1 Inkoopsamenwerking Haaglanden Berekening inkoopbesparingen Delft, 6 februari 2013 Hans Ruiter

Programma Kostenreductie bij inkoopprocessen Besparingsmogelijkheden Haaglanden 2

Gebruikte methoden kostenreductie (bron: Berenschot)

Inkoopbesparingen in het inkoopproces (bron: GSS analyse 100 inkoopprojecten) 0%0% 4% 8% 12% 16% 20% specificatiemarkt- onderzoek RFI / RFP short list selectie contract onder- handeling implementatie pre-leverancier selectie besparingen 10-17% post-leverancier selectie besparingen 0-5%

Bij gemeenten gebruikte methoden voor synergie (bron: Berenschot 2012) 5

Moeilijkste maar meest succesvolle methoden voor inkoopsynergie 6

Bij gemeenten gebruikte methoden voor inkoopbesparingen (bron: Berenschot 2012) 7

Moeilijkste maar meest succesvolle methoden voor inkoopbesparingen 8

Positieve effecten op de realisatie van inkoopbesparingen (bron: Berenschot 2012)  Het hebben van een afdeling inkoop.  Hoger percentage ingekocht binnen raamcontracten.  Rapportagelijn (liefst naar Directeur Middelen).  Meer coördinatie-technieken, hogere professionaliteit.  Intensiever contractmanagement.  Inkoopsamenwerking samen met inkoopvolwassenheid. 9

Positieve effecten op de realisatie van inkoopbesparingen (bron: Berenschot 2012)  Het hebben van een afdeling inkoop.  Hoger percentage ingekocht binnen raamcontracten.  Rapportagelijn (liefst naar Directeur Middelen).  Meer coördinatie-technieken, hogere professionaliteit.  Intensiever contractmanagement.  Inkoopsamenwerking samen met inkoopvolwassenheid. 10 Hoe hoger de mate van inkoopvolwassenheid, hoe hoger de te realiseren inkoopbesparingen !

Enkele onderzoeken naar resultaten van kostenreductie NEVI Purchasing Excellence onderzoek: gemiddeld 10% Berenschot: targets gemiddeld 6% Cap Gemini: 40% van organisaties heeft target boven 10% Gemeente Rotterdam: 1 ste keer aanbesteden 10-15% 2 de keer aanbesteden 5-7% Volgende keren 2-5% Berenschot: meervoudig i.p.v. enkelvoudig: 5-10% Hanteren marktplaats voor inhuur derden 20-30%

Manieren meten inkoopbesparingen (meerdere antwoorden bij sommige gemeenten) In vergelijking met het vorige contract (13%). Verschil budget en de daadwerkelijke uitgaven (18%). Verschil offerte ten opzichte van verleden (13%). Verschil budget versus aanbesteding (22%). Via crediteurenadministratie achteraf (4%). Door middel van raming (13%). Niet (in circa 35% van de organisaties!) 12

Inkoopbesparing = budgetbesparing ? Niet verwerkt in de budgetten (circa 30%) Collectieve afroming (circa 15%) Gerichte taakstellende budgetaanpassing (circa 35%) Inkoopbesparingen naar een reservepot (circa 20%) 13

Oorzaken besparingen Inkoopsamenwerking versterkt professionalisering en het kritischer kijken naar inkoopprocessen. De ingeschatte inkoopbesparingen kunnen het resultaat zijn van onder andere: Gestegen marktmacht dankzij inkoopsamenwerking Gestegen marktmacht door bundeling in raamcontract Inkoopprofessionalisering Betere inkoopmethode of inkoopstrategie Standaardisatie Betere marktwerking Houding leveranciers vanwege inkoopsamenwerking en/of inkoopprofessionaliteit. 14

Oorzaken besparingen Inkoopsamenwerking versterkt professionalisering en het kritischer kijken naar inkoopprocessen. De ingeschatte inkoopbesparingen kunnen het resultaat zijn van onder andere: Gestegen marktmacht dankzij inkoopsamenwerking Gestegen marktmacht door bundeling in raamcontract Inkoopprofessionalisering Betere inkoopmethode of inkoopstrategie Standaardisatie Betere marktwerking Houding leveranciers vanwege inkoopsamenwerking en/of inkoopprofessionaliteit. 15 Besparing door inkoop- samenwerking sec is niet te isoleren!

Onderwerp Budget 2011 Jaar aanbesteding Geraamd bedrag Inkoop besparing Bedrag besparing Flexibele arbeid % Gefactureerd volume < €50.000,= % Advies en onderzoek % WMO-hulpmiddelen % onderhoud elementenverharding % Groenonderhoud % Hulp in de huishouding % Aanleg Openbare verlichting % Softwarelicenties en onderhoud/support % Multifunctionals % Speelvoorzieningen % Verzekeringen % Leerlingenvervoer % Inspectie en reiniging riolering % Maaien en slootwerkzaamheden % Beveiliging % Drukwerk- en vormgeving % Asfalt % Mobiele telefonie % Verkeersregelinstallatie % Catering % Vaste telefonie % Postdiensten % Energie % Schoonmaak % Arbodienst % Verkeersborden % Werkkleding %3.750

Ingeschatte inkoopbesparingen (op basis van € inkoopomzet) TOTAAL

Budgetten > € niet in beschouwing genomen (totaal € ) Aanleg, renovatie en vervanging riolering Bouw- en woonrijp maken Railinfrastructuur Huishoudelijk afvalinzameling en -verwerking Aanleg kunstwerken Aanleg tunnels en bruggen Persleiding Inburgering Onderhoud scholen Algemeen gebouwonderhoud Maatschappelijk werk Haltevoorzieningen Containers en onderhoud Baggeren Materialen riolering en gemalen CV-installaties en klimaatsystemen en onderhoud Onderhoud sportvelden Nieuwbouw Inrichting gebouwen Volwasseneducatie Elektrische installaties en onderhoud

Dank voor uw aandacht. Vragen? Drs. Hans Ruiter MMC Senior Managing Consultant