Bra1 STUDENTMOBILITEIT Eindrapport Andre Brands – 4 augustus 2015

2 Project studentmobiliteit: fase 1 informatieanalyse (september t/m december 2014) Identificatie problemen:  Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer inefficiënt  Management informatie is onvoldoende beschikbaar  Het proces van aanmelding voor een internationale student duurt te lang  Aansturing student mobiliteit op UT niveau versnipperd

3 Project studentmobiliteit: fase 1 Voorstel oplossing problemen: 3 modellen  Eén centrale nieuwe applicatie  Centrale bedrijvendatabase + recycling bestaande applicaties  Osiris als centraal SIS

4 Project studentmobiliteit: fase 2 Requirements (januari t/m mei 2015)  Requirements analyse  Marktonderzoek naar beschikbare pakketten

5 Project studentmobiliteit: fase 2 Requirements: vier aandachtsgebieden  Mobilility  Relations database (contacts and agreements)  Reporting  System (interfaces and non-functionals)

6 Project studentmobiliteit: fase 2 Marktonderzoek beschikbare software:  MoveON van QS-Unisolutions (London)  Mobility-Online van SOP (Wenen)  Osiris–aanmeld van CACI (Amsterdam)

7 Project studentmobiliteit: fase 3 Pakketselectie (juni t/m juli 2015) Criteria:  Functionele eisen: voldoet het pakket aan de door ons gestelde requirements  Vertrouwen in de leverancier: Ervaring, continuïteit, support  Gebruikerservaringen: Ervaring bij andere instellingen met deze applicaties  Kosten: implementatie + jaarlijkse licentie kosten  Financiële situatie leveranciers

8 Selectie: Kwalitatieve analyse ProductLeverancier pros cons

9 Selectie: Kwantitatieve analyse Kwantitatieve analyse: cijfer 4 t/m 9 voor aandachtspunten  Requirements  User interface  Kosten (licentie + implementatie)  Kwaliteit demo  Professionaliteit account manager  Kans op succes implementatie  Continuiteit leverancier  Support leverancier  Referenties product / leverancier

10 Selectie: kwantitatieve analyse Resultaat 1.Mobility-Online MoveON Osiris 5.4

11 Selectie: Referentiebezoeken  Fontys (Mobility-Online)  Thomas More (MoveON)  Hogeschool Zeeland (MoveON)

12 Selectie: Gebruikerservaringen  Succes hangt voornamelijk af van de tijd die wij beschikbaar hebben  Wijk zo weinig mogelijk af van de standaard Flexibiliteit van de pakketten is mooi maar ook een valkuil  Geen data migratie: begin met een schone lei  Gefaseerde invoer: niet alles in één keer willen doen

13 Selectie: Aanbeveling Aanbeveling van projectgroep aan stuurgroep: Kies voor Mobility-Online van SOP

14 Selectie: Kosten Mobility-Online * XXX * Gebaseerd op SaaS oplossing.

15 Verwachte resultaat  Ondersteuning van processen op de werkvloer wordt efficiënter  Management informatie komt centraal beschikbaar  Het proces van aanmelding voor een internationale student kan versnellen

16

17 Noodzakelijke randvoorwaarden  Wijs een proceseigenaar aan  Stel een functioneel beheerder aan (inhoud: workflow, formulieren, rapportages)  Stel een applicatiebeheerder aan (techniek: interfaces en data import/export)  Reserveer het 1e jaar een bedrag t.b.v. extra consultancy en training (ca euro) bovenop de licentie en implementatiekosten van het pakket.

18 Hoe nu verder  Zo snel mogelijk starten met aanschaf en implementatie!  Nieuw project(team)  Doelstelling  Pilot gereed februari 2016  Applicatie volledig inzetbaar september 2016

19 Vragen en discussie