke van elke entiteit aanwezig. Overige personeelsleden: zoveel mogelijk telewerken.

UV-fase 3: Verhuis Dit omvat : Verplaatsen en verwijderen van bestaand meubilair Leveren en plaatsen van nieuw meubilair Verplaatsen van de vloerdozen o.b.v. de nieuwe inrichting HB plus maakt de nodige aansluitingen voor het ICT materiaal Aansluiting bureaus, printers, desktops,… Verhuisverantwoordelijke van elke entiteit aanwezig. Overige personeelsleden: zoveel mogelijk telewerken.

UV-fase 3: Verhuis – fase 3 Verhuisbeweging 3 e verdieping

UV-fase 3: Verhuis – fase 3 Verhuisbeweging 4 e verdieping

UV-fase 3: Verhuis HFB staat in voor de verhuis van: Meubilair (interne reorganisatie en afvoer) Archief (dossiers) naar de kelder en op de werkvloer Kantoormateriaal (boeken, mappen, schrijfgerief,…) ICT materiaal (desktops, schermen, kleine printers, toetsenborden,…) De reorganisatie van het meubilair, ICT materiaal, archief & kantoormateriaal zal door de verhuisfirma uitgevoerd worden aan de hand van intekeningsplannen in combinatie met stickers en vermelding van dropzones.

Nummer dropzone

UV-fase 3: Verhuis - meubilair Het bestickeren van het meubilair, zowel het gedeelte afvoer als interne reorganisatie, wordt door het HFB gedaan. Om de interne reorganisatie zo vlot mogelijk te laten verlopen moeten alle kasten leeggemaakt worden. Meubilair zal, indien nodig, worden gedemonteerd, verhuisd en op de nieuwe locatie opnieuw gemonteerd door de verhuisfirma (volgens plan). Entiteitseigen meubilair dat sterk afwijkt van de huidige inrichting in het VAC: Ofwel kan het agentschap dit meubilair zelf afvoeren en elders gebruiken. Ofwel kan HFB dit meubilair tijdens uitvoeringsfase verwijderen. In overleg af te spreken met het agentschap. Ladeblokken worden verwijderd.

UV-fase 3: Verhuis - archief en kantoormateriaal De hoeveelheid archief, kantoormateriaal en ICT materiaal worden opgevraagd a.d.h.v. een verhuisinventaris. Het sjabloon is via de webpagina beschikbaar evenals een ingevuld voorbeeld. Aantal lopende meter (lm) archief op de werkvloer + aantal lm naar kelder, hoeveelheid kantoormateriaal en ICT-materiaal. Op basis daarvan krijgen jullie de nodige verhuisdozen en stickers. Agentschappen zorgen voor het inpakken en stickeren van de verhuisdozen en noteren de juiste dropzone. De verhuisfirma verplaatst de verhuisdozen naar de juiste dropzone. Voor de kelder kan er gewerkt worden met rolkarren. De agentschappen pakken de verhuisdozen uit. HFB of de verhuisfirma haalt de verhuisdozen op.

UV-fase 3: Verhuis - ICT materiaal De verhuisfirma voorziet het nodige beschermings- en inpakmateriaal t.b.v. inpakken en beschermen van het breekbaar materiaal en de elektronische toestellen. Inpakfolie ICT boxen Elektronische toestellen zullen door de agentschappen ontkoppeld en bestickerd worden: Agentschappen koppelen alles af Kabels en toebehoren in verhuisdoos steken Toestel laten staan Toestel voorzien van verhuissticker Verhuisfirma zal de toestellen afschermen, inpakken, verhuizen en terug uitpakken. Het aankoppelen van de toestellen gebeurt door het agentschap.

UV-fase 3: Verhuis - ICT materiaal Laptops worden door de agentschappen zelf verhuisd (minste risico op schade). Verhuizen van grote kopieertoestellen met een leasecontract gebeurt steeds door de leasefirma. Agentschappen contacteren tijdig de leasefirma. Leasefirma doet verhuis van toestellen + aansluiten van de toestellen. Patching toestel door Hbplus.

