Dries Vandaele Quincy Oeyen Data: 14 & 19 april 2016 Workshop Informatiebeheersplan

1. Wat is een Informatiebeheersplan (IBP) 2. Meerwaarde 3. Veldenmodel 4. Praktische oefening 5. Hoe starten met opmaak IBP + aandachtspunten 6. Nieuwe ontwikkelingen IBP vs. Selectielijst 7. Vraag maar raak! INHOUD

Informatiebeheersplan (IBP) informatie- objecten Structuur Beheers- regels

 helikoptervisie op de aanwezige informatie  ondersteunt evolutie naar meer digitaal werken  Hoe omgegaan met persoonsgegevens, hergebruik en openbaarheid  procesoptimalisatie  draagt actief bij aan de doelstellingen rond organisatiebeheersing Meerwaarde informatiebeheersplan (1)

 instrument voor risicobeheersing  hoger maturiteitsniveau op vlak van informatiebeheer  vereenvoudigt vernietiging van overheidsinformatie  mogelijkheid tot afwijken van de algemene selectielijsten  vereenvoudigt overdrachten naar het Depot Meerwaarde informatiebeheersplan (2)

Veldenmodel IBP Naam & inhoud StructuurDatering Bewaar- niveau Bewaar- termijn Bestem- ming Raadple- gingsregime Persoons- gegevens HergebruikDragerRelatieMetadata

 ID  Informatieobjecttype  Dossier  serie  Naam van het informatieobject  Omschrijving van het informatieobject Naam & inhoud

 Taakgebied Een geheel van onderling samenhangende taken  Taak Een geheel van onderling samenhangende handelingen die dezelfde doelstellingen hebben  Handeling Een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die één of meerdere informatieobjecten opleveren. Structuur

 Begindatum  Einddatum Datering

 Aanduiding van het bestuursniveau, en indien mogelijk de entiteit, die instaat voor de bewaring van het informatieobject.  Twee mogelijkheden:  het bewaarniveau ligt bij de organisatie zelf  het bewaarniveau ligt bij een andere organisatie Bewaar- niveau

Wat is het bewaarniveau?  Antwoord parlementaire vragen  Kabinetten bewaren zelf geen dossiers  Gepubliceerd op website Vlaams Parlement  Bouwvergunningen OEFENING 1

BEWAARTERMIJN WETTELIJKEADMINISTRATIEVE

 Waarde  Tijdseenheid  Termijnspecificatie  Extra info termijnspecificatie  Verantwoording bewaartermijn

 Waarde  Tijdseenheid  Termijnspecificatie  Extra info termijnspecificatie  Verantwoording bewaartermijn

 Bepaal de bewaartermijn van het gunningsdossier in het kader van een overheidsopdracht OEFENING 2

 Bestemming Wat moet er gebeuren na einde bewaartermijn?  Bewaren  Bewaren na steekproef  Vernietigen  Verantwoording bestemming  Selectievoorschriften Bestemming

 Rechtstreekse link met Openbaarheidsdecreet  Slechts 3 keuzemogelijkheden toegelaten  Bekendgemaakt  Openbaar  In principe openbaar Raadplegings- regime

 Bevat het informatieobject wel of niet gevoelige persoonsgegevens?  Link met Privacywet:  politieke overtuiging  seksuele voorkeur  gerechtelijk verleden  evaluaties  … Persoons- gegevens

 Geschikt voor hergebruik?  Ja, het is herbruikbaar GEEN uitzonderingsgronden van toepassing  In principe herbruikbaar Een uitzonderingsgrond KAN van toepassing zijn (motivatie verplicht)  Neen, het is niet herbruikbaar Een uitzonderingsgrond IS van toepassing (motivatie verplicht) Hergebruik

 Aanduiding van de materiële vorm van het informatieobject   Analoog  Digitaal  Analoog en digitaal Drager

 Parent  Een personeelsdossier is parent van het pensioendossier  Child  Bv. personeelsdossiers heeft diverse children: pensioendossier, evaluatiedossier …  Associatief  Bv. de serie facturen kan naar de serie overheidsopdrachten verwijzen Relatie

 Actualiseringsdatum informatieobject  Datum waarop het informatieobject laatst geactualiseerd is  Enkel gebruikt als een nieuwe versie van het IBP wordt opgemaakt er het object gewijzigd wordt t.o.v. vorige versie Metadata

