Opzet Plan van aanpak e-Depot Marktverkenning 17 september 2015

Even voorstellen Kees Groeneveld (Leveranciersmanagement KING/VNG, Proj leider substitutie ING, DJI, Gem. Horst ad Maas, Gem. Hengelo, Gem. Borne, Gem. Steenwijkerland, JustID. Manager a.i. CDD+ JustID, invoering TMLO, Opzetten digitaal duurzaamheidsplannen, ketenvraagstukken) E. M Peter Oude Heuvel (Procesaanpak invoering edepots Justitie, ketensamenwerking, opzetten van digitaliseringsomgevingen, proj. Leider substitutie, Opzetten digitale duurzaamheidsplannen, Metadateringen, digitale handtekeningen) E. M

Aanleiding In januari 2015 is het rapport Toekomstbesteding Informatiebeheer Zeeuwse Overheden gepresenteerd en is op bestuurlijk niveau ingestemd met uitvoering van de aanbevelingen: Aanbeveling 7: neem een besluit over de principiële vraag of het wenselijk wordt geacht het langdurig informatiebeheer bij een private partij te beleggen of dat de voorkeur uitgaat naar een oplossing uit de publieke sector. Aanbeveling 8: indien besloten wordt het informatiebeheer in publieke hand te houden, moet bepaald worden of de Zeeuwse overheden zelf iets willen ontwikkelen, of dat zij aansluiten bij de landelijke infrastructuur in combinatie met de dienstverlening door het Zeeuws Archief. Aanbeveling 9. geef de Zeeuwse werkgroep opdracht een business case op te stellen voor een Zeeuws e-Depot binnen de landelijke infrastructuur met de benodigde dienstverlening.

Te beantwoorden vragen marktverkenning De hoofdvraag voor de uit te voeren marktverkenning is: welke mogelijkheden hebben de overheden voor het (kwalitatief goed en financieel voordelig) organiseren van de duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven? De geformuleerde subvragen zijn: Welke vormen e-Depot zijn er beschikbaar, welke functionaliteiten hebben deze wel en welke niet en wat kost dat. Daarbij het hele spectrum in beeld brengen, ook opslag in de ‘cloud’. Ga daarnaast in op de volgende vier scenario’s: 1. Zelf als overheid een e-Depot ontwikkelen (alleen of samen met andere overheden). 2. Aansluiten bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. 3. Een e-Depot kopen op de markt (dan wel ontwikkelen met een marktpartij). 4. Niets specifieks regelen naast wat je al hebt geregeld binnen de eigen organisatie.

Opzet Plan van Aanpak Volledige detaillering inhoudelijke aspecten, waaronder vaststellen longlist, specifieke criteria e-Depots en leveranciers van e-Depots en uitwerken alle vragen marktverkenning. Vorm en inhoud op te leveren eindresultaten marktverkenning. Aanpak marktverkenning inclusief verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alle betrokkenen. Realistische inschatting verwachte doorlooptijd en kosten van het traject.

Opschaalmodel digitaliseringsproces

Probleemstelling Leveranciers 1.Hoe zorgen we ervoor dat we de juiste leveranciers benaderen? 2.Hoe krijgen we hen zover om mee te werken? Inhoudelijke verkenning 3.Hoe zorgen we ervoor dat we optimaal inzicht krijgen in de mogelijkheden van de leveranciers en hun e-Depots? Antwoord: een gefaseerde en gerichte aanpak! Ad 1. voorgestelde leverancierslijst aanvullen met uitvraag voor deelname. Ad 2. persoonlijke benadering en toelichting, terughoudend met publicatie bedrijfs- en financiële informatie, inzage en mogelijkheid aanpassen eigen resultaten, uitvraag = geen aanbesteding. Ad 3. persoonlijke benadering en gefaseerd uitvragen op inhoud. 7

Samenvatting aanpak Voorbereiding marktverkenning 1.eSpecialisten levert een lijst met mogelijke leveranciers (longlist) aan. 2.eSpecialisten levert een lijst met vragen aan onderverdeeld naar globaal en detail niveau. 3.Beoordelen en aanvullen van de longlist en vragenlijsten. 4.Publiceren aankondiging marktverkenning met verzoek om deel te nemen? 5.Benaderen longlist met de vraag of zij een e-Depot kunnen / willen leveren en bereid zijn mee te doen aan de marktverkenning. Uitvoering marktverkenning (na besluit go / no go) 1.Voorleggen eerste, globale vragenlijst aan deelnemende leveranciers. 2.Eerste selectie levert een “shortlist” op. 3.Aan de shortlist worden detail vragen en use cases voorgelegd. 8