UV-fase 3: Verhuis - algemeen We gaan de verhuis opsplitsen zodat elk agentschap zo kort mogelijk gestoord wordt. Zone per zone aanpakken. Elk agentschap stelt 1 a 2 verhuisverantwoordelijken aan. Via de webpagina wordt er een in te vullen lijst beschikbaar gesteld Deze worden betrokken bij al het overleg rond de verhuis en hebben rechtstreeks contact met de verhuisfirma en de verhuiscoördinator HFB. De verhuisverantwoordelijken zijn samen met de verhuiscoördinator HFB het aanspreekpunt voor de verhuizers. De andere personeelsleden zijn tijdens de verhuisdagen liefst zoveel mogelijk afwezig op de werkvloer. Dit om hinder bij de verhuizing te voorkomen.  TELEWERKEN

UV-fase 3: Verhuis - afvoer overtollig materiaal Afvoer meubilair zal door de verhuisfirma gebeuren Afvoer overtollig computermateriaal kan kosteloos via Recupel. Contactpersoon is Claude Detremmerie Tel: 02/ of naar Registratie gebeurt via de website van recupel: gisterBusinessRelation.aspx gisterBusinessRelation.aspx Recupel levert karren. Wanneer deze vol zitten, verwittig je Recupel waarna ze het kosteloos komen ophalen. Afvoer archief of restafval verloopt op kosten van de agentschappen. Hiervoor kunnen jullie zelf of via ons een offerte opvragen bij Sita. Contactpersoon is Corinne Degrave Tel: 02/ of naar

UV-fase 3: Verhuis - afvoer overtollig materiaal Overbrengen van archief naar het depot in Vilvoorde kan ook via de cel goederenvervoer van HFB Beschikken over een vrachtwagen en klusjesmannen Zijn veel gevraagd dus neem tijdig contact met hen op Aanvragen mag je richten tot Ronny De Nooze Tel 02/ of naar

Kelderarchief -1/2 ANB  compacter Ruimte voor overige agentschappen

Kelderarchief -1/3 Milieuvergunningen

Kelderarchief -2 LV en AWV  compacter Ruimte voor overige agentschappen

ICT en databekabeling Stroom- en datavoorziening Aanpassen vloerdozen Standaardvoorzieningen per werkplek: 2x stroom + 2x data (standaard één dataoutlet actief per werkplek) Er is een plan opgemaakt volgens de nieuwe intekening. Plan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan agentschappen De plannen kunnen via de webpagina gedownload worden. Opmerkingen, bijkomende en specifieke noden doorgeven tegen 26 februari. Op plan van stroom- en datavoorziening ook aanduiden: Aantal aansluitingen en actieve outlets per werkplek Aanduiden waar het ICT materiaal komt te staan (printers, scanners, vaste telefoontoestellen, …) Vloerdoos met 2 stopcontacten en 2 outlets Vloerdoos met 4 stopcontacten en 4 outlets

ICT en databekabeling - wie doet wat? Leggen bekabeling maakt onderdeel uit van het project. Uitvoering via raamcontract met Cofely Fabricom Werkaanvraag ter ondersteuning van ICT tijdens verhuis: Netwerk VO: werkaanvraag gebeurt door HFB. Eigen netwerk: werkaanvraag gebeurt door de IT-verantwoordelijke van het agentschap Indienen bij IT- dienstverlener Doorgeven welke outlet nummers actief gemaakt moeten worden Doorgeven waarvoor de outlets dienen (laptops, multifunctional,…)

ICT en databekabeling - wie betaalt wat? Leggen bekabeling maakt onderdeel uit van het project. Kosten worden gedragen door HFB Werkaanvraag ter ondersteuning van ICT tijdens verhuis: Netwerk VO: kosten worden gedragen door HFB. Eigen netwerk: kosten worden gedragen door het agentschap