 Breed opgevat  Alle informatie die niet in andere velden past Opmerkingen

Praktijkoefening Fiche in Word Excelsjabloon

 Doel:  Vertrouwd maken met de methodologie van het opstellen van een informatiebeheersplan  Fictief agentschap met 4 afdelingen  Ondersteuning  Inspectie  Beleid- en coördinatie  Uitvoering en beheer Opzet van de oefening

1. Verwerf steun 2. Werk u in 3. Bouw structuur op + breng in kaart 4. Breng informatie samen + bepaal beheersregels 5. Vraag feedback 6. Verkrijg goedkeuringen Hoe wordt een IBP opgemaakt?

 Overtuig management van meerwaarde  Koppel aan bestaande projecten of initiatieven  Focus op de voordelen voor de organisatie  Koppel regelmatig terug  draagvlak  Activeer informatiebeheerders of ankerpunten en stel samen met hen een actieplan op  Zoek aansluiting met bepaalde rollen (bv. juristen, kwaliteitscoördinator …) SAMENWERKING IS DE SLEUTEL Stap 1: Verwerf steun

 Consulteer mogelijke standaardwerken bv. jaarverslagen, administratief handboek, oprichtingsbesluiten...  Neem interviews af  Bekijk bestaande IBP’s  Zoek samenwerking met interne partners (bv. organisatiebeheersing, risicomanagement, procesanalisten) GOEDE VOORBEREIDING IS ESSENTIEEL Stap 2: werk u in

 Structuur op maat van organisatie  ≠ organogramstructuur  = functiegerichte indeling  Structuur uitwerken:  Bottom-up  Top-down  Combinatie top-down en bottom-up  Praktijk wijst uit dat Combinatie beste resultaat geeft  aansluiting bij realiteit + overzicht van de wettelijke taken en opdrachten Stap 3: bouw structuur op

Breng in kaart TAAK Wat moet de organisatie doen? bv. verlenen van subsidies PROCES Benodigde stappen om taak uit te voeren? bv. behandelen subsidieaanvraag bv. uitbetalen subsidie INFORMATIE(OBJECTEN) Welke informatie vloeit voort uit de processtappen? bv. subsidieaanvraag bv. beslissing

 Analyse verzamelde info  Ken beheersregels toe o.b.v analyse  Win juridisch advies in rond de verschillende beheersregels Stap 4: informatie samenbrengen + bepalen beheersregels

Stap 5: Verzamel feedback Interne feedback Management Stakeholders Externe feedback Beleidsdomein- archivaris Informatie Vlaanderen Selectiecommiss ie

Stap 6: Verzamel de nodige goedkeuringen Goedkeuring DirectiecomitéGoedkeuring Beleidsdomeinarchivaris Goedkeuring Informatie Vlaanderen Goedkeuring Selectiecommissie Bekrachtiging Vlaamse Regering

 1 februari 2016: Selectiecommissie Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest  Taken  Opmaken selectielijsten voor generieke processen (bv. financiën, personeel …)  Goedkeuren informatiebeheersplannen  Goedkeuren vernietigingsaanvragen (enkel indien een entiteit nog geen goedgekeurd IBP heeft)  Adviseren + sensibiliseren Nieuwe ontwikkelingen IBP vs. Selectielijst

SelectielijstInformatiebeheersplan Opgemaakt doorSelectiecommissie VOEntiteit WatAlgemene lijst voor gelijksoortige organisaties Op maat gemaakt per organisatie Van toepassing voorVlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest 1 entiteit Geldigheid10 jaar geldig of tot na actualisatie BevatRegels over selectieRegels over Selectie Openbaarheid Persoonsgegevens Hergebruik MinimumtermijnenKan, naar boven toe, afwijken van een selectielijst RechtsgrondArchiefdecreet Omzendbrief van 24 april 2008 Selectielijst vs. informatiebeheersplan

SELECTIE en VERNIETIGING  eren-en-vernietigen eren-en-vernietigen  vernietigen vernietigen INFORMATIEBEHEERSPLAN  matiebeheersplan matiebeheersplan  Lees meer

Quincy Oeyen  Mail:  Tel: Dries Vandaele  Mail:  Tel: Generieke mailbox  Mail:  Yammer Vragen