Fasering marktverkenning ste uitvraag (globaal) 3. 2 e uitvraag (detail + use cases) 4. Resultaten verzamelen & presenteren 1. Longlist benaderen voor deelname Longlist mogelijke deelnemers Longlist deelnemers Shortlist deelnemers

Mogelijke leveranciers 10

Concept longlist leveranciers Opzet van de lijst 1.Leveranciers uit de publieke sector. 2.Binnenlandse leveranciers uit de private sector. 3.Internationale leveranciers uit de private sector – voornamelijk gebaseerd op Magic Quadrant van Gartner voor Enterprise Information Archiving. 11

Concept longlist leveranciers Leveranciers uit de publieke sector Onderstaand zijn leveranciers uit de publieke sector opgenomen, waarvan bekend is dat zij e-Depot voorzieningen in gebruik hebben en wellicht leveren aan of delen met andere organisaties uit de publieke sector. 1.Zeeuws Archief (als een van de RHC’s). 2.Stadsarchieven (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Putten en Antwerpen). 3.Justitiële Informatiedienst. 4.Koninklijke Bibliotheek. 12

Concept longlist leveranciers Nationale leveranciers uit de private sector Onderstaand zijn Nederlandse bedrijven opgenomen, die e-Depot voorzieningen leveren aan organisaties uit de publieke en private sector. 1.Picturae. 2.Divault. 3.VHIC. 4.De Ree Archiefsystemen. 5.Circle Software. 6.BCT Automatisering. 7.Expansion. 8.Data Matters. 9.DEVENTit. 13

Concept longlist leveranciers Internationale leveranciers uit de private sector Onderstaand zijn internationale bedrijven opgenomen, die e-Depot voorzieningen leveren aan organisaties uit de publieke en private sector. Het gaat daarbij in de meeste gevallen om grote internationale klanten. De meeste leveranciers zijn opgenomen in het Magic Quadrant for Enterprise Information Archiving van Gartner. 1.Tessela. Maar ook: Unisys, Microsoft, Oracle. 2.HP. 3.IBM. 4.EMC. 5.OpenText. 6.ZL Technologies. 7.Proofpoint. 14

Inhoud marktverkenning 15

Inhoud marktverkenning Volgende tweedeling 1.Leverancier 2.Diensten 3.Producten / e-Depot 4.Continuïteit 5.Klanten 6.Prijsstelling 7.Opname Archiefobjecten 8.Opslag 9.Datamanagement 10.Toegang 11.Beheer 12.Preservatie 16

Inhoud marktverkenning Detail vragenlijst In de bijlage is een concept opgenomen met een uitgebreide, gedetailleerde vragenlijst. Na vaststelling van de vragenlijst kan deze worden gebruikt voor het uitvragen van leveranciers die zijn overgebleven na de eerste selectie. Deze uitvraag zal niet alleen schriftelijk plaatsvinden. De leveranciers van de shortlist (en enkele klanten) worden ook bezocht voor nadere gesprekken en het daadwerkelijk beoordelen van de e-Depot voorzieningen in de praktijk. Use cases Op basis van de gedetailleerde vragenlijst en gesprekken en workshops bij het Zeeuws Archief kunnen use cases worden opgesteld. Deze kunnen worden voorgelegd aan de leveranciers van de shortlist om inzicht te krijgen in de vereiste en gewenste werking van de e-Depot voorzieningen. 17

Vervolgstappen 18

Vervolgstappen Voorbereiding marktverkenning 1.Bepalen of we de marktverkenning aankondigen en partijen vragen om zich aan te melden voor deelname. 2.Beoordelen aanpak, longlist en vragenlijsten door overige partijen. 3.Vaststellen aanpak, longlist, globale en detail vragenlijst door Stuurgroep. 4.Benaderen longlist met de vraag of zij een e-Depot kunnen / willen leveren en bereid zijn mee te doen aan de marktverkenning. Uitvoering marktverkenning 1.Voorleggen eerste, globale vragenlijst aan deelnemende leveranciers. 2.Eerste selectie levert een “shortlist” op. 3.Opstellen use cases. Deelnemers vanuit de werkgroep? 4.Aan de shortlist worden detail vragen en use cases voorgelegd. 5.Resultaten verzamelen en presenteren. 19