Telefonie Iedereen heeft persoonlijk DECT-toestel Verhuis: iedereen neemt eigen toestel mee Voorzien van voldoende DECT-laders HFB A.d.h.v. lijst Telefoonlijst per agentschap te bezorgen tegen 26/02/16 Opdelen per team. Naam + telefoonnummer Liefst Word/Excel-bestand De nodige DECT-laders kunnen door HFB voorzien worden Uitvoering van de werken via raamcontract: Real Dolmen Vragen omtrent telefonie:

Planning fase 3 Voorbereiding fase 3 Nazicht van de documenten door entiteit (tegen 26/02/16). Doorgeven benodigde info (tegen 26/02/16). Overleg per entiteit – overlopen doorgegeven info / opmerkingen. Duur: 1uur – 2 mogelijkheden doorgeven (tegen 26/02/16). Dinsdag 1/3 (13u - 15u) Woensdag 2/3 (9u – 12u) Donderdag 3/3 (13u – 16u) Definitieve verhuisplannen en planning op webpagina: 2 e helft maart

Planning fase 3 - uitvoeringsplanning Begin april 2016: aanleveren volgende documenten door HFB Intekeningsplannen met dropzones, verhuisboekjes, verhuisdozen en stickers Uitvoeringplanning fase 3: Opdeling in 3 uitvoeringsfases Beperkte termijn per uitvoeringsfase: 1 e uitvoeringsfase: 1 à 2 dagen 2 e uitvoeringsfase : 2 à 3 dagen 3 e uitvoeringsfase : 2 à 3 dagen Dit is zijn streefdata. Huidige planning Opgedeeld per week. Is de voorziene week ok voor de entiteit?

Planning fase 3 - uitvoeringsplanning UV - fase 1UV - fase 2UV - fase 3 Landbouw en VisserijWeek 18/04/16Week 09/05/16Week 06/06/16 Agentschap Natuur en Bos-Week 09/05/16Week 06/06/16 Agentschap Zorg en GezondheidWeek 18/04/16Week 17/05/16Week 13/06/16 LNE - Milieu-inspectieWeek 18/04/16Week 17 & 23/05/16Week 13/06/16 LNE - MilieuvergunningenWeek 18/04/16Week 17 & 23/05/16Week 13/06/16 Agentschap Wegen en Verkeer + MOW September 2016Week 23/05/16Week 13/06/16 Inspectie RWO-Nog vast te leggen RWO - Onroerend ErfgoedWeek 18/04/16Week 23 & 30/05/16Week 20/06/16 RWO - Ruimte VlaanderenWeek 18/04/16Week 30/05/16Week 20/06/16

Samengevat Mogelijke data doorgeven voor overleg met entiteit 1-2 of 3 maart. Aan te leveren info door entiteiten: Agentschappen vullen verhuisinventaris in en de in te vullen lijst van verhuis- en IT-verantwoordelijken Plan stroom- en databekabeling met aanduiding van ICT-materiaal (printers, scanners, telefoontoestellen,…) Telefoonlijst aanleveren Wat met entiteitseigen meubilair dat verwijderd wordt? Nazicht door entiteiten: Nazicht/aanvullen contactgegevens verhuis- en IT-verantwoordelijke(n) Nazicht van de planning: uitvoeringsperiode 1/2/3 ok? Nazicht plan stroom- en datavoorziening  Nazicht en aan te leveren info tegen vrijdag 26/2/16. Dit zal overlopen worden tijdens het overleg 1-2 of 3 maart.

Contact Contactpersonen binnen Het Facilitair Bedrijf: Projectleider studiefase: Tom Delcourt Projectleider uitvoering werken: Pol Rogiers Siteverantwoordelijke: Luc Vandierendonck Archief- of informatiebeheer: Dries Vandaele, of 0499/ ).

Vragen? 23/02 namiddag – aanwezig in VAC Brugge – Falco.